16 ide penghematan pengadaan: Cara mengurangi biaya pengadaan pada tahun 2022

Minta diskon pemasok untuk menghemat biaya pengadaan

Mencari diskon dari pemasok adalah salah satu cara terbaik untuk mengurangi biaya pengadaan. Anda dapat membuka negosiasi dengan pemasok Anda dan meminta diskon sebagai imbalan atas pembayaran lebih awal atau peningkatan jumlah pesanan. Persentase diskon yang kecil dapat menghasilkan penghematan bersih yang besar, terutama jika pemasok menyediakan bahan langsung Anda secara teratur dalam volume yang besar.

Membangun hubungan jangka panjang yang erat dengan pemasok juga memberi Anda lebih banyak kekuatan tawar untuk mencapai negosiasi yang sukses. Jika Anda memiliki pemasok jangka panjang yang kompeten, membuat pesanan pembelian menyeluruh dengan mereka adalah solusi yang baik di antara strategi pengurangan biaya pemasok. Jenis kontrak ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan barang atau jasa dari pemasok dengan harga tetap dan sering untuk jangka waktu tertentu.

2. Tinjau kontrak untuk menghindari kebocoran pengeluaran

Tinjau kontrak untuk menghindari kebocoran pengeluaran pengadaan

Kebocoran pengeluaran dapat terjadi di luar ketentuan kontrak. Anda harus memantau semua pembelian untuk memastikan mereka mematuhi persyaratan kontrak, termasuk persyaratan pembayaran. Pembelian yang tidak sesuai dapat menyebabkan kebocoran pengeluaran; oleh karena itu, Anda harus segera mengidentifikasi dan menemukan solusi untuk mencegahnya di masa mendatang.

Jika kebocoran tidak diperhatikan, itu akan terus terjadi dan secara bertahap membangun biaya yang besar. Pastikan untuk meninjau persyaratan kontrak dan mengawasi aktivitas pembelian Anda, sehingga Anda dapat menghindari kehilangan uang karena kebocoran.

Konsolidasikan pengeluaran untuk beberapa pemasok terpilih

Untuk perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan yang substansial, menggabungkan pengeluaran untuk beberapa pemasok dapat membawa lebih banyak manfaat daripada menyebarkan pembelian Anda ke banyak pemasok. Mendapatkan lebih banyak produk dari pemasok yang sama memungkinkan skala ekonomi: Semakin banyak Anda berbelanja dengan 1 vendor, semakin besar peluang Anda dapat menegosiasikan diskon.

Namun, Anda harus menyimpan beberapa pemasok alternatif dalam daftar Anda, jika pemasok utama mengalami masalah dan tidak dapat mengirimkan barang atau jasa tepat waktu. Kita akan membahas ini nanti di tip yang akan datang.

Tinjau kebutuhan pembelian sebelum membeli

Sebelum memutuskan untuk membeli sesuatu, evaluasi apa yang ada di gudang Anda. Jika ada produk yang tidak terpakai, pikirkan cara mengatasinya. Persediaan yang terlalu banyak menimbun adalah "uang mati", yang membebani Anda dengan sumber daya untuk disimpan dan berisiko rusak atau menjadi usang.

Pastikan Anda hanya membeli apa yang Anda butuhkan untuk bahan langsung dan tidak langsung . Hal ini berguna untuk mengurangi kelebihan biaya persediaan dan biaya penyimpanan. Jadi lain kali sebelum Anda melakukan pemesanan baru, tinjau tingkat stok Anda dan coba gunakan apa yang sudah Anda miliki.

Cegah pengeluaran maverick untuk mengurangi biaya pembelian

Pengeluaran Maverick dibuat di luar kebijakan pengadaan, baik oleh orang yang tidak berwenang atau dari pemasok yang tidak disukai. Ini adalah sumber pengadaan yang tidak efisien yang perlu ditangani. Meminimalkan pengeluaran maverick adalah salah satu ide penghematan pengadaan terbaik yang harus Anda perhitungkan.

Untuk melakukannya, Anda perlu memiliki kebijakan pengadaan yang kuat dan memastikan semua orang mengikutinya. Perhatikan untuk menetapkan siapa yang berwenang melakukan pembelian, memastikan bahwa departemen pengadaan mengetahui pekerjaan dan tanggung jawab mereka dalam proses pembelian.

Evaluasi siklus hidup produk

Menghemat biaya tidak harus berarti mengorbankan kualitas, Anda perlu mempertimbangkan daya tahan dan masa pakai juga. Jika suatu produk sedikit lebih mahal tetapi dapat menghemat banyak upaya perbaikan atau penggantian, di situlah Anda dapat menghemat uang.

