9 Langkah untuk Mulai Mengirim Email Massal yang Dipersonalisasi

Pemasaran email hidup dan sehat—dan ini dapat membantu Anda mengembangkan bisnis Anda dengan biaya lebih rendah daripada banyak taktik pemasaran atau penjualan lainnya. Itu jika Anda memiliki alat dan strategi email massal yang tepat untuk meluncurkan jenis kampanye yang akan menghasilkan hasil yang Anda inginkan. Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana tepatnya Anda harus mengembangkan strategi dan menemukan alat yang tepat—itulah sebabnya Anda membaca artikel ini!

Meskipun mengirim email massal mungkin tampak seperti cara mudah untuk melibatkan audiens Anda, ada banyak langkah yang digunakan untuk merumuskan kampanye email sebelum Anda siap untuk menekan tombol kirim. Jika Anda baru mulai mengirim email dingin atau email pemasaran, Anda mungkin memerlukan beberapa petunjuk untuk menyempurnakan kampanye terbaru Anda. Hari ini, kami menemukan 9 langkah terpenting yang perlu Anda ambil untuk meluncurkan kampanye email yang sukses dan mulai melihat hasil nyata. Sebelum kita terlalu maju, mari kita definisikan email massal.

Apa itu Email Massal?

Email massal, atau dikenal sebagai email massal, dikirim ke sekelompok besar orang sekaligus.

Email massal adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari.

Ketika kita berbicara tentang email massal, kita mengacu pada tindakan mengirim email ke banyak penerima—seringkali ratusan atau bahkan ribuan, tergantung pada ukuran daftar alamat Anda. Pesan-pesan ini dikirim dengan tujuan langsung dan biasanya termasuk dalam kategori email pemasaran atau email penjualan. Email pemasaran dikirim untuk melibatkan audiens yang sudah ada yang telah memilih untuk menerima pesan Anda. Pesan penjualan paling sering berbentuk email dingin, artinya dikirim ke alamat yang telah diprospek berdasarkan pekerjaan mereka, tempat tinggal mereka, atau faktor penentu lainnya. Jenis email yang akan Anda kirim tergantung pada industri Anda karena beberapa bidang akan menggunakan satu jenis email massal di atas yang lain.

Jika Anda memiliki alamat email—seperti kebanyakan orang—maka kemungkinan besar Anda pernah menemukan email massal sebelumnya. Jika Anda telah mendaftar untuk papan pekerjaan dan menerima pemberitahuan email, itu adalah email massal. Jika Anda telah melakukan pembelian dari toko online dan menerima kupon atau bentuk insentif lainnya, itu juga merupakan email massal. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa meskipun pesan-pesan ini dikirim ke banyak alamat sekaligus, entah bagaimana mereka masih dipersonalisasi dengan nama Anda. Personalisasi adalah salah satu taktik utama yang digunakan pengirim email massal untuk menarik perhatian audiens mereka. Itulah mengapa kami akan melihat beberapa strategi untuk membantu Anda membuat email massal yang dipersonalisasi dan bijaksana yang ingin dibuka oleh audiens Anda. Mari kita mulai!

Langkah-langkah Mengirim Email Massal yang Dipersonalisasi

Langkah 1: Memilih Alat Email Massal Anda

Sebelum Anda mulai mengirim email atau bahkan menyusun strategi, Anda harus memilih alat email massal yang tepat untuk membantu Anda memulai.

Contoh antarmuka plugin email massal. Gambar milik GMass.

Tidak peduli seberapa kecil bisnis Anda, akun Gmail atau Outlook Anda tidak cukup untuk mulai mengirim email massal. Tanpa fitur otomatisasi utama dari alat email massal, Anda hanya akan membuang-buang waktu. Untungnya, ada banyak opsi yang tersedia yang dapat Anda gunakan untuk memulai kampanye Anda.

Plugin email massal terbaik untuk kebutuhan Anda akan berbeda tergantung pada industri Anda, maksud kampanye Anda, keahlian Anda, dan anggaran Anda. Ada banyak alat email massal yang menawarkan uji coba gratis atau memiliki opsi gratis yang dapat Anda coba sebelum membeli. Sebagian besar paket premium untuk jenis alat ini berkisar dari $10/bulan hingga $100+/bulan. Namun, paket harga yang lebih tinggi lebih cocok untuk perusahaan besar yang akan mengirim ribuan email per hari.

Jika Anda bukan seorang desainer grafis kelas dunia, maka Anda harus fokus pada fitur pembuat email sebagai bagian dari proses pemilihan Anda. Alat email massal Anda seharusnya tidak hanya membantu Anda mengirim email, tetapi juga membantu Anda menyusun pesan. Jadi, cobalah beberapa plugin berbeda dan lihat mana yang terasa paling intuitif untuk Anda di bagian depan desain.

