Kepentingan strategis arsip digital dalam suatu perusahaan

Arsip digital perusahaan terutama adalah memori digital perusahaan , yang sebagian besar terdiri dari dokumen elektronik. Akibatnya, penting bagi organisasi untuk melestarikan dokumen secara digital dengan cara yang tepat untuk melestarikan memori arsip mereka dari waktu ke waktu.

Sudah waktunya bagi manajemen untuk menyadari kebutuhan untuk benar-benar membangun budaya digital dalam organisasi mereka sehingga mereka dapat mengetahui dan mengatur arsip sepanjang siklus hidupnya.

Arsip komputer dokumen dan data perusahaan mewakili kekayaan eksklusif dan strategis bagi organisasi, dan nilainya tidak terbatas pada objek digital yang menyusunnya (yaitu dokumen elektronik perusahaan), tetapi menyangkut proses, hubungan, dan modalitas diadopsi untuk membentuk, mengelola, dan melestarikannya dari waktu ke waktu.

Perundang-undangan di Italia mendorong pembentukan, pengelolaan, dan pelestarian yang tepat

Hukum Italia mendorong perusahaan untuk mengadopsi dan meningkatkan penggunaan solusi tanda tangan elektronik , sistem dokumen dengan manajemen alur kerja yang efektif, dan kemampuan pelestarian digital yang mematuhi hukum. Sistem ini dapat dikelola secara internal oleh perusahaan atau digunakan sebagai layanan cloud “software as a service” (SaaS) melalui penyedia layanan khusus, bersertifikat, dan berkualitas seperti Doxee.

Ketentuan sumber peraturan utama di Italia tentang digitalisasi, diwakili oleh Kode Administrasi Digital (CAD), mengacu pada Keputusan Legislatif no. 82 tanggal 7 Maret 2005 dan amandemen selanjutnya, dan Pedoman AgID terkait mengenai dokumen elektronik, tanda tangan elektronik dan layanan perwalian, reproduksi dan penyimpanan dokumen, komunikasi elektronik, dan identitas digital juga berlaku untuk perusahaan swasta .

CAD menetapkan bahwa buku, tulisan, dan dokumen yang harus disimpan dapat dibentuk dan dilestarikan pada dukungan TI sesuai dengan ketentuan kode ini dan sesuai dengan Pedoman AgID.

Ini juga telah ditegaskan kembali oleh seni. 2215-bis KUHPerdata , yang menegaskan bahwa buku-buku, catatan-catatan, dan dokumen-dokumen yang penyimpanannya diwajibkan oleh undang-undang atau peraturan, atau yang disyaratkan oleh sifat atau ukuran bisnis, dapat dibentuk dan disimpan dengan komputer, yang merupakan primer dan informasi asli dari mana dimungkinkan untuk membuat, pada berbagai jenis dukungan, reproduksi dan salinan untuk penggunaan yang diizinkan oleh hukum.

Selain itu, menurut Seni. 43, paragraf 3 CAD, dokumen komputer, yang pelestariannya ditentukan oleh undang-undang atau peraturan , harus disimpan dengan cara digital, sesuai dengan aturan teknis yang ditetapkan sesuai dengan seni. 71 CAD, dengan demikian sesuai dengan aturan yang diidentifikasi oleh Pedoman AgID tentang manajemen dan pelestarian kreasi yang mulai berlaku pada 10 September 2020 dan dengan aplikasi wajib mulai 1 Januari 2022.

Kewajiban pelestarian dan pameran dokumen yang membentuk arsip digital perusahaan dianggap terpenuhi untuk semua tujuan hukum melalui dokumen komputer jika prosedur yang digunakan sesuai dengan Pedoman AGID, sebagaimana ditentukan oleh pasal 20 paragraf 5-bis dan 43 paragraf 1.

Bagi perusahaan, tantangannya adalah untuk menjamin bahwa dokumen komputer yang diproduksi atau diterima saat ini dapat terus dibaca dan digunakan di masa depan yang jauh, memastikan nilai hukumnya dan penempatannya yang benar dalam arsip perusahaan.

Tujuan ini hanya dapat dicapai dengan mengadopsi sistem dokumen dan layanan pelestarian yang menjamin kepatuhan terhadap aturan teknis Pedoman AgID dan memastikan persyaratan keamanan dan kerahasiaan yang tinggi .

Tapi apa itu arsip digital?

Arsip digital dari organisasi swasta, seperti perusahaan, terdiri dari kompleks organik dan hubungan dokumen yang dihasilkan atau diterima oleh organisasi selama aktivitasnya.

Sejarawan Jacques Le Goff mendefinisikan dokumen sebagai "sesuatu yang tetap " , yaitu diproduksi secara tepat untuk dilestarikan dalam waktu dan tersedia bagi mereka yang memiliki kepentingan untuk mengetahui tindakan atau fakta yang diwakili dalam dokumen.

Persyaratan integritas, tidak dapat diubah, keaslian, kolokasi temporal, ketersediaan, dan pelestarian dari waktu ke waktu yang dijamin adalah tujuan utama yang harus diketahui perusahaan bagaimana merencanakan untuk mengelola arsip komputernya dengan benar.

