Petunjuk Perbaikan Cepat: semua yang perlu Anda ketahui tentang arahan Eropa yang baru

Paperless : itulah kata kunci untuk proses komunikasi dokumen dan pelanggan. Hal ini berlaku untuk semua sektor, tidak terkecualiindustri Perbankan dan Keuangan.

Dalam industri ini, dapat dikatakan bahwa permasalahannya menjadi lebih rumit dan krusial, dan langkah-langkah ke depan semakin dipercepat.

Dalam hal ini, terdapatpembaruan yang bersifat topikal dan tentunya akan berdampak penting dalam jangka panjang.

Kami mengacu pada Petunjuk (EU) 2021/338 (teks lengkap di sini), yang dikenal sebagai “Perbaikan Cepat,”yang merupakan bagian darireformasi arahan MiFID IIyang lebih umum (dan telah lama ditunggu-tunggu) (Pasar dalam Instrumen Keuangan Pengarahan).

Petunjuk Pasar dalam Instrumen Keuangan mengatur pasar keuangan di Uni Eropa. Peraturan ini pertama kali diberlakukan pada tahun 2018. Bukan suatu kebetulan bahwa penyusunan arahan Perbaikan Cepat sudah dimulai pada tahun 2021. Di tengah pandemi Covid-19, saat itulah kita baru mulai melihattitik terang.Di satu sisi, kemampuan untuk mengaktifkan prosedur digital menjadi lebih mendesak dibandingkan sebelumnya, dimulai dengan dematerialisasi dokumen. Pada saat yang sama, kita perlumengurangi beberapa beban birokrasi yang sudah ketinggalan zaman dan mengupayakan digitalisasi yang menyeluruh dan matang,guna mendukung tanda-tanda awal pemulihan ekonomi.

Jadi, apa isi arahan Quick Fix?

Kita akan mulai dengan melihat elemen kuncinya.

Selanjutnya, kita akan beralih ke jadwal implementasi yang direncanakan (praktis kita sudah mencapai tahap pertama).

Terakhir, kami akan mempersempit fokus kami pada isu spesifik yang diangkat dalam arahan ini: yaitu ERDS (Electronic Registered Delivery Services) untuk komunikasi investor. Apakah mereka? Manfaat dan peluang apa yang mereka tawarkan?

Petunjuk Perbaikan Cepat – apa isinya

Implementasi arahan Perbaikan Cepat di Italia (yang mempengaruhi semua negara UE) sudah ada sejak Keputusan Legislatif No. 31 tanggal 10 Maret 2023 (diterbitkan dalam Berita Resmi tanggal 24 Maret 2023).

Ada banyak bidang yang terlibat.

Namun perubahan paling penting yang diperkenalkan melalui pembaruan ini adalah mengenai bagaimana perantara keuangan diharuskan memberikan pengungkapan kepada klien mereka.

Kata kuncinya adalah: penyederhanaan, digitalisasi, fleksibilitas, dan keamanan.

Dalam praktiknya: semua informasi tentang layanan investasi yang disediakan oleh bank dan perantara keuangan dapat dan harus diberikan kepada nasabah dalam format elektronik (kecuali dalam kasus tertentu).

Jadi, komunikasi mana yang menjadi digital dengan arahan Quick Fix?

– Pengungkapan pra-kontrak terkait dengan layanan investasi

– Pengungkapan sebelum transaksi individual dalam instrumen keuangan

– Pengungkapan setelah transaksi individual

– Pelaporan berkala

Mengingat perubahan-perubahan ini, apa dampaknya bagi perusahaan dan apa manfaat yang ditawarkannya?

Mari kita perjelas: yang kita bicarakan adalah sekumpulan besar keuntungan dan manfaat, yang saling memperkuat secara sistematis.

Inilah manfaat yang terkait dengan peralihan dari dokumen kertas ke dokumen digital.

Jadi:

– Penghematan waktu dan uang (untuk perusahaan dan pelanggan)

– Sangat mudah untuk berbagi (bayangkan saja beban dan biaya terkait pencetakan dan komunikasi pengiriman surat)

– Saya meningkatkan efisiensi, bahkan ketika harus mencari data individual dalam komunikasi(tentu saja, proses ini lambat dan rumit dengan dokumen kertas)

–Dampak lingkungan yang lebih rendah (aspek yang menjadi fokus segmen pelanggan yang semakin besar)

– Mengurangi secara drastis risiko kehilangan, keausan, kesalahan kompilasi, dan gangguan apa pun

– Peningkatan transparansi

– Peningkatan keamanan dan kerahasiaandalam transmisi dan penyimpanan—sebuah poin yang sangat penting dalam perbankan dan keuangan

–Peningkatan perlindungan jika terjadi perselisihan hukum

(Dua poin terakhir ini, khususnya, sangat berkaitan dengan topik ERDS, yang akan kita bahas segera di bawah.)

Selain itu, berikut adalah spesifikasi penting: panduan dalam petunjuk Perbaikan Cepat berlaku untuk semua jenis klien, mulai dari “ritel” hingga “klien profesional”, hingga “rekanan yang memenuhi syarat.” Namun berhati-hatilah terhadap pembeda berikut ini:

– Untuk klien profesional dan rekanan yang memenuhi syarat, peralihan ke pengaturan pengungkapan elektronik terjadi secara otomatis

– Di sisi lain, klien ritel dapat melakukan “keikutsertaan”, memilih untuk terus menerima komunikasi dalam format kertas (yang harus selalu diberikan secara gratis).

Petunjuk Perbaikan Cepat – peta jalan

Jadi, dengan arahan Quick Fix, peralihan dari pengungkapan kertas ke pengungkapan elektronik telah dipercepat dalam bentuk perubahan paradigma umum yang mengarah ke komunikasi tanpa kertas dan alur dokumen.

