10 Template Email Perekrutan yang Berfungsi pada tahun 2023

Apa Itu Email Perekrutan?

Email rekrutmen adalah pesan yang dikirimkan kepada calon kandidat dengan tujuan untuk menarik mereka agar melamar suatu lowongan pekerjaan.

Ini berfungsi sebagai titik kontak pertama antara perekrut dan kandidat dan memainkan peran penting dalam menciptakan kesan positif. Isi email rekrutmen yang efektif berfokus pada peluang kerja, budaya perusahaan, dan bagaimana keterampilan kandidat selaras dengan peran tersebut.

Tidak seperti panggilan telepon dingin, email digunakan 99,99% di awal proses.

Saat ini, sebagian besar perekrut menggunakan alat – seperti ATS atau CRM – dan template untuk mengoptimalkan waktu mereka pada langkah pertama proses perekrutan.

Namun email atau panggilan dingin belum tentu merupakan satu-satunya saluran rekrutmen yang digunakan saat ini.

Saluran Apa yang Terbaik untuk Menjangkau Kandidat?

Kami telah menulis postingan luar biasa tentang saluran perekrutan terbaik yang ada untuk menguasai kampanye perekrutan Anda dan mendapatkan kinerja yang lebih baik dalam waktu yang jauh lebih singkat. Ingin membacanya?

Baca Postingan Saluran Perekrutan Terbaik Kami!

Apa Saja Jenis Email Perekrutan yang Berbeda?

Merekrut email adalah alat penting untuk melibatkan kandidat potensial. Komunikasi ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, masing-masing memiliki tujuan unik dalam saluran perekrutan.

Berikut ikhtisar berbagai jenis email perekrutan.

1. Email Penjangkauan Awal

Jenis email ini adalah titik kontak pertama dengan calon potensial. Hal ini sering kali mencakup perkenalan singkat tentang perekrut atau manajer perekrutan, gambaran umum perusahaan, dan mengapa penerima diidentifikasi sebagai calon yang cocok untuk peran tersebut. Tujuannya adalah untuk membangkitkan minat kandidat dan mendorong respons untuk memulai dialog.

2. Email Undangan Pekerjaan

Ini adalah email bertarget yang dikirim ke prospek yang mengundang mereka untuk melamar posisi terbuka tertentu. Biasanya ini menyoroti persyaratan peran, tanggung jawab, dan bagaimana latar belakang kandidat selaras dengan pekerjaan.

3. Email Jaringan

Email jaringan bertujuan untuk membuat koneksi tanpa memikirkan pekerjaan tertentu. Mereka lebih mengutamakan membangun hubungan, dengan perekrut menjangkau kandidat potensial untuk memperluas jaringan bakat mereka demi peluang masa depan.

4. Email Tindak Lanjut

Setelah kontak awal atau wawancara, email tindak lanjut sangat penting. Hal ini membuat kandidat tetap terlibat dalam proses, memberi mereka langkah selanjutnya yang diperlukan, atau sekadar menjaga hubungan untuk lowongan di masa depan.

5. Email Permintaan Referensi

Email ini dikirim ke karyawan saat ini atau kontak industri, meminta mereka untuk merujuk kandidat dari jaringan mereka yang mungkin cocok untuk suatu pekerjaan. Seringkali mereka menyertakan penjelasan singkat tentang peran yang terbuka dan profil kandidat yang ideal.

6. Email Undangan Acara

Dikirim untuk mengundang kandidat ke acara rekrutmen, bursa kerja, atau open house, email ini bertujuan untuk meningkatkan kehadiran dan minat terhadap perusahaan. Mereka biasanya menyertakan detail acara, tautan pendaftaran, dan proposisi nilai untuk hadir.

7. Email Penolakan

Tidak ada yang senang mengirimkannya, tetapi email penolakan adalah bagian penting dari proses rekrutmen. Mereka memberi tahu kandidat bahwa mereka belum terpilih, dan memberikan penutupan yang penuh hormat. Banyak juga yang membiarkan pintu terbuka untuk peluang di masa depan dan mendorong kandidat untuk melamar posisi lain yang mungkin lebih sesuai.

