Apa itu Analisis Akar Penyebab? Template, Manfaat dan Metode

"Mari kita ke akar masalahnya."

Itulah cara terbaik untuk mendekati pencarian solusi bisnis yang kompleks. Memahami masalah apa pun sangatlah penting, bahkan jika Anda tidak tahu apa yang salah pada awalnya.

Perusahaan sering menggunakan perangkat lunak analisis log yang berisi catatan informasi terperinci untuk mengidentifikasi dan menganalisis berbagai keadaan yang muncul di tempat kerja. Namun, jika Anda merasa bingung, cobalah template analisis akar penyebab untuk membantu Anda memahami situasinya dan mengembangkan jawaban yang layak untuk masalah yang rumit.

Metodologi RCA tertentu terfokus dan spesifik, dan metodologi RCA lainnya berkonsentrasi pada strategi generik.

Orang sering menggunakan RCA untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengapa suatu sistem berkinerja berbeda dari atau mengungguli metode serupa. Namun, sebagian besar waktu, perhatiannya adalah pada isu-isu spesifik, terutama ketika mereka melibatkan sistem kritis. RCA mengevaluasi semua elemen yang berkontribusi dan menghubungkan acara secara bermakna untuk mengatasi masalah dan mencegahnya terjadi lagi. Hanya mungkin untuk mengetahui bagaimana, kapan, dan mengapa masalah terjadi dengan berkonsentrasi pada akar penyebab daripada indikator permukaannya.

Mengapa analisis akar penyebab penting?

RCA sangat penting karena mengidentifikasi kelemahan inti dalam proses pengembangan produk, memungkinkan tim mengambil tindakan korektif yang tepat untuk mencegah masalah terjadi di masa mendatang. Akibatnya, produk jadi memiliki lebih sedikit kekurangan dan membutuhkan lebih sedikit pengerjaan ulang.

Misalnya, menambahkan lebih banyak anggota tim adalah perbaikan langsung jika bisnis Anda membutuhkan tingkat retensi yang lebih baik. Namun dengan menggunakan RCA, Anda dapat mengetahui mengapa anggota tim meninggalkan organisasi Anda dan menerapkan informasi tersebut untuk meningkatkan retensi karyawan. Tingkat retensi yang rendah mungkin disebabkan oleh salah satu akar penyebab berikut.

• Kurangnya kesempatan pengembangan profesional
• Manfaat yang buruk untuk anggota tim
• Gaji di bawah harga pasar
• Moral rendah

Sebuah perusahaan dapat menggunakan penelitian untuk mengidentifikasi satu atau lebih akar penyebab setelah mempertimbangkan kemungkinan alasannya. Anda tidak dapat menemukan solusi yang bertahan lama sampai Anda mengetahui masalah yang mendasarinya. Template RCA menggunakan pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah daripada menerapkan perban dan berdoa untuk yang terbaik.

Tujuan dari analisis akar penyebab

Tujuan utama dari analisis akar penyebab adalah untuk mengenali masalah inti untuk menghilangkannya. Profesional dapat menggunakan wawasan yang diperoleh melalui pendekatan ini untuk meyakinkan karyawan dan klien tentang ketergantungan dan keandalan perusahaan.

Prinsip inti RCA

Prinsip dasar RCA harus dipertimbangkan jika Anda ingin memanfaatkan metode ini.

• Tujuan utama RCA adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah sehingga tindakan korektif dapat diambil untuk memberantas setiap penyebab yang mendasari daripada hanya mengatasi gejala kerusakan sistem. Langkah investigasi ini penting dan membutuhkan proses khusus untuk menjamin kesuksesan. Oleh karena itu, RCA harus dilaksanakan dengan penuh perhatian dan sesuai dengan peraturan.
• Cacat tidak bermanifestasi dari eter. Untuk setiap masalah, setidaknya ada satu akar penyebab. Memang, menemukan itu mungkin sulit, tetapi Anda harus berusaha kecuali Anda ingin terus "memperbaiki" masalah yang sama berulang kali.
• Analisis yang lengkap membutuhkan penguraian serangkaian peristiwa untuk memahami dengan lebih baik hubungan antara elemen-elemen yang berkontribusi pada masalah tersebut. Ini berarti Anda tidak perlu khawatir tentang siapa yang menyebabkan kesalahan dan berfokus terutama pada mengapa kerusakan terjadi.

Itu sebabnya gejala sangat penting : mereka membawa Anda ke apa yang salah, tetapi berkonsentrasi hanya pada masalah permukaan tidak benar. Sebaliknya, cari solusi praktis untuk sumber masalahnya.

