8 Cara Merampingkan Proses Penggajian Anda

Proses penggajian dapat menjadi tantangan bagi perusahaan mana pun, dan mudah terjebak di sisi administrasi. Setiap pemilik bisnis tahu betapa pentingnya memastikan bahwa mereka membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu. Tetapi dengan begitu banyak peraturan, persyaratan dokumen, dan implikasi pajak yang berbeda, tidak heran mengapa proses penggajian bisa menjadi sangat merepotkan.

Tetap mengikuti peraturan dan perubahan ini dapat berarti banyak pekerjaan ekstra untuk tim penggajian. Kunci untuk memastikan proses penggajian yang efisien untuk bisnis atau perusahaan Anda adalah dengan meningkatkan efisiensi di setiap tingkatan. Berikut adalah delapan cara untuk memastikan penggajian Anda bekerja dengan cara terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.

1. Kendalikan biaya Anda

Penggajian adalah salah satu aspek termahal dalam menjalankan bisnis. Mungkin sulit untuk mengontrol biaya ini sambil memastikan gaji karyawan selalu dibayar tepat waktu, tetapi ada banyak cara untuk mengurangi biaya yang Anda keluarkan untuk pemrosesan penggajian. Pemilik bisnis yang mengelola penggajian mereka dengan lebih efisien sering melihat penghematan yang signifikan dari waktu ke waktu. Sebagai titik awal, analisis biaya per karyawan dan departemen untuk membantu mengidentifikasi area di mana biaya tidak dibagi rata.

Pertahankan spreadsheet yang akurat dari semua biaya penggajian, termasuk tunjangan dan bonus untuk setiap karyawan, untuk menentukan apa yang Anda keluarkan untuk setiap jam kerja. Gunakan data yang dikumpulkan dalam analisis biaya Anda untuk membuat rencana yang akan membantu mengendalikan biaya pemrosesan penggajian di masa depan sambil mempertahankan tingkat produktivitas di antara karyawan yang bekerja untuk memenuhi tenggat waktu. Juga, ketahui apa yang Anda bayar dalam sistem pemrosesan penggajian Anda dan berapa biayanya per transaksi.

Pilih perangkat lunak penggajian terbaik dengan biaya transparan sehingga Anda mengerti persis apa yang dihasilkan setiap dolar. Jika ada biaya tersembunyi atau tidak jelas pada faktur Anda, segera hubungi penyedia Anda karena itu bisa menjadi tanda layanan penggajian yang tidak berpengalaman atau tidak jujur. Pastikan Anda memahami struktur biaya sebelum menandatangani kontrak apa pun dan mintalah klarifikasi jika perlu untuk memastikan tidak ada tagihan kejutan di kemudian hari.

Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Perusahaan Menggunakan Kecerdasan Bisnis untuk Mengoptimalkan Prosesnya?

2. Memperlancar proses mendapatkan data

Memastikan setiap orang memiliki akses ke semua data mereka memudahkan mereka untuk mengambil tindakan dan melakukan perubahan. Jika Anda menggunakan spreadsheet, pertimbangkan untuk membuat salinan master yang dibagikan dengan tim Anda. Dengan begitu, mereka dapat menambahkan informasi baru dan mengedit data yang ada tanpa memperbarui banyak file atau mengirim email bolak-balik. Buat jadwal untuk menangani aktivitas penggajian untuk memastikan bahwa tim Anda mengikuti proses yang sama setiap kali mereka perlu memperbarui data atau membuat perubahan.

Misalnya, buat prosedur operasi standar (SOP) untuk seberapa sering Anda meninjau file dengan karyawan, melakukan audit pada tingkat pembayaran, dll., sehingga setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka di setiap langkah dalam proses. Pilih opsi pengumpulan data otomatis untuk merampingkan penggajian Anda dan menghindari kesalahan yang dapat terjadi dengan pemrosesan manual atau spreadsheet. Dengan data penggajian yang benar, Anda dapat melacak dan memperbarui hal-hal seperti waktu kerja, tingkat pembayaran berdasarkan jabatan atau tingkat pengalaman, kenaikan gaji untuk karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan Anda, dll.