Di sisi lain, Anda mungkin tidak membutuhkan produk dengan kualitas terbaik jika Anda hanya berencana untuk menggunakannya sementara. Beberapa produk tingkat menengah dapat menyeimbangkan biaya dan kualitas dengan lebih baik, tergantung pada tujuan Anda menggunakannya.

Tinjau pemasok Anda secara teratur

Miliki rencana untuk mengevaluasi pemasok Anda secara teratur, seperti penilaian tahunan atau dua tahunan. Periksa kinerja mereka, apakah mereka memberikan produk dengan kualitas yang memuaskan dan sesuai jadwal dengan biaya yang kompetitif. Tambahkan pemasok baru atau hapus pemasok yang tidak memenuhi harapan Anda, secara bertahap Anda akan memiliki daftar vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan mengoptimalkan pengeluaran Anda.

Menyediakan portal swalayan untuk vendor

Buat portal bagi vendor untuk mengelola akun mereka sendiri, melihat transaksi, dan berkomunikasi dengan perusahaan Anda. Ini menghemat waktu dan uang untuk komunikasi bolak-balik yang tidak perlu sambil memastikan pengiriman memenuhi persyaratan. Ini adalah metode yang bagus untuk perusahaan besar untuk mengurangi biaya dalam manajemen pemasok, terutama ketika mereka memiliki daftar vendor yang panjang.

Manfaatkan KPI pengadaan untuk mencari peluang pengurangan biaya

Untuk melihat peluang peningkatan pengadaan Anda, Anda perlu menyiapkan KPI pengadaan yang jelas dan memantaunya dengan cermat. Data pelacakan akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang kinerja pengadaan Anda.

Ada berbagai KPI yang dapat memberikan wawasan berharga, seperti melacak jumlah pembelian darurat, atau ROI dari kegiatan pengadaan.

Menetapkan KPI dan menetapkan proses pemantauan kemajuan sangat penting untuk menilai efisiensi keseluruhan departemen dan menunjukkan kepada Anda aspek-aspek yang disorot yang perlu ditingkatkan. Jika diterapkan dengan benar, metode ini akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap penghematan biaya.

Tetapkan kebijakan pengadaan yang jelas

Menetapkan parameter yang jelas untuk kebijakan pengadaan dan pembelian sangat penting untuk mengurangi biaya pengadaan. Kerangka kerja yang komprehensif akan memastikan setiap orang dapat dengan mudah mengakses dan mengikutinya. Dengan demikian, Anda dapat menghilangkan pembelian yang tidak perlu, sambil menikmati proses rantai pasokan yang lebih lancar.

Selain itu, Anda harus mengevaluasi praktik pengadaan Anda untuk melihat apakah praktik tersebut selaras dengan anggaran dan strategi bisnis Anda. Misalnya, lakukan tinjauan tahunan terhadap proses Anda dan lihat apakah Anda harus mengubah atau meningkatkan aspek apa pun.

Tinjau strategi penggantian Anda

Bagaimana Anda berencana untuk mengganti item dapat memengaruhi laba Anda. Penggantian rutin tidak berlaku untuk semua komponen. Misalnya, suku cadang mesin yang penting harus diganti secara teratur untuk memastikan mesin berfungsi dengan baik, sementara bahan habis pakai dapat diganti bila perlu.

Selain itu, ingatlah untuk memperhitungkan biaya dan waktu tunggu penggantian juga. Anda tidak ingin mengganggu rantai pasokan Anda hanya untuk menunggu penggantian kecil.

Tingkatkan manajemen risiko

Manajemen risiko pengadaan membantu Anda mengurangi atau menghindari risiko terhadap bisnis Anda. Memiliki rencana lengkap untuk meramalkan dan mengatasi risiko akan lebih mempersiapkan Anda untuk menangani kejadian tak terduga dan menghindari biaya yang tidak direncanakan.

Salah satu risiko paling umum yang dihadapi organisasi adalah ketergantungan pemasok. Jika terjadi force majeure yang membuat pemasok tidak dapat mengirimkan barang tepat waktu, Anda harus memiliki beberapa vendor alternatif. Jadi, pastikan Anda tidak terlalu bergantung pada pemasok utama. Selanjutnya, perhatikan ketentuan kontrak dan tindak lanjuti secara dekat dengan vendor untuk mencegah masalah logistik.

Mengumpulkan dan memusatkan data

Mengumpulkan data yang akurat adalah langkah pertama untuk memahami kinerja bisnis Anda. Kemudian, menghubungkan semua data dari tim pengadaan, inventaris , dan penjualan akan memberi Anda gambaran lengkap tentang metrik penting seperti rasio perputaran inventaris, biaya penyimpanan inventaris, waktu tunggu, dll.