Bagaimana melakukan analisis akar penyebab

Berbagai teknik menentukan sumber akar di RCA. Di bawah ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk membantu mengidentifikasi masalah melalui proses RCA.

1. Mendefinisikan masalah

Untuk memulai analisis akar masalah, pertama-tama Anda harus mengkarakterisasi masalah secara real-time. Jika Anda memiliki beberapa masalah untuk diperbaiki, mulailah dengan satu dan lakukan beberapa RCA untuk menemukan jawabannya. Berfokus pada satu masalah pada satu waktu akan memberi Anda peluang lebih tinggi untuk menentukan dan menyelesaikan akar penyebab masalah dengan cepat.

Mengidentifikasi masalah Anda juga memerlukan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama.

2. Mengumpulkan data

Pengumpulan data diperlukan untuk mengilustrasikan masalah tersebut. Anda dapat menggunakan sumber daya riset perusahaan untuk memahami tanda dan gejala masalah dengan lebih baik. Selama fase ini, Anda harus menanyakan tentang hal-hal berikut:

• Sudah berapa lama masalah itu muncul?
• Siapa yang terkena dampak karena ini?
• Apa efek langsung dan jangka panjang dari masalah ini?
• Apa gejala dan indikasi utama dari masalah ini?
• Bukti pasti apa yang menunjukkan bahwa ada masalah?

Anda dapat menemukan alasan yang masuk akal untuk masalah tersebut setelah lebih memahami bagaimana hal itu memengaruhi bisnis dan jaringan Anda.

3. Mengidentifikasi kemungkinan akar penyebab

Langkah paling penting dalam metode analisis akar penyebab adalah mengidentifikasi akar penyebab potensial dan menggambar template analisis akar penyebab. Template RCA membantu dalam visualisasi data yang lebih baik dan pemahaman yang lebih jelas tentang masalah Anda. Solusi dan rencana tindakan pada akhirnya akan muncul dari penyebab yang Anda identifikasi pada tahap ini. Templat analisis akar penyebab yang populer untuk mengatasi hambatan mencakup diagram Pareto, analisis akar penyebab sederhana, diagram sebab akibat, teknik 5 mengapa, dan pemetaan penyebab.

4. Tentukan akar penyebabnya

Anda harus melalui sebanyak mungkin akar penyebab yang mungkin untuk menemukan penyebab yang mendasari masalah Anda. Jika Anda telah menjelajahi semua kemungkinan, pertimbangkan hal berikut:

• Apakah ada kesamaan antara alasan utama yang saya identifikasi?
• Apakah ada alasan untuk mengesampingkan potensi penyebab fundamental ini?
• Penyebab mendasar manakah yang tampaknya paling bermasalah?

Anda dapat menggunakan beberapa metode analisis akar penyebab untuk solusi yang efektif. Di antara strategi tersebut adalah:

• Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): FMEA adalah alat yang memeriksa akar penyebab potensial yang ditemukan dan menghilangkan penyebab yang paling mungkin menyebabkan kegagalan di kemudian hari.
• Analisis dampak: Analisis dampak mengevaluasi konsekuensi positif dan negatif dari setiap potensi akar penyebab yang tidak terungkap. Membuat daftar pro dan kontra hipotetis untuk setiap alasan akan membuat Anda merasa lebih percaya diri dalam menyempurnakan keputusan Anda.
• Analisis perubahan: Jenis analisis ini mempertimbangkan bagaimana lingkungan sekitar insiden telah berubah dari waktu ke waktu, yang mungkin secara langsung berkontribusi pada masalah.

Untuk sampai ke akar penyebab tren, analis sering menggunakan proses alternatif seperti penemuan data dan penambangan data untuk membuat laporan analisis akar penyebab.

Profesional yang ingin fokus pada analisis akar penyebab dan terus meningkatkan keandalan harus dapat memilih pendekatan terbaik untuk situasi tersebut. Merampingkan rencana aksi dengan satu templat analisis akar penyebab adalah hal yang ideal, tetapi seringkali diperlukan beberapa strategi dalam templat laporan untuk mengatasi masalah.

5. Menerapkan solusi

Setelah Anda mengetahui masalah mendasar yang telah Anda temukan, saatnya menemukan jawaban dan mengambil tindakan. Solusi Anda harus menargetkan penyebab sebenarnya, tetapi sebagai konsekuensinya, mereka akan bekerja dengan cara mereka kembali ke rantai dan memperbaiki masalah awal Anda.

Saat Anda siap untuk mulai mengembangkan strategi implementasi, pastikan strategi tersebut disederhanakan dan dibagikan dalam alat yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan. Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan tim Anda berinteraksi dengan mudah dan mengatur pengiriman sesuai kebutuhan.

