Merevolusi Manajemen SDM Menggunakan Integrasi

Tidak dapat disangkal bahwa integrasi SDM membantu mengurangi duplikasi entri data dan merampingkan pengalaman bagi para profesional SDM. Integrasi teknologi SDM juga mendukung upaya kepatuhan data dan memperluas kemampuan pelaporan.

Sistem SDM yang terbungkam menghadirkan tantangan bagi perusahaan karena data perlu dimasukkan secara manual ke dalam beberapa program setiap kali sesuatu seperti alamat karyawan berubah. Integrasi data menghilangkan masalah ini dengan berbagi informasi antar aplikasi secara otomatis.

Proses yang disederhanakan

Salah satu tugas yang paling menantang bagi para profesional SDM adalah mengelola informasi di berbagai aplikasi. Berbagi data antar sistem secara manual mahal dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat menimbulkan konsekuensi parah bagi organisasi Anda.

Saat Anda berinvestasi dalam alat integrasi, otomatisasi yang ditawarkannya dapat menghemat waktu dan uang untuk anggota tim Anda dengan memangkas langkah manual seperti mentransfer data dari layar ke layar. Misalnya, jika seorang karyawan harus mendaftar untuk mendapatkan keuntungan dalam sistem onboarding mereka, data tersebut dapat dikirim secara otomatis ke manajemen penggajian untuk memproses pembayaran mereka. Hal ini dapat mengurangi jam yang harus dihabiskan SDM untuk entri data ganda secara manual, yang dapat menambah hingga lebih dari sebulan atau bahkan beberapa pekerjaan staf SDM penuh waktu.

Menyederhanakan proses dengan integrasi Gusto juga membebaskan tim Anda untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada aktivitas strategis yang mengembangkan bisnis Anda. Dengan sedikit fokus pada pemeliharaan platform, pengejaran data, referensi silang, dan pelaporan manual, departemen SDM Anda dapat berkonsentrasi untuk merekrut talenta yang tepat, mengembangkan pemimpin internal, dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Faktor penting dalam keberhasilan integrasi SDM adalah kualitas data yang dibagikan. Dengan alur kerja terintegrasi, Anda dapat membuat satu sumber kebenaran yang akan menghilangkan kebutuhan untuk membandingkan kumpulan data yang tidak konsisten atau menunggu rekaman dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda sebelum menyusun laporan.

Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Integrasi sumber daya manusia memungkinkan karyawan untuk menggunakan sistem SDM yang mereka sukai dan merasa nyaman. Ini mengurangi waktu yang mereka habiskan untuk beralih antar program dan menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia.

Integrasi sistem HR memungkinkan sinkronisasi data antar aplikasi yang berbeda sehingga selalu up-to-date. Administrator SDM dapat merasa yakin bahwa data mereka akurat dan terkini saat menjalankan laporan.

Misalnya, jika seorang karyawan ditandai sebagai dihentikan dalam sistem catatan SDM Anda dan alat manajemen layanan TI (ITSM) Anda, kedua alat tersebut akan membuat tiket off-boarding, yang dapat dikelola oleh tim TI. Ini membantu memastikan bahwa tim SDM dan TI bekerja sama.

Menggunakan platform integrasi yang menghubungkan dua teknologi jauh lebih mudah. Konektor prebuilt platform menarik data dari aplikasi sumber, sementara solusi middleware memetakan dan mengubahnya menggunakan aturan bisnis tak terbatas sebelum mendorongnya ke aplikasi target. Hal ini membuat integrasi data yang rumit yang dulu memakan waktu enam bulan kini hanya membutuhkan waktu beberapa minggu.

Ketika sistem SDM dari solusi catatan dan poin terintegrasi, ini menghilangkan silo dan memungkinkan karyawan untuk mengakses semua informasi yang mereka butuhkan di satu tempat. Ini meningkatkan pengalaman mereka dengan sistem SDM dan membantu mereka menjadi lebih produktif dan terlibat.

Peningkatan Produktivitas

Integrasi SDM memungkinkan pengiriman data antar beberapa program, secara otomatis meningkatkan akurasi, mengaktifkan otomatisasi, dan menghilangkan kebutuhan entri data ganda secara manual. Ini juga menghemat waktu dan membebaskan tim SDM untuk menghabiskan energi pada pekerjaan strategis yang mengembangkan bisnis. Ini sangat berharga di dunia yang menantang virus corona saat ini, di mana para profesional HR dapat bekerja dari jarak jauh atau dari rumah dan memiliki lebih sedikit waktu untuk dihabiskan untuk proses manual.

Selain mengurangi biaya, integrasi SDM dapat meningkatkan moral karyawan dengan meminimalkan tugas-tugas membosankan yang tidak berkontribusi pada keuntungan. Penting untuk diingat bahwa tidak semua sistem perlu diintegrasikan untuk menikmati manfaat dari proses otomatis dan pelaporan yang disederhanakan. Kuncinya adalah memahami area organisasi Anda yang paling diuntungkan dari integrasi SDM dan menemukan solusi tepat yang memenuhi kebutuhan Anda.

Misalnya, sistem catatan SDM (HRIS) Anda tidak menyertakan fitur manajemen manfaat. Dalam hal ini, Anda harus mengintegrasikan dengan solusi poin atau penanganan risiko pendaftaran, perubahan, dan pembatalan tunjangan karyawan secara manual. Demikian pula, Anda harus berintegrasi dengan sistem tersebut jika HRIS Anda tidak menyertakan pemeriksaan latar belakang atau perangkat lunak pengujian pra-kerja. Integrasi data aplikasi HR modern biasanya dilakukan melalui API dan dapat dijadwalkan untuk berjalan pada interval yang ditentukan.

Kecerdasan Bisnis yang Ditingkatkan

Tim SDM mencari integrasi karena membuat data lebih mudah diakses, menghasilkan pelaporan yang lebih andal dan akurat. Integrasi SDM juga dapat membantu menghilangkan silo data dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi, memungkinkan tim SDM untuk lebih fokus pada keterlibatan karyawan dan fungsi strategis lainnya.

Integrasi SDM biasanya menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk mentransfer data antar sistem. Jenis integrasi ini memungkinkan berbagi data secara real-time dan tidak terpengaruh oleh perubahan pada antarmuka pengguna aplikasi. Jenis integrasi ini adalah opsi yang paling kuat dan aman, tetapi membutuhkan tim ahli untuk mempertahankannya.

Sebagian besar solusi perangkat lunak SDM modern menawarkan API untuk mengintegrasikan data mereka dengan aplikasi lain. Manajer SDM dapat mengintegrasikan perangkat lunak mereka dengan solusi yang ada dan solusi poin lainnya, seperti pemeriksaan latar belakang atau alat penyaringan pra-pekerjaan. Ini dapat merampingkan proses perekrutan dengan menghilangkan banyak langkah manual dan mengurangi duplikasi entri data.

Jika sistem pencatatan Anda saat ini dan perangkat lunak SDM lainnya tidak memiliki integrasi bawaan, Anda masih dapat mencapai solusi terintegrasi menggunakan iPaaS pihak ketiga. Solusi ini dapat menghubungkan berbagai aplikasi HR Anda dan mentransfer data ke satu database bersama yang dapat diakses oleh semua karyawan. Hal ini dapat memudahkan karyawan untuk melayani diri sendiri, melacak hal-hal seperti pembayaran, permintaan cuti, dan pelatihan, serta mengurangi jumlah dukungan yang perlu disediakan oleh tim SDM.