Trik Sukses Menyempurnakan Presentasi Konferensi Virtual Anda

Konferensi virtual adalah cara yang fantastis untuk terhubung dengan rekan, kolega, dan klien dari seluruh dunia. Dan meskipun sebagian besar konferensi virtual dilakukan melalui sistem konferensi video seperti Google Hangouts atau Zoom, konferensi tersebut tetap sama pentingnya dengan jenis presentasi lainnya. Lagi pula, Anda ingin memastikan bahwa audiens Anda terlibat dan terhibur (dan menilai dari jumlah orang yang menghadiri konferensi virtual), jelas bahwa acara ini efektif dalam memfasilitasi komunikasi waktu nyata antara pembicara dan audiens mereka.

Dikatakan demikian: memberikan presentasi yang menarik secara virtual dapat menjadi suatu tantangan. Tetapi jika dilakukan dengan benar, Anda akan merasa percaya diri di depan audiens online seperti saat Anda berdiri di depan ruangan yang penuh dengan orang secara langsung! Jadi hari ini kita akan membahas beberapa trik yang sudah terbukti benar untuk menyempurnakan presentasi konferensi virtual Anda berikutnya.

Persiapkan teknologinya

• Pastikan Anda memiliki koneksi internet yang baik.
• Pastikan Anda memiliki peralatan yang tepat.
• Uji peralatan Anda sebelum presentasi.
• Miliki rencana cadangan jika terjadi kesalahan, seperti kerusakan proyektor atau laptop.

Datanglah ke tempat lebih awal, sehingga Anda dapat mengatur peralatan presentasi Anda. Jika memungkinkan, uji terlebih dahulu untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

Pastikan Anda memiliki ruang penyimpanan yang cukup di perangkat Anda. Atur semuanya agar mudah ditemukan dan disimpan setelah selesai.

Jika Anda menggunakan proyektor, pastikan layar bersih dan jernih. Periksa apakah komputer Anda memiliki cukup memori dan daya pemrosesan untuk menjalankan perangkat lunak berbagi layar. Jika memungkinkan, uji terlebih dahulu untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik. Pastikan ada outlet di dekat tempat Anda akan presentasi agar tidak mengalami kesulitan teknis akibat kehabisan daya baterai.

Direkomendasikan untuk Anda: Ulasan Collidu: Rancang Presentasi Anda Selanjutnya untuk Memenangkan Hati.

Latihan membuat sempurna

Latih presentasi Anda di depan cermin. Bukan rahasia lagi bahwa Anda melihat diri sendiri di cermin setiap hari, tetapi pernahkah Anda berpikir untuk keluar dari zona nyaman dan melatih presentasi Anda di depannya? Jika belum, saya sangat menyarankan untuk mencobanya. Latihan cermin memungkinkan Anda untuk melihat diri sendiri dari sudut yang berbeda, yang dapat membantu Anda melakukan penyesuaian dan meningkatkan penyampaian ucapan Anda secara keseluruhan.

Berlatih dengan keluarga atau teman. Undanglah beberapa teman untuk makan malam dan tanyakan apakah mereka bersedia mengikuti salah satu presentasi konferensi virtual Anda sebagai bagian dari sesi latihan Anda. Anda juga dapat menanyakan pendapat mereka tentang seberapa baik pengalaman mereka dilatih—ini akan memberi Anda umpan balik yang berharga tentang seberapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan sebelum acara itu sendiri dimulai dengan sungguh-sungguh!

Gunakan skrip

Tulis naskah. Naskah adalah cara terbaik untuk memastikan Anda tidak melupakan apa pun, menyimpang dari topik, membuat kesalahan, atau menjadi terlalu emosional.

Skrip juga merupakan cara yang bagus untuk memastikan Anda mengatakan dengan tepat apa yang ingin Anda katakan. Ini dapat membantu Anda menyingkirkan informasi yang tidak perlu atau poin berlebihan yang mungkin menghalangi pesan Anda.

