Pengadaan vs pembelian: Apa perbedaan dan persamaannya?

Pengadaan adalah seluruh proses memperoleh barang dan jasa dari vendor untuk perusahaan Anda melalui pembelian langsung, penawaran tender, atau penawaran kompetitif. Ini terdiri dari mengidentifikasi, memilih, memilih pemasok, menandatangani kontrak, menerima barang, dan melakukan pembayaran. Proses ini membantu memenuhi kebutuhan perusahaan dan menjalin hubungan pemasok baru.

Langkah-langkah pengadaan dapat bervariasi tergantung pada industri dan ukuran bisnis, tetapi biasanya meliputi:

1. Mengidentifikasi kebutuhan internal

Pertama-tama, Anda harus menentukan kebutuhan bisnis Anda. Produk dan layanan apa yang diperlukan untuk operasi perusahaan Anda?

Kemudian, Anda dapat membuat permintaan pembelian khusus untuk mengatasi kebutuhan tersebut. Mengikuti permintaan akan memandu Anda ke sumber daya yang tepat dan terhubung dengan vendor yang sesuai.

2. Meneliti pasar dan memilih vendor

Selanjutnya, identifikasi pemasok potensial dan pilih mereka untuk evaluasi lebih lanjut. Anda dapat mengirimi mereka permintaan penawaran (RFQ) dan membandingkan proposal mereka. Beberapa kriteria termasuk harga dan kualitas produk, reputasi vendor, metode pengiriman, layanan purna jual, risiko, dll.

Pemasok yang dipilih adalah pemasok yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik dengan harga paling kompetitif, bersama dengan lokasi dan pilihan pengiriman yang menguntungkan.

3. Negosiasi kontrak dan membuat purchase order (PO)

Setelah Anda memilih pemasok Anda, mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya: Negosiasi. Beberapa masalah penting ketika Anda bernegosiasi termasuk harga, kualitas, ruang lingkup pekerjaan, syarat dan ketentuan, dll. Kontrak yang efektif memastikan masing-masing pihak memahami kewajiban mereka sekaligus menciptakan nilai maksimum bagi kedua belah pihak.

Setelah menandatangani kontrak, Anda dapat membuat pesanan pembelian (PO) yang menentukan pembelian, seperti jumlah, harga, syarat pembayaran, lokasi, dan waktu pengiriman. Pertimbangkan pesanan pembelian menyeluruh jika vendor sepenuhnya memenuhi persyaratan Anda dan Anda menginginkan hubungan jangka panjang dengan mereka.

4. Menerima pengiriman dan melakukan pembayaran

Setelah pemasok menerima PO, mereka akan mengeluarkan Anda faktur. Berdasarkan ketentuan pembayaran kontrak, Anda akan melepaskan pembayaran sebelum atau setelah pengiriman pesanan.

Saat pesanan tiba, periksa kualitas barang untuk menjamin kepatuhan vendor. Jika Anda menemukan barang cacat atau masalah lain, angkat dan ikuti kontrak atau PO untuk solusinya. Untuk melakukan itu, pastikan kontrak atau PO Anda cukup kuat dengan syarat dan ketentuan yang terperinci untuk keadaan seperti itu.

5. Mengevaluasi kinerja vendor dan menjalin hubungan pemasok

Jika Anda puas dengan kinerja pemasok, Anda dapat menjalin hubungan jangka panjang dengan mereka. Selain itu, lakukan evaluasi tahunan untuk memutuskan apakah akan terus berkolaborasi dengan mereka.

Oleh karena itu, untuk menjawab pertanyaan “apa yang dimaksud dengan pengadaan?”, itu adalah proses lengkap untuk memperoleh barang dan membangun hubungan dengan vendor. Prosesnya tidak ada habisnya, karena Anda harus terus mengevaluasi dan memperbaikinya.

Pembelian adalah bagian dari fungsi pengadaan. Hal ini terkait dengan kegiatan memesan, mempercepat, menerima, dan melakukan pembayaran untuk memperoleh barang dan jasa untuk operasi perusahaan. Pembelian mengutamakan efisiensi dalam bertransaksi, dengan 5 disiplin yang tepat: tepat kuantitas, tepat kualitas, tepat tempat, tepat waktu, dan tepat harga. Dengan demikian, tim pembelian secara ketat mengikuti langkah-langkah ini untuk memastikan barang yang dikirim memenuhi semua persyaratan:

1. Menempatkan pesanan

Pembelian dimulai dengan pesanan pembelian. Seperti disebutkan di atas, PO harus berisi informasi penting seperti syarat pembayaran, kuantitas, kapan, dan di mana pengiriman barang.