Ini disediakan oleh Kode Administrasi Digital itu sendiri, yang ditunjukkan dalam seni. 44, paragraf 1-ter, bahwa “dalam semua kasus di mana undang-undang mengatur kewajiban pelestarian, bahkan untuk pihak swasta , sistem pelestarian dokumen elektronik memastikan, untuk apa yang diawetkan, karakteristik keaslian, integritas, keandalan, keterbacaan, pengambilan kembali, sesuai dengan metode yang ditunjukkan dalam Pedoman AgID.

Sistem dokumen yang andal dari waktu ke waktu mengharuskan perusahaan untuk menyediakan:

• organisasi dan kontrol tanggung jawab untuk memproduksi, memelihara, dan melestarikan dokumen perusahaan;
• adopsi prosedur dan alat yang mengidentifikasi dokumen komputer yang disimpan dengan cara tertentu dalam ruang dan waktu, memastikan keterbacaan dan pengambilan dokumen dengan mudah dan mengidentifikasi informasi, termasuk metadata yang terkait dengan dokumen;
• pemilihan dan ketergantungan pada pemasok yang berspesialisasi dalam pengelolaan dan pelestarian arsip digital dan yang menjamin tingkat keamanan, kualitas, dan keandalan tertinggi .

Pelestarian berarti pengorganisasian arsip digital yang bernilai hukum , dikelola dengan sistem informasi dan didukung oleh model organisasi, prosedur, peran, tugas, dan kegiatan, yang dijelaskan dalam manual pelestarian .

Digitalisasi dimungkinkan di semua sektor bisnis

Untuk beberapa waktu sekarang, undang-undang referensi tentang digitalisasi belum memberikan batasan waktu tentang prosedur digitalisasi yang benar di berbagai sektor perusahaan , sehingga memungkinkan arsip digital perusahaan untuk diisi dengan dokumen dan data digital yang bersifat transversal dalam jumlah yang terus meningkat. dalam penyimpanan. Di bawah ini adalah beberapa sektor dan contoh praktis jenis dokumen bisnis:

• dokumen dengan relevansi pajak: faktur dan catatan aktif dan pasif, dokumen transportasi aktif dan pasif, pesanan NSO, buku akuntansi dan register , tulisan bantu, laporan keuangan, deklarasi, sertifikasi CU, F24, komunikasi pajak, buku perusahaan, catatan pengeluaran dan tanda terima, faktur bermaterai untuk keringanan pajak, dll.
• dokumentasi hukum perdata: formulir, pemberitahuan pembayaran, surat, undangan, komunikasi, pengingat, pesanan pembelian, kontrak, laporan mutasi bank, korespondensi, tanda terima, email dan pesan PEC, log atau catatan komputer, dokumentasi teknis, sertifikat kesesuaian, dokumentasi proses kualitas, persetujuan privasi, dokumentasi produksi, dll.
• dokumentasi tenaga kerja: penggajian (di Italia, Libro Unico del Lavoro – LUL), kontrak kerja dan manajemen hubungan kerja, surat penugasan, komunikasi, dan jaminan sosial dan deklarasi pajak, dll.
• dokumentasi perbankan: rekening (slip setoran dan penarikan), kontrak, dokumen kredit yang dijamin, dokumen manajemen perdagangan dan investasi, mesin kasir, pesanan komputer lokal, cek yang tidak berwujud, dokumen verifikasi yang tepat, dll.
• dokumentasi asuransi: polis asuransi dan dokumen pendukung lainnya, catatan asuransi jiwa dan kerusakan lain-lain, dll.
• dokumentasi kepabeanan: dokumentasi yang berkaitan dengan impor, ekspor, transit barang, tagihan bea cukai, e-DAS, dll.
• dokumentasi klinis: laporan analisis laboratorium, laporan dan gambar diagnostik radiologi dan kedokteran nuklir, laporan rawat jalan, surat keluar, rekam medis elektronik, FSE, resep elektronik, catatan kesehatan, dll.
• dokumentasi dari daerah lain.

Manfaat sepanjang siklus hidup arsip TI

Pengelolaan arsip digital menawarkan manfaat yang benar-benar relevan dalam jangka menengah-panjang jika didasarkan pada prinsip-prinsip otomatisasi dan penyederhanaan aliran dokumen organisasi sepanjang siklus hidupnya, sesuai dengan jalur yang ditujukan untuk mencapai tingkat efisiensi yang lebih besar. , efektivitas, transparansi, dan kepatuhan.

Dalam hal proses digital , kemampuan untuk mengoptimalkan fase penerimaan dokumen, produksi dan penandatanganan, berbagi data dan dokumen, pengarsipan, penyimpanan, dan penghancuran dokumen di akhir siklus hidupnya memerlukan optimalisasi yang signifikan dalam proses hubungan internal dan eksternal perusahaan. .