Jenis template analisis akar penyebab

Templat analisis akar penyebab menyederhanakan analisis akar penyebab dengan memungkinkan Anda melihat masalah Anda dan penyebab dasarnya dalam bentuk grafis. RCA dapat dilakukan melalui berbagai metode, masing-masing sesuai untuk situasi yang berbeda. Dibahas di bawah ini adalah template analisis akar penyebab yang paling umum.

Analisis akar penyebab sederhana

Template RCA sederhana melihat masalah yang tidak memerlukan pemeriksaan mendalam. Anda dapat menggunakannya untuk menjelaskan secara singkat masalah atau masalah, daftar kemungkinan penyebab, solusi prospektif, dan kesimpulan apakah solusi tersebut efektif atau tidak.

Bagan alur sebab-akibat

Bagan alur ini memisahkan masalah menjadi gejala, alasan potensial, dan penyebab alami untuk sampai pada solusi logis. Diagram alir sebab-akibat sering digambar melalui diagram tulang ikan atau pohon terstruktur. Diagram tulang ikan menampilkan masalah atau efek di kepala atau mulut ikan, sedangkan diagram pohon mencabangkan daftar akar penyebab.

Metode 5 mengapa

Metode 5 mengapa dapat mengidentifikasi penyebab masalah. Tanyakan "mengapa" alih-alih menerima kasus begitu saja sampai Anda mengenali prosedur atau sistem yang tidak beroperasi sebagaimana mestinya. Anda mungkin menemukan tingkat masalah yang tersembunyi dengan tidak menyelesaikan solusi awal tersebut.

Templat analisis akar penyebab 5 Mengapa biasanya menyertakan pertanyaan atau petunjuk untuk membantu Anda mengungkap penyebab mendasar dari situasi tersebut. Templat analisis akar penyebab Lima Mengapa yang sederhana mungkin terlihat seperti ini:

1. Apa masalahnya?
2. Mengapa masalah itu terjadi?
3. Mengapa peristiwa pada pertanyaan 2 terjadi?
4. Mengapa peristiwa pada pertanyaan 3 terjadi?
5. Mengapa peristiwa pada pertanyaan 4 terjadi?

Karena pendekatannya iteratif, Anda dapat melacak masalah kembali ke penyebab intinya dan merancang cara yang efektif untuk menyelesaikannya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Anda dapat menambahkan pertanyaan atau menyesuaikan template agar sesuai dengan masalah dan persyaratan tertentu.

Enam sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC adalah cara untuk meminimalkan kesalahan dan meningkatkan proses bisnis. Ini memiliki metode untuk memeriksa dan memeriksa penyebab mendasar. Singkatan "DMAIC" mengacu pada fase dalam prosedur ini:

Tentukan dan ukur: Apa yang diantisipasi, dan apa yang salah? Apa yang terjadi, kapan, dan di mana itu terjadi? Apa pentingnya situasi tersebut, dan siapa yang terpengaruh?

Menganalisis: Memeriksa hubungan sebab-akibat antara komponen yang berkontribusi terhadap masalah. Apa yang menyebabkan situasi tersebut, dan apa yang harus dilakukan untuk mencegahnya terulang kembali?

Terapkan dan kendalikan: Apa solusi yang layak untuk masalah ini, dan apa penyebab dan keuntungan dari menerapkannya? Bagaimana solusi dipantau dan diatur untuk memastikan bahwa masalah tidak terulang kembali?

Templat analisis akar penyebab ini memandu Anda melalui setiap proses sebelumnya dan memungkinkan Anda untuk menambahkan informasi mengenai rencana tindakan, penyelesaian, dan tim investigasi akar penyebab. Selain itu, templat akar penyebab ini berisi diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan bagaimana berbagai komponen yang berkontribusi (misalnya, orang, proses, dan peralatan) terhubung satu sama lain dan dengan masalah itu sendiri.

Pemetaan penyebab

Templat pemetaan penyebab menggabungkan templat analisis akar penyebab sederhana, templat DMAIC Six Sigma, dan templat analisis akar penyebab 5 Mengapa. Ini berisi ringkasan masalah menyeluruh, jadwal, analisis pertanyaan "mengapa", ilustrasi untuk memperjelas proses, bagian untuk menyarankan dan menilai solusi alternatif, dan bagian untuk mengembangkan rencana aksi.

Unduh template pemetaan akar penyebab gratis dari Smartsheet.

Manfaat analisis akar penyebab

RCA membantu menyelesaikan masalah proyek yang terus-menerus dan kemacetan yang signifikan dalam operasi perusahaan. Beberapa dampak bisnis yang menguntungkan dibahas di bawah ini.

