Kebijakan Media Sosial untuk Usaha Kecil

Diterbitkan: 2023-01-31

Apa itu kebijakan media sosial?

Kebijakan media sosial adalah dokumen yang menjabarkan instruksi yang harus dipatuhi oleh karyawan atau perwakilan bisnis tentang penggunaan media sosial. Ini mencakup mode komunikasi bisnis Anda dan penggunaan media sosial.

Sekalipun bisnis Anda tidak menggunakan media sosial, asalkan Anda memiliki karyawan yang melakukannya, Anda pasti membutuhkan kebijakan media sosial. Kebijakan media sosial membantu melindungi citra bisnis, keamanan, dan karyawan Anda.

Kebijakan media sosial yang baik untuk bisnis Anda akan memastikan bahwa karyawan Anda berhati-hati dan sadar akan perilaku mereka di platform media sosial. Kebijakan media sosial yang baik bahkan dapat mengarah pada peningkatan produktivitas atau kinerja.

Tidak ada pekerja yang dikecualikan dari kebijakan ini. Ini berlaku untuk semua orang, termasuk pemilik bisnis dan pekerja level terendah. Oleh karena itu, itu harus ditulis dalam istilah yang jelas, ringkas, dan tidak ambigu sedemikian rupa sehingga orang awam pun akan mengerti.

Tentang Sociallybuzz

Sociallybuzz adalah agen pemasaran, manajemen, dan periklanan media sosial terkemuka untuk bisnis kecil dan menengah. Dengan pengalaman lebih dari 12 tahun, kami tahu cara membuat dan melaksanakan kampanye pemasaran yang akan membantu Anda mengembangkan bisnis. Agensi media sosial kami berspesialisasi dalam menggunakan kekuatan media sosial untuk membuat kampanye bertarget tinggi yang dirancang untuk mendapatkan lebih banyak pelanggan dan penjualan bagi pemilik usaha kecil.

>>>> Lihat beberapa studi kasus kami <<<<

Hubungi Kami, Ayo Promosikan Usaha Anda!!!

8 Manfaat Kebijakan Media Sosial

Mari kita lihat delapan manfaat kebijakan media sosial untuk usaha kecil. Kunjungi halaman ini jika Anda ingin mempelajari cara menulis kebijakan media sosial Anda.

1. Lindungi Reputasi Bisnis Anda

Kebijakan media sosial akan memandu karyawan Anda dengan cara yang benar untuk bertindak di media sosial. Ini termasuk bahasa yang tepat untuk digunakan saat berdiskusi terkait merek dan cara menanggapi pesan, komentar, atau postingan terkait merek.

Ini juga memandu karyawan Anda tentang cara berpakaian yang benar dan bagaimana tidak memusuhi orang di platform media sosial. Kebijakan media sosial akan memungkinkan karyawan untuk menjadi agen bisnis yang baik secara online atau offline. Kebijakan media sosial yang baik membuat semuanya berjalan lancar, asalkan Anda membuat peraturan yang mencerminkan apa yang Anda perjuangkan.

2. Meningkatkan Tanggung Jawab

Kebijakan media sosial memungkinkan karyawan untuk lebih bertanggung jawab. Ini membantu mereka berperilaku baik saat online. Kebijakan tersebut tidak hanya berlaku saat karyawan sedang bertugas; itu juga mengikat ketika mereka tidak bertugas karena mereka masih bekerja untuk merek tersebut; karenanya, setiap kali mereka memposting atau mengatakan secara online akan memengaruhi bisnis.

Karenanya kebutuhan untuk menunjukkan rasa Tanggung Jawab secara online atau offline. Dengan kebijakan tersebut, karyawan Anda mungkin bertindak sesuka mereka, yang dapat berdampak negatif pada bisnis Anda secara positif. Karyawan Anda seperti duta untuk bisnis Anda. Apa pun yang mereka lakukan memengaruhi bisnis Anda secara positif atau negatif.

