Mengevaluasi Risiko Saat Mengintegrasikan Sistem Bisnis Ritel Anda

Saat Anda siap untuk mengintegrasikan sistem bisnis ritel Anda seperti perangkat lunak eCommerce, keuangan, dan fisik, ada beberapa keputusan yang harus Anda buat. Anda harus memutuskan sistem mana yang akan diintegrasikan, bagaimana Anda akan menghubungkannya, dan dengan siapa Anda akan bekerja untuk mewujudkannya. Dan saat Anda melakukan proyek semacam itu, yang terbaik adalah berhenti dan memikirkan risiko jangka pendek dan jangka panjang yang mungkin Anda hadapi selama proses berlangsung.

Tetap beberapa langkah di depan adalah satu-satunya cara untuk menghindari berakhir dalam situasi yang dapat dicegah, tetapi disesalkan seperti proyek yang panjang, mahal atau salah urus. Pada akhirnya, Anda ingin pergi dengan solusi yang berhasil dan bukan penyesalan pembeli.

Mengambil langkah mundur dari proyek integrasi Anda, ada dua area yang penting untuk direncanakan. Ini termasuk risiko jangka pendek yang terkait dengan menjalankan dan menjalankan integrasi sistem bisnis ritel Anda, dan risiko jangka panjang yang sama pentingnya yang terkait dengan pemeliharaan dan dukungan koneksi yang benar setelahnya.

Proyek integrasi lebih dari sekadar peluncuran awal dan kemudian proses yang berjalan di latar belakang bisnis Anda. Anda ingin memastikan bahwa integrasi Anda berkembang seiring bisnis Anda menerima volume pesanan baru, saluran penjualan, atau kemampuan omnichannel. Memiliki inventaris, pesanan, atau data lain yang berhenti mengalir di antara sistem Anda karena alasan apa pun dapat menyebabkan sakit kepala yang serius bagi Anda dan pelanggan Anda.

Untuk mempermudah proses perencanaan Anda, kami telah menyusun bagan Penilaian Risiko di bawah ini. Bagan ini dimaksudkan untuk membantu Anda mengukur dua kali, dan memotong sekali. Anda dapat menggunakan bagan ini saat membandingkan sistem dan layanan untuk mengelola integrasi Anda.

Bagaimana Menilai Risiko Selama Proyek Integrasi Ritel Anda

Untuk memulai, mari kita lihat masalah umum yang dapat muncul dari saat Anda mulai merencanakan proyek integrasi ritel, hingga saat peluncurannya.

Risiko Jangka Pendek Proyek Integrasi

Mencakup Proyek Anda

Saat menghubungkan dua sistem perangkat lunak untuk mengotomatiskan aliran data di antara keduanya, sangat penting untuk memahami bidang data apa yang perlu dihubungkan dan proses bisnis apa yang perlu Anda akomodasi. Ini pasti akan memengaruhi ruang lingkup atau pernyataan kerja Anda, mengidentifikasi tidak hanya bidang yang perlu dipetakan, tetapi juga cara data perlu diterjemahkan atau diubah sepanjang jalan agar dapat diterima oleh sistem titik akhir.

Kurangnya pelingkupan yang tepat di awal menyebabkan perubahan cakupan di kemudian hari dalam proyek Anda, yang dapat menyebabkan penundaan waktu dan peningkatan biaya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak memiliki dokumentasi tentang penyesuaian dan add-on yang diterapkan ke perangkat lunak yang Anda coba sambungkan. Atau, Anda mungkin tidak memiliki akses ke pengembang, profesional TI, dan orang lain yang terlibat dalam penerapan dan personalisasi perangkat lunak Anda. Tanpa sumber daya ini, perubahan di masa depan lebih mungkin terjadi karena sulit untuk merencanakan apa yang tidak Anda ketahui.

Takeaway Kunci: Penting untuk melibatkan semua pemangku kepentingan dalam menciptakan ruang lingkup Anda sehingga Anda tidak mengetahui di tengah proyek bahwa departemen seperti keuangan memiliki persyaratan yang tidak Anda sadari.