Berapa jangka waktunya?

– Langkah pertama sudah kita lakukan: pada tanggal 6 Agustus, bank dan perantara keuangan harus memberi tahu nasabah ritel mereka tentang rincian proses baru yang diperkenalkan oleh arahan tersebut.Harap diperhatikan: ini mengacu pada pelanggan lama per 8 April 2023.

– Pelangganmemiliki waktu 8 minggu sejak mereka menerima pemberitahuan untuk melaksanakan keikutsertaan mereka, memilih untuk tetap menggunakan sistem pengiriman surat tanpa kertas.Jika opsi ini tidak diterapkan, mereka secara otomatis beralih ke mode tanpa kertas.

–Bagi pelanggan baru (yaitu yang menjadi pelanggan setelah tanggal 8 April 2023), informasi tentang peralihan harus diberikan sedini mungkin dan paling lambat 120 hari setelah aturan tersebut berlaku.

ERDS dalam Petunjuk Perbaikan Cepat

Pertama, mari kita mulai dengan mengungkap akronimnya: apa itu ERDS?

Layanan Pengiriman Terdaftar Elektronik atau ERDS, dijelaskan dalam peraturan eIDAS Eropa sebagai layanan yang “memungkinkan transmisi data antara pihak ketiga melalui sarana elektronik dan memberikan bukti mengenai pemrosesan data yang dikirimkan, termasuk bukti bahwa data telah dikirim dan diterima , dan melindungi data yang dikirimkan dari risiko kehilangan, pencurian, kerusakan, atau modifikasi yang tidak sah.”

Lebih khusus lagi, terdapat ERDS dan QERDS(Layanan Pengiriman Terdaftar Elektronik Berkualitas), yang diatur dalam Pasal 43 dan 44 Peraturan eIDAS.

Kami tidak akan membahas berbagai aspek operasional dan peraturan saat ini. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang aspek-aspek ini dalam posting ini di blog kami.

Namun, kami ingin menekankan aspek sentral.

Dengan arahan Quick Fix yang baru, ERDS adalah alat utama dan sangat diperlukan bagi perantara.

Mengapa?

Ini sangat sederhana: karena mereka mengubah komunikasi yang biasa kita lakukan (seperti email biasa tetapi juga SMS) menjadi alamat terdaftar, yang dapat mengesahkan pengiriman dan penerimaan pesan (bahkan dalam kasus beberapa penerima).

Dengan kata lain: komunikasi ini diubah menjadi bukti dokumenter, dengan nilai hukum yang lebih tinggi.

Manfaat dan peluang layanan ERDS Doxee

Ada tiga jenis solusi pengiriman terdaftar elektronik yang ditawarkan oleh Doxee:

– Email bersertifikat , yang memberikan bukti isi pesan, waktu pengiriman pesan ke kotak surat penerima, dan waktu penerimaannya.

– SMS Tersertifikasi : cara terbaik untuk mengirim komunikasi bersertifikat melalui mode yang sangat familiar dan langsung bagi penerima.

– e-Reception : alat untuk mengesahkan penyerahan dan pembukaan dokumen dengan mengeluarkan bukti dokumenter.Dalam praktiknya, penerima menerima email atau SMS yang berisi link akses ke dokumen yang diperuntukkan bagi mereka. Langkah ini memungkinkan pengumpulan dan pelacakan akses penerima ke dokumen melalui tautan yang dipersonalisasi. Akibatnya, pengirim menerima bukti dokumenter yang menyatakan bahwa dokumen tersebut telah dikirim, diterima, dan dibuka.

Tentu saja, manfaat pertama dan paling langsung dari penggunaan layanan pengiriman elektronik berkaitan dengan semua aspek yang telah kami sebutkan di atas mengenai komunikasi elektronik:penghematan biaya dan waktu , peningkatan keamanan,kerahasiaan, serta nilai hukum dan pembuktian.

Namun berhati-hatilah! Bukan itu saja. Hanya ada manfaat langsungnya.

Mungkin yang lebih penting adalah peluang dan manfaat tidak langsung yang terbuka dengan penerapan layanan pengiriman elektronik.

Peluang dan manfaat tersebut berkaitan dengan konsep yang harus diingat oleh organisasi: integrasi .

Apa yang kita bicarakan?

Kita berbicara tentang integrasi sistem pengiriman terdaftar dengan semua mekanisme dan proses yang menjadi ciri bisnis yang matang secara digital.

Ini adalah visi holistik yang bertujuan, pertama-tama, untuk meningkatkan Pengalaman Pengguna , yang— dengan cara ini—menjadi lebih lancar, cerdas, dan sejalan dengan waktu.

Dan kami tahu pentingnya Pengalaman Pengguna dalam hal loyalitas dan menurunkan Churn Rate.

Tidak hanya itu, dengan beralih ke sistem komunikasi dan pengarsipan omnichannel tanpa kertas, Anda memiliki kemampuan untuk mengakses gudang data yang sangat berharga tentang pelanggan Anda.

Bersandar pada alat Pengiriman Elektronik Terdaftar seperti Doxee memungkinkan Anda mengelola informasi dalam jumlah besar ini dengan mudah dan komprehensif.

Langkah terakhir dengan cepat dinyatakan: meningkatkan pengetahuan pelanggan Anda berarti memiliki kesempatan untuk terus meningkatkan komunikasi Anda, menjadikannya semakin disesuaikan dengan penerimanya, sehingga semakin efektif dan personal.

Ini adalah lingkaran kebajikan yang lebih dari sekadar kepatuhan terhadap undang-undang.