8. Email Penawaran

Ketika seorang kandidat telah dipilih untuk suatu peran, email penawaran digunakan untuk menyampaikan tawaran pekerjaan formal. Ini merinci posisi, kompensasi, tunjangan, dan langkah selanjutnya yang diperlukan untuk menjamin penerimaan kandidat.

9. Email Langganan Jaringan Talent

Email-email ini mengundang kandidat untuk bergabung dengan komunitas talenta organisasi tersebut untuk menerima informasi terkini tentang lowongan pekerjaan di masa depan yang selaras dengan keahlian mereka, serta berita dan acara yang terkait dengan perusahaan.

10. Email Terima Kasih

Dikirim setelah wawancara atau interaksi yang bermakna, email terima kasih mengungkapkan rasa terima kasih kepada kandidat atas waktu mereka dan membuat mereka tetap terlibat dalam prosesnya. Ini juga merupakan peluang untuk memperkuat minat perusahaan terhadap kandidat dan memberikan batas waktu untuk langkah selanjutnya.

Setiap jenis email perekrutan memainkan peran penting dalam keseluruhan strategi perekrutan. Dengan memanfaatkan beragam komunikasi ini, perekrut dapat menciptakan jalur yang kuat, membangun hubungan yang bermakna, dan pada akhirnya, menemukan talenta yang tepat untuk organisasi mereka.

Nanti di postingan ini, kami akan memberi Anda beberapa template untuk setiap jenis email yang disebutkan di atas.

Manfaat Menggunakan Template Perekrutan di Tahun 2023

Menggunakan template email perekrutan dapat memberikan banyak manfaat untuk proses perekrutan Anda di tahun 2023.

Kustomisasi

Pertama, templat menghemat waktu dan tenaga dengan menyediakan format terstruktur yang dapat disesuaikan dengan mudah. Mereka menghilangkan kebutuhan untuk memulai dari awal untuk setiap email, memungkinkan perekrut untuk fokus pada tugas penting lainnya.

Hemat waktu

Perekrutan adalah proses yang memakan waktu dan memerlukan perhatian terhadap detail, bahkan di era otomatisasi perekrutan. Dengan bantuan templat, perekrut dapat menghemat waktu yang berharga dengan tidak perlu menyusun setiap email satu per satu. Sebaliknya, mereka cukup menyesuaikan template agar sesuai dengan kebutuhan spesifik masing-masing kandidat.

Hal ini memungkinkan perekrut mengalokasikan lebih banyak waktu untuk aspek penting lainnya dalam proses perekrutan, seperti melakukan wawancara dan mengevaluasi kandidat.

Citra Merek

Selain itu, template memastikan konsistensi dalam pesan Anda, yang sangat penting untuk mempertahankan merek perusahaan yang kuat. Konsistensi dalam komunikasi adalah kunci untuk membangun reputasi positif sebagai pemberi kerja. Dengan menggunakan templat, perekrut dapat memastikan bahwa setiap email yang dikirimkan kepada kandidat mencerminkan nilai, misi, dan budaya perusahaan. Konsistensi ini membantu membangun merek perusahaan yang kuat dan menarik kandidat yang sejalan dengan visi perusahaan.

Nada suara

Selain itu, menggunakan templat perekrutan juga dapat membantu menjaga nada dan suara yang konsisten selama proses perekrutan. Setiap email yang dikirim ke kandidat mewakili perusahaan dan nilai-nilainya. Dengan menggunakan template, perekrut dapat memastikan bahwa nada dan suara email mereka selaras dengan identitas merek perusahaan secara keseluruhan. Konsistensi ini membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas kandidat, membuat mereka lebih mungkin terlibat secara positif dalam proses rekrutmen.

Tips Membuat Email Perekrutan Terbaik

Membuat email perekrutan yang efektif memerlukan pemikiran yang cermat dan perhatian terhadap detail. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda membuat email menarik yang disukai calon kandidat:

• Personalisasikan email Anda: Sapa kandidat dengan nama mereka dan rujuk informasi spesifik dari profil atau resume mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk menelitinya dan benar-benar tertarik dengan latar belakang mereka. Personalisasi email sangat penting dalam menyusun email perekrutan terbaik. Dengan memanggil kandidat dengan menyebutkan namanya, Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai individualitas mereka dan tidak sekadar mengirimkan pesan umum.
  