Naskah harus sesingkat mungkin, namun tetap menyampaikan pesan dengan jelas. Jika skrip terlalu panjang, dapat menyebabkan presentasi Anda tampak tidak teratur dan membingungkan. Penting juga bagi Anda untuk berlatih membaca naskah Anda beberapa kali sebelum menayangkannya secara langsung. Ini akan membantu memastikan bahwa Anda merasa nyaman dengan apa yang Anda katakan dan menghindari jeda yang canggung atau tersandung saat berbicara di depan audiens.

Berpakaianlah untuk sukses

Saat mempersiapkan konferensi virtual, ingatlah bahwa yang terbaik adalah berpakaian untuk acara tersebut. Meskipun hal ini tampak jelas, banyak orang mungkin lupa bahwa ada berbagai jenis acara dan audiens yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan bagaimana Anda akan menampilkan diri di acara virtual berikutnya. Misalnya:

Berpakaian untuk acara ini.

Jika Anda melakukan presentasi di konferensi khusus industri di mana semua pembicara lainnya mengenakan jas dan dasi, jangan berjalan di atas panggung dengan mengenakan kaus dan jeans favorit Anda. Anda mungkin merasa nyaman dengan pakaian ini, tetapi pakaian tersebut tidak akan memberikan kesan profesional — dan Anda ingin semua orang yang hadir memperhatikan presentasi Anda.

Berpakaian untuk penonton.

Saat menghadiri acara dengan peserta internasional, seperti yang diadakan oleh Veeam Software atau Citrix Synergy, pastikan untuk mengingat perbedaan budaya saat memilih apa yang akan dikenakan di atas panggung: sementara beberapa budaya lebih menyukai pakaian yang lebih formal daripada yang lain (misalnya), ada tidak perlu berlebihan dengan berpakaian seperti sesuatu dari The Matrix Reloaded (kecuali jika Anda berencana membuat lelucon tentang pil biru).

Mengenakan sesuatu yang terlalu terbuka atau ketat dapat mengalihkan perhatian dari apa yang dikatakan selama pidato alih-alih memfokuskan perhatian mereka terutama pada konten itu sendiri — jadi hindari mengenakan rok pendek atau kemeja dengan garis leher rendah jika memungkinkan! Juga, ingat tidak hanya siapa yang akan melihat presentasi ini tetapi juga berapa lama waktu yang diberikan untuk setiap pembicara; jika seseorang membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain maka biarkan mereka berbicara lebih lama tanpa gangguan sehingga mereka dapat menyelesaikan presentasi mereka tanpa merasa tergesa-gesa sebelum waktu habis!

Jika Anda memberikan presentasi yang akan dilihat oleh audiens internasional, perlu diingat bahwa kemungkinan beberapa orang akan kesulitan memahami apa yang dikatakan karena aksen dan/atau hambatan bahasa. Akan sangat membantu untuk menyediakan salinan tertulis dari slide Anda selain yang ditampilkan di layar sehingga orang dapat merujuk kembali ke slide tersebut jika mereka membutuhkan bantuan untuk mengikuti apa yang dikatakan, dengan cara ini mereka akan memiliki kemampuan.

Lakukan kontak mata

Lakukan kontak mata dengan kamera. Ini bisa sulit jika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan tangan Anda, tetapi penting untuk melihat ke kamera daripada terus menatap layar atau slide Anda. Anda ingin memastikan bahwa setiap orang yang hadir melihat Anda dan terhubung dengan Anda sebagai pembicara, yang berarti melakukan kontak mata dengan mereka alih-alih hanya menatap layar atau kertas.

Lihatlah slide Anda bila perlu. Melihat segala jenis alat bantu visual selama presentasi membantu membuat orang tetap terlibat karena mereka dapat melihat cara kerja sesuatu dalam kehidupan nyata. Misalnya, jika ada contoh slide yang menunjukkan cara kerja sesuatu — seperti infografis atau video — pastikan Anda tidak hanya menyebutkan judulnya dengan lantang, tetapi juga melihatnya saat membicarakannya sehingga semua orang tahu apa yang harus mereka cari. setelah mereka pulang!

