Bagaimana Menyiapkan Kantor Bisnis Kecil untuk Sukses?

Pemilik bisnis di seluruh dunia merancang kantor profesional agar tetap produktif, meningkatkan kepuasan karyawan, dan meningkatkan komunikasi sehari-hari. Faktanya, ada hampir 8 juta perusahaan fisik aktif untuk bisnis di AS saja. Menyiapkan kantor fisik bisnis di ruang komersial yang lebih besar membutuhkan banyak perencanaan. Ini tidak seperti pindah ke apartemen atau rumah baru. Lagi pula, bisnis perlu memikirkan cara-cara inovatif untuk tetap produktif dan menguntungkan selama proses berlangsung. Plus, mereka perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara efisiensi, profesionalisme, dan gaya. Sebagai pemilik bisnis sendiri, Anda harus membiasakan diri dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk menciptakan lingkungan kantor yang menarik, produktif, dan bersemangat. Dengan cara ini, Anda dapat memberdayakan produktivitas, mendorong partisipasi kerja, dan membangun budaya perusahaan yang kuat. Untuk membantu Anda memulai, baca terus untuk mempelajari cara menyiapkan kantor bisnis kecil agar sukses.

Pertimbangkan Lokasi

Sebelum Anda dapat mulai mendesain atau mendekorasi, pertimbangkan lokasi untuk ruang kantor bisnis kecil Anda. Tentu saja, Anda ingin memilih lokasi bisnis yang luas dan mudah ditemukan yang sesuai dengan anggaran Anda. Selain itu, Anda harus memikirkan merek pribadi perusahaan Anda. Misalnya, sebuah kantor akuntan mungkin tidak berjalan dengan baik di tengah kota perguruan tinggi yang masih muda. Demikian pula, Anda mungkin tidak ingin mendirikan perusahaan keringanan utang di tengah distrik perbelanjaan mewah kelas atas. Juga, Anda ingin memastikan lokasi yang Anda pilih aman. Ini melibatkan pemilihan area yang memiliki tingkat bencana alam, kejahatan, perampokan, dan pencurian yang rendah. Tentu saja, ini sangat penting untuk memastikan karyawan Anda merasa aman datang bekerja setiap hari. Dengan pemilihan lokasi yang tepat, Anda dapat fokus mengembangkan bisnis kecil Anda. Tentu saja, pertimbangkan lokasi untuk menyiapkan kantor bisnis kecil Anda agar sukses.

Direkomendasikan untuk Anda: 10 Tips Luar Biasa untuk Mengembangkan Bisnis Anda Menggunakan Otomasi.

Rencanakan Tata Letak Kantor Anda

Selanjutnya, rencanakan tata ruang kantor Anda untuk menciptakan ruang kerja yang profesional, produktif, dan sukses. Bahkan sebelum Anda mulai merencanakan, pikirkan tentang karyawan yang akan Anda miliki di tempat setiap hari. Selain itu, Anda harus memikirkan dengan cermat berapa banyak dari karyawan ini yang membutuhkan kantor pribadi mereka sendiri. Kemudian, coba dan bayangkan gambaran yang lebih besar. Gunakan ini untuk mengatur tata letak stasiun kerja utama, ruang konferensi, dan lobi Anda. Plus, buat rencana canggih untuk ruang istirahat, dapur, dan kamar mandi. Selain itu, jangan lupakan tata letak tangga dan elevator di kantor baru Anda. Tentunya, rencanakan tata letak kantor Anda untuk mendirikan kantor bisnis kecil agar sukses.

Menyiapkan Perangkat Lunak Perkantoran Bisnis Kecil

Ada beberapa alat, sumber daya, dan teknologi penting untuk membantu bisnis kecil Anda berjalan lebih produktif. Misalnya, Anda harus mencoba menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan, untuk membuat lembar waktu dalam hitungan menit dan membaginya dengan tim Anda. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat mengontrol biaya tenaga kerja dengan data penjualan dan upah yang akurat dan real-time. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan Anda selalu berjalan sesuai anggaran. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan fungsi penjadwalan otomatis untuk membuat jadwal yang dioptimalkan kecerdasan buatan (AI) hanya dengan beberapa klik.

