(TEMPLATE) Panduan untuk membuat rencana komunikasi tahunan

Setelah tahun 2020 membuat semua orang bingung, mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk merencanakan komunikasi setiap tahun. Lagi pula, mengingat kejadian tak terduga yang terjadi dalam satu tahun terakhir saja, bagaimana seseorang bisa merencanakan sesuatu, apalagi membuat rencana komunikasi tahunan?

Yah, itu tidak irasional seperti yang terlihat. Memiliki rencana komunikasi tahunan yang ditetapkan akan mempersiapkan bisnis Anda untuk berhasil mengelola setiap potensi hambatan atau krisis . Ini membantu Anda mengidentifikasi pesan yang perlu Anda komunikasikan, kepada siapa Anda perlu mengomunikasikannya, dan saluran apa yang digunakan saat melakukannya.

Dengan demikian, rencana komunikasi tahunan juga memastikan bahwa Anda bekerja pada tujuan Anda dan menindaklanjuti dengan strategi Anda.

Untuk membuat seluruh proses ini lebih mudah bagi Anda, kami telah mendefinisikan setiap langkah dan setiap elemen dari rencana komunikasi dan menyediakan:

• template yang dapat diisi untuk membantu memandu Anda ,

• saran tentang cara menggunakan pemantauan media sebagai alat tambahan dalam merencanakan dan melaksanakan strategi komunikasi Anda .

Dengan demikian, rencana komunikasi tahunan terdiri dari 5 bagian :

Ringkasan bisnis plan

Ringkasan eksekutif adalah gambaran singkat tentang rencana komunikasi tahunan Anda . Tujuan utamanya adalah untuk meringkas semua poin penting sehingga dapat dilihat dan dipahami dalam sekali pandang.

Tidak semua orang dari perusahaan Anda perlu membaca dokumen lengkap (dan eksekutif mungkin tidak punya waktu untuk melakukannya), jadi penting untuk membuat daftar semua hal penting yang akan berhubungan dengan tahun depan. Paling umum, ini termasuk:

• Tanggal, hari jadi, dan tonggak penting
• Proyek dan inisiatif
• Pernyataan misi dan visi
• Tujuan utama dan tujuan organisasi

Meskipun ringkasan eksekutif adalah bagian pertama dari rencana komunikasi tahunan, itu harus ditulis terakhir. Alasannya sederhana. Setelah Anda menyelesaikan rencana komunikasi tahunan Anda mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam template kami, akan lebih mudah untuk meringkas semuanya.

Tentang organisasi Anda

Di bagian ini, Anda harus menetapkan semua informasi penting tentang organisasi Anda untuk membantu Anda mendapatkan gambaran umum tentang sumber daya yang Anda miliki.

Yang pertama adalah gambaran umum perusahaan.

Ikhtisar perusahaan

Tulis daftar informasi penting yang terkait dengan organisasi Anda . Misalnya, apa yang Anda lakukan dan di mana Anda berada. Ini akan memberikan pengenalan yang objektif kepada pembaca tentang latar belakang cerita Anda dan memastikan pemahaman yang lebih dalam tentang siapa Anda sebagai sebuah perusahaan .

Pernyataan misi & visi perusahaan

Misi dan visi menunjukkan arah umum ke mana perusahaan ingin pergi . Penting untuk mengawasi bagaimana publik memandang visi dan misi Anda, untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Untuk mendapatkan insight semacam ini, Anda bisa menggunakan media monitoring. Mari kita gunakan Nike sebagai contoh. Pernyataan misi Nike adalah:

Membawa inspirasi dan inovasi untuk setiap atlet di dunia.

Menggunakan alat pemantauan media kami sendiri, Mediatoolkit, kami telah melacak penyebutan Nike di samping 3 kata kunci utama yang berkaitan dengan misi Nike : inspirasi, inovasi, atlet.

Penyiapan kueri semacam ini dapat memberi Anda wawasan tentang seberapa sering kata kunci tertentu terhubung ke merek Anda secara online. Dan menurut hasil pencarian kami, sebenarnya orang sering menyebut Nike dalam konteks ketiga kata kunci tersebut (inspirasi, inovasi, atlet).

Sentimen penyebutan tersebut juga sangat positif, artinya ketiga nilai tersebut diterima dengan baik oleh masyarakat dan berdampak positif pada reputasi merek Nike.

Tujuan organisasi

Tujuan organisasi berasal dari misi organisasi. Mereka menunjukkan arah umum di mana organisasi ingin pergi.