Meskipun setiap alat email massal akan sedikit berbeda, semuanya memiliki serangkaian fitur utama yang sama yang menjadikannya alat penting untuk mengirim email massal. Fitur yang harus diwaspadai meliputi:

• Pengujian A/B
• Pelaporan komprehensif
• Alat pembuat email
• Opsi personalisasi & segmentasi
• Aliran email

Setelah Anda mempertimbangkan pilihan Anda dan memilih alat email massal Anda, saatnya untuk beralih ke langkah berikutnya—daftar alamat Anda.

Langkah 2: Daftar Alamat Anda

Impor, kelola, dan perbarui daftar alamat Anda dengan mudah menggunakan alat email massal Anda.

Ingatlah untuk sering memperbarui daftar alamat Anda.

Daftar alamat Anda adalah apa yang menghubungkan Anda dengan audiens target Anda untuk kampanye email massal Anda. Jika Anda belum memiliki daftar alamat, sekaranglah saatnya untuk memulai. Daftar alamat dapat dibuat dengan salah satu dari dua cara. Untuk tujuan pemasaran, Anda akan mulai mengumpulkan alamat dengan mendorong pengunjung situs Anda untuk membagikan alamat email mereka dan ikut serta dalam pesan Anda. Mengumpulkan alamat dengan cara ini biasanya dilakukan dengan popup situs web atau opt-in yang menyertai pembelian eCommerce.

Cara kedua untuk mulai membangun daftar alamat Anda adalah melalui pembuatan prospek atau pencarian calon pelanggan. Prospecting melibatkan pencarian alamat yang tersedia untuk umum dan menambahkannya ke daftar Anda berdasarkan audiens target Anda. Misalnya, banyak orang akan memiliki alamat email yang tersedia untuk umum di halaman Facebook atau LinkedIn mereka. Dengan mencari audiens tertentu, Anda dapat membuat daftar alamat yang kuat untuk kampanye mendatang.

Jika Anda sudah memiliki daftar alamat yang siap digunakan, maka langkah selanjutnya adalah mengimpor alamat Anda menggunakan alat email massal Anda. Proses ini terkadang disebut gabungan surat dan dapat dilakukan menggunakan Excel atau Spreadsheet, tergantung pada preferensi Anda. Setelah daftar alamat Anda diimpor, saatnya untuk mulai menyusun strategi dan membangun email Anda.

Langkah 3: Teks Kaya vs. HTML

Kami sedang mendiskusikan dua jenis pesan utama yang dapat Anda kirim dengan alat email massal Anda.

Niat email Anda akan menentukan apakah Anda memilih teks kaya atau HTML.

Sebelum kita dapat masuk ke berbagai jenis email massal yang ingin Anda kirim, kita harus berbicara tentang dua kelompok besar tempat pesan-pesan ini masuk. Saat Anda mengirim email massal, Anda mengirim pesan teks kaya atau HTML.

Email teks kaya sangat bergantung pada salinan tertulis Anda dan tidak memungkinkan banyak elemen desain. Metode ini lebih sering digunakan untuk email penjualan, karena email teks kaya muncul seolah-olah dikirim dari individu, bukan bisnis.

Jenis email kedua sangat bergantung pada HTML daripada salinan. Pesan-pesan ini mencakup elemen desain yang lebih mencolok, termasuk ajakan bertindak yang dapat diklik, dan fokus besar pada branding perusahaan. Jenis email ini lebih cocok untuk pemasaran karena mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam mengomunikasikan merek dan tindakan yang diinginkan dibandingkan dengan email teks kaya. Sekali lagi, keputusan Anda saat ini akan bergantung pada industri dan strategi Anda untuk kampanye berikutnya. Sekarang setelah kita membahas rich-text vs. HTML, saatnya memilih template desain Anda dan mulai menyusun email Anda.

Langkah 4: Mulai Merancang Pesan Anda

Menggunakan alat email massal Anda, Anda dapat membuat desain yang menarik dari template yang dapat disesuaikan.

Pemasar email harus membuat banyak keputusan desain penting.

