Hal Berharga yang Perlu Diketahui Saat Berbicara Dengan Telemarketer & Perwakilan Layanan Pelanggan

Baik Anda berurusan dengan telemarketer yang mencoba menjual sesuatu kepada Anda atau perwakilan layanan pelanggan yang mencoba menyelesaikan masalah Anda, pengalaman ini bisa membuat frustrasi, memakan waktu, dan terkadang sangat menyebalkan. Namun, ada cara untuk membuat interaksi ini lebih produktif dan mengurangi stres. Artikel ini akan membahas tips dan wawasan berharga untuk membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan telemarketer dan perwakilan layanan pelanggan. Kami juga akan mempelajari topik penting Persetujuan TCPA, yang sangat penting untuk memahami hak-hak Anda selama panggilan ini.

Dasar-dasarnya: Bersiaplah

Sebelum Anda berpikir untuk menekan tombol panggil atau menjawab panggilan masuk, anggaplah itu ritual sebelum pertandingan Anda untuk membuat semua bebek Anda berturut-turut. Bekali diri Anda dengan nomor akun, spesifikasi produk, atau email dan obrolan sebelumnya yang relevan dengan misi Anda. Anggap saja ini sebagai persiapan untuk berperang—Anda akan mempercepat seluruh urusan dan merasa seperti komandan takdir Anda.

Tip 1: Ketahui Tujuan Anda

Kejelasan adalah teman terbaik Anda, baik Anda penelepon maupun penerima panggilan. Apa tujuan akhir Anda di sini? Apakah Anda sedang berupaya untuk mengatasi masalah penagihan, mencari kebijaksanaan dari dukungan teknis, atau mungkin merencanakan ucapan “terima kasih, tapi tidak, terima kasih” yang sopan namun tegas kepada telemarketer?

Memusatkan perhatian pada tujuan Anda seperti menyetel GPS—ini akan memandu Anda melewati liku-liku percakapan menuju tujuan yang Anda inginkan.

Tip 2: Bersikaplah Sopan namun Tegas

Orang di seberang sana baru saja bekerja dari jam 9 sampai jam 5, jadi sesendok kesopanan sering kali bisa membuat Anda lebih maju daripada satu galon keluhan. Jadi, bersikaplah sopan, namun jangan ragu untuk mengenakan topi tegas ketika situasi menuntutnya.

Ada dua jenis orang yang sering mendapatkan kesepakatan mentah dari eksekutif dukungan pelanggan: mereka yang kesulitan untuk bersikap tegas, dan mereka yang tidak mampu melakukannya dengan cara yang sopan. Ini juga mengapa persiapan sebelumnya sangat penting.

Kekuatan Skrip

Telemarketer dan perwakilan dukungan pelanggan sering kali bekerja berdasarkan skrip. Skrip ini memandu mereka melalui berbagai skenario dan menanggapi pertanyaan atau keberatan umum. Mengetahui hal ini dapat memberi Anda keunggulan.

Tip 3: Keluar dari Skrip

Jika Anda terjebak dalam komidi putar percakapan, dengan perwakilan yang terus-menerus membahas masalah tersebut tetapi tidak pernah menemukan solusinya, pertimbangkan untuk bertindak nakal dan berhenti dari naskah. Anda dapat mengajukan beberapa pertanyaan rumit yang memaksa perwakilan layanan pelanggan untuk terlibat lebih dalam dengan masalah Anda alih-alih hanya menjawab seperti robot 'Ya' atau 'Tidak' yang sering kali digunakan dalam percakapan ini. Hal ini dapat membantu menghasilkan penyelesaian masalah Anda yang lebih cepat dan memuaskan.

Tip 4: Gunakan Bahasa Mereka

Sesuaikan telinga Anda dengan jargon atau kata kunci tertentu yang disebarkan oleh perwakilan tersebut sepanjang percakapan. Kemudian, ulangi kembali istilah-istilah itu kepada mereka.