Ketika harus membuat daftar semua tujuan yang dimiliki perusahaan, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini :

• Bagaimana tujuan Anda berhubungan dengan misi organisasi?
• Apakah mereka mencerminkan arah yang diinginkan oleh organisasi Anda?
• Perbedaan apa yang akan dihasilkan dari pencapaian tujuan-tujuan ini?

Sertakan rekan kerja sebanyak mungkin dalam proses ini. Dengarkan ide dan tujuan yang mereka pikirkan. Lagi pula, tidak ada yang lebih baik untuk mendefinisikan tujuan organisasi Anda selain orang-orang yang bekerja di sana. Mereka tahu semua detail rumit bisnis Anda, semua pasang surut, dan semua potensi yang ada di depan.

Produk dan Layanan

Buat daftar semua produk dan/atau layanan yang ditawarkan organisasi Anda. Tentukan nilai yang mereka berikan untuk pelanggan Anda dan bagaimana mereka memecahkan masalah mereka.

Untuk bagian rencana ini, kami juga menyarankan untuk menganalisis cara pelanggan Anda memandang produk Anda, terutama secara online . Mengetahui reputasi produk dan layanan Anda sangat penting.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Dengan melacak nama produk Anda (dan kata kunci relevan lainnya) dengan alat pemantauan media, Anda dapat menemukan cara orang membicarakannya . Anda tidak hanya akan mendapatkan gambaran umum tentang jumlah sebutan, sentimen, atau saluran yang paling sering mereka gunakan, tetapi Anda juga akan mendapatkan wawasan unik tentang apa yang dipikirkan pelanggan tentang produk Anda.

Anda dapat menemukan peluang baru melalui perbaikan produk atau ide produk baru . Setiap keluhan, setiap saran, setiap pertanyaan dapat diubah menjadi poin kunci dari rencana komunikasi Anda untuk tahun itu.

model PESO

Model PESO adalah model komunikasi strategis terintegrasi yang terdiri dari media berbayar, diperoleh, dibagikan, dan dimiliki . Ini adalah alat yang berguna untuk merencanakan bagaimana sebuah organisasi menggunakan berbagai bentuk media tetapi hal terbaik tentang itu adalah bahwa itu meningkatkan kekuatan dan kelemahan setiap saluran dalam hal kepercayaan, skala, biaya, dan prediktabilitas.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Anda dapat melakukan analisis PESO melalui alat pemantauan media juga. Dengan mengelompokkan sumber ke dalam 4 kueri berbeda, Anda dapat melacak outlet media Anda secara terpisah menurut PESO. Anda mungkin mendeteksi bahwa gerai milik Anda menghasilkan lebih banyak jangkauan organik daripada yang berbayar, yang akan menjadi indikator yang baik untuk memfokuskan upaya dan uang Anda.

tim komunikasi

Ini adalah daftar orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana komunikasi Anda. Pastikan untuk mencantumkan semua tanggung jawab mereka, sehingga setiap anggota tim selaras dengan harapan dan kewajiban.

anggaran komunikasi

Anda harus menjawab dua pertanyaan ini:

• Berapa anggaran Anda untuk upaya komunikasi tahun itu?
• Bagaimana dan di mana Anda berencana untuk menghabiskan anggaran?

Pada titik ini dalam rencana, Anda telah melakukan analisis PESO sehingga Anda akan tahu persis di mana dan bagaimana membelanjakan anggaran Anda.

Analisis Pasar

Analisis pasar adalah bagian penting dari rencana komunikasi tahunan. Ini melihat ke dalam berbagai aspek pasar dan industri spesifik Anda secara umum, memungkinkan Anda untuk menilai keadaannya saat ini, memprediksi tren masa depan, dan mengikuti lanskap kompetitif.

Tinjauan industri

Jelaskan keadaan industri saat ini : tren industri, perubahan yang telah atau sedang terjadi saat ini, peluang baru atau potensi ancaman.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Anda dapat melacak tren dan peluang melalui pemantauan media. Dengan mendengarkan apa yang dikatakan secara online, akan lebih mudah untuk mendeteksi kebutuhan dan keinginan klien Anda, merencanakan strategi yang sesuai, dan meraih kesuksesan dalam jangka panjang.

