Cara Mengadakan Rapat Jarak Jauh yang Tidak Membuang Waktu

Menjaga rapat tepat waktu dan efektif dapat menjadi tantangan dalam pengaturan kantor. Dalam pengaturan jarak jauh, ada beberapa tantangan tambahan, seperti platform konferensi yang tidak dapat diandalkan dan “kamera hidup atau mati?” yang tidak jelas. etiket. Di Exposure Ninja, kami telah menjalankan dari jarak jauh sejak 2012 dan berkembang menjadi tim yang terdiri dari 100 Ninja. Selama ini, kami telah menyempurnakan pengaturan rapat jarak jauh untuk menghadirkan rapat produktif yang tetap fokus.

Berikut adalah tujuh tip teratas kami untuk mengadakan rapat jarak jauh yang tidak membuang waktu.

1. Tetapkan Harapan

Sama seperti rapat tatap muka, orang yang datang terlambat dan gangguan dapat mengganggu jalannya rapat. Langkah pertama menuju rapat hebat yang tidak membuang waktu adalah memastikan ekspektasi tim Anda ditetapkan sejak awal.

Cara tercepat untuk memulai ini adalah dengan memesan rapat ke kalender mereka dengan waktu, lokasi (seperti Skype) dan daftar undangan yang ditentukan. Di Ninja Eksposur, kami menggunakan Kalender Google, yang menyinkronkan semua kalender Ninja untuk memastikan mereka tidak memesan dua kali.

Awal pertemuan adalah waktu yang tepat untuk menetapkan "aturan dasar". Ini harus mencakup hal-hal seperti penggunaan ponsel, pengirim pesan, dan email. Idealnya, semua orang dalam tim akan membungkam semua notifikasi mereka selama rapat. Itu tidak selalu memungkinkan, tetapi itu membuat panggilan yang jauh lebih terfokus dengan lebih sedikit interupsi.

Anda juga harus menetapkan ekspektasi perangkat keras. Jika Anda sedang memberikan pengarahan, sebaiknya minta tim Anda untuk menonaktifkan sementara mikrofon mereka kecuali mereka memiliki pertanyaan. Ini memotong kesempatan untuk menggonggong anjing dan mengetik suara mengganggu pesan pembicara.

2. Bagikan Agenda Sebelumnya

Berbagi agenda sebelum rapat memberi setiap orang waktu untuk bersiap dan juga membantu menjalankan pemeriksaan penting. Pemeriksaan itu adalah apakah pertemuan benar-benar dibutuhkan. Jika Anda kesulitan menyusun agenda, maka ada kemungkinan besar pertemuan itu tidak diperlukan sama sekali.

Agenda Anda juga akan memberi Anda cara mudah untuk menarik rapat kembali ke jalurnya jika Anda menjauh dari fokus panggilan. Sama seperti pertemuan fisik, mudah untuk mengatakan sesuatu seperti, “Saya pikir kita mulai keluar jalur. Mari kita pasang pin ini dan mengunjunginya lagi nanti”.

3. Gunakan Platform yang Andal

Ada banyak pilihan panggilan yang berbeda di luar sana, dan memilih salah satu yang dapat diandalkan dan sesuai dengan tujuan Anda sangat penting. Tidak ada yang lebih buruk daripada panggilan yang terus-menerus terputus atau harus ditinggalkan karena konektivitas yang buruk!

Jika Anda ingin membuat ulang panggilan yang mungkin Anda lakukan dengan pelanggan melalui telepon kantor Anda, maka aplikasi seperti Yay atau 8×8 bisa sangat berguna. Ini menawarkan fitur perekaman panggilan dan dapat diatur untuk membuat dan menerima panggilan menggunakan nomor kantor Anda. Mereka adalah layanan yang mudah untuk klien Anda, karena mereka akan menerima panggilan telepon langsung ke nomor mereka seperti biasa — tidak ada yang mereka unduh atau lakukan sebelum mereka dapat menggunakannya.

Untuk rapat di mana kamera lebih sesuai — atau jika Anda ingin berbagi layar — maka ada banyak pilihan platform. Beberapa favorit kami termasuk Google Hangouts, Skype, dan Zoom.

Google Hangouts disinkronkan dengan Google Kalender dengan mulus. Anda dapat membagikan layar Anda dan ada juga opsi subtitle untuk mereka yang sulit mendengar atau kesulitan mendengar di lingkungan yang bising.

Skype adalah platform konferensi video terkenal dengan beberapa fitur bawaan yang hebat seperti perekam layar dan berbagi layar. Skype juga berfungsi ganda sebagai utusan untuk mengirim pesan cepat atau memastikan semua orang siap sebelum memulai panggilan. Akan tetapi, ini bisa menjadi sulit dengan banyak orang, karena stabilitas terkadang menjadi sedikit tidak merata.

Zoom adalah layanan berbayar, tetapi ada versi gratis yang fantastis yang memungkinkan Anda mengadakan rapat hingga 45 menit. Ada juga fitur perekaman rapat serta opsi berbagi layar. Ini cenderung menjadi platform yang sangat stabil dan dapat menangani banyak orang.