  Selain itu, merujuk informasi spesifik dari profil atau resume mereka menunjukkan bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda dan benar-benar tertarik dengan latar belakang mereka. Sentuhan pribadi ini dapat menarik perhatian kandidat dan membuat mereka merasa dihargai.
• Tetap ringkas: Kandidat menerima banyak email setiap hari, jadi penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan cepat dan ringkas. Jaga agar email Anda tetap fokus pada nilai jual utama pekerjaan dan perusahaan, dan hindari membebani kandidat dengan informasi berlebihan.
  
  Manusia mempunyai waktu dan rentang perhatian yang terbatas. Dalam hal merekrut email, singkatnya adalah kuncinya. Kandidat menerima email dalam jumlah besar setiap hari, jadi penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan cepat dan ringkas. Fokus pada nilai jual utama dari pekerjaan dan perusahaan, soroti apa yang membedakannya dari orang lain di industri ini. Dengan menjaga email Anda tetap ringkas, Anda menghargai waktu kandidat dan meningkatkan kemungkinan mereka benar-benar membaca dan terlibat dengan pesan Anda.
  
• Buat baris subjek yang menarik: Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat kandidat, sehingga perlu menarik perhatian mereka. Gunakan baris subjek yang ringkas dan menarik yang menyoroti proposisi penjualan unik dari pekerjaan atau perusahaan. Baris subjek email rekrutmen Anda seperti sampul buku – harus menarik perhatian kandidat dan menarik mereka untuk membuka email. Untuk membuat baris subjek email yang menarik, fokuslah pada proposisi penjualan unik dari pekerjaan atau perusahaan.
  
  Apa yang membedakan peluang ini dari peluang lainnya? Apa yang membuatnya seru dan memikat? Gunakan bahasa yang ringkas dan menarik yang menggugah rasa ingin tahu kandidat dan membuat mereka ingin mempelajari lebih lanjut. Ingat, baris subjek adalah kesempatan pertama Anda untuk memberikan kesan positif, jadi buatlah itu berarti!

Secara keseluruhan, personalisasi, keringkasan, dan baris subjek yang menarik merupakan elemen penting dalam menyusun email perekrutan terbaik. Dengan memasukkan tips ini ke dalam strategi email Anda, Anda dapat meningkatkan tingkat respons secara signifikan dan menarik kandidat berkualitas tinggi.

Bagaimana Mengukur Kinerja Email Perekrutan?

Mengukur kinerja email perekrutan Anda sangat penting untuk mengevaluasi efektivitasnya dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Berikut beberapa metrik utama yang perlu dipertimbangkan:

• Tingkat pembukaan: Metrik ini mengukur persentase penerima yang membuka email Anda. Tingkat keterbukaan yang tinggi menunjukkan bahwa baris subjek dan nama pengirim Anda cukup menarik untuk menarik perhatian kandidat.
• Rasio klik-tayang: Rasio klik-tayang mengukur persentase penerima yang mengeklik tautan dalam email Anda. Ini bisa menjadi indikator tingkat minat yang dihasilkan oleh email Anda dan efektivitas ajakan bertindak Anda.
• Tingkat respons: Tingkat respons mengukur persentase kandidat yang menanggapi email Anda. Tingkat respons yang tinggi menunjukkan bahwa email Anda diterima oleh kandidat dan memicu minat mereka terhadap peluang kerja.

Selain metrik yang disebutkan, ada baiknya juga mempertimbangkan rasio pentalan dan rasio berhenti berlangganan. Rasio pentalan mengukur persentase email yang tidak terkirim ke kotak masuk penerima karena berbagai alasan, seperti alamat email tidak valid atau kotak surat penuh.

Memantau rasio pentalan dapat membantu Anda memastikan bahwa daftar email Anda mutakhir dan akurat. Di sisi lain, tingkat berhenti berlangganan mengukur persentase penerima yang memilih untuk berhenti berlangganan dari daftar email Anda.

Tingkat berhenti berlangganan yang tinggi mungkin menunjukkan bahwa konten atau frekuensi email Anda tidak diterima oleh audiens Anda, dan mungkin diperlukan penyesuaian.