Bagan Word Cloud khususnya dapat berguna di sini karena menunjukkan topik (kata kunci) yang paling banyak disebutkan dalam konteks perusahaan, merek, atau strategi Anda . Ini memberi Anda gambaran yang lebih besar yang mungkin mengubah rencana Anda ke arah yang tidak dapat Anda bayangkan sebelumnya.

Pemosisian

Memposisikan merek Anda di pasar berarti menjawab satu pertanyaan utama: di mana posisi Anda dibandingkan dengan pesaing Anda ?

Bagaimana membuat Anda unik dan membedakan Anda dari pesaing? Metrik apa yang Anda gunakan untuk membandingkan diri Anda dengan pesaing? Apakah Anda melakukan benchmarking di tingkat lokal, nasional, atau internasional? Ini semua pertanyaan yang perlu Anda jawab.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Misalnya, pangsa metrik suara dapat menjadi titik awal yang sangat membantu . Ini menunjukkan persentase pangsa dari jumlah total mention online antara Anda dan pesaing Anda:

Dengan cara ini Anda dapat segera mengetahui bagaimana Anda berdiri dalam apa yang disebut kontes popularitas. Namun, sebelum Anda membuat kesimpulan tergesa-gesa, penting untuk menyelam lebih dalam. Adalah satu hal untuk melihat bahwa pesaing Anda mungkin disebutkan lebih dari Anda, itu adalah hal lain untuk melihat tentang apa yang disebutkan itu.

Di sinilah analisis sentimen masuk. Anda bisa mendapatkan wawasan tentang sentimen penyebutan pesaing Anda. Jika sentimen yang berlaku positif , maka persaingan ada di depan Anda dan Anda perlu menemukan cara untuk mengejar dan melampaui mereka.

Jika sentimennya sebagian besar negatif , maka pesaing Anda sedang melalui masa krisis atau memiliki reputasi buruk yang konsisten – keduanya dapat Anda manfaatkan. Entah dengan mencari tahu apa yang tidak dilakukan dengan baik oleh pesaing Anda, dan melakukannya sendiri dengan lebih baik. Atau dengan menempatkan diri Anda pada peta di masa krisis mereka.

Ingat saja salah satu contoh terbaru dari satu merek yang menggunakan penderitaan merek lain untuk mempromosikan diri mereka sendiri. Kami, tentu saja, berbicara tentang pemadaman Facebook epik yang menghentikan media sosial untuk sementara waktu, dan respons nakal Kantor Pos dalam bentuk papan reklame.

Proposisi penjualan yang unik

Setelah Anda menganalisis pemosisian, bagian ini seharusnya sederhana dan menjawab dua pertanyaan kunci :

• Apa yang unik tentang organisasi, produk, atau layanan Anda?
• Bagaimana Anda membedakan dari pesaing Anda?

Analisis pesaing

Tuliskan semua pesaing langsung dan tidak langsung Anda. Analisis pemosisian tetap harus terbukti bermanfaat , karena Anda perlu mengidentifikasi dan membuat daftar kekuatan dan kelemahan mereka, fokus utama mereka, dan bagaimana semuanya memengaruhi bisnis Anda sendiri.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Jika Anda kesulitan mendeteksi pesaing utama Anda, pemantauan media dapat membantu Anda.

Siapkan kueri Anda sehingga mereka berpusat di sekitar kata kunci dan topik industri. Pengaturan ini akan menghasilkan sebutan dari merek dan perusahaan yang paling banyak disebutkan dalam industri ini. Dengan demikian, membantu Anda menemukan pesaing (baru) .

Untuk contoh Nike , dengan melacak kata kunci sport , Anda dapat langsung mendeteksi Nike, Adidas, dan Puma. Ini bisa menjadi alat yang hebat, terutama untuk menemukan pesaing baru yang mungkin belum pernah Anda pikirkan sebelumnya.

Wawasan audiens

Mengetahui audiens Anda, perilaku, kebutuhan, dan preferensi mereka akan memungkinkan Anda untuk secara efektif mengelompokkan audiens target Anda, menentukan tujuan, dan menyusun pesan utama yang dipersonalisasi.

Demografi penonton

Apa data demografis audiens target Anda sehubungan dengan: usia, jenis kelamin, lokasi, tingkat pendidikan, status sosial, politik, minat…?

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Apa Mediatoolkit dapat membantu Anda di sini dengan informasi tentang lokasi audiens Anda . Ada beberapa bagan lokasi yang menunjukkan asal penyebutan merek Anda:

Setelah Anda mengelompokkan demografi Anda berdasarkan faktor-faktor ini, akan lebih mudah untuk membuat persona Anda, yang membawa kita ke bagian selanjutnya.

