Tahapan Penting Manajemen Kontrak untuk Diketahui

Bisnis, besar dan kecil, tidak dapat berjalan tanpa kesepakatan. Kontrak menyetujui para pihak yang dapat ditegakkan secara hukum dengan menciptakan, mendefinisikan, dan mengatur hak dan kewajiban bersama di antara mereka.

Kontrak telah digunakan jauh sebelum industrialisasi, dan ekonomi kapitalistik muncul. Kembali di zaman raja dan kerajaan mereka, perjanjian akan memutuskan persyaratan kesepakatan, dan para pihak diharuskan untuk menegakkan persyaratan.

Ketika dekade berlalu dan dunia mengalami perubahan yang tidak dapat diatasi, dasar-dasar di balik kontrak tetap sama. Manajemen Kontrak adalah proses mengelola kontrak. Ini termasuk mengelola perjanjian, dari sumbernya hingga pelaksanaannya oleh pihak yang dipilih dan akhirnya pemutusan kontrak.

Karena kontrak memiliki banyak aspek sendiri, manajemen kontrak telah memperkenalkan berbagai tingkatan/tahapan untuk mewakili setiap aspek perjanjian. Elemen penting dari manajemen kontrak melibatkan analisis kinerja untuk memaksimalkan kinerja operasional dan keuangan sambil juga mengidentifikasi dan mengurangi risiko keuangan dan reputasi yang ditanggung karena ketidakpatuhan terhadap ketentuan kontrak.

Dasar-dasar Manajemen Kontrak

Untuk mengelola pekerjaan dan orang-orang yang terlibat dalam kontrak, tim harus memahami dengan jelas pekerjaan, sumber daya, dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Pemahaman yang jelas tentang semua aspek ini adalah dasar dari manajemen kontrak.

Manfaat Manajemen Kontrak

• Kualitas pekerjaan tetap terjaga: Seluruh proses manajemen kontrak bertujuan untuk menjaga kualitas pekerjaan yang dilakukan. Ini memastikan bahwa pekerjaan dilakukan secara efisien dalam jumlah waktu yang tepat dan bahwa sumber daya digunakan dengan biaya paling efektif. Ini memastikan bahwa perusahaan mendapatkan nilai terbaik untuk uang dari setiap kontrak yang masuk. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi dan memitigasi risiko keuangan dan reputasi.
• Kontrol Proyek yang Lebih Baik : Manajemen proyek sangat penting untuk mengelola pekerjaan selama tahap inisiasi. Ini memastikan bahwa pekerjaan dimulai dengan benar.
• Peningkatan Pendapatan: Pendapatan yang lebih tinggi dihasilkan ketika manajemen kontrak diterapkan. Itu terjadi dalam dua cara. Pertama, perusahaan dapat tetap kompetitif di pasar dan memenangkan lebih banyak kontrak. Kedua, pekerjaan yang dilakukan perusahaan lebih berkualitas. Ini menghasilkan hasil berkualitas lebih tinggi, dan bisnis dapat mengenakan biaya premium.

Manajemen Kontrak Vs. Administrasi Kontrak

Ruang lingkup Manajemen Kontrak mencakup seluruh siklus hidup, mulai dari pembuatannya, hingga penghentiannya. Namun, Administrasi Kontrak menggabungkan proses yang masuk ke dalam desain kontrak antara kedua pihak. Siklus administrasi kontrak berakhir ketika kontrak disepakati dan ditandatangani. Pada saat yang sama, pengelolaan kontrak dimulai setelah penandatanganan dan diakhiri dengan pemutusan perjanjian.

Administrator Kontrak bertanggung jawab untuk memastikan kedua belah pihak senang dengan kontrak yang mereka buat bersama. Di sisi lain, Manajer Kontrak memastikan bahwa semua pihak dalam perjanjian mematuhi semua persyaratan.

Tahapan Manajemen Kontrak

Seperti disebutkan sebelumnya, Manajemen Kontrak jauh lebih dari sekadar mendapatkan perjanjian yang ditandatangani. Ini melibatkan serangkaian tindakan yang memandu dan mengembangkan proses untuk menangani setiap simpul dalam perjanjian. Hal ini dimungkinkan dengan menjaga semuanya jelas dan menyeluruh dalam kontrak.

Tahap Penciptaan

Kita tahu bahwa perencanaan memainkan peran penting dalam keberhasilan strategi apa pun. Manajer yang baik selalu merencanakan proyek mereka. Tahap pembuatan manajemen kontrak melibatkan pembuatan peta jalan yang fleksibel untuk mengambil beberapa kemungkinan.

Tahap pembuatan merupakan langkah awal dari jalan panjang dan menyeluruh manajemen kontrak. Pada tahap ini, Anda menilai kebutuhan dan sumber daya perusahaan. Ini termasuk brainstorming elemen penting dari strategi kontrak. Hal ini membuat semua langkah berikutnya tetap tepat dan bebas dari kesalahan dan membuat mereka siap untuk improvisasi selama kontinjensi. Fitur-fitur yang harus diperhatikan selama tahap perencanaan adalah:

• Jenis kontrak yang akan dikelola
• Standar yang digunakan dalam perjanjian
• Tanggung jawab untuk setiap tahap
• Persyaratan untuk kinerja pekerjaan yang optimal
• Masalah / Kemacetan untuk setiap langkah dan solusi selanjutnya
• Sumber Daya yang Diperlukan untuk implementasi strategi kontrak

Tahap pembuatan menetapkan dasar untuk tahap/tingkat berikut untuk diikuti.