Memiliki pendekatan terpadu untuk adopsi perangkat lunak dan layanan yang berkomunikasi dengan sistem pengarsipan dokumen dan layanan pelestarian digital dan memberikan nilai pada data yang dipertukarkan dan diproses memungkinkan perusahaan untuk menyadari banyak manfaat: untuk mengurangi waktu dan oleh karena itu biaya operasional pengelolaan alur dokumen agar lebih sederhana; untuk mencapai pengurangan drastis dalam kesalahan manusia; untuk menghilangkan penyebaran dokumen; meningkatkan proses persetujuan, pemantauan, dan pengendalian ; untuk meningkatkan keamanan dan transparansi; dan berkontribusi pada model kelestarian lingkungan .

Oleh karena itu, digitalisasi berbagai proses bisnis memungkinkan untuk memproduksi dan/atau menyimpan berbagai jenis dokumen elektronik yang menjadi sumber arsip digital perusahaan .

Format dan metadata dokumen dalam arsip digital

Oleh karena itu, untuk melestarikan memori digital suatu perusahaan perlu memperhatikan tidak hanya objek digital (misalnya dokumen komputer), dipahami sebagai urutan bit dan persyaratan validitas hukumnya, tetapi juga untuk mengadopsi format elektronik yang sesuai yang sesuai dengan Lampiran 2 Pedoman AgID. Ini juga perlu untuk menjamin valorisasi set metadata yang diperlukan untuk mengindeks dokumen yang akan ditingkatkan. Hal ini dilakukan untuk menyoroti karakteristik dokumen dan batasan arsip yang diwakili oleh serangkaian hubungan logis dan formal yang ada di antara dokumen-dokumen arsip, yang harus sejalan dengan Lampiran 5 Pedoman AgID.

Metadata tidak lebih dari sekumpulan data (informasi) yang terkait dengan objek digital , seperti dokumen komputer untuk mengidentifikasi dan menggambarkan konteks, konten, dan strukturnya, serta memungkinkan pengelolaannya dari waktu ke waktu dalam sistem pelestarian.

Untuk pelestarian arsip, metadata memiliki berbagai fungsi. Ini berkisar dari identifikasi permanen objek dan hubungannya, hingga penyimpanan mekanisme teknis dan prosedural pembentukan, pemeliharaan, dan pelestarian, untuk mengakses hak istimewa, hingga logika seleksi, hingga deskripsi konteks produksi dan penyimpanan serta pelestarian selanjutnya. .

Oleh karena itu, dokumentasi yang akan disimpan harus dijelaskan dalam hal:

• sifat dokumentasi (misalnya, jenis, kelas);
• format yang digunakan;
• daftar dan deskripsi metadata;
• periode retensi;
• setiap informasi yang dianggap berguna untuk disimpan.

Di era masyarakat digital, volume dokumen TI yang dipegang oleh perusahaan Italia tumbuh secara eksponensial . Ini membutuhkan sistem pelestarian mutakhir yang membuat aset informasi tersedia dari waktu ke waktu melalui metadata yang sesuai , yang juga berarti menghilangkan risiko menghadapi masalah kritis dalam pengambilan, akses, dan pameran dokumen dari waktu ke waktu, terlepas dari kenyataan bahwa mereka telah didematerialisasi dan diarsipkan secara digital.

Pentingnya mengandalkan penyedia bersertifikat dan berkualifikasi Agid

Pengelolaan pelestarian arsip dapat dialihdayakan oleh perusahaan kepada subjek khusus, yang disebut Penyedia Pelestarian, melalui kontrak yang mempercayakan kegiatan pelestarian dokumen komputer dan penunjukan Manajer Pemrosesan Data.

Secara khusus, aturan dan prosedur yang diterapkan, profesionalisme penanggung jawab, dan kualitas , khususnya dalam hal ketangguhan, keamanan, dan keandalan teknologi yang diterapkan, sangat penting. Oleh karena itu, pilihan untuk mempercayakan penyimpanan digital arsip perusahaan kepada pemasok yang bersertifikat dan berkualitas sangat penting .

Penyedia Pelestarian yang memenuhi syarat AgID memiliki persyaratan kualitas, keamanan, dan organisasi tertinggi , yang diidentifikasi sesuai dengan peraturan Eropa oleh Pedoman untuk pembentukan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen elektronik. Perusahaan swasta tidak diwajibkan untuk melakukan outsourcing ke Penyedia Pelestarian yang Memenuhi Syarat , tetapi sangat disarankan untuk mengandalkan pemasok yang memenuhi syarat oleh Agency for Digital Italy, seperti Doxee, untuk mengurangi tanggung jawab Sehubungan dengan itu, dengan Penetapan No. 455 tanggal 25 Juni 2021, AgID mengeluarkan Peraturan baru yang mengatur tentang kriteria penyelenggaraan jasa pengawetan dokumen yang terkomputerisasi, yang mengatur persyaratan umum serta mutu, keamanan, dan persyaratan organisasi untuk penyediaan layanan pelestarian dalam lampiran khusus, dengan pembentukan Marketplace khusus untuk layanan pelestarian yang memenuhi syarat.