“Banyak solusi lanjutan bahkan memiliki kemampuan shift kosong yang canggih, sehingga Anda tidak perlu khawatir kekurangan staf. Memang, siapkan kantor bisnis kecil Anda dengan alat, sumber daya, dan teknologi terbaru.” – sebagaimana dikutip Ashik Ahmed, CEO, CTO & Co-founder of Deputy, dalam salah satu wawancaranya baru-baru ini.

Persediaan Perlengkapan Kantor Anda

Pada titik ini, saatnya untuk menyimpan semua perlengkapan kantor harian Anda. Meskipun sering dianggap remeh, bahan kantor sehari-hari dan alat tulis membantu bisnis tetap produktif, teratur, dan efisien. Tentu saja, perusahaan Anda membutuhkan kartu nama, post-it, kertas catatan, dan amplop. Plus, Anda juga harus membeli banyak kertas printer dan kop surat untuk mencetak dokumen. Selain semua perlengkapan kertas Anda, Anda juga harus membeli perlengkapan menulis, seperti pulpen, pensil, stabilo, dan penghapus. Jika Anda juga membeli barang elektronik, pikirkan kelebihan dan kekurangan laptop untuk karyawan Anda. Jelas, menyimpan persediaan adalah kunci untuk menyiapkan ruang kantor bisnis kecil untuk produktivitas, efisiensi, dan kesuksesan.

Bangun Workstation Karyawan

Setelah Anda memiliki semua persediaan, Anda dapat merancang workstation karyawan individual Anda. Beli komputer karyawan, monitor ekstra, mouse, dan keyboard dari toko perlengkapan kantor lokal Anda. Selain itu, Anda mungkin ingin memberikan pemindai atau printer pribadi kepada anggota staf tepat di meja mereka. Jika Anda memiliki prioritas tinggi pada kenyamanan karyawan, Anda mungkin juga ingin melengkapi tempat kerja dengan penyangga pergelangan tangan, tempat dokumen, dan lemari arsip. Perhatikan juga iluminasi dan pencahayaan alami. Lagi pula, terlalu banyak kecerahan dapat menyebabkan silau, yang sering mengganggu karyawan untuk menjadi produktif. Sederhananya, membangun stasiun kerja karyawan adalah kunci untuk mendirikan kantor bisnis kecil agar sukses.

Siapkan Server Bisnis

Sekarang, Anda siap menyiapkan server untuk ruang kantor usaha kecil Anda. Pada dasarnya, server berfungsi sebagai sistem yang kuat untuk mendistribusikan informasi kepada karyawan, klien, dan komputer lain di seluruh fasilitas Anda. Setelah diatur, staf dapat menggunakan server perusahaan untuk mengakses data, informasi, dan dokumen yang sama, bahkan saat bekerja di komputer yang berbeda. Dalam banyak kasus, bisnis memilih server cloud untuk mengelola operasinya. Tentu saja, ini paling baik untuk usaha kecil atau menengah dengan sumber daya teknologi informasi (TI) minimal. Anda mungkin juga ingin memilih server lokal. Ini sering disertai dengan biaya investasi di muka yang lebih tinggi. Namun, ini akan memberi bisnis Anda kecepatan, efisiensi, dan keamanan yang jauh lebih besar dalam jangka panjang. Tidak diragukan lagi, siapkan server bisnis untuk memungkinkan kantor Anda berhasil.

Anda mungkin menyukai: 6 Hal yang Dapat Anda Lakukan untuk Menjadi Mesin Ide Bisnis.

Aktifkan Akses Internet Berkecepatan Tinggi

Koneksi internet Anda adalah pertimbangan utama lainnya saat menyiapkan kantor bisnis kecil Anda. Penting untuk mengetahui berbagai jenis konfigurasi internet, kecepatan, dan opsi penyiapan yang tersedia. Misalnya, Anda ingin mengetahui apakah sudah ada konfigurasi internet 5G atau serat optik di kantor Anda. Idealnya, Anda harus merencanakan penginstalan internet setidaknya delapan minggu sebelum tanggal mulai yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua komponen dapat diinstal dan diimplementasikan tepat waktu untuk hari pemindahan. Sederhananya, aktifkan akses internet berkecepatan tinggi untuk menyiapkan kantor bisnis kecil Anda agar sukses.

