3 Langkah menuju Migrasi Data Salesforce Bebas Sakit Kepala

Ingat terakhir kali Anda menghabiskan waktu berjam-jam mengerjakan dokumen yang panjang dan berformat indah hanya untuk membukanya di program lain dan membuatnya terlihat berantakan total?

Sekarang, bayangkan kengerian itu, tetapi alih-alih dokumen teks atau dek slide, itu semua data terpenting perusahaan Anda yang menjadi 'poof' (melompat ketakutan!).

Jelas, ini kebalikan dari ideal, tetapi jika Anda mencoba migrasi data di Salesforce tanpa perencanaan, dipersenjatai dengan alat yang salah, atau tidak siap, Anda menyiapkan diri untuk kegagalan.

Apa itu migrasi data Salesforce (dan mengapa Anda membutuhkannya)?

Migrasi data Salesforce adalah proses mengekstraksi data dari satu sistem sumber dan memuatnya ke lingkungan Salesforce target sementara, idealnya, menjaga integritas, struktur, dan hubungannya.

Organisasi Anda mungkin mempertimbangkan untuk melakukan migrasi data jika:

• Anda mengupgrade sistem lawas atau platform CRM Anda ke Salesforce
• Anda sedang menggabungkan beberapa database atau sistem
• Anda ingin membersihkan, mengarsipkan, atau meningkatkan kualitas data Anda

Lantas, seperti apa proses melakukan migrasi data di Salesforce?

Langkah satu: Rencanakan ke depan

Seperti yang dapat Anda bayangkan, proyek migrasi data memerlukan perencanaan, koordinasi, dan keahlian yang cermat untuk memastikan keberhasilan transisi data Anda ke Salesforce dengan gangguan minimal pada operasi bisnis.

Di bawah ini, kami menguraikan bagaimana Anda dapat menyiapkan organisasi agar sukses saat meluncurkan migrasi.

Perjelas tujuan, ruang lingkup, dan pemangku kepentingan

Untuk proyek sebesar ini, Anda harus dapat mengartikulasikan dengan jelas tujuan dan sasaran tim Anda. Mulailah dengan mengidentifikasi pemilik data, admin, dan pemangku kepentingan lainnya dan bekerja sama dengan mereka untuk menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas. Dari sana, tentukan ruang lingkup proyek: data apa yang akan dimigrasikan? Sistem sumber mana yang terlibat? Apa target lingkungan Salesforce? Tetapkan garis waktu dan pastikan untuk mengalokasikan semua sumber daya yang diperlukan.

Bersihkan data sumber Anda

Tinjau data sumber untuk memastikan kualitas dan keakuratannya. Ini mungkin melibatkan aktivitas pembersihan data seperti deduping, standarisasi format, memvalidasi integritas data, dan menyelesaikan ketidakkonsistenan atau kesalahan lainnya. Data yang bersih dan dipersiapkan dengan baik akan membuat proses menjadi lebih lancar, menghemat waktu Anda (dan sakit kepala!) dalam jangka panjang.

Dapatkan pemetaan

Pikirkan langkah ini sebagai “Ukur Dua Kali; Tahap Potong Sekali”. Menganalisis struktur data, bidang, dan hubungan dalam sistem sumber dan memetakannya ke bidang terkait di Salesforce. Tentukan aturan dan logika transformasi mana yang diperlukan untuk mengonversi data sumber agar cocok dengan model data Salesforce. Ingatlah untuk mempertimbangkan setiap ketergantungan data atau hubungan kompleks yang perlu dipertahankan selama migrasi.

Mengidentifikasi persyaratan integrasi

Identifikasi setiap integrasi atau ketergantungan data antara Salesforce dan sistem lainnya dalam organisasi. Bagaimana integrasi ini akan dipengaruhi oleh migrasi data? Rencanakan ke depan untuk setiap pembaruan atau konfigurasi ulang yang diperlukan untuk memastikan konsistensi dan kelancaran aliran data pasca migrasi.

Membangun strategi validasi

Tetapkan rencana untuk memverifikasi keakuratan dan kelengkapan data yang dimigrasikan satu kali. Itu terlihat seperti menentukan skenario pengujian, pemeriksaan sampel, dan menentukan bagaimana Anda akan memvalidasi data yang dimigrasikan terhadap data sumber.

Menetapkan tata kelola data

Tata kelola data mencakup proses, kebijakan, peran, dan tanggung jawab untuk memastikan kualitas, integritas, keamanan, dan kepatuhan data dalam organisasi Anda. Ini memastikan bahwa tindakan dan izin yang tepat tersedia selama, dan setelah proses migrasi. Bekerja samalah dengan admin Anda untuk menerapkan enkripsi data, kontrol akses, dan protokol keamanan lainnya untuk melindungi privasi data.