3. Melindungi Karyawan

Manfaat lain dari kebijakan media sosial adalah membantu melindungi karyawan. Bukan hanya bisnis yang mendapat manfaat dari perilaku karyawan yang sangat baik; karyawan itu sendiri mendapat manfaat dalam artian membantu untuk tidak menimbulkan permusuhan antara mereka dan pengguna media sosial lainnya.

Ketika Anda sopan dan berhati-hati dalam berurusan dengan orang-orang online, Anda tidak akan memiliki terlalu banyak masalah dengan mereka, dan kesehatan mental Anda terlindungi. Bagi karyawan yang memiliki bisnis sendiri atau berniat memiliki bisnis sendiri, ini adalah cara yang bagus untuk membuat nama baik untuk diri sendiri. Ini juga merupakan jalan untuk mempersiapkan diri untuk tugas ke depan.

4. Kejelasan Kepemilikan Rekening

Klarifikasi kepemilikan akun adalah manfaat lain dari kebijakan media sosial. Kebijakan media sosial yang baik memberi tahu siapa yang memiliki akun media sosial, siapa yang dapat memposting menggunakan akun tersebut, dan siapa yang dapat mengomentari atau membalas pesan dengan akun tersebut. Ini akan membantu Anda, pemilik bisnis, untuk mengetahui siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana.

Dengan begitu, Anda akan dapat mengelola aspek media sosial bisnis dengan memuaskan. Juga, ketika terjadi kesalahan, Anda akan tahu siapa yang harus bertanggung jawab, dan jika itu membutuhkan biaya mendesak, Anda akan dapat melakukannya tanpa stres.

5. Mendefinisikan simbol bisnis Anda

Kebijakan media sosial membantu menunjukkan tujuan bisnis Anda; ini termasuk tanda, gambar, warna, dan logo yang mewakili bisnis Anda. Ini membantu menentukan apa yang dilambangkan oleh bisnis Anda, kapan pun orang yang sudah tahu tentang bisnis Anda melihat simbol atau logo tersebut di mana saja; mereka akan tahu itu terkait dengan merek Anda, atau mungkin orang lain mencurinya.

6. Keamanan

Jika dipadukan dengan pendekatan keamanan yang tepat, kebijakan media sosial membantu melindungi bisnis Anda dari penipu dan peretas. Ini juga melindungi bisnis Anda dari ancaman dan intimidasi yang tidak perlu. Kebijakan media sosial sangat penting bagi setiap pemilik usaha kecil. Mereka adalah tipe orang yang berbeda di platform media sosial yang berbeda.

Beberapa menggunakan platform ini untuk bersenang-senang; beberapa menggunakannya hanya untuk bercakap-cakap dengan teman dan keluarga dan mungkin untuk berbagi foto dan video. Beberapa grup lain seperti Anda menggunakan platform media sosial untuk bisnis. Lalu ada kumpulan orang terakhir ini yang seharusnya membuat Anda khawatir.

Orang-orang yang datang online untuk melakukan kejahatan. Mereka adalah peretas dan penipu yang senang membuat hidup orang-orang daring menjadi sulit. Itulah mengapa diperlukan kebijakan media sosial dan protokol keamanan untuk mengamankan akun Anda.

7. Produktivitas

Jika Anda ingin bisnis kecil Anda produktif, miliki kebijakan media sosial. Kebijakan media sosial yang dirancang dengan baik dapat menyatakan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan oleh karyawan Anda kapan pun mereka online atau sedang bertugas.

Beberapa karyawan dapat online selama jam kerja, dan bukannya fokus pada pekerjaan mereka, mereka akan mulai mengobrol dengan teman dan keluarga atau bahkan mulai menonton video online. Tentu saja, ketika ini terjadi, ada penurunan produktivitas karena mereka harus lebih memperhatikan bisnis.

