RFP vs RFQ: Apa bedanya?

RFQ (permintaan penawaran) adalah permintaan yang dikirim ke pemasok yang merinci kebutuhan pembeli dan meminta vendor untuk informasi harga dan pembayaran mereka. RFQ dalam bisnis mencakup persyaratan dan hasil khusus yang diharapkan pembeli. Biasanya, pembeli sangat mengetahui pasar dan penawaran, sehingga RFQ singkat dan lugas untuk mendapatkan spesifikasi dan harga produk.

Umumnya, saat Anda mengeluarkan RFQ, Anda tahu persis jenis dan jumlah produk atau layanan yang Anda cari. Karena informasi produk biasanya mengikuti format RFQ standar, Anda dapat dengan cepat mencari pemasok dengan kualitas tertinggi dan harga terendah.

Berikut adalah karakteristik khas dari permintaan penawaran:

• Digunakan ketika Anda memahami kebutuhan Anda yang sebenarnya
• Menentukan persyaratan rinci
• Berfokus pada kiriman, biaya, dan kondisi pembayaran
• Mengevaluasi vendor dengan kemampuan mereka untuk menyediakan layanan dan barang seperti yang diminta
• Kontrak penghargaan kepada vendor yang menawarkan harga paling kompetitif

Untuk menyiapkan RFQ yang efisien, Anda dapat menerapkan praktik terbaik berikut:

• Tulis daftar persyaratan fitur dan fungsionalitas produk yang jelas
• Batasi latar belakang yang tidak penting
• Berikan kuantitas produk, waktu pengiriman, dan durasi layanan yang diperlukan
• Sebutkan syarat pembayaran pilihan Anda
• Detail format harga untuk semua vendor untuk konsistensi

Baca lebih lanjut tentang 6 langkah untuk menulis RFQ yang sempurna. Membuat RFQ menyeluruh adalah langkah pertama untuk membantu Anda menemukan pemasok terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Itu membungkus makna RFQ dalam bisnis. Mari kita sampai pada definisi RFP.

RFP (permintaan proposal) adalah kuesioner terstruktur formal bagi pembeli untuk mengumpulkan informasi vendor penting. Dalam RFP, Anda merinci masalah Anda dan mengundang penawar untuk memberikan solusi. Setiap vendor akan memiliki pendekatan unik untuk memecahkan masalah Anda.

Saat Anda menerima proposal, Anda dapat menempatkan semua vendor secara berdampingan dan mengeksplorasi kemampuan mereka dalam menjalankan proyek Anda. Ada banyak faktor yang harus dievaluasi, seperti metode, pengalaman, dan kelayakan solusi mereka. Anda harus menetapkan skor tertimbang untuk setiap faktor, dan vendor yang menang adalah perusahaan yang mendapat skor tertinggi.

Berikut adalah dasar-dasar RFP:

• Nyatakan informasi latar belakang singkat tentang masalah dan kebutuhan Anda
• Memberikan persyaratan terperinci untuk produk dan layanan yang Anda inginkan
• Berisi pertanyaan spesifik tentang penawar dan solusi apa yang dapat mereka tawarkan
• Menunjukkan keinginan Anda untuk kolaborasi lebih lanjut daripada sekadar kuesioner
• Nilai dan bandingkan vendor sesuai dengan prioritas Anda

Ingatlah beberapa tip saat menulis RFP:

• Jika Anda membutuhkan layanan yang disesuaikan, minta penawar untuk memberikan contoh karya mereka sebelumnya untuk klien lain. Studi kasus akan memberi Anda ekspektasi yang lebih akurat tentang kemampuan mereka.
• Memerlukan paket harga yang komprehensif untuk menghindari kejutan stiker nanti
• Tulis pertanyaan mendalam dan tekankan prioritas Anda secara menyeluruh sebagai pedoman bagi penawar. Cobalah untuk sedetail mungkin dan hindari pertanyaan yang tidak jelas.
• Jika Anda tidak yakin bagaimana keahlian vendor dapat memenuhi kebutuhan Anda, mintalah contoh, sertifikasi, atau referensi mereka yang membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.

