Manfaat Menerapkan Sistem Manajemen Kontrak

Inti dari setiap organisasi modern adalah kebutuhan untuk mengubah dengan cepat dan memposisikan bisnis mereka untuk bertahan hidup. Ini termasuk mengelola persyaratan bisnis dalam kerangka kerja yang diatur untuk kelangsungan bisnis.

Setiap perusahaan, besar atau kecil, melaksanakan perjanjian untuk penawaran bisnis dan tolok ukur kinerja mereka. Ini melibatkan kontrak formal untuk memastikan perjanjian mengikat kedua belah pihak dan tidak ada risiko pelanggaran ketentuan apa pun. Oleh karena itu, perusahaan berbasis teknologi modern menjaga kepentingan bisnis dan citra merek mereka dengan sistem manajemen kontrak formal (CMS) yang mengotomatiskan seluruh siklus hidup kontrak.

Kebutuhan akan CMS di lingkungan perusahaan

Setiap kontrak dimulai dengan negosiasi informal atau lisan dan beralih ke penandatanganan akhir oleh penandatangan resmi dan firma hukum perwakilan. Proses hukum juga mencakup berbagai klausul yang menyatakan bagaimana produk atau layanan akhir disampaikan.

Tetapi dapatkah proses manual memastikan kepatuhan yang bebas kesalahan dan tepat waktu mengikat semua pihak? Tidak. Cara manajemen kontrak tradisional penuh dengan risiko salah tafsir atau tidak dilaksanakannya persyaratan kontrak, yang berpotensi menyebabkan kerugian bisnis, atau membuat beberapa persyaratan batal demi hukum.

Namun, perangkat lunak manajemen kontrak berbasis aturan otomatis bebas dari kesalahan, dengan pemicu otomatis persyaratan hukum berdasarkan tanggal, penyelesaian tugas, dan norma kepatuhan, di seluruh sistem manajemen siklus hidup kontrak. Dengan demikian, sistem manajemen kontrak merampingkan siklus hidup kontrak lengkap dengan perangkat lunak terintegrasi yang menangani tindakan kontrak.

10 Manfaat Utama dari Sistem Manajemen Kontrak Terintegrasi

Sistem manajemen kontrak mendigitalkan, menyimpan, dan mengkategorikan semua kontrak dalam penyimpanan pusat untuk diakses oleh pemangku kepentingan seperti anggota tim hukum, tim kepatuhan, dan manajemen. Selain itu, ini menghilangkan kebutuhan untuk mengajukan kontrak secara manual dan menghemat waktu. Potensi kerusakan atau pencurian file penting atau kehilangan karena salah penempatan dan masalah seperti kebakaran adalah keuntungan lain dari sistem manajemen kontrak.

Di sini kita pergi dengan beberapa manfaat dari sistem manajemen siklus hidup kontrak perusahaan :

1. Sistem manajemen siklus hidup kontrak satu atap

Perusahaan dapat memanfaatkan repositori terpusat yang menyimpan dan mengelola semua dokumen hukum, untuk satu titik akses. Titik penyimpanan dokumen satu atap memfasilitasi transparansi dan akuntabilitas untuk kontrol yang lebih baik.

Sistem pencarian terpusat membantu menemukan kontrak lebih cepat dan lebih efisien berdasarkan metadata dan pencarian teks yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Klasifikasi dan ekstraksi kontrak terpusat

Repositori terpusat menuai manfaat dari penggunaan sistem manajemen kontrak: mitigasi risiko dengan digitalisasi dan ekstraksi data kontrak yang digerakkan oleh AI, mekanisme seragam untuk mengkategorikan dokumen hukum, mendefinisikan, dan membandingkan dokumen untuk arbitrasi yang lancar dan kolaboratif, alur audit yang dapat dilacak, dan banyak lagi.

Sistem manajemen kontrak tunggal yang disederhanakan menawarkan keuntungan dari sistem manajemen kontrak, yang pada akhirnya membantu menutup kesepakatan dengan lebih cepat dan sempurna.

Sebagian besar data perusahaan saat ini ada di cloud. Sistem manajemen kontrak cloud adalah bagian dari CMS, memfasilitasi kerja sama tim dan keputusan bisnis tanpa lokasi. CMS berbasis cloud adalah elemen penting dari ekosistem bisnis global, tempat kesepakatan dibuat, dan kontrak dinegosiasikan di berbagai lokasi.