Dengan menganalisis metrik ini, Anda dapat menilai kinerja email perekrutan Anda dan membuat keputusan berdasarkan data untuk mengoptimalkan strategi email Anda. Bereksperimenlah dengan berbagai baris subjek, konten, dan ajakan bertindak untuk melihat mana yang paling sesuai dengan audiens target Anda.

Bagaimana Cara Meningkatkan Kinerja Email Perekrutan Anda?

Saat mengukur tingkat keterbukaan email perekrutan Anda, penting untuk mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat memengaruhi metrik ini.

Misalnya, waktu pengiriman email dapat berdampak signifikan pada tingkat pembukaan. Mengirim email selama jam kerja puncak mungkin mengakibatkan tingkat pembukaan yang lebih rendah karena kandidat mungkin sibuk dengan tugas mereka. Di sisi lain, mengirim email di luar jam sibuk, seperti pagi atau sore hari, dapat meningkatkan peluang penerima membuka email Anda.

Dalam hal rasio klik-tayang, penting untuk memiliki ajakan bertindak yang jelas dan menarik dalam email Anda. Pastikan email Anda menyertakan link ke informasi yang relevan, seperti deskripsi pekerjaan atau situs web perusahaan. Tautan ini harus ditampilkan dengan jelas dan mudah diakses oleh kandidat. Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan tombol atau spanduk yang menarik secara visual untuk menarik perhatian dan mendorong klik.

Selain itu, personalisasi dapat memainkan peran penting dalam meningkatkan tingkat respons email perekrutan Anda. Kandidat lebih cenderung menanggapi email yang dipersonalisasi dan disesuaikan dengan kebutuhan dan minat spesifik mereka. Luangkan waktu untuk meneliti dan memahami latar belakang, keterampilan, dan aspirasi karier masing-masing kandidat. Gunakan informasi ini untuk membuat email yang dipersonalisasi yang menyoroti bagaimana peluang kerja selaras dengan tujuan dan aspirasi mereka.

Secara keseluruhan, mengukur kinerja email perekrutan Anda adalah proses berkelanjutan yang memerlukan pemantauan dan analisis berkelanjutan. Dengan memperhatikan metrik ini dan membuat keputusan berdasarkan data, Anda dapat menyempurnakan strategi email dan meningkatkan upaya perekrutan Anda secara keseluruhan.

Cara Membuat Email Perekrutan Anda Menonjol di Kotak Masuk yang Ramai

Untuk membuat email perekrutan Anda menonjol, pertimbangkan strategi berikut:

• Personalisasi: Seperti disebutkan sebelumnya, mempersonalisasi email Anda sangatlah penting. Gabungkan detail spesifik tentang latar belakang atau pengalaman kandidat untuk menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk memahami kualifikasi unik mereka.
• Gunakan visual yang menarik: Daripada hanya mengandalkan teks, pertimbangkan untuk menggunakan visual seperti gambar atau video untuk menarik perhatian kandidat. Visual dapat membantu menyampaikan budaya perusahaan Anda, menampilkan lingkungan tempat kerja, atau menyoroti aspek-aspek utama pekerjaan.
• Ciptakan rasa urgensi: Dengan memasukkan rasa urgensi ke dalam email perekrutan Anda, Anda dapat mendorong kandidat untuk segera mengambil tindakan. Soroti tenggat waktu utama atau penawaran dengan waktu terbatas untuk membangkitkan rasa urgensi dan mendorong respons tepat waktu.

Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat meningkatkan visibilitas dan dampak email perekrutan Anda, memastikan email tersebut menonjol di kotak masuk yang ramai dan menarik perhatian calon kandidat.

10 Template Email yang Digunakan untuk Kampanye Perekrutan Anda!

Sekarang kita telah membahas praktik terbaik untuk membuat email perekrutan yang efektif, mari jelajahi 10 template email yang dapat Anda gunakan untuk kampanye perekrutan Anda. Templat ini dirancang untuk menarik talenta terbaik dan melibatkan kandidat dari berbagai latar belakang dan pengalaman.

Templat 1 – Pengenalan yang Dipersonalisasi

Salin dan tempel template email perekrutan berikut ke email kosong. Ingatlah untuk menyesuaikan salinan dalam bidang yang diberikan dan di mana pun yang mungkin membantu mempersonalisasi pesan lebih lanjut.