Salah satu tip untuk manajemen PO yang lebih baik adalah berinvestasi dalam pesanan pembelian PWA Magento yang andal. Ini memusatkan semua data, sehingga membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih baik, mencegah pembelian yang berlebihan atau kurang.

2. Melacak pesanan

Selanjutnya, pantau status pengiriman secara dekat dengan vendor Anda. Anda dapat meminta mereka untuk memperbarui jadwal pengiriman mereka secara teratur untuk memastikan ketepatan waktu pesanan.

3. Menerima dan mengaudit item

Setelah menerima pesanan, lakukan pemeriksaan audit untuk menjamin kualitas sesuai dengan persyaratan kontrak.

4. Melakukan pembayaran

Terakhir, lakukan pembayaran untuk pemasok Anda sesuai dengan ketentuan pembayaran Anda di PO. Pesanan pembelian dan faktur harus disiapkan dengan hati-hati untuk menciptakan kewajiban hukum bagi kedua belah pihak.

Sekarang Anda telah mengetahui apa itu pengadaan dan apa itu pembelian, mari selami perbedaan utama di antara keduanya.

Tabel di atas merangkum perbedaan utama antara pengadaan dan pembelian. Mari kita pergi ke rincian lebih lanjut.

Strategis vs. taktis

Setelah melalui pengertian pembelian dan pengadaan, Anda dapat melihat bahwa pengadaan adalah konsep yang jauh lebih luas pada tingkat strategis bagi sebuah perusahaan, sedangkan pembelian bersifat taktis.

Pembelian berkaitan dengan aspek transaksional dari pembelian produk dan jasa, seperti memperoleh jumlah produk yang benar pada waktu dan tempat yang tepat.

Di sisi lain, pengadaan adalah proses penuh yang dimulai pada saat kebutuhan bisnis muncul. Ini berfokus pada aspek strategis, seperti mencari pemasok, memaksimalkan nilai kontrak, dan memelihara hubungan pemasok setelah PO selesai. Dengan demikian, pengadaan adalah proses yang lebih kompleks yang sangat penting untuk strategi bisnis.

Pendekatan proaktif vs. reaktif

Perbedaan lain antara pengadaan dan pembelian adalah pendekatan mereka. Pengadaan memiliki pendekatan proaktif, di mana tim pengadaan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan internal dan memperoleh barang atau jasa yang relevan untuk memenuhi persyaratan.

Sebaliknya, pembelian memiliki pendekatan reaktif. Setelah kebutuhan ditentukan oleh pengadaan, pembelian bertujuan untuk membeli barang yang paling efisien dalam hal kualitas, biaya, dan kecepatan.

Tujuan jangka panjang vs. jangka pendek

Pengadaan memiliki tujuan jangka panjang, termasuk menjalin hubungan vendor, meningkatkan keunggulan kompetitif, dan menyelaraskan dengan strategi perusahaan. Ini juga berkaitan dengan menemukan pemasok terbaik, menegosiasikan persyaratan kontrak, dan mengurangi risiko rantai pasokan. Oleh karena itu, pengadaan lebih mengutamakan penciptaan nilai kontrak dan total biaya kepemilikan daripada harga produk.

Pembelian, sebaliknya, bertujuan untuk memastikan semua barang dikirimkan dengan kualitas dan kuantitas yang benar sesuai dengan kontrak. Oleh karena itu, ini adalah proses langsung yang lebih memperhatikan biaya item.

Fokus relasional vs. transaksional

Salah satu tujuan utama pengadaan adalah untuk membangun dan memperkuat hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Bahkan setelah pesanan selesai, pekerjaan pengadaan masih berlanjut. Anda harus secara teratur menilai kinerja vendor dan memutuskan apakah akan memperbarui atau mengakhiri kontrak. Pada saat yang sama, terus mencari vendor potensial yang dapat mengarah pada kemitraan yang baik. Ini juga membantu Anda membatasi risiko mengandalkan beberapa pemasok.

Sebaliknya, tim pembelian biasanya bekerja sama dengan basis pemasok yang ada. Oleh karena itu, mereka menghabiskan sebagian besar upaya mereka untuk membuat transaksi yang efisien, dan tugas mereka berakhir ketika PO selesai.

Meskipun banyak orang sering salah mengartikan definisi pembelian dan pengadaan, kedua istilah tersebut memiliki banyak perbedaan dalam metode dan prosedurnya. Namun, mereka memiliki 1 kesamaan: mereka adalah proses penting untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Menggabungkan dan meningkatkan kedua proses akan membantu Anda mengontrol pengeluaran dengan lebih baik, mencegah komplikasi yang tidak terduga, dan lebih dekat dengan kesuksesan bisnis Anda.