Akses ke Sistem Anda

Untuk menghubungkan sistem, Anda harus bisa mendapatkan data masuk dan/atau keluar dari sistem tersebut. Baik itu melewati firewall, atau hanya membuat login yang tepat untuk lokasi API atau FTP, Anda harus bisa mendapatkan apa yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya. Penting untuk memastikan bahwa vendor yang diperlukan, seperti perusahaan hosting atau Pengecer Nilai Tambah (VAR) yang mengontrol akses ke perangkat lunak Anda, siap untuk melakukan bagian mereka dalam memberikan akses untuk digunakan oleh mitra integrasi Anda.

Ketika mitra integrasi Anda tidak memiliki akses yang mereka butuhkan, itu dapat menunda proyek Anda atau mencegah pengintegrasian sistem Anda seperti yang Anda rencanakan semula.

Takeaway Utama: Bersiaplah untuk memahami dan berbagi akses ke sistem yang Anda perlukan untuk terhubung di awal proyek Anda.

Kerjamu

Saat membangun situs web, Anda perlu memberikan umpan balik tentang desain dan elemen lainnya, dan mungkin perlu memberikan konten, seperti untuk halaman “Tentang Kami”. Jika mitra menyelesaikan integrasi Anda untuk Anda, kemungkinan besar mereka akan membutuhkan informasi dari Anda seperti bagaimana Anda ingin memenuhi pesanan untuk menghasilkan ruang lingkup pekerjaan. Mereka juga mungkin meminta Anda menandatangani pekerjaan di berbagai bagian proyek dan mengambil langkah lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Takeaway utama: Harapkan untuk memberikan umpan balik kepada mitra Anda selama proyek integrasi. Penundaan di pihak Anda kemungkinan besar akan memengaruhi tanggal peluncuran proyek Anda.

Persyaratan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Untuk terhubung dengan perangkat lunak lain, Anda perlu sistem perangkat lunak Anda memiliki metode untuk menghubungkan. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu membayar modul atau hak akses untuk dapat mengakses API, mengimpor dan mengekspor file datar, atau mendapatkan data masuk dan keluar dari perangkat lunak. Dalam kasus lain, Anda mungkin perlu meningkatkan lisensi SaaS atau hosting Anda untuk mengakomodasi beban tambahan yang mungkin diperlukan oleh data penghubung.

Takeaway Kunci: Sadarilah bahwa mengintegrasikan sistem Anda bisa membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang Anda miliki saat ini. Anda harus dapat bekerja dengan pasangan Anda untuk memahami dan merencanakan kebutuhan ini karena mereka dapat memengaruhi jadwal dan biaya keseluruhan Anda.

Nah, itu semua bagus dan bagus… Jika Anda membangun di atas dasar yang kokoh.

Memilih Pendekatan Integrasi: Risiko Jangka Panjang

Berikut adalah 10 hal teratas yang harus diperhatikan ketika memilih pendekatan integrasi Anda untuk menghubungkan sistem Anda yang mungkin belum Anda pikirkan:

1. Keamanan: Apakah Anda benar-benar ingin mengambil risiko data pelanggan Anda dan data sensitif lainnya dilanggar? Kami tahu Anda tidak, jadi penting untuk memahami bagaimana solusi integrasi Anda diuji kerentanannya terhadap peretas. Apakah akan ada audit keamanan? Tes penetrasi? Apakah hosting dan lapisan perangkat lunak akan terus diperbarui untuk menangkal ancaman baru dan berkembang?
2. Pemeliharaan: Saat titik akhir perangkat lunak Anda ditingkatkan, siapa yang memastikan bahwa platform integrasi Anda cocok dengan perubahan tersebut? Tanpa rencana pemeliharaan, solusi integrasi Anda mungkin berhenti berfungsi, menyebabkan rasa sakit dan frustrasi bagi Anda, dan pelanggan Anda.
3. Dukungan & Dokumentasi: Jika Anda mengalami masalah dengan otomatisasi data Anda seperti ketika pesanan gagal, kepada siapa Anda akan berpaling? Bagaimana Anda tahu jika itu masalah API, masalah firewall, data buruk yang secara tidak sengaja dimasukkan oleh karyawan atau vendor ke salah satu sistem perangkat lunak Anda, atau masalah lainnya? Jika Anda mengandalkan "seorang pria" yang mungkin sedang berlibur, terikat, atau tidak tersedia, dan Anda tidak memiliki dokumentasi yang memadai, Anda mungkin menemukan diri Anda terjebak di sungai tanpa dayung.
4. Pendekatan Integrasi: Apakah integrasi Anda merupakan koneksi khusus yang mengikat kedua sistem Anda secara langsung? Atau, apakah solusi Anda menyertakan "hub" yang berada di antara sistem titik akhir Anda yang mengelola dan menjalankan integrasi data Anda? Bagaimana sistem Anda terikat bersama memengaruhi seberapa mudahnya menambahkan perangkat lunak tambahan atau memutakhirkan salah satu sistem titik akhir Anda saat ini. Bergantung pada pendekatan integrasi, salah satu dari skenario tersebut dapat berarti kembali ke papan gambar dan memulai proyek baru dari awal lagi. Menumbuhkan integrasi Anda tentu saja bisa mahal.
5. Implementasi: Bergantung pada solusinya, Anda mungkin perlu mengandalkan mitra Anda untuk menghubungkan sistem Anda atau bisa lebih DIY dengan alat tunjuk dan klik. Jika yang terakhir, apakah Anda memiliki sumber daya internal untuk melakukan penyiapan? Perbedaan ini juga akan mempengaruhi biaya. Jika mitra Anda diminta untuk menyiapkan integrasi, perkirakan akan ada biaya penerapan yang ditetapkan satu kali.
6. Hosting: Siapa yang menghosting solusi integrasi Anda? Apakah scalable untuk menangani peningkatan volume data? Apakah bergantung pada pusat data atau penyedia cloud tertentu untuk tetap aktif dan berjalan? Apakah ada SLA untuk melindungi Anda dari waktu henti? Jika penyedia integrasi Anda turun, pelanggan Anda yang menderita kehilangan pesanan, pemrosesan pesanan yang tertunda, dan banyak lagi.
7. Cadangan: Apa yang terjadi jika pernah ada masalah di mana data berhenti mengalir, atau menjadi rusak di salah satu titik akhir Anda? Bagaimana Anda akan pulih? Sementara kita semua berharap hal-hal seperti itu tidak pernah terjadi, yang terbaik adalah merencanakan kemungkinan seperti itu, untuk berjaga-jaga.
8. Skalabilitas: Apa titik puncak untuk sistem titik akhir Anda? Berapa banyak produk dan pesanan yang dapat dikirimkan sekaligus? Tidak ada yang lebih buruk daripada memiliki hari penjualan yang hebat, dan kemudian mengetahui bahwa pesanan terjebak dalam transmisi data alih-alih diambil, dikemas, dan dikirim.
9. Batching: Di dunia yang sempurna, semua data akan melalui API waktu nyata (bagaimana perangkat lunak berbicara dengan perangkat lunak lain). Bahkan jika salah satu sistem Anda tidak memiliki API, data harus mengalir ke sistem yang memilikinya. Dengan batching, Anda menunda transmisi data. Hal ini dapat menyebabkan masalah seperti inventaris tidak mutakhir, pesanan Anda tidak dipindahkan ke perangkat lunak yang akan Anda penuhi secepat yang seharusnya, dan sebagainya. API juga memiliki manfaat menggunakan kode untuk mengirimkan setiap bagian data, dan untuk mendapatkan respons dari perangkat lunak penerima. Yang membawa kita ke:
10. Penanganan Kesalahan dan Pengecualian : Apakah sistem Anda tahu apa yang harus dilakukan jika pesanan # sudah ada di sistem yang mencoba memasukkan pesanan? Bagaimana jika mendapatkan kembali kode kesalahan 4xx atau 5xx? Jika sistem Anda tidak memiliki penanganan, perutean, dan logging yang memadai, Anda mungkin menemukan bahwa perahu Anda memiliki lubang di dalamnya, dan Anda akan membuang air.

Gunakan bagan ini untuk mengevaluasi solusi dan mitra yang berbeda. Anda dapat dengan mudah membandingkan opsi dengan membuat kolom untuk setiap solusi yang ingin Anda bandingkan.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana platform integrasi middleware nChannel dapat menghubungkan sistem eCommerce Anda ke sistem EPP, POS, dan 3PL Anda.