Sekarang Anda telah mengetahui arti RFP dan RFQ, mari kita telusuri 4 perbedaan utama antara RFP vs RFQ:

Kriteria	Permintaan penawaran (RFQ)	Permintaan proposal (RFP)
Tujuan	Digunakan ketika Anda perlu membeli produk atau layanan yang tepat dengan prioritas anggaran.	Digunakan saat Anda menjelajahi solusi dan mengevaluasi banyak faktor untuk memilih vendor terbaik.
Jenis pertanyaan	Pertanyaan tentang spesifikasi produk dan biaya untuk memenuhi persyaratan.	Pertanyaan spesifik dan mendalam tentang solusi dan rencana proyek vendor.
Gaya	Terstruktur dan preskriptif.	Formal dan langsung.
Lingkup konten	Berorientasi pada harga dan menghilangkan gangguan lainnya.	Memberikan perbandingan yang jelas antara penawaran dan kompetensi vendor.

Tujuan

Karakteristik yang paling berbeda antara RFQ dan RFP adalah tujuannya. Perusahaan biasanya menggunakan RFQ ketika mereka tahu persis apa yang mereka cari dan tidak memerlukan detail tentang produk atau layanan. Sebaliknya, mereka siap untuk membeli dan fokus untuk memenuhi kendala keuangan mereka.

Di sisi lain, RFP diterapkan saat Anda perlu membeli barang canggih atau layanan khusus yang memerlukan keahlian khusus atau personel khusus untuk melakukan pekerjaan itu.

Jenis pertanyaan

Dalam RFQ, pertanyaan berfokus pada persyaratan harga untuk barang tertentu, seperti spesifikasi produk, biaya vendor, syarat pembayaran, serta pesanan pembelian dan kondisi faktur.

Sebaliknya, RFP memerlukan informasi yang lebih rinci tentang produk dan solusi. Ini karena proyek untuk RFP seringkali lebih kompleks dan membutuhkan konsultasi lebih lanjut daripada RFQ.

Gaya

Menulis RFQ mengikuti format standar. Semua informasi terstruktur dengan baik, memungkinkan Anda membandingkan harga vendor yang berbeda dengan cepat.

Di sisi lain, karena kebutuhan penting akan detail, penulisan RFP adalah proses yang lebih kompleks yang menuntut kombinasi pengetahuan teknis, pemformatan jadwal harga, dan pemahaman istilah hukum. Dengan demikian, RFP biasanya dokumen formal dan langsung.

Lingkup konten

Dengan fitur RFQ dan RFP di atas, keduanya memiliki keunggulan jika Anda menggunakannya dengan benar.

Karena RFQ berpusat pada biaya, Anda dapat fokus pada anggaran Anda dan menghilangkan gangguan lain saat mengevaluasi vendor. Sebaliknya, Anda harus memilih RFP saat Anda perlu membandingkan kemampuan vendor dan memilih proposal terbaik dengan mempertimbangkan banyak faktor selain harga.

Untuk mengelola proses pengadaan Anda secara efektif dengan RFQ dan RFP, Anda dapat mengadopsi pesanan pembelian PWA Magento. Sistem ini dapat mengotomatiskan pemrosesan pesanan pembelian, membantu Anda menyiapkan RFQ dengan cepat langsung di gudang, serta mengontrol semua status PO. Karena perangkat lunak memusatkan semua data pada inventaris dan vendor, Anda dapat memiliki produk yang tepat dengan biaya yang tepat pada waktu yang tepat.

