Panduan Utama Untuk Menyiapkan Nomor Telepon Bisnis

Menggunakan nomor telepon Anda untuk melakukan atau menerima panggilan bisnis tidak selalu merupakan ide yang bagus. Salah satu dari banyak alasannya adalah Anda membuat diri Anda rentan menerima panggilan bisnis bahkan pada jam-jam larut, yang tidak profesional. Panggilan semacam itu harus diarahkan ke jalur bisnis kecuali dalam keadaan darurat.

Posting Terkait: Nomor Telepon Virtual: 5 Alasan Mereka Menguntungkan bisnis Anda

Memiliki nomor telepon bisnis membantu membangun profesionalisme bisnis Anda. Ini memungkinkan Anda menciptakan kesan pertama yang positif dan membangun kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. Meskipun demikian, jika Anda tidak memiliki nomor telepon bisnis resmi, sebaiknya siapkan nomor tersebut.

Sangat penting untuk mengetahui bahwa bisnis itu berbeda dan memenuhi kebutuhan ceruk yang berbeda. Jadi, saat menyiapkan nomor telepon bisnis Anda, memilih salah satu yang memenuhi persyaratan organisasi Anda sangatlah penting.

Untuk membantu Anda, artikel ini menyajikan panduan menyiapkan nomor telepon bisnis. Baca terus!

Mengapa Anda Membutuhkan Nomor Telepon Bisnis

Memiliki nomor telepon bisnis menawarkan banyak keuntungan. Selain itu, akan membantu jika Anda mempertimbangkan untuk memiliki nomor telepon bisnis karena berbagai alasan. Mereka termasuk yang berikut:

1. Peningkatan Pengalaman Pelanggan

Bila Anda memiliki nomor telepon bisnis, lebih mudah bagi Anda untuk menciptakan pengalaman yang lebih baik dan lebih dipersonalisasi untuk klien dan pelanggan Anda. Jika Anda memiliki nomor telepon bisnis dengan fitur seperti resepsionis virtual, akan lebih mudah bagi pelanggan untuk menemukan orang yang mereka cari petunjuk arah dan mengajukan pertanyaan.

Selain itu, Anda akan lebih formal dan profesional saat mengangkat telepon dan memperkenalkan diri, yang berbeda dengan panggilan pribadi. Oleh karena itu, Anda akan menghindari mengatakan 'hai' atau 'halo', yang dapat mematikan pelanggan atau klien. Sebagai gantinya, Anda akan memperkenalkan diri dengan nama Anda dan bertanya kepada pelanggan bagaimana Anda dapat membantu mereka. Ini dapat membantu membangun loyalitas pelanggan dan reputasi merek.

Selanjutnya, untuk memaksimalkan peningkatan manajemen hubungan pelanggan Anda, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan voicemail tanpa dering, seperti Drop Cowboy Ringless Voicemail, selain memiliki nomor telepon bisnis. Ini akan membantu Anda mengotomatiskan kampanye pesan suara dan SMS tanpa dering. Ini memberi anggota tim Anda lebih banyak waktu untuk fokus menjawab panggilan dan pertanyaan pelanggan yang langsung menelepon dan mengirim pesan kepada Anda.

2. Fitur Canggih Untuk Meningkatkan Manajemen Panggilan

Menggunakan nomor telepon bisnis memberi Anda manfaat mengakses fitur yang tidak dapat Anda miliki saat menggunakan saluran pribadi. Misalnya, mentransfer panggilan pribadi ke anggota tim lain memang menantang, tetapi dimungkinkan saat menggunakan nomor telepon bisnis.

Alasan mengapa mudah melakukannya menggunakan nomor bisnis adalah karena nomor tersebut dilengkapi dengan elemen manajemen panggilan unik seperti direktori dan ekstensi perusahaan. Ini sangat penting untuk secara efektif menangani banyak panggilan ke atau dari pelanggan, klien, dan mitra bisnis.