Tahap Kolaborasi

Tahap kolaborasi datang setelah Penciptaan, di mana yayasan manajemen kontrak telah didirikan. Ini terutama membantu dalam menerapkan landasan yang ditetapkan untuk kontrak baru dan baru. Ini juga melibatkan pengembangan kesepakatan tipikal baru untuk situasi sehari-hari dan membosankan. Tantangan utama yang dihadapi manajer kontrak dalam tahap ini adalah menciptakan persamaan yang memberikan apa yang diperlukan sekaligus mengurangi risiko.

Panggung menjadi yang paling mudah untuk situasi sehari-hari. Semua manajer perlu menemukan jenis kontrak yang tepat dan memasukkan informasi yang relevan sambil tidak membuat atau melakukan perubahan kecil pada dokumen kontrak. Namun, tugas menjadi rumit ketika situasi yang lebih kompleks sedang dalam diskusi, dalam hal ini, catatan baru disiapkan dari awal, memperoleh kepatuhan, standar, dan hak. Tanda tangan elektronik mengikuti Negara Pra-kontak untuk menyelesaikan kontrak.

Tahap Penandatanganan

Tahap Penandatanganan adalah langkah terpenting berikutnya dalam Manajemen Kontrak. Di sinilah Anda mencoba mengeksekusi strategi yang telah Anda rencanakan di tahap sebelumnya. Ini juga merupakan tahap di mana Anda menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak untuk membantu melaksanakan tugas-tugas terkait kontrak. Perangkat lunak ini juga dikenal untuk memigrasi kontrak dengan repositori terpusat.

Perangkat Lunak Manajemen Kontrak adalah alat digital yang memungkinkan pengguna melacak dan mengelola kontrak melalui berbagai tahap siklus hidup mereka. Perangkat lunak ini juga memungkinkan bisnis untuk memperbarui pemberitahuan, manajemen kepatuhan, menangkap tanda tangan digital, dan mengelola templat kontrak.

Fitur penting lainnya dari tahap Implementasi adalah orientasi. Dipastikan bahwa setiap pihak dalam kontrak memahami visi dan tujuan kontrak dan manajer kontrak dan juga merasa nyaman dengan alat yang digunakan.

Setelah selesainya Tahap Implementasi, dilanjutkan dengan e-signature kedua individu, sampailah pada tahap serah terima, dimana dipastikan kontrak bebas dari kesalahan dan kekurangan. Setiap peran, tanggung jawab, tonggak sejarah, dan tujuan dikonfirmasi.

Tahap Pelacakan

Saat itulah semua tujuan yang dijelaskan dalam kontrak Anda menjadi hidup. Dengan demikian juga merupakan tahap di mana Anda harus lebih memperhatikan semua persyaratan yang tercantum dalam perjanjian dan melakukan pemantauan rutin untuk memastikan semuanya terjadi sebagaimana mestinya.

Peran manajer dalam tahap kontrak adalah memastikan semuanya berjalan sesuai jalur dan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Mereka bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah dan memiliki sistem peringatan dini.

Manajer bisa mengambil inspirasi dari Tahap Perencanaan yang satu ini. Seseorang dapat menyusun daftar semua elemen kontrak yang disusun dengan benar untuk diverifikasi dan diperiksa. Ini tidak hanya tidak akan membiarkan bagian mana pun dari kontrak dibiarkan tidak terkendali, tetapi juga akan menjadi cara cepat untuk menemukan penyimpangan antara elemen yang disepakati dan pekerjaan yang dilaksanakan.

Tahap Pembaruan

Tahap Pembaruan pada dasarnya bukanlah sebuah panggung. Namun, menjadi penting untuk memperhatikannya setelah tahap kontrak. Namun prinsip Tahap Pembaruan harus diterapkan di semua lokasi.

Tahap Pembaruan dalam manajemen kontrak terutama merupakan situasi dalam siklus hidup kontrak Anda di mana Anda memutuskan apakah Anda ingin melanjutkan kontrak atau mengakhirinya. Karena ada klausul penalti atau tindakan wanprestasi, dalam kasus ketidakpatuhan terhadap perjanjian, menjadi lebih penting untuk mempertimbangkan akhir kontrak secara proaktif dalam keputusan kontrak Anda yang lain.

Pembaruan melibatkan evaluasi kinerja kontrak dan beberapa keputusan yang mencakup pembaruan dan perubahan kontrak jika diperlukan. Para pemangku kepentingan harus mengetahui tanggal pemutusan dan perpanjangan dan memastikan kedua belah pihak memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan informasi sebelum keputusan terkunci dalam kontrak lain.

Tahap Pasca Kontrak

Tahap pasca kontrak adalah penutupan kontrak. Ini mengikuti pemutusan kontrak. Pada tahap ini, housekeeping memastikan semuanya dilakukan dengan benar, menerbitkan atau membayar faktur akhir dan mengarsipkan kontrak.

Selain itu, banyak manajer kontrak cenderung melakukan pemeriksaan mayat pada kontak mereka untuk mempelajari tentang takeaways untuk kontrak berikutnya. Post-mortem ini memberikan informasi dan pembelajaran berharga yang pasti akan meningkatkan hasil kontrak masa depan.

Kesimpulan

Kontrak hanya sebaik orang yang mengelolanya. Tidak peduli seberapa baik persyaratan dalam kontrak, tidak ada pihak dalam kontrak yang membawa pulang banyak jika tidak ditangani secara memadai. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengikuti pedoman secara disiplin untuk mendapatkan yang terbaik dari kontrak Anda.

Anda juga dapat melihat di mana mendapatkan templat dokumen hukum untuk kontrak Anda.