Menjinakkan Kabel

Pada titik ini, saatnya menjinakkan semua kabel di seluruh kantor bisnis kecil Anda. Di antara TV, komputer, monitor, dan perangkat keras lainnya, akan ada banyak kabel di sekitar kantor Anda. Investasikan dalam beberapa jenis kabel canggih dan sistem manajemen kawat. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti dasi pelintir atau strip Velcro. Ini adalah kunci untuk menjaga kantor Anda terlihat rapi, profesional, dan teratur. Plus, ini akan membantu Anda mencegah kecelakaan terpeleset dan cedera jatuh di tempat kerja Anda. Tidak diragukan lagi, jinakkan semua kabel dan kabel yang berkeliaran di ruang kantor bisnis kecil Anda yang baru.

Berinvestasi Dalam Komunikasi

Dengan semua kabel terkendali, berinvestasilah dalam komunikasi untuk ruang kantor bisnis kecil Anda. Anda ingin menyiapkan saluran telepon baru untuk organisasi Anda. Banyak bisnis memilih untuk meningkatkan fasilitas mereka dengan voice over internet protocol, atau saluran telepon VoIP. Ini memungkinkan Anda melakukan panggilan secara efisien melalui koneksi broadband. Pada saat yang sama, teknologi VoIP mempromosikan skalabilitas yang lebih tinggi, akuntabilitas yang lebih kuat, dan portabilitas penuh. Tentu saja, Anda mungkin membutuhkan koneksi internet berkecepatan tinggi yang lebih andal untuk mendukung teknologi ini. Oleh karena itu, mungkin bukan yang terbaik bagi bisnis yang ingin mempertahankan anggaran yang ketat. Jika Anda sedang mencari opsi lain, pertimbangkan untuk memberi karyawan Anda telepon seluler perusahaan. Cobalah untuk memisahkan ponsel bisnis dari perangkat pribadi. Dengan cara ini, Anda dapat menurunkan risiko dan mempertahankan kepemilikan properti perusahaan. Tak perlu dikatakan, investasikan komunikasi yang kuat dan andal untuk ruang kantor Anda.

Jadikan Tempat Kerja Anda Aman

Setelah Anda menyiapkan dan merakit semua peralatan, saatnya untuk membuat tempat kerja Anda aman. Keselamatan, perlindungan, dan keamanan semuanya harus menjadi prioritas utama saat pindah ke ruang kantor baru Anda. Anda perlu menjaga tempat kerja Anda aman dari gangguan kriminal, bencana alam, atau pencurian karyawan. Salah satu pendekatan yang paling umum adalah melengkapi fasilitas Anda dengan kamera keamanan berkualitas tinggi dan bereputasi baik. Juga, Anda harus membeli alarm untuk lebih melindungi ruang Anda dari pembobolan atau pencurian. Setelah Anda memiliki semua pengaturan ini, fokuslah pada cara terbaik untuk mengamankan pintu, jendela, dan titik masuk lainnya. Dalam banyak kasus, langkah terbaik untuk bisnis yang menguntungkan adalah menyewa satpam 24/7 sepanjang waktu. Singkatnya, buat tempat kerja Anda aman untuk mendirikan kantor bisnis kecil secara efektif agar sukses.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Menghasilkan Uang dengan Bisnis SaaS?

Kesimpulan

Menyiapkan ruang kerja bisnis kecil pertama Anda membutuhkan banyak langkah, tip desain kantor, dan teknis yang tentunya bisa membuat kewalahan. Sepanjang seluruh proses, penting untuk tetap memperhatikan apa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan Anda. Ini akan membantu Anda mengatur ruang kerja yang produktif sesuai dengan ruang dan keterbatasan keuangan Anda. Terutama jika Anda menjamu klien di tempat kerja Anda, kantor Anda harus bersih, teratur, dan profesional. Ikuti poin-poin yang disorot di atas dan pelajari cara menyiapkan kantor bisnis kecil agar sukses.