Pentingnya Kerangka Kerja Sistem Manajemen Kepatuhan yang Menyeluruh

Sistem manajemen kepatuhan memastikan bahwa organisasi Anda mematuhi standar internal dan peraturan eksternal. Ini membantu meminimalkan risiko ketidakpatuhan dan bahkan dapat menghemat uang bisnis Anda dalam jangka panjang.

Kerangka kerja sistem manajemen kepatuhan yang komprehensif, yang dirancang dengan panduan dari penasihat layanan kepatuhan keamanan siber, dapat membantu organisasi Anda mengamankan data pelanggannya sepanjang tahun. Berikut ini adalah beberapa langkah paling penting untuk membuat sistem seperti itu:

Tugas beresiko

Dengan peraturan global yang berkembang biak dan ekspektasi pemangku kepentingan yang meningkat, organisasi menghadapi lebih banyak risiko kepatuhan daripada sebelumnya. Oleh karena itu, mereka harus memiliki kerangka kerja sistem manajemen kepatuhan yang komprehensif yang berfokus pada pengelolaan ESG, siber, manajemen risiko pihak ketiga, dan risiko lainnya secara end-to-end.

Penilaian risiko adalah titik awal untuk upaya mitigasi risiko, dan mereka harus fokus pada menemukan kemungkinan bahaya yang dapat berdampak pada aset perusahaan. Untuk melakukannya, sangat penting untuk mengidentifikasi dan menilai risiko yang muncul. Ini termasuk sistem TI, infrastruktur fisik, operasi bisnis, dan reputasi perusahaan.

Penilaian risiko juga harus mempertimbangkan berapa banyak waktu atau uang yang akan hilang dari perusahaan jika risiko yang teridentifikasi dibiarkan terwujud. Metrik ini membantu menentukan apakah suatu risiko signifikan atau tidak. Institusi dengan CMS yang kuat biasanya melakukan penilaian risiko komprehensif secara teratur, dan frekuensi penilaian ini meningkat seiring dengan pertumbuhan kompleksitas dan ukuran institusi. Hasil penilaian ini digunakan untuk perencanaan dan pemantauan operasional. Proses penilaian risiko harus merupakan upaya dinamis yang berkelanjutan yang melibatkan Dewan, manajemen senior, dan audit internal.

Pemantauan

Karena lingkungan risiko tumbuh lebih kompleks dan arahan kepatuhan menjadi lebih menuntut, bisnis menyadari bahwa lebih dari operasi manajemen kepatuhan yang sudah ada sebelumnya akan diperlukan untuk memenuhi peningkatan persyaratan peraturan. Sementara banyak perusahaan terburu-buru mengadopsi teknologi baru dan membentuk kembali struktur internal mereka, pendekatan holistik untuk mengelola risiko diperlukan untuk memastikan kesuksesan.

Elemen penting dari sistem manajemen kepatuhan yang efektif adalah proses pemantauan. Ini adalah fungsi yang memverifikasi bahwa organisasi mematuhi semua peraturan internal dan eksternalnya. Program pemantauan yang kuat akan mengidentifikasi diri dan memperbaiki kekurangan dan akan dirancang untuk memastikan bahwa kepatuhan terhadap semua standar yang relevan terpenuhi.

Perusahaan yang mengumpulkan, memproses, mengirimkan, atau menyimpan data kartu kredit harus mematuhi standar industri lainnya untuk meminimalkan risiko pelanggaran keamanan yang dapat mengakibatkan denda besar dari bank atau pemroses pembayaran. Dalam hal ini, sangat penting bahwa semua karyawan organisasi memiliki kemampuan, kualifikasi, dan motivasi yang memadai untuk mengelola dan memitigasi risiko ini. Selain itu, staf kepatuhan senior harus diberi wewenang dan kemandirian yang sesuai dari manajer lini bisnis untuk menjalankan fungsinya secara efektif.