Jangan lupa tersenyum! Kedengarannya cukup sederhana tetapi tidak banyak orang yang mengingat langkah ini saat mempersiapkan presentasi mereka… terutama mereka yang tidak terbiasa membawa kamera sepanjang hari (seperti kami). Pastikan bahwa apa pun poin yang kita bicarakan selama presentasi kita — apakah kita berbicara tentang diri kita sendiri atau topik lain sepenuhnya — kita tetap tersenyum di setiap kalimat yang diucapkan sehingga pemirsa tahu persis betapa menyenangkannya kita. melakukan pekerjaan ini.”

Kerjakan pekerjaan rumah Anda

Anda harus mempelajari beberapa keterampilan baru jika ingin presentasi konferensi virtual Anda berhasil. Jika Anda seperti saya, Anda mungkin tidak terbiasa berada di depan kamera dan berbicara ke mikrofon, jadi penting bagi Anda untuk melakukan semua pekerjaan rumah terlebih dahulu. Berikut beberapa tipnya:

• Lakukan penelitian Anda tentang topik yang sedang dibahas — karena lebih dari sebelumnya, Konferensi Virtual menjadi populer di semua industri (terutama di bidang kesehatan). Anda pasti ingin orang-orang yang menghadiri konferensi ini merasa seolah-olah mereka telah mempelajari sesuatu yang berharga dengan menghadiri konferensi Anda; oleh karena itu, mengetahui apa yang dibutuhkan audiens Anda sangatlah penting!
• Ketahui cara kerja teknologi — dan pastikan tidak ada yang salah selama pembicaraan Anda! Ini mungkin tampak jelas, tetapi ada banyak hal yang bisa salah saat menggunakan peralatan semacam ini. Bersiaplah untuk segala sesuatu yang mungkin terjadi saat memberikan presentasi online seperti masalah teknis atau bahkan lebih buruk: orang lain mengambil alih sesi kita!
• Latihan menjadi sempurna — jika pada upaya pertama tidak berhasil dengan baik, coba lagi berulang kali hingga semuanya menyatu dengan baik sebelum memberikan presentasi apa pun secara online melalui webcam melalui Skype atau WeChat.

Anda mungkin menyukai: Miro Online Whiteboard Review – Apakah Ini Alat Kolaborasi Digital yang Baik?

Ingat audiens Anda

Penyaji sering lupa bahwa tujuan utama presentasi konferensi virtual adalah untuk memastikan bahwa peserta terlibat dan mengambil apa yang Anda inginkan—bukan hanya mendengar beberapa informasi. Berikut adalah beberapa cara untuk memastikan presentasi Anda menarik bagi audiens Anda:

• Kenali audiens Anda, dan bagaimana mereka akan berinteraksi dengan slide Anda. Jika memungkinkan, cobalah beberapa uji coba sehingga Anda tahu seberapa baik mereka akan diterima. Jika pengujian tidak memungkinkan, lakukan riset sebanyak mungkin tentang topik ini (manfaatkan alat Google Alerts atau Newsjacking) sehingga ketika tiba waktunya untuk pengiriman, Anda dapat menyesuaikan setiap slide berdasarkan siapa mendengarkan dan apa kebutuhan mereka pada saat tertentu selama sesi.
• Pastikan setiap orang memiliki akses ke teknologi yang diperlukan untuk melihat presentasi (iPad/laptop versus komputer desktop). Anda mungkin ingin menyertakan tautan jika seseorang tidak memiliki semua yang diperlukan.
• Awasi di mana orang duduk — ini akan memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar saat memberikan arahan atau mengajukan pertanyaan selama sesi tanya jawab.
• Waspadai perbedaan budaya — jika ada lebih dari satu bahasa yang diucapkan di sekitar meja saat istirahat atau waktu makan siang (misalnya), bicaralah perlahan agar pendengar tidak kehilangan minat.

Temui Audiens Anda di Mana Mereka Berada

Anda akan berbicara dengan berbagai macam orang di audiens Anda, dan Anda perlu memastikan bahwa Anda berbicara dalam bahasa mereka. Jika Anda melakukan presentasi di video, gunakan video! Jika Anda melakukan presentasi di konferensi virtual, gunakan platform konferensi virtual! Atau, jika Anda melakukan presentasi di kelas virtual, gunakan alat kelas virtual!