Sekarang setelah Anda memiliki strategi dasar yang digariskan, sekarang saatnya untuk mulai merancang pesan Anda. Desain pesan Anda akan bergantung pada jenis konten yang ingin Anda tunjukkan kepada audiens Anda untuk kampanye mendatang ini. Anda bisa mengirim pesan menyambut pelanggan baru Anda, memperbarui mereka dengan buletin, memperkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda, atau mengumumkan penjualan. Masing-masing pesan ini akan terlihat berbeda karena mereka mengkomunikasikan pesan yang berbeda secara visual dan melalui salinan email. Alat email massal Anda akan memiliki beberapa template yang dapat Anda gunakan untuk memulai. Template ini sepenuhnya dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat menyisipkan materi merek, logo, atau warna apa pun yang Anda perlukan untuk membuat pesan menjadi milik Anda. Sebagian besar alat email massal akan memiliki fitur seret dan lepas yang dapat Anda gunakan untuk dengan mudah memasukkan banyak elemen desain yang rumit untuk membuat email Anda menonjol dari yang lain. Dengan menggunakan plugin email massal, Anda dapat menggunakan salah satu elemen desain berikut:

• tombol CTA
• kode HTML
• Gambar-gambar
• Ikon media sosial
• Penghitung waktu mundur
• Video

Setelah Anda memiliki draf email yang siap digunakan, Anda siap untuk melanjutkan ke langkah berikutnya!

Langkah 5: Personalisasi

Menggunakan alat email massal Anda, Anda dapat secara otomatis mempersonalisasi email massal yang akan menarik perhatian audiens Anda.

Personalisasi terbukti meningkatkan tingkat terbuka Anda.

Langkah pertama untuk memulai kampanye Anda adalah memberi nama kampanye Anda di alat email massal Anda. Setelah kampanye Anda memiliki nama, saatnya untuk mulai menentukan bagian mana dari pesan Anda yang akan dipersonalisasi. Saat Anda menulis baris subjek dan salinan email, mudah untuk menentukan di mana Anda ingin informasi pribadi Anda muncul. Misalnya, Anda dapat memulai dengan sesuatu yang sederhana seperti “Halo [Nama Depan]”. Cara Anda menentukan personalisasi mungkin berbeda tergantung pada plugin email massal yang Anda pilih, tetapi Anda dapat yakin bahwa semua alat dapat dengan mudah mempersonalisasi pesan Anda. Tergantung pada jumlah informasi yang Anda kumpulkan untuk daftar alamat Anda, Anda dapat mempersonalisasi bagian dari pesan Anda selain nama depan dan belakang. Anda dapat menulis dalam personalisasi untuk lokasi, kota asal, jabatan, dan informasi lain yang dikumpulkan yang menurut Anda penting bagi audiens Anda.

Langkah 6: Pastikan Email Anda Dioptimalkan untuk Seluler

Jika pesan Anda tidak diterjemahkan ke perangkat seluler, kampanye Anda mungkin bermasalah.

Desain seluler sama pentingnya dengan desain desktop.

Saat ini, orang-orang mengambil lebih banyak konten di perangkat seluler mereka daripada di tempat lain. Itu benar—saat Anda mengirim email massal, mayoritas audiens Anda akan melihat pesan Anda di ponsel. Jika Anda mengabaikan untuk memeriksa bagaimana pesan Anda muncul di ponsel, ada kemungkinan yang jauh lebih tinggi akan ada masalah mendasar dengan pesan Anda. Jika pesan Anda tidak dimuat dengan benar atau penuh dengan kesalahan, penerima Anda kemungkinan akan melaporkan pesan tersebut sebagai spam. Seperti yang diketahui semua pemasar email yang baik, melaporkan pesan Anda sebagai spam akan membuat Anda kehilangan alamat dan merusak reputasi pengirim email Anda. Jika banyak orang melaporkan pesan Anda sebagai spam, pada akhirnya Anda akan mengalami masalah keterkiriman karena alamat Anda akan ditandai oleh server sebagai tidak dapat dipercaya.

Untuk memastikan bahwa pesan Anda muncul dengan benar di setiap perangkat, kirim beberapa email percobaan ke diri Anda sendiri atau ke anggota tim Anda yang lain untuk memastikan bahwa semua elemen Anda muncul di tempat yang tepat dan salinan Anda bebas dari kesalahan.

Memeriksa dua kali dan tiga kali bagaimana pesan Anda terlihat setelah terkirim adalah salah satu langkah terpenting dalam keseluruhan proses ini. Dengan meluangkan beberapa menit ekstra untuk memeriksa pekerjaan Anda, Anda dapat menghindari rasa malu mengirim email dengan kesalahan mencolok.

Langkah 7: Segmentasikan Daftar Alamat Anda

Setelah Anda menguji pesan Anda, saatnya untuk mengelompokkan audiens Anda menggunakan alat email massal Anda.

Segmentasi menghasilkan laporan keterlibatan yang lebih baik.