Pelaporan

Tetap up to date pada perubahan peraturan dapat memakan waktu dan usaha. Sebuah sistem yang memungkinkan Anda merampingkan proses kepatuhan dan mengintegrasikannya ke dalam operasi bisnis Anda dapat membantu meringankan beban ini. Alat GRC yang komprehensif juga dapat membantu Anda membuat pelaporan dan peringatan otomatis yang memudahkan pemantauan.

Pastikan Anda memiliki sistem untuk berkomunikasi dengan karyawan dan dorong komunikasi dua arah secara teratur. Ini termasuk menyediakan mekanisme bagi karyawan untuk melaporkan masalah kepatuhan, perilaku tidak etis, atau penipuan tanpa rasa takut akan pembalasan. Semakin banyak karyawan Anda memahami pentingnya manajemen kepatuhan, mereka akan semakin terlibat.

Berinvestasi dalam kerangka sistem manajemen kepatuhan yang komprehensif membantu Anda tetap berada di sisi kanan badan pengawas, memiliki departemen keuangan yang stabil, dan membangun reputasi yang kuat untuk perusahaan Anda. Selain itu, ketidakpatuhan terhadap peraturan dapat mengakibatkan denda, denda, dan biaya hukum yang besar. Hindari biaya ini dengan memiliki sistem yang memantau dan melacak tingkat risiko, status kepatuhan, dan ancaman Anda. Dengan cara ini, Anda akan selalu siap untuk ujian atau peninjauan target.

Pelatihan

Setiap organisasi perlu memiliki sistem manajemen kepatuhan yang komprehensif. Kerangka kerja yang lengkap membantu memastikan bahwa kebijakan diikuti dan perusahaan tidak berisiko mengalami pelanggaran data atau pelanggaran lainnya. Hal ini terutama terjadi karena gelombang digital membawa risiko baru yang harus ditangani dan dipertanggungjawabkan.

Agar bisnis memiliki sistem manajemen kepatuhan yang efektif, sistem tersebut harus menyertakan kepemimpinan dari berbagai departemen dan bidang perusahaan. Kemudian, para pemimpin ini harus memastikan bahwa kebijakan tersebut dilaksanakan dan ditegakkan. Ini termasuk pelatihan yang membahas persyaratan kebijakan dan memastikan tim dapat mempercepat setiap perubahan kebijakan.

Standar kepatuhan terhadap peraturan menjadi lebih kompleks dan ketat. Kegagalan untuk mematuhi dapat menyebabkan hukuman hukum, kerugian finansial, dan reputasi yang ternoda. Sistem kepatuhan yang komprehensif memastikan bahwa perusahaan selalu mengikuti standar industri dan dapat mengatasi potensi masalah sebelum menjadi ancaman besar.

Remediasi

Kerangka kerja sistem manajemen kepatuhan yang komprehensif mencakup komponen remediasi untuk mengoreksi pelanggaran dan kelemahan yang diidentifikasi melalui pemantauan dan audit. CMS yang kuat akan mendorong komunikasi dua arah dengan karyawan, memungkinkan mereka melaporkan pertanyaan atau kekhawatiran tanpa takut akan pembalasan.

Ini membantu mencegah “mentalitas silo” di mana departemen tertentu tidak berkomunikasi secara efektif atau mengikuti protokol untuk melaporkan masalah, yang dapat menyebabkan pelanggaran dan risiko peraturan. CMS yang baik juga akan memantau keluhan konsumen untuk mengidentifikasi masalah potensi kerugian konsumen atau kekurangan atau pelanggaran manajemen risiko kepatuhan lainnya dan kemudian mengambil tindakan perbaikan yang sesuai.

Mengelola berbagai kepatuhan peraturan dan kebijakan serta prosedur perusahaan secara efektif dengan cara yang terkoordinasi merupakan tantangan bagi organisasi. Solusi manajemen kepatuhan insiden terotomatisasi dan terpusat dapat memberikan satu titik referensi untuk memantau dan melacak insiden di seluruh organisasi. Ini memberikan pandangan yang lebih holistik tentang kepatuhan perusahaan Anda, menghilangkan proses yang terselubung dan memudahkan Dewan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap standar peraturan dan keandalan. Ini dapat membantu Anda menghindari hukuman dan tindakan hukum yang mahal.