3. Cari tahu apa yang sebenarnya dibutuhkan departemen lain

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan perusahaan saat mencoba merampingkan proses penggajian adalah mereka tidak berkonsultasi dengan departemen lain, terutama akuntansi. Jika departemen bisnis Anda tidak memiliki akses ke apa yang mereka butuhkan kapan saja, Anda tidak akan pernah bisa mengharapkan proses penggajian Anda berjalan lancar. Cari tahu apa yang sebenarnya dibutuhkan departemen lain, dan usahakan agar mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan segera.

Misalnya, jika Anda memiliki model bisnis sederhana di mana departemen akuntansi Anda hanya perlu mengetahui jumlah total jam kerja setiap karyawan, tidak perlu membuat entri jurnal akuntansi. Namun, jika ada entri tertentu terkait penggajian yang perlu dibuat agar laporan keuangan dan pajak perusahaan Anda dapat diisi dengan benar, pastikan entri tersebut dibuat dalam akuntansi. Dengan memberikan informasi yang mereka butuhkan kepada setiap departemen, Anda dapat merampingkan proses penggajian Anda.

4. Kelola pendaftaran penggajian otomatis dengan lebih efisien

Mendaftarkan karyawan dalam daftar gaji sangat penting untuk memastikan bahwa gaji mereka dikirim tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat. Namun, ketika pemberi kerja memiliki banyak karyawan untuk mendaftar di penggajian, diperlukan waktu beberapa jam untuk menyelesaikan tugas ini. Penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien ini menimbulkan risiko besar kesalahan manusia dengan begitu banyak orang yang terlibat. Sebaliknya, pemberi kerja harus mengotomatiskan proses pendaftaran.

Pertimbangkan untuk mengintegrasikan ini ke dalam solusi orientasi otomatis yang juga dapat mendaftarkan karyawan baru di HR dan layanan perusahaan lainnya, seperti tunjangan atau pajak gaji. Anda juga harus mengaktifkan penyesuaian otomatis saat status karyawan berubah, seperti saat mereka dipromosikan atau berpindah antar departemen. Mengotomatiskan pendaftaran dalam penggajian adalah langkah besar menuju penyederhanaan seluruh proses dan membuat hari pembayaran Anda berjalan lebih lancar tanpa teknologi tambahan.

Anda mungkin menyukai: Manajemen Reputasi Bisnis – Panduan Definitif.

5. Rangkullah teknologi bisnis baru

Cara lain yang efektif untuk merampingkan proses penggajian Anda adalah dengan menerapkan teknologi bisnis baru. Dengan cara ini, Anda dapat mengotomatiskan banyak tugas dan memudahkan karyawan dan kepala departemen untuk menangani beberapa proyek sekaligus. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan sistem online yang memungkinkan Anda mengumpulkan data dengan cepat sekaligus mengotomatiskan proses pembayaran seperti pelaporan dan penagihan.

Pertimbangkan beberapa opsi ini:

• Otomatiskan ketepatan waktu Anda dengan aplikasi pencatat waktu atau siapkan perangkat dengan lembar waktu karyawan yang dapat mereka akses sendiri. Solusi seperti ini tidak mengharuskan Anda menghitung jam kerja dan stempel waktu secara manual, menjadikannya proses yang sederhana.
• Berinvestasilah yang dapat membantu membuat faktur dan mengirimkannya secara elektronik, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif seperti menagih klien atau mengeluarkan daftar gaji.
• Izinkan karyawan mengelola permintaan cuti dan laporan pengeluaran mereka sendiri menggunakan platform kolaboratif online. Dengan cara ini, mereka dapat mengirimkan permintaan bila diperlukan dan melacak pengeluaran secara real-time.
• Gunakan pemberitahuan otomatis agar semua orang tetap mengetahui saat melakukan perubahan, mengajukan permintaan cuti, atau memeriksa pengeluaran.

Saat berinvestasi dalam teknologi bisnis, pastikan Anda memanfaatkannya secara maksimal dengan melatih karyawan untuk menggunakan setiap alat. Melakukan hal itu memastikan bahwa setiap orang menggunakan sistem ini untuk memaksimalkan manfaat dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk memasukkan data atau menyelidiki masalah.