Artinya, jika seseorang menggunakan Zoom atau Skype for Business (atau apa pun), mereka akan melihat slide Anda serta mendengarkan suara Anda melalui speaker komputer atau headphone. Slide Anda akan muncul di layar semua peserta sehingga semua orang dapat melihatnya sekaligus tanpa harus melihat laptop/smartphone/tablet mereka sendiri—ini membantu semua orang tetap terlibat dengan apa yang terjadi selama presentasi Anda alih-alih terganggu oleh aktivitas lain di layar mereka. perangkat sendiri.

Saat membuat slide presentasi Anda, pastikan slide tersebut dapat dibaca di layar kecil. Jika Anda memiliki font besar, tebal, dan banyak warna yang terlihat bagus saat dilihat di layar besar atau dicetak, tetapi tidak begitu banyak saat dikecilkan ke ukuran layar smartphone, gunakan sesuatu yang lebih sesuai untuk audiens ini. Anda juga harus memastikan ada cukup kontras antara warna latar belakang dan semua teks untuk menghindari masalah keterbacaan.

Fokus pada Backchannel

Backchannel adalah alat virtual yang memungkinkan interaksi langsung dengan audiens Anda. Ini adalah jalan dua arah, di mana Anda dapat menerima umpan balik dari audiens Anda dengan mengajukan pertanyaan dan meminta mereka menjawabnya secara real time melalui platform. Jenis interaksi ini memberi Anda kesempatan untuk terlibat dengan audiens dan mendapatkan umpan balik langsung tentang topik yang penting bagi mereka.

Meskipun ada banyak jenis saluran belakang (kami akan membahas beberapa di bawah), perlu diketahui bahwa saluran tersebut biasanya digunakan sebagai ruang pertemuan digital tempat orang dapat berkolaborasi secara online dalam waktu nyata. Dalam pengertian ini, mereka berfungsi sebagai perpanjangan dari konferensi atau presentasi karena mereka memudahkan peserta untuk berkomunikasi lebih bebas selama sesi daripada yang mungkin dilakukan sebaliknya (seperti ketika seseorang mengajukan pertanyaan dengan lantang). Backchannels juga memungkinkan perusahaan yang menawarkan webinar dan siaran langsung mengakses apa yang dikatakan orang tentang produk/layanan mereka pada saat tertentu; informasi ini dapat digunakan nanti sebagai bagian dari kampanye pemasaran atau strategi penjualan yang lebih besar ke depannya!

Pastikan Bersenang-senang!

Jangan menganggap diri Anda terlalu serius, dan bersenang-senanglah! Tidak apa-apa untuk membuat kesalahan dan mengakuinya. Tidak ada yang sempurna, jadi jangan mencoba menjadi seseorang yang bukan dirimu. Jangan khawatir tentang apa yang orang lain pikirkan tentang presentasi Anda atau Anda sebagai penyaji, selama itu otentik untuk kedua belah pihak yang terlibat dalam percakapan.

Jangan takut untuk bertanya! Tidak apa-apa jika Anda tidak tahu semua jawabannya. Yang paling penting adalah Anda mau belajar dan tumbuh sebagai pribadi dan profesional.

Jika Anda gugup saat melakukan presentasi, cobalah fokus pada apa yang membuat Anda bersemangat dan bersemangat. Pikirkan betapa hebatnya rasanya ketika audiens Anda "mengerti" apa yang ingin Anda katakan.

Anda mungkin juga menyukai: Memanfaatkan Kolaborasi Kerja dengan Platform Manajemen Kerja di Perusahaan Ukuran Menengah hingga Besar.

Kesimpulan

Ketika datang ke presentasi konferensi virtual, penting untuk diingat bahwa tidak ada satu cara untuk melakukannya. Ada banyak pendekatan berbeda, tetapi kuncinya adalah menemukan metode yang paling cocok untuk Anda. Kiat konferensi virtual yang kami bagikan di sini dapat membantu Anda menyukseskan presentasi berikutnya—dan siapa tahu? Mungkin setelah membaca artikel ini, seseorang akan menemukan ide yang lebih baik lagi!