Perihal: Peluang Menarik untuk [Judul Pekerjaan] di {{perusahaan}}

Hai {{nama depan}} ,

Saya harap pesan ini membuat Anda berkembang dan unggul dalam usaha Anda saat ini. Nama saya [Nama Anda] dan saya adalah [Posisi Anda] di {{perusahaan}} , sebuah perusahaan yang membanggakan [Jelaskan secara singkat apa yang dilakukan dan diperjuangkan perusahaan Anda].

Saya menemukan profil Anda dan terkesan dengan pengalaman Anda dengan [Sebutkan keahlian atau pencapaian spesifik kandidat]. Tidak setiap hari kami melihat [sesuatu yang unik tentang latar belakang kandidat] yang jelas-jelas sejalan dengan apa yang kami hargai dalam diri anggota tim kami.

Kami sedang mencari [Jabatan] berbakat yang dapat [menjelaskan secara singkat apa saja yang diperlukan dalam pekerjaan tersebut] dan berkontribusi pada [sebutkan bagaimana peran kandidat tersebut akan sesuai dengan tujuan atau proyek perusahaan yang lebih besar]. Mengingat [Detail Tentang latar belakang Kandidat] dan hasrat Anda untuk [sebutkan minat atau aspek yang relevan dari pekerjaan mereka], saya yakin Anda sangat cocok untuk peran ini.

Apakah Anda bersedia untuk berdiskusi untuk mendiskusikan bagaimana keahlian dan minat Anda dapat selaras dengan peluang yang kami miliki di {{company}} ? Jika demikian, saya akan dengan senang hati mengatur panggilan atau pertemuan pada waktu yang paling sesuai untuk Anda.

Menantikan kemungkinan bekerja sama.

Salam hangat,

[Namamu]

{{tanda tangan}}

Templat 2 – Peluang yang Menyenangkan

Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan untuk menarik minat pencari kerja dengan berfokus pada aspek menarik dari pekerjaan tersebut. Sesuaikan templat berikut dengan mengisi detail yang diperlukan dan selaras dengan sorotan pekerjaan.

Templat 3 – Permintaan Referensi

Templat ini dirancang untuk memanfaatkan jaringan Anda saat ini untuk mencari referensi untuk posisi terbuka Anda. Pastikan untuk mempersonalisasi email Anda dengan detail spesifik untuk menjalin hubungan hangat dengan kontak Anda.

Templat 4 – Tindak Lanjut

Gunakan templat ini untuk menjaga momentum dengan kandidat setelah kontak atau wawancara pertama Anda. Penting untuk menyampaikan minat yang berkelanjutan dan mendorong mereka menuju tahap proses rekrutmen selanjutnya.

Templat 5 – Undangan Acara

Gunakan templat singkat ini untuk memberi tahu calon kandidat tentang acara perekrutan atau pameran karier dan dorong kehadiran mereka.

Templat 6 – Penolakan dengan Promosi

Susun pesan penuh perhatian menggunakan templat ini untuk memberi tahu kandidat tentang status lamaran mereka sekaligus mendorong mereka untuk tetap terhubung untuk peran lain.

Templat 7 – Koneksi LinkedIn

Templat ringkas ini sangat cocok untuk memulai hubungan profesional dengan kandidat potensial di LinkedIn.

8. Langganan Jaringan Bakat

Berikut adalah template ringkas untuk mengundang kandidat bergabung dengan jaringan bakat Anda agar tetap mendapatkan informasi tentang peluang masa depan dan informasi terbaru tentang perusahaan.

Templat 9 – Postingan Pekerjaan

Manfaatkan templat singkat ini untuk mengomunikasikan lowongan pekerjaan baru, dengan memberikan detail penting untuk memicu minat di antara kandidat potensial.

Templat 10 – Catatan Terima Kasih

Templat ini ideal untuk mengirimkan pesan yang dipersonalisasi kepada kandidat sebagai ucapan terima kasih atas waktu mereka setelah wawancara atau panggilan penyaringan.

Kesimpulan

Dengan menggunakan templat ini sebagai titik awal, Anda dapat menyesuaikan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perekrutan spesifik Anda.

Ingatlah untuk selalu mempersonalisasi email Anda dan membuatnya menarik dan memikat untuk menarik kandidat terbaik.