Yang Tidak Anda Ketahui Tentang Estimasi Biaya Proyek

Estimasi biaya proyek bukanlah matematika sederhana tetapi proses yang kompleks.

Agar manajemen proyek berhasil, diperlukan estimasi biaya yang baik. Banyak biaya muncul selama siklus hidup proyek, tetapi metode perkiraan yang akurat membuat semua perbedaan dari rencana yang gagal menjadi sukses.

Ini melibatkan input klien langsung dan memungkinkan manajer proyek dan tim untuk menyatukan pikiran mereka untuk pemahaman yang sempurna tentang nilai bisnis, prioritas fitur, daftar yang harus dimiliki, dll.

Pada artikel ini, Anda akan belajar bagaimana menghadapi risiko-risiko tersebut dan isu-isu terkait dengan memahami estimasi biaya, kepentingannya, bagaimana memulainya, tekniknya, dan hal-hal penting lainnya.

Mari kita mulai!

Apa Estimasi Biaya untuk Proyek?

Estimasi biaya memperhitungkan biaya langsung, biaya tidak langsung, dan banyak faktor lainnya untuk menghitung anggaran proyek yang memenuhi komitmen keuangan Anda. Ini memang merupakan langkah penting untuk proyek yang sukses.

Dari membangun jalan hingga mengembangkan aplikasi, teknik estimasi biaya proyek dapat diterapkan di segala bidang. Dalam siklus hidup manajemen proyek, estimasi biaya adalah penambahan biaya individu dengan menggunakan metode estimasi dan data yang valid. Ini digunakan untuk memperkirakan biaya proyek di masa depan berdasarkan pengalaman hari ini.

Untuk melakukan ini, Anda harus mengikuti beberapa langkah sederhana:

• Identifikasi tugas yang jelas
• Partisipasi dalam mempersiapkan perkiraan biaya
• Ketersediaan data yang tepat
• Struktur standar untuk perkiraan biaya
• Provisi untuk ketidakpastian masa depan
• Biaya yang dikecualikan
• Tinjauan perkiraan independen
• Merevisi perkiraan

Secara sederhana, estimasi biaya memberi tahu keuangan dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek terlebih dahulu dengan ruang lingkup yang ditentukan. Seorang manajer proyek dan tim harus mempertimbangkan biaya langsung dan tidak langsung untuk melanjutkan estimasi.

Beberapa elemen tipikal yang perlu Anda pertimbangkan adalah tenaga kerja, fasilitas, sumber daya, material, peralatan, vendor, risiko, dan waktu.

Mengapa Estimasi Biaya Penting?

Memperkirakan biaya proyek dimungkinkan dengan menggunakan teknik estimasi biaya dan struktur rincian kerja (WBS). Ini digunakan untuk memvisualisasikan ruang lingkup proyek Anda dan menetapkan biaya untuk setiap tugas proyek.

Melalui estimasi biaya proyek, klien dapat menilai bagaimana manajer proyek dapat menangani proyek dan mencapai tujuan dan sasaran proyek. Dengan cara ini, pemangku kepentingan dan eksekutif proyek memperkirakan kualitas yang akan mereka terima setelah selesai.

Untuk penyelesaian proyek yang sukses, pemangku kepentingan harus merencanakan anggaran yang selanjutnya diterima oleh pemangku kepentingan untuk memenuhi harapan kualitas. Perkiraan proyek yang baik diperlukan untuk memastikan upaya yang sebenarnya. Ini membantu Anda tetap di jalur dan jadwal.

Kapan Melakukan Estimasi Biaya?

Nah, estimasi biaya digunakan untuk meramalkan biaya, harga, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Keakuratan estimasi biaya proyek bergantung pada level proyek, proyek, desain dan kondisi proyek, serta nilai estimasi sumber daya yang Anda butuhkan.

Ketika Anda memiliki sumber daya, peralatan, tenaga kerja, dan lainnya, Anda dapat mulai memperkirakan biaya proyek secara keseluruhan dengan menyebutkan ruang lingkup dan kualitas proyek. Oleh karena itu, diperlukan teknik, durasi, tugas, dan lainnya untuk memperkirakan total biaya.

Bagaimana Memperkirakan Biaya Secara Akurat?

