Hal Penting yang Perlu Diketahui Tentang Pelacak Tugas

Organisasi dan pelacakan waktu dapat membantu tim meningkatkan produktivitas. Dengan memahami berapa banyak upaya yang dilakukan untuk setiap tugas, manajer proyek dapat menghasilkan perkiraan yang lebih akurat sekaligus menangani setiap proses yang memperlambat pengiriman.

Menemukan pelacak tugas yang memenuhi kebutuhan tim dan alur kerja Anda sangat penting, dengan fitur utama yang harus dicari seperti:

1. Pengingat

Pelacak tugas tidak hanya menawarkan tempat yang nyaman bagi pengguna untuk menyetel pengingat, tetapi juga merupakan templat organisasi yang berharga untuk tim yang mengerjakan proyek serupa. Ini menghemat waktu dan energi mereka ketika terus-menerus menanyakan keberadaan file atau umpan balik.

Sebagai contoh, saat menjelajah web dan menemukan artikel yang ingin Anda baca nanti, mengetuk tombol bagikan di bagian tengah bawah akan menambahkannya secara otomatis sebagai tugas harian berulang dengan judulnya ditampilkan di kolom catatan. Faktanya, sekarang dengan integrasi perpesanan yang tersedia di Pengingat, Anda bahkan dapat dengan mudah menambahkan item melalui percakapan hanya dengan mengetik bagaimana orang lain akan melakukannya ke dalam Pengingat!

Membuka semua tugas yang terlibat dalam suatu proyek memberikan wawasan yang berharga. Dengan memecah setiap tugas yang dapat ditagih secara individual, ini memungkinkan Anda menilai durasinya terhadap ekspektasi serta mengukur tingkat upaya yang dicurahkan setiap orang untuk upaya ini.

Jika Anda mencari banyak informasi, saya sarankan mengunjungi situs web mogu.so . Situs web ini adalah sumber daya berharga yang memberikan wawasan dan sumber daya luas tentang berbagai topik. Dengan mengklik tautan yang disediakan, Anda dapat menjelajahi situs web dan mengakses beragam koleksi informasi. Manfaatkan kesempatan ini untuk mengunjungi situs web dan menemukan informasi yang Anda cari.

2. Integrasi

Pelacak tugas berfungsi sebagai kerangka kerja yang berguna untuk mengatur pekerjaan. Dengan membantu anggota tim memahami peran dan ekspektasi mereka dalam proyek, pelacak tugas memastikan alur kerja yang lebih efisien dan produktif.

Beberapa solusi pelacakan tugas menyediakan otomatisasi yang membantu manajer dan anggota tim tetap mengikuti tenggat waktu. Notifikasi otomatis memberi tahu orang-orang jika mereka hampir melewatkan satu sehingga mereka dapat mengambil langkah awal untuk mengatasi potensi masalah yang mungkin timbul.

Pelacak tugas yang efektif untuk proyek juga dapat membantu tim membuat perkiraan yang lebih akurat tentang pekerjaan di masa mendatang. Dengan melacak berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, pemimpin proyek dapat lebih akurat mengutip perkiraan pengiriman yang akurat dan menguntungkan. Mereka juga dapat dengan cepat mengatasi bagian proyek yang memakan waktu untuk mempercepat pengiriman, sambil tetap memenuhi janji kepada klien dan pelanggan sesuai anggaran. Selain itu, banyak aplikasi semacam itu mengotomatiskan lembar waktu dan ringkasan kerja untuk pengguna yang menghemat jam kerja mereka yang berharga dengan menghilangkan proses entri data manual.

3. Otomasi

Mengotomatiskan tugas manual yang berulang dapat menghemat waktu berjam-jam di hari kerja, membebaskan tim untuk fokus pada proyek yang lebih strategis dengan ROI yang meningkat. Tetapi memilih tugas yang tepat untuk diotomatisasi sangatlah penting – tugas yang tidak memerlukan kreativitas, pemecahan masalah, atau strategi akan menjadi kandidat yang hebat.