Basis data terpusat dapat memberi Anda wawasan tentang item mana yang harus Anda beli lebih atau kurang pada frekuensi mana, apakah penjualan dan inventaris bertemu, dan apakah Anda harus mengganti pemasok. Ini memberi Anda pelaporan waktu nyata dan memandu Anda menemukan teknik pengurangan biaya dalam pengadaan.

Mengotomatiskan proses pengadaan

Pemrosesan manual dapat memperlambat proses Anda dan menambah biaya secara drastis. Otomatisasi tugas yang berulang dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Selain itu, Anda dapat menghindari kesalahan manusia dalam entri data dan pemrosesan faktur manual, sehingga menghilangkan kesalahan yang mahal. Meskipun Anda perlu berinvestasi dalam sistem otomasi di awal, itu akan terbayar dalam jangka panjang dan menghemat waktu dan biaya penanganan tugas manual secara signifikan.

Mengintegrasikan sistem pengadaan

Mengotomatiskan bagian dari sistem pengadaan tidak optimal sampai Anda dapat mengintegrasikan semua sistem tersebut, termasuk sistem persediaan, sistem akuntansi, dan sistem pembelian. Sistem yang terhubung membuat proses penuh bekerja dengan lancar dari awal hingga akhir. Ini tidak hanya membantu Anda mengurangi biaya tenaga kerja tetapi juga membantu Anda menghindari kesalahan. Dengan demikian, seluruh rantai pasokan selesai dan memberdayakan Anda untuk mengelola semua aktivitas bisnis dengan nyaman.

Latih staf Anda tentang ide penghematan pengadaan

Penghematan pengadaan bukan hanya tentang pengadaan, ini adalah masalah organisasi. Didik karyawan Anda tentang ide penghematan pengadaan terbaik untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Ini melibatkan upaya tim untuk mengurangi pengeluaran, dari praktik pengadaan berkelanjutan hingga operasi bisnis. Tim Anda harus mengadopsi pola pikir penghematan biaya pembelian dan mengikuti praktik terbaik untuk mengoptimalkan biaya.

Kurangi biaya pengadaan untuk bisnis Magento

Jika Anda memiliki perusahaan yang beroperasi di sekitar Magento, Magestore memiliki solusi lengkap untuk pengurangan biaya pembelian: PWA Magento Purchase Order. Platform ini membantu Anda mengontrol semua langkah pengadaan dan merampingkan manajemen PO untuk menghindari pembelian yang berlebihan dan pembelian yang kurang, mengotomatiskan proses Anda, dan secara efisien mengawasi kinerja pemasok Anda.
Dengan Pesanan Pembelian PWA kami, Anda dapat memusatkan semua data dan memperoleh visibilitas waktu nyata di seluruh sistem dengan mulus, dengan menyinkronkan data dari pemasok, produk, inventaris, dan saluran penjualan untuk dianalisis. Anda akan mengetahui aliran stok Anda dan kapan harus mengisi kembali inventaris, serta peluang untuk meningkatkan keuntungan, sambil memantau dan membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok.
Selain itu, perangkat lunak kami membebaskan Anda dari tugas manual dan memberi Anda lebih banyak wawasan tentang cara membeli dan menjual dengan lebih baik. Anda sekarang dapat menyiapkan PO dengan cepat dan melacak eksekusi PO untuk pengiriman produk. Menyederhanakan proses pengadaan membawa banyak manfaat bagi seluruh tim dan membantu Anda menghemat pengeluaran yang tidak perlu sambil memastikan Anda memiliki produk yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang tepat.
Hubungi Magestore untuk konsultasi gratis dan cari tahu bagaimana kami dapat membantu Anda meningkatkan pengadaan Anda.

1. Biaya mana yang dapat dianggap sebagai biaya pengadaan?

Biaya pengadaan mengacu pada pengeluaran yang berkaitan dengan barang dan jasa yang dibeli untuk rantai pasokan perusahaan, biaya pengelolaan personel pengadaan, dan biaya investasi dan pemeliharaan perangkat lunak pengadaan.

2. Apa saja 6 jenis penghematan biaya?

Ada 6 jenis penghematan biaya yang dapat Anda terapkan pada proses pengadaan Anda, termasuk penghematan historis, penghematan anggaran, penghematan teknis, penghematan RFB, penghematan indeks, dan penghematan rasio.

3. Apakah pengadaan dan pembelian sama?

Mereka mungkin tampak serupa tetapi sebenarnya memiliki fokus yang berbeda. Pembelian bertujuan untuk mengoptimalkan biaya pesanan, sementara pengadaan berupaya memaksimalkan penciptaan nilai dan total biaya kepemilikan, termasuk mitigasi risiko, penghematan biaya, hubungan pemasok, kepatuhan kontrak, dll.