6. Tetap di atas perubahan undang-undang baru

Anda juga harus memahami dampak undang-undang baru pada bisnis Anda dan bagaimana pengaruhnya terhadap penggajian. Pastikan Anda mengetahui perubahan yang akan datang untuk memastikan Anda tidak ketinggalan segera setelah perubahan tersebut menjadi efektif. Undang-undang federal dan negara bagian biasanya memberikan jendela waktu bagi bisnis untuk mematuhi perubahan. Namun, Anda ingin mengambil tindakan sesegera mungkin. Anda tidak ingin menemukan diri Anda mengejar ketinggalan ketika tenggat waktu tiba.

Pastikan semua perubahan baru diterapkan tepat waktu. Perlu diingat bahwa bagian dari memastikan proses penggajian yang efisien melibatkan kepatuhan terhadap undang-undang. Setiap gangguan pada proses Anda yang ada karena kurangnya kepatuhan dapat dengan mudah menggagalkan seluruh proses penggajian Anda dan bahkan berpotensi membuat Anda berisiko diaudit. Selain itu, semua karyawan juga harus mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan. Ini terutama benar jika ada perubahan pada tingkat gaji atau pemotongan mereka dalam undang-undang baru.

7. Mengintegrasikan penggajian dengan fungsi bisnis lainnya

Cara lain untuk merampingkan proses penggajian Anda adalah dengan mengintegrasikannya dengan fungsi bisnis lainnya. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan perangkat lunak atau layanan yang telah meningkatkan integrasi seperti Xero, FreshBooks, dan lainnya. Solusi perangkat lunak akuntansi paling populer kini hadir dengan layanan penggajian terintegrasi yang memungkinkan Anda mengimpor data keuangan dari program ini ke sistem penggajian, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual.

Hal ini memungkinkan proses penggajian yang lebih akurat, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan memudahkan Anda saat mengajukan pajak di akhir tahun. Mengintegrasikan penggajian Anda dengan fungsi bisnis lainnya dapat membantu Anda mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas terkait penggajian, memberi Anda lebih banyak waktu untuk tanggung jawab lainnya. Misalnya, jika Anda adalah pemilik usaha kecil, proses terintegrasi dapat memungkinkan Anda untuk fokus mengembangkan perusahaan Anda sekaligus merasa tenang bahwa gaji Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu.

8. Dapatkan dukungan yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya

Terkadang, Anda mungkin menghadapi masalah penggajian yang tidak dapat Anda selesaikan sendiri. Misalnya, jika ada perubahan undang-undang perpajakan yang rumit atau IRS memiliki pertanyaan tentang sesuatu dalam pajak gaji Anda, sebaiknya Anda mencari bantuan dari seorang ahli. Pakar ini dapat berupa profesional sumber daya manusia atau akuntan yang berpengalaman dalam proses penggajian. Anda tidak ingin membiarkan bisnis Anda menderita karena Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dengan segera. Di situlah menemukan bantuan dari seseorang dengan lebih banyak keahlian akan berguna.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Cara Menggunakan LinkedIn untuk Menghasilkan Lebih Banyak Prospek untuk Bisnis Anda?

Mengelola proses penggajian Anda seharusnya mudah

Dengan mengingat tip-tip ini, proses penggajian Anda akan lebih mudah dan efisien. Apakah Anda memilih untuk melakukan outsourcing atau menanganinya sendiri, Anda harus dapat menyelesaikan penggajian Anda lebih cepat. Ingatlah bahwa outsourcing tidak berarti menyerahkan tanggung jawab atas kepatuhan SDM dan budaya perusahaan. Jadi, pastikan agen outsourcing juga menangani masalah ini. Manfaat dari proses yang disederhanakan sudah jelas, tetapi begitu juga waktu dan upaya yang diperlukan untuk menjalankannya.

Jadi, pastikan Anda meluangkan waktu untuk memahami apa yang Anda butuhkan dan di mana letak prioritas perusahaan Anda. Hanya dengan begitu Anda dapat menerapkan proses seefisien mungkin.