Selain itu, nomor telepon bisnis memiliki fitur berikut:

1. Identifikasi Penelepon untuk membantu Anda mengetahui siapa yang menelepon dan apakah akan menerima panggilan

2. Pemberitahuan instan jika ada panggilan tidak terjawab

3. Transkripsi pesan suara memungkinkan Anda membaca pesan suara alih-alih mendengarkannya

Inti dari memiliki semua fitur ini adalah merampingkan komunikasi di tempat kerja dan mengetahui prioritas panggilan telepon.

Baca Juga: Membuka Potensi Proxy Hunian untuk Kebutuhan Bisnis Anda

Jenis Nomor Telepon

Ada berbagai jenis nomor telepon, masing-masing dengan fitur unik. Jenis nomor telepon yang Anda pilih untuk bisnis Anda juga merupakan pertimbangan utama. Berikut adalah jenis nomor utama yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda:

1. Nomor Telepon Lokal

Jenis nomor ini untuk membangun keberadaan lokal bisnis Anda. Idealnya, ini terkait atau terikat dengan area atau lokasi tertentu untuk memudahkan pemangku kepentingan yang bukan bagian dari organisasi Anda untuk mengetahui lokasi bisnis Anda.

Meskipun memiliki nomor lokal untuk menentukan lokasi Anda, Anda juga dapat memperoleh nomor lokal dengan kode yang berbeda dari tempat Anda menjalankan bisnis. Manfaatnya adalah membantu Anda memiliki kehadiran yang dominan di negara bagian, negara, atau wilayah Anda.

2. Nomor Kesombongan

Nomor yang dirancang khusus atau dipersonalisasi ini memungkinkan Anda untuk menambahkan frasa atau kata yang relevan. Contoh nomor tersebut adalah 2-700-BAGS. Inti dari penggunaan nomor batil adalah untuk memudahkan pengenalan nama bagi orang yang tidak mengetahui bisnis Anda.

Selain itu, angka seperti itu meningkatkan daya ingat. Misalnya, jika klien ingin memesan sesuatu namun perlu mengingat bagaimana mereka menyimpan nomor bisnis Anda, mereka dapat menelusuri layanan tersebut, seperti pengiriman, dan nomor tersebut akan muncul di layar mereka. Setelah itu, mereka dapat menghubungi Anda.

Idealnya, jika ada yang melihat atau mendengar nomor batil bisnis Anda, mereka tidak perlu menggali lebih dalam untuk menemukan dengan tepat apa yang ditawarkan bisnis Anda. Mereka akan langsung mengetahui layanan Anda dan menghubungi Anda jika mereka membutuhkannya.

Salah satu kelemahan utama dengan nomor batil adalah banyak bisnis menawarkan layanan serupa; karenanya, sebagian besar angka dengan frasa atau kata yang identik dengan produk yang Anda jual telah digunakan. Jadi, Anda harus kreatif dengan frase atau kata pilihan Anda untuk mendapatkan nomor meja rias yang sesuai untuk bisnis Anda. Kemungkinan Anda mendapatkan nomor meja rias gratis sangat kecil. Jadi, tergantung pada persyaratan penyedia Anda, Anda harus membayar jumlah bulanan standar.

3. Nomor Voice Over Internet Protocol (VoIP).

Anda bisa mendapatkan nomor telepon VoIP saat mendaftar ke layanan VoIP bisnis. Ini memungkinkan Anda melakukan dan menerima panggilan melalui internet selama Anda memiliki konektivitas yang stabil. Dari semua nomor telepon yang akan Anda atur, Anda menghabiskan paling banyak per bulan untuk mengakses layanan penyedia saat Anda memilih nomor telepon VoIP.

Hal yang indah, bagaimanapun, adalah bahwa ia telah meningkatkan fitur berkat teknologi terkini; karenanya lebih terukur. Selain itu, Anda tidak akan dikenakan biaya apa pun saat menghubungkan nomor ke saluran Anda karena dilakukan langsung melalui internet.

Baca Juga: 11 Praktik Terbaik untuk Manajemen Industri yang Efektif

4. Nomor Bebas Pulsa

Nomor-nomor ini biasanya dikenal dengan awalan antara 800 dan 899. Nomor-nomor ini unik dibandingkan nomor lainnya karena bebas untuk dihubungi. Mereka tidak terkait dengan lokalitas atau area mana pun.