4. Gunakan Kamera

Rapat “Camera on” menawarkan begitu banyak manfaat untuk efisiensi tetapi juga dari perspektif pembangunan tim. Memiliki semua orang dengan kamera mereka membantu menghindari orang berbicara di atas satu sama lain karena isyarat verbal bahwa seseorang akan berbicara sama dengan mereka dalam pertemuan tatap muka. Dengan kamera mati, mungkin ada banyak permintaan maaf karena berbicara satu sama lain — menguras waktu dalam pertemuan yang efektif, belum lagi memalukan.

Memiliki kamera membantu untuk mengukur reaksi tim selama pengumuman dan, tentu saja, membantu semua orang untuk melihat bagaimana sesuatu dikatakan! Sangat mudah untuk menemukan sesuatu dengan cara yang berbeda dengan yang dimaksudkan. Mampu melihat wajah semua orang membantu dalam hal ini.

Umumnya, hal terbaik yang harus dilakukan adalah memberi tahu tim Anda rapat mana yang harus mereka hadiri di depan kamera sehingga mereka dapat mempersiapkannya terlebih dahulu. Kami biasanya merekomendasikan rapat tertentu adalah panggilan video — tetapi kami juga tidak pernah memaksanya, karena beberapa anggota tim mungkin merasa tidak nyaman.

5. Tunjuk Pembicara Berikutnya

Tip yang sangat sederhana untuk menjaga agar rapat tetap pada jalurnya adalah memastikan Anda mengarahkan pertanyaan Anda ke orang tertentu. Membiarkan pertanyaan menggantung dapat mengakibatkan keheningan, karena Anda tidak dapat mengandalkan isyarat visual biasa untuk berbicara kepada seseorang. Dalam pertemuan tatap muka, Anda dapat melihat orang yang Anda harapkan jawabannya. Di layar, tidak selalu jelas siapa yang Anda lihat — Anda dapat menatap rekan kerja Anda di sudut layar, tetapi untuk semua orang, Anda hanya akan melihat ke bawah! Sederhana, “Apakah ini mungkin? Bagaimana menurutmu, Andy” dapat memotong ketidakpastian dan waktu menganggur yang tidak perlu.

Dapatkan ke puncak Google gratis

Unduh salinan gratis buku terlaris kami,

" Cara Mencapai Puncak Google "

Unduh Salinan Gratis Saya

6. Mendorong Keamanan Psikologis

Rapat terkadang bisa terganggu oleh suara paling keras di ruangan itu. Masalah ini tidak berbeda dalam rapat jarak jauh, meskipun Anda dapat membantu beberapa anggota tim merasa lebih percaya diri saat berinteraksi online.

Sebuah titik keamanan psikologis tercapai dalam sebuah tim ketika semua orang merasa nyaman berkontribusi dan semua anggota tim dihormati. Untuk membantu memfasilitasi ini, Anda dapat mendorong kontribusi yang sama dari anggota tim yang berbeda dengan menunjuk orang berikutnya yang ingin Anda dengar. Di kantor, Anda dapat menggunakan isyarat visual. Ini sama secara online, tetapi Anda mungkin harus bekerja sedikit lebih keras.

Keamanan psikologis membantu Anda mendapatkan pemikiran semua orang selama rapat, membatasi poin yang disumbangkan setelah rapat. Menjadikannya sebagai salah satu hal yang ingin Anda fasilitasi juga membantu Anda menemukan "pengantongan pasir". Sand-bagging adalah saat anggota tim mulai mengulangi poin mereka atau keluar dari topik dan menarik rapat keluar jalur. Menjaga agar kontribusi tetap terdistribusi secara merata akan membantu Anda menjaga rapat tetap pada jalurnya dan membuat tim Anda lebih kuat.

7. Jangan Terlalu Kejam

Menjaga rapat tetap pada jalurnya dan mengurangi waktu yang terbuang adalah hal yang bagus, tetapi berhati-hatilah agar tidak terlalu kejam. Bekerja dari jarak jauh dapat mengurangi jumlah waktu membangun tim yang Anda miliki dan sedikit waktu interaksi sosial itu penting. Memungkinkan beberapa menit di awal atau akhir panggilan untuk mengejar ketinggalan pada malam atau akhir pekan semua orang dapat membantu menjaga tim tetap terhubung.

Jika Anda beradaptasi untuk bekerja dari jarak jauh dan menemukan cara untuk membantu tim Anda berkembang di lingkungan jarak jauh, Exposure Ninja menawarkan webinar kerja jarak jauh gratis dan panggilan konsultasi untuk memulai bisnis. Kami telah merancang Pelatihan dan Konsultasi Revolusi Kerja Jarak Jauh kami untuk melewatkan pelajaran sulit melakukannya sendiri dan membawa Anda ke tempat yang Anda inginkan sesegera mungkin.

Mulailah hari ini dengan memesan Konsultasi Gratis Anda dengan Ninja.