3. Alur kerja dan template yang dapat dikonfigurasi

Manfaat lain menggunakan sistem manajemen kontrak adalah alur kerja bawaan di seluruh siklus hidup kontrak untuk merampingkan proses pembuatan, persetujuan, pelaksanaan, dan pemutusan kontrak, mengamankan bisnis dengan perlindungan dalam berbagai kemungkinan.

Templat berdasarkan berbagai jenis dan tanggal kontrak memberikan peringatan dan pemberitahuan tepat waktu sebelum kontrak berakhir. Itu membuat pembaruan dan rollover YOY menjadi proses yang mulus dan otomatis yang memungkinkan bisnis untuk menegosiasi ulang atau membatalkan perjanjian dan mencegah kebuntuan dalam pengaturan yang tidak menguntungkan.

4. Meminimalkan kesalahan dan kerugian

Sistem manajemen kontrak menguntungkan bisnis dengan mengoptimalkan seluruh proses hukum. Penyusunan dokumen hukum seragam dan relatif bebas dari kesalahan karena perpustakaan klausul yang dibangun dengan persyaratan yang disinkronkan dengan templat kontrak untuk persetujuan dan fleksibilitas dalam pengelolaan dokumen.

5. Keamanan dari serangan dunia maya dan pembobolan data

Fitur sistem manajemen kontrak disimpan dalam server terpusat dan aman, seringkali dienkripsi, dan diaktifkan dengan kontrol akses. Jadi, individu yang tidak berwenang tidak dapat mengakses dokumen hukum bisnis penting. Sistem manajemen kontrak perusahaan terpusat juga memiliki kontrol akses yang memastikan visibilitas di setiap titik siklus hukum untuk transparansi.

6. Keamanan maksimum dokumen hukum

Manfaat sistem manajemen kontrak lainnya adalah digitalisasi dan otomatisasi hiper end-to-end di seluruh siklus hidup kontrak, karena itu berarti semuanya memiliki cadangan digital. Dengan demikian, kerugian yang mungkin timbul akibat banjir atau kebakaran dalam kasus kontrak fisik dapat dihindari, serta dari tindakan jahat saat karyawan pergi. CMS melindungi kepentingan bisnis dan kemungkinan pembayaran besar dalam menghadapi pengunduran diri massal atau PHK.

7. Merampingkan proses bisnis departemen

Sistem manajemen kontrak juga melacak data berbasis pemasok, berintegrasi dengan departemen lain untuk visibilitas kontrak end-to-end, sehingga memungkinkan amandemen subkontrak, jadwal, harga, dll. CMS memungkinkan analisis kinerja otomatis terhadap persyaratan kontrak untuk meningkatkan operasional dan kinerja keuangan berbagai departemen terhadap tolok ukur kontrak.

8. Mengidentifikasi dan memitigasi risiko keuangan dan reputasi

Kepatuhan peraturan terhadap persyaratan kontrak terhadap regulator keuangan dan hukum di wilayah tersebut merupakan persyaratan penting dari setiap bisnis. Sistem manajemen kontrak perusahaan mengatasi masalah ini dengan menyusun rencana kesinambungan bisnis yang sesuai dalam mekanisme kepatuhan CMS, sehingga mengurangi risiko keuangan dan reputasi dari ketidakpatuhan terhadap kerangka hukum.

9. Pembuatan laporan otomatis

Sistem manajemen kontrak mendapat manfaat dari penyederhanaan seluruh proses hukum dan kontrak dan membantu menghasilkan laporan terperinci dan instan untuk memantau KPI terhadap laporan ringkasan kontrak. Dengan demikian, keuntungan utama dari sistem manajemen kontrak adalah pelaporan yang cerdas dan otomatis untuk tindakan tepat waktu.

10. CRM yang lebih efisien

Solusi manajemen kontrak yang cerdas memanfaatkan manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk pendekatan yang berfokus pada klien dan holistik terhadap hubungan pelanggan. Kontrak dimanfaatkan dan ditegakkan secara mulus dengan pemberitahuan otomatis dan tepat waktu untuk CRM yang efisien.

Jika Anda ingin departemen hukum Anda memberikan nilai bisnis, hubungi kami di Vuram untuk mendapatkan CMS plug-and-play terbaik di pasar! TrustHall kami sendiri menerapkan sistem yang disederhanakan untuk mengotomatiskan semua kebutuhan hukum Anda.