Solusi Teknologi untuk Pengalaman Kerja Jarak Jauh yang Lebih Baik

Pekerjaan jarak jauh sepertinya ada di sini untuk tetap tanpa batas waktu. Perusahaan di semua industri cenderung memiliki perasaan campur aduk tentang hal ini, dengan beberapa lebih memilih untuk kembali ke kehidupan kantor pra-pandemi sesegera mungkin, sementara yang lain lebih terbuka untuk pengaturan kerja jarak jauh yang permanen.

Karyawan biasanya adalah pemangku kepentingan yang paling bersemangat untuk terus bekerja dari jarak jauh, berkat kebebasan dan fleksibilitas yang ditawarkannya. Namun, pekerjaan jarak jauh bukannya tanpa kerugian, baik untuk pemberi kerja maupun karyawan, dan memiliki platform komunikasi terpadu mungkin merupakan solusi yang baik. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah beberapa solusi teknologi penting untuk pengalaman kerja jarak jauh yang lebih baik.

Konferensi video

Rapat video menjadi semakin penting untuk membuat orang tetap berinteraksi dan berkolaborasi sementara jutaan orang bekerja dari rumah. Tampaknya konferensi video akan tetap ada, dengan mayoritas pemimpin bisnis berharap mengizinkan staf untuk bekerja dari rumah bahkan setelah pandemi terkendali. Mengetahui cara menggunakan perangkat lunak konferensi video secara efektif dapat membantu Anda memaksimalkan rapat video, serta membuat karyawan Anda lebih bahagia dan lebih produktif.

Orang lebih cenderung berinteraksi saat menggunakan konferensi video daripada sekadar suara. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk menjadwalkan rapat dengan cepat, melatih karyawan baru, atau melakukan tinjauan kinerja. Mampu melihat wajah orang lain meningkatkan komunikasi dan menyatukan tim serta meningkatkan kolaborasi dan meningkatkan moral.

Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Krisis Sanitasi COVID-19 Mengubah Akses Jarak Jauh (diikuti dengan Studi Kasus)?

Sistem Kamar

Bisnis menggunakan sistem ruangan untuk menambahkan konferensi video ke tempat pertemuan. Karyawan menggunakan perangkat lunak konferensi video untuk komunikasi video satu lawan satu, tetapi sistem ruangan melengkapi area pertemuan dengan teknologi yang memungkinkan setiap orang di ruangan untuk bergabung tanpa harus membawa perangkat mereka sendiri.

Perangkat lunak konferensi video sering menyertakan sistem ruangan sebagai produk tambahan atau pendamping. Namun, beberapa penyedia tidak membedakan antara konferensi video dan sistem ruangan mereka, menyajikannya sebagai satu paket. Beberapa vendor akan menyertakan perangkat keras milik mereka sendiri, yang dapat digunakan bersama dengan perangkat keras perusahaan yang ada untuk menjalankan dan menjalankan perusahaan.

Telepon Awan

Untuk bisnis modern, faktor yang paling penting adalah kelangsungan perusahaan dan pelanggan tidak akan dapat menghubungi perusahaan Anda jika sistem di tempat Anda mati. Jalan pertama Anda dalam skenario seperti itu biasanya mencari spesialis TI yang dapat membantu Anda menyelesaikan masalah. Namun, Anda masih akan kehilangan peluang bisnis selama ini. Pelanggan akan terganggu akibat downtime, yang bisa berarti kehilangan bisnis.

Jika Anda memiliki sistem telepon berbasis cloud, sistem ini akan terus berfungsi hingga Anda memiliki akses ke internet. Jika koneksi internet Anda tidak tersedia, Anda dapat menggunakan pesan suara dan memanfaatkan rekaman panggilan untuk memastikan konektivitas dan kontinuitas. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan petugas otomatis perangkat lunak.

Perangkat Lunak Penghargaan dan Pengakuan

Manajer dapat dengan mudah mengenali laporan langsung mereka berkat perangkat lunak pengenalan karyawan. Telah diketahui dengan baik bahwa karyawan yang tidak menerima penghargaan tepat waktu akan mengalami penurunan motivasi dan insentif untuk bekerja pada tingkat yang tinggi. Dengan tidak adanya solusi teknologi, karyawan biasanya diminta menunggu tinjauan kinerja dua tahunan dan tahunan untuk mendapatkan umpan balik atau pengakuan. Hasil dari upaya pengenalan yang lamban biasanya adalah bahwa pengakuan, pujian, dan umpan balik kurang berdampak dan bermakna.

Inilah mengapa sangat mendasar untuk memberikan pengakuan tepat waktu, dan perangkat lunak memungkinkannya. Manajer tidak lagi harus menunggu atau duduk di depan komputer mereka untuk memberi tahu personel mereka. Mereka dapat melakukannya dari mana saja di dunia dan dengan cepat.

Pengerahan

Semakin jelas bahwa teknologi rekrutmen tidak diragukan lagi diperlukan untuk memungkinkan pekerjaan jarak jauh. Dalam hal perekrutan, memiliki teknologi yang tepat sangat penting untuk menemukan orang yang tepat untuk posisi yang Anda rekrut.

Menggunakan proses rekrutmen digital memberi bisnis keuntungan dalam akuisisi bakat karena menggunakan AI dan algoritme yang dapat diprogram untuk tidak hanya menyebarkan jaring terluas tetapi juga membuat keputusan daftar pilihan yang paling tepat saat memilih pelamar yang memenuhi syarat. Saat semua orang bekerja dan melamar pekerjaan dari rumah, terutama di pasar tenaga kerja internasional, Anda memerlukan alat akuisisi bakat untuk menjaga agar proses perekrutan Anda tetap efisien.

Anda mungkin menyukai: 5 Cara Menarik untuk Meningkatkan Penjualan Jarak Jauh Anda.

Pembelajaran Seluler

Meskipun memiliki LMS yang berfungsi penuh sangat penting untuk memberikan pelatihan yang relevan dan komprehensif kepada staf Anda, menggabungkannya dengan aplikasi pembelajaran seluler memungkinkan karyawan Anda mengakses pelatihan mereka dari mana saja. Apakah orang-orang Anda bekerja di meja atau selalu bergerak, mereka semua pasti terpaku dan terikat pada ponsel mereka.

Mengapa tidak memanfaatkan ini dan memberikan pelatihan kepada mereka tentang perangkat yang sudah menghabiskan begitu banyak waktu? Karyawan tidak lagi perlu berada di terminal desktop untuk menerima pelatihan berkualitas tinggi yang membekali mereka dengan keterampilan dan informasi yang mereka butuhkan.

Pelacakan Waktu

Tetap fokus adalah salah satu dari berbagai jebakan pekerjaan jarak jauh. Perjalanan pagi memungkinkan pekerja kantor untuk beralih ke mode kerja sehingga pada saat mereka tiba di tempat kerja, mereka siap untuk turun ke bisnis dan memasuki kondisi arus.

Telecommuting berarti perubahan mental dan fisik pada rutinitas itu. Ketika perjalanan melibatkan berjalan dari kamar tidur Anda ke ruang kerja Anda, dan terutama jika ruang kerja itu mencakup hal-hal seperti televisi, tempat tidur Anda, dan kemungkinan anggota keluarga juga, peralihan ini bisa jadi sulit. Perangkat lunak manajemen waktu membantu dengan membuat orang sadar akan fakta bahwa mereka berada di waktu perusahaan.

Anda dapat membuat karyawan tetap akuntabel dan produktif dengan menggunakan aplikasi pemantauan waktu sederhana. Meminta orang untuk melacak waktu mereka sendiri bisa menjadi berantakan dan menghindari akuntabilitas penting yang diperlukan untuk hubungan kerja yang baik antara karyawan dan pemberi kerja.

VPN

Karena semakin banyak karyawan yang bekerja di luar kantor, keamanan siber menjadi lebih mengkhawatirkan, terutama jika pengguna terhubung melalui jaringan publik atau pribadi. Upaya phishing, penolakan layanan terdistribusi (DDoS), serangan akun desktop jarak jauh, dan eksploitasi Bluekeep adalah beberapa risiko yang paling umum bagi karyawan jarak jauh. Sayangnya, banyak karyawan yang tidak cukup terdidik dalam keamanan siber untuk mengetahui atau tidak mengetahui bentuk serangan ini, membuat mereka sangat terekspos dan rentan terhadap pelanggaran.

Karyawan dapat merusak keamanan data perusahaan seperti halnya peretas dan penjahat dunia maya, jadi menjaga keamanan perangkat mereka saat bekerja dari rumah tidak dapat dinegosiasikan. VPN memungkinkan karyawan mengamankan akses jarak jauh ke jaringan dan data internal organisasi. Alat tersebut membuat terowongan aman antara perangkat pengguna dan data perusahaan, mengenkripsi semua yang dikirim antara dua titik akhir.

Anti Virus

Meskipun kantor fisik Anda mungkin memiliki kapasitas keamanan siber untuk menangani semua workstation, Anda tidak memiliki jumlah kendali yang sama atas komputer di rumah Anda. Untuk PC jarak jauh, Windows Defender, yang menjadi standar dengan Windows 10, adalah solusi antivirus yang lebih dari cukup.

Perangkat lunak keamanan titik akhir juga harus digunakan oleh setiap pekerja jarak jauh yang menggunakan Macintosh.

Tetapkan kebijakan yang mewajibkan semua karyawan rumahan untuk menggunakan produk antivirus di semua mesin yang terhubung ke sumber daya perusahaan dan pertimbangkan apakah Anda perlu menggunakan sistem pemantauan berbasis cloud untuk melacak workstation Anda. Periksa alat konsol dukungan yang Anda gunakan saat ini, serta lisensi apa pun yang mungkin Anda perlukan untuk mengakses mesin yang tidak berada di bawah kendali dan pengawasan langsung Anda. Anda dapat menyiapkan solusi jarak jauh untuk memungkinkan tim dukungan TI Anda mengakses komputer rumah karyawan dari jarak jauh untuk membantu penyiapan akses jarak jauh.

Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran

Solusi manajemen pengeluaran online memungkinkan karyawan untuk mengakses akun pengeluaran mereka dari mana saja. Karyawan jarak jauh dapat mengajukan pengeluaran dari rumah atau dalam perjalanan, yang akan segera dievaluasi dan disetujui oleh tim akuntansi atau penggajian, membuat semua orang tetap mengetahui kecepatan dan pemahaman yang sama tanpa harus datang ke kantor.

Waktu yang diperlukan untuk menyetujui dan mengganti pengeluaran dikurangi setengahnya jika Anda menggunakan solusi manajemen pengeluaran terintegrasi. Alternatifnya adalah membuat karyawan keuangan Anda bekerja dari jarak jauh, menerima sejumlah besar tanda terima virtual yang membutuhkan waktu untuk diotorisasi. Setiap kuitansi harus ditinjau berdasarkan kebijakan perusahaan sebelum dapat dibayarkan, yang menunda pembayaran karyawan.

Anda mungkin juga menyukai: Kiat Pengembangan Diri sebagai Pengembang Perangkat Lunak Jarak Jauh di COVID-19.

Kesimpulan

Pekerjaan jarak jauh, dalam banyak hal, membutakan ekonomi dan tenaga kerja, memperkenalkan metode baru untuk melakukan sesuatu dalam semalam yang, secara halus, mengacaukan tatanan yang sudah mapan. Kehidupan kerja kita telah dibentuk begitu lama oleh kantor dan berdekatan satu sama lain sehingga pekerjaan jarak jauh masih, bahkan setelah hampir dua tahun, asing bagi banyak orang dan perusahaan.

Ledakan teknologi yang mendukung pekerjaan jarak jauh telah menjadi hikmah dari semua ini. Sekarang ada solusi teknologi dan perangkat lunak untuk hampir setiap masalah dan tantangan yang ditimbulkan oleh pekerjaan jarak jauh.

Mulai dari teknologi yang mempermudah kolaborasi secara virtual hingga teknologi yang mempermudah menemukan dan menempatkan karyawan di lingkungan kerja jarak jauh, ada beberapa cara untuk mengatasi banyak jebakan kerja jarak jauh. Ingat contoh di atas dan pastikan bahwa bisnis Anda memanfaatkan semua yang ada untuk menjadikan pekerjaan jarak jauh lebih produktif dan menyenangkan bagi semua orang yang terlibat.