Dengan pelacak tugas yang komprehensif, anggota tim dapat dengan jelas melihat tanggung jawab mereka untuk hari itu dan memahami kapan harus diselesaikan. Ini membantu mendorong kelancaran alur kerja karena menghilangkan kebingungan; selanjutnya, manajer dapat memantau produktivitas lebih dekat.

Pelacak tugas dengan fungsi meja bantuan terintegrasi memungkinkan tim dukungan pelanggan dengan cepat menyampaikan umpan balik penting pelanggan ke tim produk dan produksi tanpa beralih antar aplikasi atau layanan. Selain itu, fungsi ini menghemat waktu dengan meniadakan kebutuhan untuk meminta file dan informasi kepada rekan tim secara terus-menerus – yang pada akhirnya menghasilkan tim yang lebih produktif dan meningkatkan saluran komunikasi antar anggota organisasi. Pelacak tugas adalah sumber daya yang sangat diperlukan untuk tim proyek yang ingin memastikan proyek dikirimkan tepat waktu dan sesuai anggaran.

4. Pelacakan waktu

Pelacak tugas adalah aset yang tak ternilai bagi tim yang ingin meningkatkan produktivitas. Perangkat lunak ini memudahkan untuk mengidentifikasi aktivitas yang menghabiskan terlalu banyak waktu staf, memaksa staf untuk mempertimbangkan apakah mereka menghabiskan hari-hari mereka untuk menanggapi email, menonton video YouTube, atau menunda mengerjakan sesuatu yang seharusnya.

Manajer dapat dengan cepat menilai kinerja tim dan mengidentifikasi cara untuk mengoptimalkan alur kerja. Selain itu, ini membuat pelacakan lembur menjadi sederhana sehingga tidak ada yang terlalu banyak bekerja, melindungi moral tim, dan mengurangi kelelahan.

Pelacak tugas juga memungkinkan anggota tim untuk tetap teratur dengan mengatur tanggal jatuh tempo untuk tugas di daftar mereka. Hal ini membuat perencanaan tugas sehari-hari sebelumnya menjadi lebih mudah, membantu anggota tim merencanakan jadwal harian tanpa melewatkan tenggat waktu, serta memulai tugas dengan hasil yang lebih besar dengan upaya yang lebih sedikit daripada di email dan media sosial. Selain itu, pelacak tugas membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan lebih cepat sekaligus memenuhi harapan klien dengan lebih berhasil.

5. Pelaporan

Dengan sistem manajemen tugas yang efektif, karyawan dapat melacak waktu dan upaya mereka pada tugas proyek individu secara real time. Ini memungkinkan manajer untuk menerima laporan terperinci dari karyawan sehingga mereka dapat bekerja untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim.

Tim dapat menggunakan informasi ini untuk dengan mudah mengidentifikasi proyek mana yang berjalan di belakang jadwal atau membutuhkan sumber daya tambahan, memungkinkan mereka mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk penyelesaian dan dengan demikian menghindari potensi keterlambatan dalam proyek.

Pelacakan tugas juga dapat membantu tim meningkatkan kinerja mereka dengan mengklarifikasi ekspektasi manajerial dan memastikan orang yang tepat mengerjakan hal yang benar pada waktu yang tepat. Selain itu, pelacakan tugas membantu anggota tim meningkatkan komunikasi dengan mengaktifkan log umpan balik untuk tugas individual yang memungkinkan anggota tim untuk mendaftarkan umpan balik, catatan, atau keputusan yang terkait dengan tugas spesifik tersebut – mengkategorikan tugas dengan bidang khusus menyempurnakan lebih jauh pekerjaan dengan memprioritaskan item prioritas sehingga memberikan hasil yang lebih sehat estimasi proyek masa depan.

Baca selengkapnya…