• Menurunkan biaya: Jika masalah ditemukan kemudian dalam proses pengembangan, akan lebih mahal untuk memperbaikinya, dan jika dimasukkan ke dalam produk jadi, pembeli hanya dapat membelinya sekali, sehingga membebani uang perusahaan.
• Mengidentifikasi kegagalan: Ini menunjukkan bahwa tim yang percaya bahwa mereka memiliki metode pengembangan dan jaminan kualitas yang memadai tetapi masih menemukan masalah yang berulang paling diuntungkan dari RCA. Jelas ada sesuatu yang rusak, tetapi pertanyaan tentang apa, mengapa, dan di mana tetap tidak terjawab. RCA dapat mengungkap penyebab sebenarnya dari masalah tersebut, bukan hanya alasan yang tampak.
• Meningkatkan keamanan dan ketergantungan: Karena analisis akar masalah membantu pengurangan cacat di masa mendatang, hal ini terutama dapat menguntungkan bisnis di sektor dengan standar kualitas yang ketat di mana keandalan dan keamanan produk sangat penting.
• Meningkatkan alur kerja dan waktu ke pasar: Dengan mengidentifikasi sumber masalah dan melakukan tindakan yang tepat, suatu produk dapat diuji lebih cepat dan dirilis ke pasar dengan lebih sedikit cacat yang belum ditemukan.

Tantangan analisis akar penyebab

Beberapa tantangan yang mungkin dihadapi selama proses RCA dibahas di bawah ini.

• Masalah yang didefinisikan dengan buruk: Ketika masalah tidak dinyatakan secara memadai atau salah, anggota tim individu mungkin memiliki persepsi yang berbeda tentang masalah tersebut, atau tim dapat bergerak ke arah yang sama sekali berbeda untuk memperbaiki sesuatu yang bukan masalah.
• Potongan informasi yang hilang: Sulit untuk terus mengamati setiap potensi penyebab masalah. Ini sering menghasilkan identifikasi yang bias dan analisis yang tidak memadai.
• Infrastruktur Ephemeral: Infrastruktur modern memiliki umur minimal. Akibatnya, melakukan investigasi akar masalah tradisional berbasis kueri menjadi semakin sulit.

Alat analisis akar penyebab

Metode analisis akar penyebab menggabungkan inferensi manusia dengan pengumpulan data dan alat pelaporan. Untuk melakukan proses RCA, tim TI sering beralih ke platform yang sudah mereka gunakan, karena platform tersebut sering kali berisi data yang cenderung memberikan wawasan lebih dalam tentang masalah yang ditentukan. Alat-alat ini mungkin termasuk:

• Solusi manajemen jaringan membantu mereka menentukan siapa yang menggunakan jaringan mereka, bagaimana pengaturannya, dan seberapa baik kerjanya.
• Perangkat lunak manajemen investigasi untuk memahami manajemen masalah, termasuk kecelakaan di tempat kerja, kepatuhan, dan pencegahan penipuan.
• Perangkat lunak manajemen aplikasi untuk memantau dan melacak kinerja aplikasi tertentu yang membantu mengidentifikasi dan memecahkan masalah kinerja apa pun yang mungkin timbul.
• Solusi manajemen cloud menyediakan titik akses lokal atau gateway penyimpanan untuk pengambilan data.

Banyak dari solusi ini memiliki alat analisis akar penyebab yang dibangun langsung ke dalam platform mereka. Selain itu, beberapa vendor menawarkan alat yang mengumpulkan dan menghubungkan informasi dari banyak platform untuk membantu memecahkan masalah atau kegagalan. Misalnya, alat otomasi dengan kemampuan kecerdasan buatan untuk operasi TI (AIOps) dapat mempelajari pelajaran dari kejadian di masa lalu dan menyarankan tindakan korektif di masa mendatang.

Analis harus menggunakan teknik dan sumber daya yang paling sesuai dengan keadaan khusus mereka saat melakukan RCA.

Gigit sejak awal

RCA dapat digunakan di hampir setiap keadaan. Memilih seberapa jauh untuk mengejar penelitian Anda melibatkan penalaran yang masuk akal dan penilaian yang baik. Penting juga untuk merencanakan sebelumnya untuk memperkirakan dampak solusi Anda. Ini membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah sebelum terjadi.

RCA tidak menghasilkan solusi langsung, tetapi sampai ke akar penyebab masalah menghentikannya sejak awal secara permanen.

Jika metode RCA menarik minat Anda, jelajahi bagaimana Anda dapat melakukan analisis statistik untuk pengambilan keputusan ilmiah!