Penyedia layanan telepon Anda dapat membantu Anda mengatur nomor bebas pulsa dengan tarif yang terjangkau. Selain itu, tarif yang mereka kenakan juga terjangkau, sekitar USD$10, jadi Anda tidak akan kesulitan membayar bulanan. Karena mereka tidak terikat pada area atau lokalitas tertentu, siapa pun dari negara Anda dapat menghubungi bisnis Anda dengan mulus.

Cara Mengatur Nomor Telepon Bisnis Anda

Perkembangan dan kemajuan teknologi telah membuat pengaturan nomor telepon bisnis menjadi lebih mudah. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut adalah panduan untuk menyiapkan nomor telepon bisnis Anda:

1. Pilih Aplikasi Nomor Telepon Bisnis

Dengan kemajuan teknologi, bisnis saat ini menggunakan aplikasi nomor telepon bisnis untuk mengatur nomor telepon bisnis mereka. Aplikasi nomor telepon bisnis adalah perangkat lunak yang memungkinkan Anda memilih jenis nomor bisnis yang Anda sukai sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk menggunakan satu nomor di berbagai perangkat yang dapat dibagikan di antara karyawan Anda, memungkinkan Anda untuk menjawab dan meneruskan panggilan, merekam pesan suara, dan lainnya.

Saat memilih penyedia nomor telepon bisnis, Anda harus memastikan mereka memiliki reputasi dan terkenal karena menyediakan layanan berkualitas tinggi. Anda dapat memeriksa berbagai penyedia dan membandingkan tarif. Anda juga dapat membaca ulasan online tentang layanan mereka.

Setelah Anda memilih penyedia, Anda dapat mengunduh aplikasi di ponsel atau komputer Anda. Di sinilah Anda akan memilih dan mengatur nomor telepon bisnis Anda. Ini juga yang akan digunakan tim Anda untuk merampingkan proses panggilan dan SMS.

2. Pilih Nomor Telepon

Setelah mengunduh aplikasi penyedia nomor pilihan Anda, Anda dapat memilih nomor telepon yang diinginkan. Saat memilih nomor, Anda perlu meluangkan waktu.

Alasannya adalah beberapa aplikasi memberi Anda pilihan untuk memilih antara yang lokal, batil, atau bebas pulsa. Jika Anda ingin menciptakan lebih banyak kesadaran merek, Anda dapat memilih opsi batil, yang memasarkan layanan Anda.

Nomor lokal akan ideal jika Anda ingin memiliki pelanggan sebanyak mungkin dari wilayah Anda. Yang mengatakan, pertama, Anda perlu mengetahui tujuan Anda dan memilih jenis nomor yang Anda inginkan.

Bergantung pada penyedia Anda, Anda mungkin membayar biaya bulanan untuk layanan berikut:

1. Pesan suara

2. Menit panggilan tidak terbatas

3. Rekaman panggilan

4. Salam khusus

5. Penerusan panggilan

6. Uji coba gratis

Sangat penting untuk mencari penyedia yang layanannya paling sesuai dengan kebutuhan Anda untuk meningkatkan operasi Anda dan memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan Anda.

3. Buat Salam yang Dipersonalisasi

Setelah Anda mengunduh aplikasi, ikuti semua petunjuk pendaftaran, dan pilih nomor pilihan Anda, langkah selanjutnya adalah membuat salam. Setelah Anda menyetel salam khusus, itu akan menjadi hal pertama yang didengar pelanggan Anda saat mereka menelepon atau menghubungi nomor bisnis Anda.

Contoh salam default yang dapat Anda rekam adalah, 'Terima kasih telah menghubungi Perusahaan ABC. Untuk pertanyaan, tekan 1.' Salam tidak harus selalu seperti ini. Anda dapat menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Jika Anda tidak ingin merekam diri Anda sendiri, Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang dapat membantu menceritakan sapaan Anda secara profesional. Coba dan pastikan sapaannya cocok dengan gaya bisnis Anda untuk menghindari hilangnya keaslian dan orisinalitasnya.