Jika ini berlanjut dari waktu ke waktu, bisnis Anda akan terpengaruh secara signifikan, dan kemungkinan besar Anda akan menderita kerugian besar karena reputasi Anda mungkin terpengaruh. Karyawan juga disarankan untuk memastikan bahwa situs web yang mereka gunakan untuk mengunduh file adalah asli. Peretas dapat mengakses informasi rahasia tentang bisnis Anda jika Anda mengunduh file dari situs web yang telah disusupi, sehingga perlu lebih berhati-hati.

8. Keputusan Ketenagakerjaan dan Pemberhentian

Kebijakan media sosial membantu dalam membuat keputusan terkait pekerjaan pekerja dan memberhentikan pekerja saat dibutuhkan. Sebagian besar bisnis kecil meminta pegangan media sosial seseorang sebelum mempekerjakan mereka.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda tidak ingin mempekerjakan seseorang yang berkelahi di media sosial atau seseorang dengan karakter yang dipertanyakan, karena hal ini dapat memengaruhi bisnis Anda. Kebijakan media sosial menjelaskan kepada Anda, secara rinci, bagaimana membuat keputusan tentang mempekerjakan pekerja. Ini juga memberi tahu Anda ketika seorang karyawan telah melanggar perjanjian dan kapan harus memberhentikan karyawan yang melanggar hukum.

Konsekuensi Tidak Memiliki Kebijakan Media Sosial

Di bawah ini adalah beberapa konsekuensi yang mungkin dihadapi bisnis kecil jika tidak memiliki kebijakan media sosial.

1. Bahaya Dunia Maya

Tanpa kebijakan media sosial, bisnis Anda berisiko tinggi diretas oleh penjahat dunia maya; inilah mengapa penting untuk menyusun kebijakan media sosial, karena ini akan memberikan langkah-langkah tentang bagaimana Anda dapat mengatasi kejahatan dunia maya dalam bisnis Anda dan juga bagaimana karyawan Anda dapat mencegah penjahat dunia maya menyusup ke pegangan media sosial bisnis Anda serta media sosial mereka. pegangan media juga.

2. Merusak Reputasi Bisnis

Karyawan yang tidak dibimbing secara memadai mungkin secara tidak sengaja melakukan hal-hal yang berdampak negatif terhadap bisnis. Mereka mungkin memposting atau membalas komentar dengan cara yang tidak seharusnya dilakukan secara online, dan sebagai duta bisnis, bisnis juga akan terpengaruh secara signifikan. Hal ini hanya bisa dicegah bila ada kebijakan media sosial untuk membimbing karyawan.

3. Pelepasan Informasi Rahasia

Kebijakan media sosial memandu karyawan untuk mengetahui informasi apa yang harus diposting di media sosial. Tanpanya, karyawan mungkin dengan acuh tak acuh memposting informasi rahasia yang akan berdampak negatif pada bisnis. Ada kasus di mana karyawan memposting informasi pribadi tentang bisnis tempat mereka bekerja, yang hasilnya buruk. Ini terutama karena bisnis tidak pernah memiliki kebijakan media sosial; maka karyawan tidak diberitahu.

4. Penindasan dan Penyalahgunaan Online

Tanpa kebijakan media sosial, bersiaplah karyawan Anda dilecehkan dan diintimidasi sesuka hati. Pengganggu online terlalu banyak, selalu mencari bisnis kecil untuk diserang. Jika Anda tidak memiliki kebijakan media sosial untuk mencegah mereka mengintimidasi karyawan Anda, kemungkinan besar mereka akan menjadi korban. Ketika para pengganggu ini mengetahui bahwa Anda memiliki kebijakan media sosial dan bahwa ada hukuman bagi pelaku di dalamnya, mereka tidak punya pilihan lain selain berperilaku baik.

5 Hal Paling Penting yang Harus Anda Cantumkan dalam Kebijakan Media Sosial Anda

Saat Anda menyusun kebijakan media sosial Anda, ada hal-hal penting yang harus disertakan. Kami akan membahas secara singkat beberapa di antaranya di bawah ini.

1. Peran

Kebijakan media sosial harus memuat peran karyawan yang berbeda. Ini termasuk akun media sosial yang mereka kelola dan tanggung jawab mereka pada waktu tertentu, sehingga Anda akan tahu siapa yang harus bertanggung jawab ketika terjadi wanprestasi.