Persona

Tentukan persona pelanggan Anda :

• Tantangan apa yang mereka hadapi dan bagaimana Anda bisa mengatasinya?
• Bagaimana Anda bisa terlibat dengan persona Anda?

Jika Anda memerlukan bantuan tambahan untuk mendefinisikan persona Anda, pemantauan media dapat membantu .

Beginilah cara manajer akun Mediatoolkit, Nicolina, melakukannya untuk klien kami :

Saya akan menjelaskan bagaimana kami melakukannya untuk klien kami dan bagaimana Anda dapat melakukannya juga. Mari kita lanjutkan dengan contoh Nike . Saat meluncurkan sepatu baru untuk lari, Anda sudah memiliki gambaran tentang kepribadian yang ideal. Dengan mencantumkan kata kunci yang relevan dengan topik Anda, Anda dapat menemukan grup target yang tepat secara online dan mengarahkan upaya pemasaran Anda ke arah mereka.

Misalnya , kata kunci yang dapat Anda lacak untuk Nike, dan khususnya sepatu lari, dapat berupa: luar ruang, latihan, lari, nyaman, sepatu, jarak jauh, cepat, jarak pendek, bugar, dll.

Pengaturan kueri semacam ini akan membantu Anda mempersempit pencarian dan mengarahkan Anda ke sumber yang paling banyak menyebutkan kata-kata ini secara online. Dengan tindakan ini, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang persona target Anda.

Bagaimana mereka berkomunikasi, di mana mereka berkomunikasi (saluran apa yang mereka gunakan), apa pertanyaan, keluhan, atau kebutuhan mereka yang paling sering. Dasbor laporan Mediatoolkit menawarkan banyak wawasan berbeda melalui banyak bagan berbeda: dari analisis sentimen dan penyebutan oleh saluran hingga penyebutan teratas oleh jangkauan dan pemberi pengaruh teratas (sumber atau penyebutan yang memiliki jangkauan dan/atau pengaruh paling besar).

Selain itu, kami juga menyarankan klien kami untuk menggunakan operator Boolean . Dalam hal ini, Anda tidak hanya mencari kata kunci tertentu, tetapi juga konteks asalnya, yang pada akhirnya memberi Anda hasil yang lebih tepat.

Klien utama saat ini

Fokus pada hubungan Anda saat ini dengan klien Anda. Mana yang paling membutuhkan fokus dan bagaimana Anda dapat memperluas hubungan tersebut?

Klien target utama

Tentukan jenis klien yang ingin Anda peroleh di masa depan. Fokus pada orang atau organisasi kunci yang relevan dengan tujuan Anda. Bagaimana Anda dapat menemukan, menjangkau, dan terlibat dengan mereka?

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Dengan melacak orang-orang penting yang Anda minati melalui alat pemantauan media, Anda dapat menemukan banyak hal tentang mereka dan menggunakannya sebagai pengungkit saat mendekati mereka . Sama seperti Anda melacak nama merek atau topik industri Anda sendiri, Anda dapat melakukan hal yang sama untuk klien potensial.

Anda dapat melihat konten seperti apa yang mereka posting, sentimen apa yang ada di sekitar mereka di depan umum, saluran apa yang paling sering mereka gunakan. Semua fakta ini penting dalam hal membuat nada dan menyesuaikannya dengan mereka dengan mengatasi masalah mereka dan cara Anda dapat membantu mereka memecahkan masalah mereka.

Pesan kunci

Apa pesan utama yang ingin kami komunikasikan kepada audiens target Anda? Bagaimana perbedaan pesan untuk segmen audiens tertentu? Apakah pesan-pesan kunci ini sesuai dengan organisasi Anda dan nilai yang diberikannya?

Fokus pada citra publik dan jika apa yang ingin Anda komunikasikan kepada publik benar-benar dirasakan seperti itu di pihak klien Anda.

saluran

Media apa yang digunakan audiens dan target pelanggan Anda? Saluran mana yang dapat Anda gunakan untuk berinteraksi dengan mereka? Saluran apa yang berhasil bagi Anda di masa lalu? Apakah ada saluran baru yang dapat Anda gunakan untuk terhubung lebih jauh?

Ini semua adalah pertanyaan yang harus Anda ketahui jawabannya untuk merencanakan strategi komunikasi Anda secara efektif.