Dalam hal strategi email massal Anda, segmentasi adalah kuncinya. Segmentasi mengacu pada praktik membagi daftar alamat Anda menjadi beberapa grup sehingga Anda dapat lebih tepat menargetkan audiens yang berbeda dalam kampanye yang sama. Misalnya, jika Anda menjalankan situs eCommerce, Anda dapat membagi audiens menjadi mereka yang telah membeli dalam 6 bulan terakhir vs. mereka yang belum membeli dalam jangka waktu tersebut. Dengan menyegmentasikan audiens Anda dengan cara ini, Anda dapat membuat perubahan pada pesan dan personalisasi Anda untuk menarik kedua audiens. Dalam hal ini, Anda dapat mencoba bereksperimen dengan beberapa salinan pesan, daripada menggunakan judul—“Baca tentang yang terbaru dari perusahaan kami”—Anda dapat mencoba sesuatu seperti—“Kami merindukanmu!”— untuk penerima yang belum membeli dalam 6 bulan terakhir. Seringkali detail kecil inilah yang dapat Anda tunjukkan dengan menggunakan segmentasi yang membuat atau menghancurkan kampanye email. Lagi pula, jika pesan Anda tidak relevan dengan demografi tertentu dalam daftar alamat Anda, email Anda kemungkinan besar akan dilaporkan sebagai spam.

Langkah 8: Jadwalkan Alur Email Anda

Dengan menjadwalkan email Anda menggunakan alat email massal Anda, Anda dapat memastikan pesan Anda dikirim pada waktu yang tepat

Layanan email massal Anda dapat secara otomatis menjangkau audiens yang ditargetkan

Sekarang setelah pesan Anda diperiksa ulang dan audiens Anda tersegmentasi, langkah terakhir sebelum Anda menekan kirim adalah menjadwalkan pesan Anda. Menjadwalkan pesan Anda penting karena dua alasan—alasan pertama adalah memungkinkan Anda untuk memulai aliran email Anda. Alur email adalah serangkaian instruksi yang dapat Anda tetapkan di alat email massal Anda untuk mengirim pesan tertentu pada waktu tertentu. Misalnya, Anda dapat menggunakan alur email untuk menjalankan kampanye re-engagement. Jika penerima tidak berinteraksi dengan pesan Anda selama beberapa bulan, Anda dapat menginstruksikan alat email massal Anda untuk secara otomatis mengirim pesan kepada mereka agar mudah-mudahan membuat mereka berinteraksi. Alur email ini membantu Anda membuat audiens Anda tetap terlibat secara otomatis.

Alasan kedua Anda harus menjadwalkan pesan Anda adalah bahwa ada waktu-waktu tertentu dalam seminggu yang paling cocok untuk mengirim email massal. Waktu spesifik akan bergantung pada audiens Anda, jadi Anda harus melakukan riset untuk menemukan waktu terbaik untuk segmen yang berbeda dari daftar alamat Anda.

Langkah 9: Anda Siap untuk Memukul Kirim!

Untuk langkah terakhir dalam mengirim email pribadi Anda, kami melihat bagaimana Anda dapat membaca dan menafsirkan metrik dari alat email massal Anda.

Selamat, Anda telah membuat kampanye email massal pertama Anda.

Setelah Anda menyelesaikan 8 langkah pertama kami, Anda semua siap untuk meluncurkan kampanye Anda! Lihat, itu tidak terlalu sulit—terutama dengan bantuan alat email massal Anda. Menekan kirim pada kampanye Anda adalah pencapaian luar biasa, tetapi pekerjaan Anda tidak pernah selesai dalam hal pemasaran email. Setelah email Anda terkirim, Anda dapat melanjutkan ke pelaporan. Plugin email massal Anda dapat melacak perilaku audiens Anda dan memberikan wawasan yang dapat Anda gunakan untuk bergerak maju dengan kampanye mendatang. Menggunakan plugin email massal Anda, Anda dapat menarik metrik pemasaran email berikut dan melihat bagaimana kampanye Anda berjalan dengan audiens Anda:

• Total Email Terkirim
• Tarif Terbuka
• Rasio Klik
• Tarif Klik-Untuk-Buka
• Tarif Pengiriman
• Tingkat Pentalan
• Tingkat Berhenti Berlangganan

Dengan menggunakan metrik ini, Anda dapat melihat bagian mana dari pesan Anda dan yang tidak sampai ke penerima. Dari sana, Anda dapat memulai brainstorming untuk kampanye Anda berikutnya!

Kami harap Anda belajar banyak informasi berharga dari 9 langkah kami untuk mengirim email massal yang dipersonalisasi. Meskipun tidak ada satu strategi langsung yang dapat Anda andalkan, ada banyak cara berbeda yang dapat Anda gunakan untuk menggunakan alat email massal untuk memaksimalkan jangkauan Anda. Jika kampanye pertama Anda tidak berjalan seperti yang Anda rencanakan, tidak apa-apa! Anda dapat terus belajar dan mencoba berbagai strategi hingga Anda dapat secara konsisten melakukan kampanye email massal berikutnya.