Untuk mengunggah audio, Anda harus mengikuti petunjuk aplikasi dan memilih opsi yang paling sesuai untuk Anda, misalnya merekam melalui ponsel atau komputer. Usahakan semaksimal mungkin untuk memastikan rekaman dalam format mp3 lalu upload. Selama suara pada audio menarik dan menyampaikan pesan yang sesuai, Anda dapat menggunakannya sebagai sapaan khusus.

4. Jangan Lupakan Ekstensinya

Sebagian besar aplikasi nomor telepon bisnis memiliki ketentuan untuk ekstensi. Fitur ini memungkinkan Anda meneruskan penelepon ke individu di departemen organisasi yang benar. Misalnya, ekstensi Anda dapat menyertakan: 'Untuk membuka akun baru, tekan satu; untuk pertanyaan tentang pinjaman Anda, tekan 2', dan daftar berlanjut.

Jika Anda yang menelepon, Anda dapat mengalihkan panggilan ke profesional yang menangani keluhan pelanggan. Ekstensi sangat efektif jika Anda mengoperasikan perusahaan besar. Jadi, jika Anda memiliki sapaan pelanggan plus ekstensi, ini akan membantu Anda menangani banyak pelanggan dalam sehari dibandingkan dengan mereka menelepon satu orang.

Anda mungkin memiliki bisnis kecil yang didirikan; karenanya Anda menangani banyak hal secara mandiri. Dalam hal ini, Anda tidak memerlukan ekstensi atau sapaan khusus. Anda dapat menangani pelanggan Anda secara langsung dan memenuhi kebutuhan mereka.

5. Atur Pesan Voicemail Anda

Sama seperti Anda menyetel salam, Anda dapat menyetel pesan suara default jika penelepon menelepon dan Anda melewatkan panggilannya. Contohnya adalah, 'Terima kasih telah menghubungi Perusahaan ABC. Anda akan mendapat telepon segera setelah agen berikutnya tersedia.' Alternatifnya, Anda juga dapat memberi tahu mereka untuk meninggalkan pesan.

Karena ini adalah bisnis Anda, terserah Anda untuk memutuskan seperti apa pesan default tandang Anda nantinya. Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan adalah memastikannya sejalan dengan layanan bisnis Anda. Selain itu, perhatikan bahwa Anda dapat mengubah pesan voicemail kapan saja dan mengubahnya menjadi lebih baik.

Baca Juga: Executive Search for Sales: Tips Mencari Kandidat Terbaik

6. Miliki Musik Tahan yang Sesuai

Terkadang Anda mungkin mendapat panggilan saat melakukan panggilan lain; karenanya, Anda harus menahan penelepon lain. Dalam hal ini, Anda harus memiliki musik yang menenangkan yang akan memotivasi penelepon untuk menunggu.

Jika Anda tidak menginginkannya menjadi musik literal, Anda dapat merekam video yang menjelaskan layanan perusahaan Anda dengan latar belakang instrumental yang menenangkan dan menggunakannya sebagai musik yang ditahan. Ini akan menjadi kesempatan untuk mengiklankan bisnis Anda.

7. Uji Nomor Telepon Baru

Setelah mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengirim dan menerima panggilan. Dalam hal ini, Anda ingin mengonfirmasi apakah Anda telah mengikuti langkah-langkah dengan benar dengan menguji nomor telepon. Konfirmasikan bahwa pesan salam, ekstensi, dan pesan suara sudah terpasang dengan baik.

Anda dapat melakukan semua ini dengan menggunakan nomor Anda untuk menelepon bisnis. Anda dapat mengajak teman untuk mempermudah. Mereka akan sangat membantu dalam bereksperimen dengan bagian musik tunggu. Selain itu, mereka akan memberi Anda umpan balik. Jika mereka menunjukkan kesalahan, jangan ragu untuk memperbaikinya.

Kesimpulan

Memiliki nomor telepon bisnis untuk bisnis Anda sangat penting. Ini membantu merampingkan operasi Anda dan meningkatkan profesionalisme Anda. Hal ini juga membuat pertanyaan lebih mudah bagi pelanggan Anda, memberi mereka pengalaman yang lebih baik. Oleh karena itu, jika Anda masih menggunakan nomor pribadi untuk bisnis Anda, saatnya melakukan pembaruan dan pengaturan nomor telepon bisnis Anda.