2. Tindakan Keamanan

Anda harus memasukkan berbagai langkah keamanan yang harus diperhatikan oleh karyawan Anda dalam kebijakan media sosial Anda. Ini mencakup jenis informasi yang tidak boleh mereka bagikan, kepada siapa mereka dapat memberikan kata sandi media sosial mereka, seberapa sering informasi tersebut dapat diubah, dan banyak lagi langkah keamanan lainnya.

3. Bagaimana Mematuhi Hukum

Ini adalah bagian atau konten penting lainnya dari kebijakan media sosial. Ini x-ray kepatuhan terhadap Undang-undang tentang perusahaan. Ini mencakup cara mematuhi undang-undang media sosial, melindungi informasi rahasia tentang bisnis, dan menangani informasi dari pelanggan.

4. Penggunaan Media Sosial Karyawan

Anda harus memasukkan dalam kebijakan media sosial batasan informasi yang dapat diungkapkan oleh karyawan tentang perusahaan menggunakan akun media sosial mereka. Jika Anda tidak mengizinkan karyawan menyebutkan nama bisnis Anda di bios mereka, Anda juga harus mencantumkannya.

5. Akibat Pelanggaran Perjanjian

Anda juga harus menyatakan dalam kebijakan media sosial konsekuensi dari melanggar salah satu aturan. Ini akan membuat karyawan dan audiens Anda lebih sadar akan perilaku mereka di media sosial karena mereka tahu hukuman menanti siapa pun yang mangkir.

Cara Menulis Kebijakan Media Sosial

1. Kumpulkan Tim Anda

Langkah pertama dalam menulis kebijakan media sosial adalah mengumpulkan tim Anda. Menyusun kebijakan media sosial bukanlah pekerjaan satu orang. Itu harus menjadi upaya kolektif Anda dan anggota tim Anda. Ini memastikan bahwa masalah di masa depan ditangani dengan tepat karena anggota tim Anda diberi tahu tentang berbagai aturan.

2. Pilih Apa yang Karyawan Anda Boleh atau Tidak Boleh Dilakukan

Pilih apa yang berhak dilakukan karyawan Anda dan apa yang tidak boleh mereka lakukan saat menggunakan halaman bisnis atau halaman mereka. Ini termasuk jenis komentar yang akan dibalas dan transaksi bisnis yang akan dilakukan. Anda adalah pemilik bisnis dan berada dalam posisi yang lebih baik untuk membalas beberapa komentar. Semua ini adalah apa yang akan dinyatakan dalam kebijakan media sosial.

3. Berikan peran

Langkah selanjutnya adalah menetapkan peran untuk karyawan yang berbeda. Akan lebih baik untuk melakukan ini sesuai dengan bidang keahlian mereka. Dengan begitu, produktivitas akan meningkat karena setiap karyawan sudah terbiasa dengan tugasnya.

4. Tetapkan Prosedur Keamanan

Konsultasikan dengan profesional keamanan dunia maya dan personel hubungan masyarakat. Profesional keamanan dunia maya akan membantu menyatakan langkah-langkah keamanan yang harus diperhatikan oleh bisnis Anda. Mereka juga akan membantu memastikan situs web Anda aman dan menyarankan karyawan tentang cara menghindari pelanggaran aturan dunia maya. Petugas PR akan memahami berbagai perilaku yang dapat merugikan bisnis Anda dan cara menghindarinya.

5. Putuskan bagaimana menangani krisis PR media sosial

Anda perlu membuat ketentuan tentang cara mengatasi krisis PR media sosial saat itu terjadi. Tentu saja, sehebat apa pun produk dan layanan Anda, pasti ada orang yang tidak puas. Mereka mungkin memutuskan untuk online untuk menghina Anda. Langkah khusus ini berfokus pada menghadapi situasi seperti itu dan hal lain yang terkait dengannya. Terkadang, Anda mungkin perlu membuat pos pengendalian kerusakan atau melakukan sesuatu untuk memperbaiki situasi dan menyelamatkan wajah bisnis Anda.