Miliki rencana cadangan

Mengantisipasi potensi risiko dan tantangan yang mungkin timbul selama proses migrasi. Buat rencana darurat yang menguraikan pendekatan alternatif, strategi mitigasi, dan opsi mundur untuk mengatasi setiap masalah atau kemunduran yang dihadapi selama migrasi. Memiliki rencana darurat yang terdefinisi dengan baik membantu meminimalkan waktu henti dan memastikan kelangsungan bisnis.

Berikan pemberitahuan di seluruh perusahaan

Di sinilah Anda memberi tahu semua orang dalam organisasi Anda tentang migrasi data yang akan datang dan mengomunikasikan keseluruhan rencana, garis waktu, dan dampak potensial apa pun pada operasi sehari-hari.

Sederhananya, perencanaan menyeluruh, keterlibatan pemangku kepentingan, dan perhatian terhadap kualitas dan keamanan data adalah semua faktor saat mencari transisi yang lancar ke lingkungan Salesforce baru.

Langkah kedua: Migrasikan data Anda

Sekarang setelah Anda semua siap dan semua orang ada di halaman yang sama, saatnya untuk bermigrasi!

Prosesnya biasanya mencakup langkah-langkah berikut:

1. Ekstraksi data: Kumpulkan semua data yang bermigrasi dari sistem sumber atau database Anda.Data yang diekstraksi dapat mencakup rekaman pelanggan, prospek, akun, kontak, peluang, objek kustom, dan metadata terkait.

2. Transformasi data: Data sumber sering kali perlu diubah agar sesuai dengan model data Salesforce target dan mematuhi standar kualitas data.Seperti disebutkan di atas, ini mungkin melibatkan pembersihan data, standardisasi, deduping, pemformatan, dan pemetaan. Transformasi data memastikan data yang dimigrasikan tetap konsisten, akurat, dan kompatibel dengan lingkungan baru, membuat pengelolaan data Salesforce menjadi mudah.

3. Pemuatan data: Setelah diubah, data Anda siap dimuat dan dipetakan ke bidang yang sesuai di Salesforce.Untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan alat impor data Salesforce, seperti Wisaya Impor Data Salesforce, Pemuat Data, atau alat integrasi pihak ketiga. Tentu saja, kami merekomendasikan modul Import dari Validity DemandTools .

4. Validasi dan pengujian data: Setelah data dimuat, validasi dan pengujian menyeluruh sangat penting untuk memastikan integritas data dan memverifikasi bahwa migrasi telah berhasil.Ini melibatkan membandingkan data yang dimigrasikan ke data sumber, melakukan pemeriksaan sampel, dan pengujian lainnya.

Kiat pro ––buat strategi pengujian yang mencakup berbagai kasus penggunaan dan skenario untuk memastikan kualitas dan integritas data tingkat tinggi.

Langkah ketiga: Perawatan pasca migrasi

Setelah migrasi selesai dan data Anda divalidasi, aktivitas tambahan setelah migrasi mungkin diperlukan, yaitu:

1. Penyiapan sistem: Ini berarti mengonfigurasi pengaturan keamanan, membangun kembali integrasi dengan sistem lain, dan memperbarui alur kerja dan aturan otomasi.

2. Tata kelola data: Anda juga harus memberikan pelatihan tentang setiap perubahan atau fitur baru yang akan diperkenalkan, mendorong keterlibatan pengguna, dan bersiap untuk menjawab setiap kekhawatiran atau pertanyaan yang mungkin mereka miliki.

3. Keamanan dan kepatuhan: Sangat penting untuk melindungi data sensitif sebelum, selama, dan setelah migrasi Salesforce untuk memastikan data Anda ditransfer dengan aman dan bahwa izin dan kontrol yang sesuai tersedia.Ingatlah untuk mempertimbangkan persyaratan kepatuhan, seperti peraturan residensi data, dan pastikan Anda mematuhi peraturan khusus industri dan hukum yang relevan pasca migrasi.

Siapkan data CRM Anda

Migrasi Salesforce memungkinkan organisasi mempertahankan integritas data, merampingkan proses, meningkatkan kualitas data, dan memastikan kelancaran transisi ke Salesforce atau lingkungan Salesforce baru. Namun, perencanaan sangat penting saat menjalankan migrasi data jika Anda ingin meminimalkan gangguan dan memastikan hasil yang paling sukses untuk semuanya.

Jika dilakukan dengan tidak benar, proses seperti itu bisa jadi sulit, menghabiskan waktu, dan menghabiskan biaya pendapatan.

Untuk kiat ahli tentang cara memigrasikan volume data yang terus bertambah dan mencegah masalah kualitas data melumpuhkan keuntungan Anda, lihat panduan kami "Tips Teratas untuk Memakukan Migrasi Data Salesforce Anda Berikutnya".