SARAN PEMANTAUAN MEDIA

Inilah cara Anda dapat menemukan saluran yang paling sering digunakan pemirsa Anda. Ini contoh Nike lainnya. Saat melacak nama merek Nike, Anda dapat melihat pengguna dan media mana yang menggunakan saluran apa dan jangkauan mereka . Ini memberi Anda kesempatan untuk mendeteksi sumber yang paling berpengaruh untuk digunakan dan dilibatkan. Ini dapat menghemat waktu Anda dan segera mengarahkan Anda ke arah yang benar.

Kerangka strategis

Kerangka kerja strategis berfokus pada apa yang ingin Anda capai untuk tahun itu dan bagaimana komunikasi dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda. Ini berarti menentukan OKR, KPI, dan taktik Anda yang akan membantu Anda mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan sendiri. Semua tujuan Anda harus dapat diukur dengan tepat, sehingga Anda dapat mengevaluasi dampak sebenarnya.

Tujuan & hasil utama (OKR)

OKR adalah kerangka kerja strategis yang dirancang untuk memandu organisasi menuju tujuan dan sasarannya . Anda perlu mempertimbangkan:

• Apa tujuan komunikasi yang paling dapat mencerminkan dan membantu mencapai tujuan organisasi Anda?
• Untuk setiap tujuan Anda, kegiatan apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan?

Berikut adalah contoh OKR untuk Nike.

Objektif:

Meningkatkan penjualan sepatu lari Nike sebesar 50% pada akhir tahun 2022.

Hasil utama adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk mencapai tujuan ini:

• Temukan 10 influencer baru dan mulai kolaborasi baru.
• Menurunkan biaya produksi sebesar 10%.
• Buat 1 iklan dengan Michael Jordan.

Indikator kinerja utama (KPI)

KPI dapat membantu Anda melacak kinerja setiap tujuan .

Dalam contoh Nike , Anda dapat mempertimbangkan KPI sebagai metrik yang harus Anda lacak . Mereka ada di sana untuk membuat Anda tetap di jalur dalam mencapai OKR Anda.

Jadi, dalam hal ini KPI bisa berupa : jumlah influencer, jangkauan yang mereka miliki di situs media online dan di media sosial, dll.

Taktik

Taktik apa yang harus Anda selesaikan untuk setiap aktivitas (KPI)? Taktik masa lalu apa yang terbukti berhasil? Bisakah kita membuatnya lebih efektif?

Matriks dampak potensial

Matriks dampak potensial membantu Anda mengidentifikasi tujuan mana yang memiliki dampak terbesar pada tujuan organisasi Anda dengan mengidentifikasi tujuan mana yang paling menguntungkan dan manfaat terbaik dari upaya komunikasi Anda .

Anda dapat memulai dengan membuat daftar semua tujuan potensial dan menempatkannya pada sumbu horizontal sesuai dengan tingkat dampak keuangannya . Kemudian, lakukan hal yang sama untuk komunikasi Anda di sepanjang sumbu vertikal. Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang kombinasi yang paling berdampak tinggi, Anda dapat dengan mudah memutuskan aktivitas komunikasi mana yang paling penting.

Dengan matriks dampak ini, kami membahas semua elemen kunci dalam rencana komunikasi tahunan.

Kesimpulan

Setelah Anda membuat rencana komunikasi tahunan, pekerjaan sebenarnya dimulai. Yang penting di sini adalah rajin memeriksa rencana Anda dari bulan ke bulan untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang benar.

Memiliki kemampuan untuk membandingkan laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan akan memberdayakan Anda untuk mendasarkan keputusan bisnis Anda pada informasi yang relevan dan akurat. Data historis tersebut memungkinkan Anda untuk kembali ke peristiwa atau posting tertentu dan menautkannya ke peristiwa terkini kapan saja dan dengan demikian mendapatkan gambaran lengkap tentang masalah apa pun yang mungkin memengaruhi bisnis Anda.

Satu-satunya hal yang tersisa untuk dilakukan sekarang adalah mengunduh template dan mulai mengerjakan rencana komunikasi Anda!

Template mencakup semua topik yang telah kami bahas di blog ini dan selanjutnya akan memandu Anda dalam membuat rencana.

Unduhan template

Template Rencana Komunikasi Tahunan ini memiliki semua elemen yang telah kami bahas di blog ini, bersama dengan beberapa bantuan panduan tambahan. Unduh di bawah ini!