6. Jadilah Spesifik tentang Berbagai Platform Media Sosial

Nyatakan bagaimana karyawan Anda dapat berinteraksi di berbagai platform media sosial. Platform media sosial ini relatif berbeda, dan terkadang bergantung pada usia dan kualitas orang yang menggunakannya. Platform seperti LinkedIn membutuhkan profesionalisme tingkat tinggi, tidak seperti Facebook; ini dikatakan, apa yang berhasil untuk Anda di Facebook kemungkinan besar tidak akan berhasil untuk Anda di LinkedIn. Misalkan Anda memposting dengan cara yang sama seperti Anda memposting di Facebook di LinkedIn. Dalam hal ini, Anda mungkin dianggap tidak serius dan tidak profesional, sedangkan memposting dengan cara yang sama seperti Anda memposting di LinkedIn di Facebook mungkin membuat pengguna Facebook melihat Anda terlalu keras dan bangga. Menyatakan bagaimana karyawan berinteraksi dan mempromosikan bisnis di berbagai platform media sosial sangatlah penting.

7. Berikan pedoman penggunaan media sosial pribadi

Berikan instruksi tentang bagaimana karyawan Anda dapat menggunakan platform media sosial saat sedang atau tidak bertugas. Beri tahu mereka bahwa apa pun yang mereka posting di media sosial akan memengaruhi bisnis bahkan saat mereka tidak berada di kantor.

8. Pastikan Kebijakan Tidak Mempengaruhi Kebebasan Karyawan

Jangan merampas kebebasan karyawan Anda dalam mencoba membuat kebijakan media sosial standar. Mereka bisa bersenang-senang sambil bekerja dan tetap mematuhi aturan. Jadikan tempat kerja menyenangkan, dan biarkan mereka berkomunikasi dengan bebas.

9. Jadikan Kebijakan Terlihat

Setelah Anda selesai menulis kebijakan, harap posting di tempat yang berbeda. Tambahkan ke buku pegangan dan situs web bisnis Anda. Anda juga harus mencetaknya dan menggantungnya di sudut-sudut strategis tempat usaha Anda. Dengan begitu, orang yang mangkir tidak akan menggunakan ketidaktahuan sebagai alasan.

Kesimpulannya, karena Anda tahu pentingnya memiliki kebijakan media sosial untuk bisnis kecil Anda, Anda harus berupaya mendapatkannya. Kami telah mempermudah Anda, yang perlu Anda lakukan hanyalah memanfaatkan proses yang tercantum di atas, dan Anda akan selalu melakukannya dengan benar.

Posting yang Direkomendasikan untuk Anda;

Agen pemasaran media sosial untuk usaha kecil
Agen periklanan media sosial untuk usaha kecil
Platform media sosial terbaik untuk perusahaan
Kiat pemasaran media sosial untuk pengacara
Media sosial untuk pengacara influencer
Platform media sosial terbaik untuk B2B
Peretasan media sosial untuk mengembangkan situs web real estat Anda
Media sosial untuk akuntan
Makna larangan bayangan Tik-Tok: Panduan komprehensif
Ide iklan untuk usaha kecil

Kesimpulan

Memiliki kebijakan media sosial untuk bisnis Anda tidak hanya mengurangi risiko krisis sosial; itu juga membantu dalam menjaga reputasi merek yang baik. Sejauh ini kita telah membahas apa itu kebijakan media sosial, manfaat kebijakan media sosial untuk bisnis kecil, konsekuensi tidak memiliki kebijakan media sosial dan cara membuat kebijakan media sosial untuk bisnis Anda. Jika Anda menemukan artikel ini bermanfaat, tolong bantu kami dengan membagikannya di media sosial.

Tentang Sociallybuzz

>>>> Lihat beberapa studi kasus kami <<<<

Hubungi Kami, Ayo Promosikan Usaha Anda!!!