Saat Anda memperkirakan biaya proyek, Anda perlu memecah proyek menjadi tugas individu dan mencari tahu tim mana yang akan melakukan apa. Setelah sebuah proyek siap, tujuan utamanya adalah memastikan Anda tidak melewati anggaran.

Melakukan estimasi biaya melibatkan beberapa langkah sederhana. Mari kita bahas satu per satu.

Menyusun Daftar Tugas dan Sumber Daya yang Diperlukan

Langkah pertama dari proses estimasi biaya adalah mencari tahu sumber daya dan tugas apa yang Anda butuhkan. Untuk melakukan ini, Anda dapat memecah seluruh proyek menjadi potongan-potongan kecil. Ini melibatkan penelitian, desain, pengembangan front-end atau back-end, copywriting, pengujian atau perbaikan bug, peluncuran, dan banyak lagi.

Daftar tugas bervariasi menurut proyek, tetapi langkah-langkahnya tetap sama. Saat Anda membagi pekerjaan di antara anggota tim yang berbeda sesuai tarif per jam, akan lebih mudah bagi Anda untuk menghitung biaya tenaga kerja dan waktu yang diperlukan untuk mengirimkan proyek.

Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Sumber Daya

Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki cukup banyak orang dengan keterampilan yang tepat yang diperlukan proyek untuk mengalokasikan sumber daya. Anda perlu membuat daftar anggota yang tersedia dan menetapkan tugas sesuai keahlian mereka. Ini menghasilkan perencanaan sumber daya yang memadai, yang mengarah pada keberhasilan penyelesaian proyek.

Perkirakan Panjang Tugas

Di sini, Anda perlu memperkirakan panjang tugas untuk membuat jadwal proyek Anda dengan beberapa buffer. Karena Anda tidak dapat memprediksi masa depan seseorang, kemungkinan besar tim Anda akan mengambil penyangga tambahan sehingga proyek akan selesai pada waktu yang tepat tanpa stres.

Dengan menggunakan metode pelacakan waktu, Anda dapat memplot durasi proyek secara akurat. Anda tidak dapat mengharapkan tingkat pemanfaatan 100% dari tim Anda. Jelas, ini akan menyebabkan kelelahan. Jadi, tingkat pemanfaatan yang ideal untuk setiap tim adalah 80%, menyisakan waktu luang untuk tim Anda.

Hitung Biaya Proyek

Sering kali, ada catatan serupa yang akan Anda temukan di database Anda. Anda dapat menggunakan catatan sebelumnya untuk menganalisis berapa lama setiap tugas berlangsung dan biayanya.

Jika Anda tidak memilikinya, Anda harus menghitungnya dari awal. Pertama, Anda perlu membuat perkiraan kasar agar tim Anda dapat bertemu dan memutuskan waktu dan biaya yang tepat.

Gunakan Alat Estimasi Biaya

Sangat penting untuk melacak semuanya. Untuk menghindari tergelincirnya, Anda perlu fokus pada perubahan dan memperbaruinya sesuai dengan itu. Dengan alat manajemen, Anda dapat mengelola tugas tim Anda setiap hari tanpa kerumitan, menghasilkan penyelesaian proyek yang berhasil.

Dengan cara ini, Anda juga dapat melacak anggaran. Menurut jam log setiap anggota, alat ini memperkirakan status proyek. Dengan demikian, Anda dapat melacak berapa banyak proyek yang belum selesai dan waktu yang tersisa.

Estimasi vs Kutipan: Perbedaan

Estimasi dan kuotasi memiliki tujuan yang serupa, tetapi istilah tersebut tidak dapat dipertukarkan. Keduanya berbeda dalam hal apa yang Anda sajikan dalam daftar. Menggunakan istilah yang benar pada waktu yang tepat memastikan klien Anda memiliki informasi yang benar yang mereka perlukan untuk memutuskan.

Memperkirakan

Perkiraan adalah tebakan terpelajar atau kasar tentang berapa biaya pekerjaan tertentu. Hal ini didasarkan pada informasi yang tersedia pada saat itu. Estimasi dapat diubah setelah Anda mendapatkan informasi terbaru.

Misalkan Anda mengambil kontrak untuk renovasi rumah, dan klien perlu mengetahui biayanya. Pertama, Anda perlu memeriksa ukuran rumah dan ruangan, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan, dan apa yang harus ditambah dan dikurangi. Dalam hal ini, Anda dapat memberikan perkiraan berdasarkan kebutuhan mereka, katakanlah, $30.000.

Ketika Anda mulai bekerja, tiba-tiba Anda melihat harga cat sedikit meningkat karena kualitas cat yang diminta klien. Pada saat itu, perkiraan Anda akan sedikit diperbarui.

Mengutip

Di sisi lain, kutipan adalah pernyataan pekerjaan tetap dalam jangka waktu tertentu. Ini mengikat secara hukum dan tidak dapat diubah kecuali klien Anda meminta pekerjaan di luar lingkup pekerjaan. Jika ruang lingkup berubah, Anda perlu memperbarui urutan perubahan yang sesuai dan mencapai kesepakatan akhir.

Mari kita ambil contoh yang sama. Jika klien meminta penawaran alih-alih perkiraan di awal pekerjaan, Anda perlu mempelajari dengan cermat harga tenaga kerja, bahan, waktu, dll., untuk memberikan penawaran akhir kepada klien Anda, yang tidak dapat diubah nanti kecuali klien menginginkan beberapa pekerjaan tambahan yang tidak disebutkan dalam daftar kutipan.

Namun, estimasi adalah praktik terbaik saat Anda tidak yakin dengan harga bahan dan ekspektasi klien. Namun, ketika Anda memberikan layanan reguler, mengetahui harga layanan dan material Anda dengan sangat baik, dan ingin melindungi diri Anda dari pekerjaan tambahan, penawaran bisa menjadi pilihan yang lebih baik.

Juga, perkiraan dapat dinegosiasikan, sedangkan kutipan tepat dan mengikat secara hukum.

Teknik Estimasi Biaya yang Biasa Dipraktikkan

Bergantung pada ukuran dan jenis proyek, ekspektasi eksekutif dan pemangku kepentingan, metode penagihan, dan faktor lainnya, berbagai alat dan teknik dapat diterapkan untuk melakukan estimasi biaya proyek. Mereka adalah sebagai berikut:

• Analogous Estimating : Teknik ini menunjukkan preseden yang membantu Anda menentukan biaya masa depan pada tahap awal proyek Anda dengan menggunakan data historis.
• Estimasi dari Bawah ke Atas: Teknik dari bawah ke atas adalah pendekatan yang lebih terperinci yang memperkirakan tugas tunggal dan kemudian menjumlahkannya untuk mendapatkan keseluruhan biaya proyek. Metode ini digunakan dalam proyek-proyek kompleks yang variabelnya lebih banyak lagi, seperti proyek konstruksi, pengembangan perangkat lunak, dll.
• Estimasi Top-down: Teknik estimasi top-down adalah teknik sederhana untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan setelah mengetahui total biaya proyek. Metode ini umumnya digunakan untuk mengestimasi berbagai elemen pada harga tetap yang awalnya ditentukan oleh klien.

• Estimasi Parametrik: Estimasi parametrik adalah pendekatan pemodelan statistik yang menggunakan data historis dari beberapa pemicu biaya utama untuk menghitung biaya tugas baru.
• Estimasi Tiga Poin: Teknik ini hadir dengan tiga skenario berbeda, termasuk kemungkinan besar, optimis, dan pesimis. Ini dimasukkan ke dalam persamaan untuk mendapatkan estimasi akhir.
• Analisis Cadangan: Teknik ini memberi tahu berapa banyak cadangan kontinjensi yang perlu dialokasikan. Metode ini mencoba untuk menghindari ketidakpastian.
• Biaya Kualitas: Pendekatan ini menggunakan uang yang dihabiskan untuk atau selama proyek untuk melewati kegagalan. Ini juga menggunakan uang yang diterapkan setelah proyek berhasil untuk mengatasi kegagalan.

Parameter Estimasi Biaya

Anda perlu memuaskan klien Anda dengan perkiraan Anda sehingga klien Anda memperkirakan kualitas proyek. Namun, banyak proyek menemui kegagalan karena estimasi biaya yang buruk.

Mari kita bahas parameter yang perlu Anda pertimbangkan saat memperkirakan biaya proyek Anda.

Waktu

Waktu adalah faktor utama ketika memperkirakan biaya proyek. Waktu berbanding lurus dengan usaha. Jumlah semua waktu yang dihabiskan untuk proyek adalah upaya keseluruhan tim untuk menyelesaikan proyek. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas individu, bersama dengan waktu buffer, merupakan langkah penting untuk menyajikan estimasi biaya yang tepat.

Upaya

Upaya juga merupakan parameter kunci dalam estimasi biaya proyek. Namun, upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek memberi Anda gambaran yang jelas tentang biayanya. Di sini, seorang manajer proyek perlu mempertimbangkan sumber daya yang akan diperoleh tim untuk menyelesaikan proyek, dan upaya dapat dihitung berdasarkan sumber daya. Lebih sedikit sumber daya menghasilkan lebih banyak upaya, dan lebih banyak sumber daya menghasilkan lebih sedikit upaya.

Sumber daya

Seperti dibahas sebelumnya dalam artikel ini, sumber daya juga dipertimbangkan saat memperkirakan biaya. Manajemen sumber daya adalah proses memiliki faktor yang tepat pada saat dibutuhkan untuk tugas tertentu dalam suatu proyek. Dengan sumber daya yang terbatas, sulit untuk menghitung keseluruhan biaya proyek.

Ketepatan

Perkiraan biaya proyek hanya dapat diterima jika akurat. Dengan menggunakan teknik estimasi biaya yang paling tepat, mempersiapkan biaya tak terduga, dan merevisi estimasi proyek di seluruh proyek, Anda dapat mencapai presisi.

Dokumentasi

Saat Anda melakukan brainstorming ide dengan tim Anda, penting untuk mendokumentasikan semuanya sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat. Anda perlu mencatat semua asumsi untuk mencegah kesalahpahaman sambil membiarkan tim memahami pembenaran estimasi tersebut.

Kredibilitas

Umumnya, memperkirakan biaya proyek didasarkan pada pengalaman atau fakta sebelumnya. Saat menghitung biaya, Anda dapat meningkatkan kredibilitas perkiraan dengan menambahkan data historis dan pendapat ahli.

Verifikasi

Selalu verifikasi sebelum melanjutkan ke keputusan akhir. Anda dapat memverifikasi operasi matematika yang digunakan untuk estimasi biaya proyek dan memeriksa apakah akurat. Anda dapat mengandalkan dokumentasi untuk memastikan keakuratan perhitungan.

Identifikasi resiko

Anda dapat merencanakan risiko saat melakukan estimasi. Ini adalah faktor krusial yang perlu dipertimbangkan. Beberapa risiko sering terjadi, sementara beberapa tidak disengaja. Anda perlu mengelola estimasi secara efektif dengan menambahkan beberapa waktu buffer. Ini memastikan penyelesaian proyek yang tepat dalam waktu yang diberikan dan dana yang cukup pada saat kebutuhan mendesak.

Beberapa Langkah Dalam Estimasi Biaya

Untuk perkiraan biaya yang valid dan andal, Anda harus mengikuti beberapa langkah sederhana.

• Tentukan tujuan proyek
• Kembangkan rencana kasar dengan mengatur pertemuan dengan anggota tim Anda
• Mendefinisikan karakteristik sistem, kinerja, dan tujuan
• Menentukan teknik estimasi biaya yang sesuai
• Identifikasi asumsi, aturan, dan dapatkan data
• Kembangkan estimasi poin
• Melakukan analisis sensitivitas
• Melakukan analisis ketidakpastian dan risiko
• Dokumentasikan estimasi
• Perbarui perkiraan tepat waktu sesuai dengan upaya dan sumber daya

Kesimpulan

Estimasi biaya digunakan untuk memprediksi keseluruhan biaya proyek bersama dengan harga dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan dalam lingkup proyek. Hal ini dilakukan untuk membuat keputusan investasi yang efektif. Untuk ini, Anda perlu memecah proyek lengkap menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk membuat perkiraan sumber daya, tenaga kerja, dan waktu yang lebih baik.

Namun, estimasi biaya lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Oleh karena itu, menentukan teknik yang akurat akan membantu Anda membuat rencana estimasi biaya yang sukses untuk klien Anda.

Anda juga dapat menjelajahi beberapa perangkat lunak manajemen tugas dan proyek terbaik.