14 Keterampilan Manajemen Proyek Untuk Sukses sebagai Manajer Proyek

Apakah Anda membeku ketika seseorang bertanya tentang kekuatan dan keterampilan Anda?

Mungkin sulit untuk berbicara tentang diri Anda sendiri, menjual apa yang Anda kuasai, dan berharap pembuat keputusan akan membelinya. Bisakah kita tahu apa yang terbaik dari diri kita? Atau apakah kita memberikan jawaban yang mencerminkan apa yang paling kita harapkan?

Itu sebabnya kami mempelajari bahasa cinta dan tes Enneagram: kami terobsesi untuk mengetahui diri kami lebih baik.

Manajemen proyek adalah peran yang membutuhkan persona yang sangat sadar diri. Untuk menangani komunikasi pemangku kepentingan dan menjaga agar sumber daya dan sasaran bisnis tetap pada jalurnya, mengetahui kekuatan Anda dan cara memanfaatkannya saat bekerja dengan orang lain adalah penting.

Semua bisnis menggunakan beberapa bentuk alat manajemen proyek untuk membantu meningkatkan efisiensi organisasi. Bisnis modern berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen proyek berkinerja tinggi untuk memantau kemajuan dan produktivitas. Solusi ini juga mahir menghasilkan jalur kritis yang berharga saat proyek mengalami perubahan yang tidak terduga.

Manajer proyek memerlukan keahlian yang mencakup keterampilan keras dan lunak. Keterampilan teknis, seperti pelingkupan proyek, keterampilan lunak seperti komunikasi, dan kemampuan beradaptasi, sangat penting untuk membangun pengalaman dalam peran tersebut.

Seperti halnya jalur karir apa pun, manajer proyek dengan keterampilan dan kompetensi khusus peran kunci dalam kepemimpinan dan ketajaman bisnis dapat dengan mudah menemukan peluang yang baik.

14 keterampilan manajemen proyek yang penting

Manajer proyek tidak pernah bekerja dalam silo dan didorong oleh kolaborasi lintas fungsi dan visibilitas yang lebih baik atas tugas dan alur kerja di seluruh perusahaan.

Apakah bisnis Anda menggunakan metodologi siklus hidup manajemen proyek tradisional atau solusi canggih untuk mengelola proyek, keterampilan yang dibutuhkan oleh manajer proyek tetap sama. Jika Anda ingin memasuki industri manajemen proyek, berikut adalah beberapa karakteristik profesional dan pribadi yang penting untuk dikembangkan agar berhasil.

Organisasi

Dapatkah Anda membayangkan orang yang lengah mencoba mengoordinasikan setiap aspek proyek tingkat perusahaan? Tidak ada yang salah dengan otak lengah – saya juga bagian dari klub itu. Tetapi seseorang harus memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik untuk mengelola proyek dengan benar.

Manajer proyek membutuhkan keterampilan organisasi untuk menjaga tim mereka dan tugasnya berjalan dengan lancar. Individu yang terorganisir menanggapi email tepat waktu, menepati tenggat waktu, dan memiliki daftar periksa untuk semuanya. Mereka mahir dalam metodologi penetapan tujuan dan bertanggung jawab untuk memastikan tonggak proyek terpenuhi dalam tenggat waktu mereka.

Delegasi dan manajemen tugas

Aspek lain dari manajemen proyek adalah mengetahui siapa yang terbaik dalam hal apa. Dalam hal proyek sekolah, ini mungkin berarti menanyakan siapa yang terbaik dalam hal angka versus siapa yang dapat menghasilkan judul proyek kreatif.

Dalam dunia profesional, ini berarti mengetahui karyawan Anda dan cara membaca orang. Banyak proyek gagal karena ditugaskan kepada orang atau kelompok yang salah hanya karena banyak pemimpin percaya bahwa tim harus dengan senang hati menerima tugas mereka.

Meskipun ini mungkin berhasil untuk mereka, sering kali gagal. Karyawan terjebak melakukan pekerjaan yang tidak mereka inginkan sambil merasa bakat mereka terbuang sia-sia. Untuk alasan ini, carilah atau cobalah untuk menjadi manajer proyek yang mendelegasikan aspek-aspek proyek dengan baik berdasarkan kepribadian atau bakat.

Memilih strategi yang tepat

Manajer proyek yang baik tahu bagaimana memilih strategi terbaik untuk perusahaan Anda, proyek, dan semua yang terlibat.

Ajukan pertanyaan berikut sebelum merencanakan dan menerapkan strategi dan roadmap manajemen proyek di seluruh perusahaan:

• Apa yang menjadi keahlian tim tertentu?
• Apa yang akan mampu mereka lakukan dengan bimbingan dan kepemimpinan yang tepat?
• Apa poin dan penghambat terbesar mereka yang menghambat penyelesaian proyek?

Metodologi manajemen proyek seharusnya tidak menjadi tantangan tersendiri. Misalnya, perancang merek mungkin menganggap bekerja dengan Gantt Charts menantang dan mungkin memerlukan media yang lebih intuitif untuk bekerja dengan sukses, seperti platform manajemen proyek yang mudah dipelajari.

Komunikasi

Komunikasi adalah masalah di banyak perusahaan. Kami tidak mengatakan apa yang kami maksud dan takut menginjak kaki. Mengenai manajemen proyek, tidak ada waktu untuk kekhawatiran ini.

Manajer proyek memiliki banyak jabatan, salah satunya adalah kepala komunikator. Mereka berkomunikasi dengan setiap manajer yang terlibat dalam proyek, termasuk setiap karyawan, yang lebih tinggi di perusahaan, dan siapa pun di luar organisasi (mis., Komunikasi pelanggan) yang mungkin bermitra dengan perusahaan Anda untuk menyelesaikan proyek ini.

Untuk alasan ini, manajer proyek harus menjadi komunikator yang baik. Pekerjaan ini bukan untuk orang yang kotak masuk emailnya macet selama berhari-hari atau berbicara berputar-putar, mencari apa artinya. Mereka harus menjadi responden cepat yang dapat menyatakan poin yang ingin mereka komunikasikan secara singkat.

Jika sesuatu telah berubah, seorang karyawan telah melewatkan tenggat waktu, atau desainnya tidak seperti draf yang disetujui, manajer proyek harus dapat mengkomunikasikan situasi secara profesional kepada karyawan lain atau mereka yang berada dalam kepemimpinan.

Kepemimpinan

Sebagai manajer proyek, banyak orang akan mencari jawaban, panduan, atau solusi dari Anda. Manajer proyek harus menunjukkan, antara lain, kualitas kepemimpinan yang kuat.

Maksud saya, manajer Anda haruslah seseorang yang dapat menarik perhatian dengan mudah. Orang lain harus menghormati mereka dengan baik di perusahaan Anda dan oleh pemangku kepentingan dan peserta eksternal. Manajer proyek mempertahankan tingkat otoritas tertentu atas kolega mereka.

Beberapa karyawan adalah pemimpin alami. Yang lain memiliki potensi untuk memimpin setelah beberapa pelatihan. Jika Anda memiliki komunikator yang sempurna dan terorganisir dalam tim Anda, tetapi meragukan kemampuan kepemimpinan mereka, pertimbangkan untuk menempatkan mereka sebagai manajer proyek dengan pengetahuan bahwa Anda harus melatih mereka melalui banyak tahapan.

Perundingan

Meskipun ini tidak pernah menjadi harapan, proyek terkadang bisa menjadi sulit. Mungkin harga yang Anda kutip tidak sesuai dengan faktur akhir. Mungkin tim desain grafis tidak mengembalikan gambar kepada Anda pada waktu yang Anda setujui.

Apa pun masalahnya, manajer proyek harus mampu menegosiasikan solusi. Karakteristik ini berdekatan dengan keterampilan kepemimpinan dan komunikasi. Meskipun tidak identik, Anda sering melihat semua fitur ini pada orang yang sama.

Pertanyaan-pertanyaan berikut adalah panduan yang berguna untuk mengidentifikasi keterampilan negosiasi pada seorang karyawan:

• Bagaimana mereka sebelumnya bereaksi pada saat krisis?
• Apakah mereka pernah berisiko tidak mendapatkan apa yang mereka inginkan, hanya untuk menemukan kompromi yang memuaskan bagi kedua belah pihak?

Negosiasi itu menantang, dan tidak banyak orang yang mau melakukannya. Rasanya seperti berdebat dengan profesional lain -- tetapi manajer proyek yang hebat tahu bagaimana menemukan jalan tengah di antara berbagai pihak atau bahkan di antara tim yang bekerja untuk perusahaan yang sama.

Prediksi dan manajemen risiko

Analisis dan manajemen risiko memperkirakan setiap risiko keuangan yang mungkin terjadi sebelum menjadi kenyataan. Selain memperkirakan masalah ini, manajemen risiko mencakup pengembangan solusi potensial untuk membantu menghindari atau meminimalkan dampaknya.

Strategi manajemen risiko adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda dapat pulih dari hal-hal yang belum terjadi. Dengan memperkirakan masalah dan mempersiapkan perusahaan Anda untuk menghadapi apa pun, Anda dapat menyelesaikan masalah sebelum terjadi.

Manajemen risiko tidak harus dipersempit menjadi masalah keuangan. Terutama sebagai manajer proyek, sebagian besar kesuksesan tim Anda bergantung pada kemampuannya untuk memenuhi tenggat waktu.

Salah satu strategi manajemen risiko mungkin menyajikan setiap tanggal jatuh tempo seminggu lebih awal dari yang dibutuhkan, memastikan tim bekerja keras untuk memenuhinya tetapi membiarkan beberapa keadaan darurat.

Pertimbangkan jenis masalah spesifik yang mungkin timbul dengan proyek Anda. Tidak ada dua proyek yang identik, begitu pula strategi manajemen risiko khusus proyek.

Penjadwalan

Penjadwalan adalah aspek penting dari manajemen proyek, karena orang lain mengandalkan Anda untuk memenuhi tenggat waktu Anda. Ini terutama benar jika tim Anda dikontrak untuk proyek. Manajer proyek yang berkualitas akan memastikan semua klien memberikan pekerjaan berkualitas tepat waktu.

Dampak penjadwalan yang tepat melampaui delegasi dan manajemen tugas. Penjadwalan mencakup penjadwalan pembayaran dan penagihan, penjadwalan tanggal jatuh tempo, penjadwalan shift, dan lainnya.

Manajer proyek yang baik dapat menyulap banyak kalender dengan taktik seperti kode warna dan label prioritas.

Manajemen biaya

Melebihi anggaran tim Anda tidak hanya dapat membuang proyek yang ada, tetapi memengaruhi tim dan perusahaan Anda selama sisa tahun fiskal. Inilah sebabnya mengapa manajemen biaya dan pelacakan biaya merupakan keterampilan manajemen proyek yang penting.

Sederhananya, manajemen biaya mengacu pada perencanaan dan pemantauan biaya bisnis. Manajer proyek sering menggunakan perangkat lunak manajemen biaya proyek untuk memastikan tim tetap di bawah biaya saat memberikan produk atau layanan berkualitas tinggi.

Beberapa biaya yang perlu dipertimbangkan selama proyek adalah persediaan, sumber daya manusia – seperti kontraktor atau pekerja lepas, peralatan atau ruang, dan pembayaran apa pun yang mungkin perlu dilakukan jika pekerjaan tersebut membutuhkan lebih banyak pekerjaan daripada yang diantisipasi semula.

Berpikir kritis

Jika Anda harus mengikuti tes standar di sekolah dasar, Anda ingat penekanan untuk menjadi pemikir kritis. Itu berarti Anda bisa sampai pada kesimpulan terbaik dengan informasi yang Anda miliki. Sebagai manajer proyek, keterampilan ini sangat berguna dan diperlukan.

Manajer proyek membuat keputusan harian, mulai dari penganggaran proyek dan dukungan pemangku kepentingan hingga penyelarasan tujuan dan optimalisasi alur kerja. Oleh karena itu, sangat penting (no pun intended) bahwa PJM menjadi pembuat keputusan yang baik. Anda menginginkan seseorang yang menimbang semua pilihan mereka dan dapat memilih yang terbaik sembilan dari sepuluh.

Komponen kunci lain untuk memahami manajemen proyek adalah mengetahui proyek mana yang akan berhasil untuk dampak bisnis yang maksimal. Mengetahui bagaimana melakukan studi kelayakan dapat memberi manajer proyek informasi yang relevan untuk pelaksanaan proyek.

Berorientasi pada orang

Keterampilan ini cukup diremehkan dan sering diabaikan dalam dunia bisnis. Namun, manajer proyek juga harus menjadi manajer orang yang baik. Sudah jelas jika Anda memikirkannya.

Manajer proyek berurusan dengan orang setiap hari. Mereka adalah titik kontak untuk seluruh tim mereka dan mereka yang terlibat dalam proyek itu. Mereka juga merupakan titik kontak bagi peserta eksternal.

Dalam kasus pertengkaran, dilema, atau konflik apa pun, manajer proyek adalah perantara antara berbagai pihak. Karena mereka bertanggung jawab untuk memastikan orang-orang tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan dan menyelesaikan tonggak proyek, sangat penting bagi seorang manajer proyek untuk disukai dan menjadi pemain tim.

Penyelesaian masalah

Keterampilan ini berkaitan dengan pemikiran kritis, yang berhubungan dengan kemampuan pengambilan keputusan individu. Namun, keterampilan khusus ini mengacu pada reaksi seorang manajer selama konflik.

Ketika kelompok besar bekerja sama, ada kemungkinan untuk saling menyerang atau bencana terjadi dalam bentuk pelanggaran kontrak atau melebihi anggaran. Manajer proyek harus terampil dalam menavigasi masalah rumit dan nyaman dalam kondisi kerja berisiko tinggi.

Manajer proyek yang sukses berkembang dalam mengembangkan sistem yang kompleks seperti metodologi manajemen proyek rantai kritis.

Melatih

Tidak seperti kepemimpinan, pembinaan berurusan dengan bagaimana seorang manajer berinteraksi dengan dan mengajar tim mereka. Pembinaan adalah bentuk membantu orang membuat keputusan terbaik dengan memberi mereka alat untuk mencapainya.

Manajer proyek yang baik dapat meningkatkan tim mereka dengan menantang keterampilan berpikir kritisnya, menyediakan ruang untuk bertukar pikiran dan kolaborasi, dan menciptakan departemen yang berorientasi pada tujuan.

Ketepatan waktu

Kami semua duduk di ruang pertemuan yang kacau dan berharap kami memiliki palu untuk memberdayakan kami sambil berteriak, “Pesan! Perintahkan di pengadilan!” Manajer proyek tahu cara mengontrol ruangan tanpa gelar juri yang terhormat.

Mereka ahli dalam menjadwalkan rapat secara efektif, memanfaatkan waktu tim mereka sebaik mungkin, dan mempertahankan perhatian. Mereka juga terampil memastikan rapat tetap pada tugas dan menjawab pertanyaan yang diperlukan.

Kami telah membahas kemampuan penjadwalan yang luar biasa – ini berperan saat membahas manajemen rapat. Saat merekrut atau memilih manajer proyek, pahami pengalaman mereka dalam mengelola dan memengaruhi rapat.

Mempekerjakan seorang manajer proyek

Sebenarnya, tidak ada orang atau proyek yang sempurna.

Saat mencari manajer proyek, daftarkan fitur-fitur di atas – mana yang paling penting dan berharga bagi Anda? Pilih beberapa keterampilan yang disebutkan di atas dan pertimbangkan keterampilan yang harus Anda miliki.

Jika seorang kandidat memiliki tambahan, itu bagus! Mencari seseorang yang mewakili semua orang mungkin membatasi pilihan Anda dan memperpanjang proses perekrutan. Dengan memilih yang Anda tahu tidak dapat Anda lakukan tanpanya, Anda dapat dengan cepat mengumpulkan sekelompok kandidat berukuran layak untuk wawancara dan kemungkinan perekrutan.

Kandidat dalam

Jika Anda ingin memilih manajer proyek dari dalam tim Anda, Anda mungkin sudah memiliki gagasan bagus tentang kekuatan dan kelemahan karyawan Anda.

Misalnya, Anda mungkin tahu Janet sering melewatkan tenggat waktu, tetapi menyerahkan pekerjaan yang sangat mendetail. Atau mungkin Eleanor terorganisir tetapi sering gagal mempertimbangkan potensi keadaan darurat.

Jika tim Anda kesulitan memilih manajer proyek, itu masalah yang bagus untuk dimiliki. Pertimbangkan untuk duduk dengan karyawan yang berbeda pada waktu yang berbeda, diskusikan apakah mereka tertarik dengan peluang tersebut, dan tanyakan apakah mereka bersedia menantang diri mereka sendiri di area tertentu untuk mempertahankan peran tersebut.

Kandidat eksternal

Jika Anda ingin merekrut manajer proyek dari kumpulan kandidat eksternal, Anda memiliki tantangan yang sedikit berbeda. Akan lebih baik untuk mengetahui apakah mereka memiliki kualitas ini dalam waktu singkat Anda harus mengenal seseorang selama wawancara.

Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan meminta kandidat untuk siap dengan contoh visual atau sertifikasi yang telah mereka terima. Dengan cara yang sama, seorang kandidat penjualan akan memberikan nomor triwulanan mereka, dan meminta kandidat manajer proyek untuk memberikan beberapa contoh proyek mereka yang telah selesai. Ini menawarkan penjelasan verbal tentang proyek dan memungkinkan Anda untuk melihat dampak yang mereka miliki di masa lalu.

Membuka jalan untuk perencanaan proyek

Manajemen proyek adalah fungsi bisnis integral dengan mengelola beberapa saling ketergantungan, mengelola dan mengalokasikan sumber daya organisasi, dan memungkinkan tim untuk mencapai tujuan bisnis dengan lancar.

Saat mempekerjakan seorang manajer proyek, fokuslah pada keterampilan yang mereka bawa ke meja, karena itu adalah ciri-ciri yang menentukan dari sebuah tim yang dapat berubah dari ragu-ragu menjadi tidak dapat dihancurkan.

Manajemen proyek bersifat lintas fungsi dalam peran dan prosesnya. Pelajari lebih lanjut tentang manajemen integrasi proyek dan bagaimana hal itu membuat departemen yang berbeda selaras dengan tujuan yang sama.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2018. Telah diperbarui dengan informasi baru.