Ini seperti berbicara dalam bahasa ibu mereka, dan pencerminan linguistik ini tidak hanya membangun hubungan baik secara instan tetapi juga meningkatkan efisiensi dialog Anda. Hal ini mirip dengan menemukan jabat tangan rahasia di tengah-tengah percakapan, membuat pertukaran terasa lebih seperti tarian kolaboratif daripada bolak-balik yang membosankan.

Persetujuan TCPA: Ketahui Hak Anda

Undang-Undang Perlindungan Konsumen Telepon (TCPA) adalah undang-undang federal yang mengatur panggilan telemarketing, termasuk pesan suara yang direkam sebelumnya, sistem panggilan otomatis, dan faks yang tidak diminta. Memahami persetujuan TCPA sangat penting untuk mengetahui hak-hak Anda selama berinteraksi dengan telemarketer.

Apa itu Persetujuan TCPA?

Persetujuan TCPA mengacu pada izin eksplisit Anda bagi perusahaan untuk menghubungi Anda menggunakan sistem otomatis atau pesan yang direkam sebelumnya. Persetujuan ini dapat dilakukan secara tertulis atau lisan, namun harus jelas dan tidak ambigu.

Mencabut Persetujuan

Anda berhak mencabut persetujuan TCPA Anda kapan saja. Jika Anda tidak ingin lagi menerima panggilan dari perusahaan tertentu, jelaskan selama panggilan berlangsung dan tindak lanjuti dengan permintaan tertulis jika perlu.

Hukuman untuk Ketidakpatuhan

Perusahaan yang melanggar peraturan TCPA dapat dikenakan denda yang besar. Jika Anda yakin hak Anda telah dilanggar, Anda dapat mengajukan keluhan ke Federal Communications Commission (FCC).

Seni Negosiasi

Baik Anda mencoba mendapatkan kesepakatan yang lebih baik dari telemarketer atau mencari penyelesaian suatu masalah, keterampilan negosiasi bisa sangat berharga.

Tip 5: Ketahui Leverage Anda

Apakah Anda seorang veteran berpengalaman di jajaran pelanggan atau mengincar pembelian yang cukup besar dan kuat untuk membuat laporan triwulanan perusahaan menarik? Apa pun yang terjadi, itulah tiket emas Anda—pengaruh Anda di arena negosiasi. Perusahaan menggelar karpet merah bagi pelanggan yang memberikan nilai bagi mereka. Jadi, jangan ragu untuk memamerkan kesetiaan Anda atau potensi pembelanjaan besar sebagai senjata rahasia Anda.

Tip 6: Jangan Takut untuk Meningkat

Menabrak penghalang jalan dan merasa seperti sedang berbicara dengan tembok bata? Jangan puas dengan jalan buntu. Bersikaplah berani dan ambil tindakan besar dengan meminta supervisor. Mereka adalah para pengambil keputusan yang memegang kunci kerajaan, yang seringkali memiliki wewenang untuk memotong birokrasi seperti pisau panas menembus mentega.

Meningkatkan masalah Anda seperti membuka level tersembunyi dalam video game, yang taruhannya lebih tinggi, namun imbalannya sangat memuaskan. Jadi, jika Anda terjebak dalam ketidakpastian layanan pelanggan, jangan malu-malu—naik lift ekspres langsung ke atas.

Berkomunikasi dengan Perwakilan Layanan Pelanggan – Kesimpulan

Jujur saja: memikirkan berurusan dengan telemarketer atau perwakilan dukungan pelanggan dapat memicu sakit kepala seketika. Tapi bagaimana jika saya bilang tidak harus seperti itu? Dengan mempersenjatai diri Anda dengan persiapan, mengetahui hak-hak TCPA Anda, dan menggunakan taktik komunikasi dan negosiasi yang cerdas, Anda dapat membalikkan keadaan untuk selamanya.

Jadi, lain kali ponsel Anda berdengung karena panggilan masuk itu, hiruplah napas seorang pejuang, ingat kiat-kiat yang mengubah permainan ini, dan ambil alih kendali percakapan seperti seorang profesional.