Sekarang setelah Anda dapat menjawab pertanyaan “apa arti RFQ”, mari temukan template umum RFQ. Biasanya, RFQ berisi 3 bagian utama: Informasi pembeli, informasi penjual, serta ulasan dan evaluasi. Setiap bagian memiliki daftar informasi termasuk:

informasi pembeli:

• Nama dan deskripsi perusahaan: Informasi singkat tentang perusahaan Anda
• Persyaratan dan sasaran untuk produk dan layanan yang diinginkan: Apa yang Anda cari dan harapan Anda
• Kontak informasi

Informasi penjual:

• Detail produk: Nama dan spesifikasi barang
• Kuantitas produk: Kuantitas yang diminta yang harus dipenuhi oleh penawar
• Persyaratan pengiriman: Metode pengiriman pilihan Anda jika memungkinkan
• Harga produk: Harga untuk setiap produk dan ketentuan jika diperlukan

Tinjauan dan evaluasi:

• Metode evaluasi: Kriteria untuk menilai vendor, seperti keahlian teknis, harga, metode pengiriman
• Garis Waktu: Garis waktu tertentu yang harus dipatuhi oleh penawar
• Syarat dan ketentuan: Bernegosiasi dengan vendor untuk mencapai kesepakatan bersama, terutama dalam hal pembayaran, kualitas produk, dan masalah pengiriman
• Persyaratan dan instruksi pengiriman

Setelah Anda membandingkan semua penawaran dan memilih pemasok terbaik, pertimbangkan apakah Anda ingin menjalin hubungan jangka panjang dengan mereka dengan menegosiasikan pesanan pembelian menyeluruh.

Berikut adalah bagian standar yang membuat RFP yang baik:

1. Latar belakang perusahaan Anda: Apa yang dilakukan perusahaan Anda dan target pelanggan Anda
2. Ikhtisar proyek: Pengantar singkat tentang proyek
3. Tujuan proyek: Apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini
4. Lingkup pekerjaan: Deskripsi proyek dan ruang lingkup pekerjaan yang terperinci
5. Jadwal pengiriman target: Tanggal penyelesaian yang diharapkan bagi penawar untuk mengusulkan sumber daya yang tepat
6. Penghalang jalan saat ini dan hambatan untuk sukses: Kendala apa pun yang dapat memengaruhi proyek, seperti masalah teknis atau sumber daya personel yang terbatas, sehingga Anda dapat dengan cepat mendiskualifikasi vendor yang tidak dapat menangani tugas dan terhubung dengan pemasok yang kompeten
7. Pertanyaan tentang solusi yang diajukan bidder: Pertanyaan terkait proyek yang harus dijawab bidder. Minta mereka untuk memberikan rencana pelaksanaan proyek rinci untuk evaluasi.
8. Keterbatasan anggaran: Lebih baik dimuka dengan anggaran Anda untuk menghilangkan kejutan nanti untuk semua pihak.
9. Metrik dan kriteria evaluasi: Bagaimana Anda mengevaluasi dan memilih vendor, seperti riwayat kinerja masa lalu, studi kasus, biaya yang diproyeksikan, keahlian teknis, atau responsivitas dalam proses penawaran
10. Persyaratan pengajuan: Pedoman yang harus diikuti penawar saat mengajukan proposal mereka, dalam hal format, tenggat waktu, persyaratan konten
11. Informasi kontak: Alamat email Anda atau metode lain bagi penawar untuk menghubungi Anda untuk klarifikasi dan pengiriman RFP

Artikel ini hanya memandu Anda melalui definisi RFP dan RFQ dan perbedaan mencolok di antara keduanya. Jika Anda sedang mencari barang atau barang dengan spesifikasi yang sudah diketahui, RFQ adalah yang paling tepat. Jika Anda membutuhkan layanan canggih yang membutuhkan penyesuaian untuk kebutuhan Anda, RFP akan menjadi pilihannya. Menggunakan jenis permintaan yang tepat akan menciptakan strategi pengadaan yang efisien untuk perusahaan Anda dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik.