12 praktik terbaik pengadaan pada tahun 2022

Kembangkan kerangka kerja pengadaan

Pertama-tama, Anda memerlukan kerangka kerja manajemen pengadaan yang kuat sebelum menangani masalah spesifik dalam proses Anda. Kerangka kerja yang efisien akan menetapkan pedoman yang solid untuk semua proses Anda, termasuk:

• Pengawasan dan persetujuan pesanan pembelian,
• Manajemen vendor dan pemasok,
• Kinerja kecocokan tiga arah untuk pembayaran,
• Pencatatan semua dokumentasi,
• Mencari pemasok baru dan agen pembelian,
• Melatih karyawan tentang produk.

Proses yang terdefinisi dengan baik akan menciptakan efisiensi operasional, membantu tim Anda dengan tugas yang harus mereka selesaikan atau prioritaskan pada waktu tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga memastikan pengiriman tepat waktu dalam aktivitas bisnis Anda.

Untuk mengembangkan proses pengadaan yang jelas, Anda perlu mengidentifikasi setiap langkah pembelian yang diperlukan, menugaskan orang tertentu untuk setiap tugas, dan menjelaskan tindakan untuk tugas tersebut. Oleh karena itu, tim Anda dapat tetap dalam gambaran yang sama dan mengetahui pekerjaan mereka untuk berkolaborasi dengan orang lain.

Mengotomatiskan proses pengadaan

Digitalisasi proses pengadaan Anda tidak dapat dihindari karena teknologi terintegrasi ke dalam setiap aspek dunia kita. Transformasi digital lengkap akan meningkatkan proses pengadaan Anda ke tingkat berikutnya dan memecahkan banyak hambatan dalam rantai pasokan Anda.

Inilah manfaat utama dari praktik pengadaan pada otomatisasi:

• Hemat waktu : Semua jam yang dihabiskan untuk pemrosesan manual seperti entri data, tindak lanjut faktur, pembaruan catatan, persetujuan, dan penyerahan dokumen dapat dipercepat oleh perangkat lunak. Otomatisasi dapat mengurangi tugas operasional yang berulang dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada peran strategis.
• Kurangi kesalahan manusia : Otomatisasi juga membantu Anda meminimalkan kesalahan manual. Anda tidak perlu khawatir lagi memeriksa kesalahan pada hasil yang salah perhitungan atau salah memasukkan data.
• Mengurangi biaya pemrosesan : Dengan dukungan teknologi, bisnis dapat mengurangi tenaga kerja untuk pekerjaan berulang, sehingga menghemat biaya di sepanjang jalan. Efektivitas biaya adalah salah satu manfaat utama dari otomatisasi pengadaan.

Solusi pengadaan digital yang baik harus dapat menangani:

• Manajemen pemasok: Onboard dan lacak kinerja pemasok dengan mudah,
• Persetujuan faktur: Tinjau dan setujui faktur dengan cepat dengan metode tiga arah,
• Permintaan pembelian: Template untuk membantu Anda menangkap, menyetujui, dan memantau permintaan pembelian,
• Pesanan pembelian (PO): Menerbitkan PO secara otomatis berdasarkan permintaan pembelian yang disetujui,
• Analisis pembelanjaan: Mendorong wawasan dan saran yang dapat ditindaklanjuti dari data pengadaan Anda,
• Integrasi: Hubungkan perangkat lunak pengadaan Anda dengan sistem lain seperti ERP dan perangkat lunak keuangan.

Praktek transparansi pengadaan

Transparansi dalam pengadaan mengacu pada penyediaan semua pemangku kepentingan internal dengan informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka dengan lancar dan memberdayakan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik. Dengan dukungan teknologi, Anda dapat menjelajahi lebih banyak skenario dan mengembangkan model perencanaan yang berkesinambungan dan gesit yang transparan untuk tim Anda.

Proses pengadaan yang transparan memberi Anda banyak manfaat:

• Pemrosesan lebih cepat : Ketika semua orang mengetahui pekerjaan mereka dan standar apa yang harus diikuti, seluruh operasi dapat berjalan mulus dengan lebih sedikit kemacetan.
• Kurangi waktu yang terbuang: Pengadaan yang transparan menghilangkan waktu yang melelahkan yang dihabiskan untuk permintaan yang membingungkan dan rantai email yang panjang. Sebaliknya, staf Anda melihat dengan tepat apa yang perlu mereka lakukan pada jam berapa.
• Akuntabilitas : Transparansi dalam dokumentasi menyatakan dengan jelas akuntabilitas Anda dan vendor Anda untuk setiap tahap perjalanan pembelian.
• Praktik pengadaan yang bertanggung jawab: Proses yang transparan memandu Anda untuk mendapatkan produk dan layanan sesuai dengan tanggung jawab sosial perusahaan Anda.

Optimalkan inventaris dengan pendekatan berbasis data

Praktik pengadaan berikutnya yang tidak boleh Anda lewatkan adalah memanfaatkan data untuk meningkatkan manajemen inventaris Anda.

Untuk memeriksa apakah inventaris Anda dioptimalkan, lihat beberapa metrik seperti biaya penyimpanan inventaris dan rasio perputaran stok . Lihat apakah perencanaan dan perkiraan inventaris Anda bagus untuk mengisi kembali stok secara efisien, apakah tingkat penjualan dan inventaris sinkron, dan item mana yang paling laris dan paling lambat terjual agar memiliki strategi yang tepat untuknya. Misalnya, Anda dapat membeli lebih banyak stok untuk buku terlaris Anda untuk memastikan ketersediaannya saat pelanggan membutuhkannya. Sebaliknya, cobalah untuk mendorong penjualan untuk barang-barang yang lambat terjual dengan harga diskon agar tidak ketinggalan zaman.

Mengadopsi perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu Anda mengatasi semua pertanyaan di atas. Untuk operasi sehari-hari, Anda dapat meningkatkan pelacakan rantai pasokan, aliran inventaris antara gudang dan toko, dan perubahan yang konsisten dalam tingkat penjualan dan inventaris.

Untuk tingkat lanjutan, melepaskan kekuatan AI dan wawasan berbasis data akan membantu Anda mengoptimalkan biaya inventaris, menentukan waktu tunggu, dan memprediksi permintaan stok di masa mendatang, sehingga mencegah situasi kelebihan stok atau kekurangan pasokan.

Tingkatkan manajemen kontrak Anda

Saat ini, masalah paling umum dalam manajemen kontrak adalah kurangnya platform terpusat di mana karyawan dapat mencari, mengakses, dan mengambil kontrak dan dokumentasi lainnya. Proses yang tidak terorganisir menyebabkan banyak masalah seperti inkonsistensi di seluruh kontrak, pemrosesan yang rumit, dan masalah kontinuitas rantai pasokan.

Untuk memiliki proses manajemen kontrak yang lebih baik, Anda harus membuat database cloud terpusat yang memungkinkan staf Anda membuat, menyimpan, dan memelihara semua dokumentasi mulai dari proses operasional hingga template kontrak. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan konsistensi dan standar di antara kontrak Anda, menghemat waktu menangani tugas yang berulang, dan mengurangi kesalahan dan risiko.

Menerapkan otomatisasi manajemen kontrak akan memberi Anda:

• Repositori pusat: Basis data yang mudah diakses yang menyimpan semua dokumen,
• Antarmuka yang dapat dikonfigurasi : Antarmuka yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda,
• Pemberitahuan otomatis : Kirim peringatan otomatis tentang pencapaian kontrak, pembaruan, dan peluang negosiasi ulang,
• Pemantauan kinerja vendor : Melacak waktu pengiriman, kualitas produk, harga, dan kepatuhan terhadap syarat dan ketentuan pembelian.

Terlibat dengan pemasok Anda

Membangun hubungan yang solid dengan pemasok selalu ada di daftar teratas praktik terbaik pembelian. Jika dikelola dengan baik, Anda dapat memiliki vendor tepercaya yang memberikan produk dan layanan yang andal dan berkualitas tinggi tepat waktu dan dengan harga terbaik. Untuk melakukan itu, Anda perlu melacak dan mengevaluasi kinerja vendor untuk menemukan cara menciptakan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

Proses pembelian dan pengadaan yang terorganisir dengan baik akan membantu Anda mengelola dan terlibat dengan pemasok Anda. Berikut adalah beberapa tip untuk meningkatkan keterlibatan pemasok Anda:

• Memperlakukan pemasok sebagai mitra strategis dan membangun kepercayaan,
• Komunikasikan kebutuhan Anda dan berkolaborasi erat dengan vendor pada setiap masalah pesanan pembelian,
• Tetapkan harapan lebih awal sehingga Anda dapat mempertahankan vendor Anda dengan standar itu dan menghindari kejutan yang tidak menyenangkan melalui negosiasi pengadaan yang tepat ,
• Bayar vendor tepat waktu: Jika Anda dapat membayar vendor tepat waktu, vendor Anda akan memprioritaskan perusahaan Anda dan membuka lebih banyak peluang untuk kemitraan jangka panjang,
• Pantau kinerja pemasok: Evaluasi kualitas barang dan jasa yang dikirimkan untuk memastikan Anda menerima nilai terbaik untuk investasi Anda.

Miliki strategi multi-sumber

Mengandalkan satu pemasok saja untuk setiap komponen rantai pasokan Anda berisiko, terutama untuk pengadaan langsung . Jika ada keterlambatan dalam pengiriman barang atau hubungan Anda rusak, operasi bisnis Anda akan terganggu dan Anda tidak dapat menghasilkan produk akhir sampai Anda menggantinya dengan vendor lain.

Itu sebabnya Anda harus memiliki beberapa vendor untuk menciptakan ketahanan dalam sistem pengadaan Anda. Selain itu, lebih baik jika Anda dapat mendiversifikasi pemasok dari wilayah geografis yang berbeda. Ini bertujuan untuk meminimalkan risiko force majeure seperti perang, pandemi, perubahan undang-undang yang memengaruhi kinerja vendor, dan kondisi cuaca buruk. Oleh karena itu, Anda selalu dapat beralih di antara vendor yang paling sesuai dengan kenyamanan Anda dan menghindari gangguan dalam rantai pasokan Anda. Ini adalah salah satu praktik terbaik pengadaan yang harus dimiliki perusahaan mana pun.

Mengintegrasikan proses pengadaan

Seluruh kerangka pengadaan berisi beberapa sub-proses yang dapat berbeda dan menciptakan hambatan. Bahkan ketika Anda telah mengotomatiskan beberapa aspek, masih ada beberapa celah yang memerlukan tindakan manual seperti permintaan anggaran, pemeriksaan kualitas, otorisasi pengiriman, dll. Dengan demikian, sistem Anda terfragmentasi dengan berbagai alur kerja yang penuh dengan kemacetan, yang mungkin menghabiskan waktu dan uang Anda .

Oleh karena itu, penting untuk mengintegrasikan semua proses pengadaan untuk menciptakan sistem yang efisien yang dapat mempercepat waktu pemrosesan dan mengurangi kemacetan. Menghubungkan semua alur kerja membantu data berpindah dengan mulus di antara sistem tanpa pemeriksaan manual dan spreadsheet tanpa akhir. Integrasi sistem mempermudah dan mempercepat pelaksanaan jaminan kualitas dan verifikasi di seluruh proses pengadaan.

Buat dasbor data

Dasbor data adalah praktik terbaik pengadaan lainnya untuk membantu tim Anda mengakses data waktu nyata dalam format yang mudah dicerna. Ini menghilangkan kebingungan dan pertanyaan yang tidak perlu ketika berbagai departemen mencoba untuk menyatukan data.

Dasbor data yang jelas membantu Anda menjadi lebih gesit dengan menampilkan biaya aktual yang akurat terkait anggaran, mengukur fluktuasi harga, dan menilai kinerja vendor.

Selain itu, data yang lengkap dan dapat ditafsirkan juga menawarkan Anda wawasan berharga untuk meningkatkan strategi dan aktivitas pengadaan Anda. Dengan pendekatan berbasis data, Anda dapat mengidentifikasi hambatan utama yang menyebabkan masalah pengadaan dan mencari solusi untuknya.

Latih tim pengadaan Anda

Strategi dan alat yang tepat tidak dapat diimplementasikan dengan sukses tanpa tim yang kompeten. Anda harus memastikan staf Anda mengetahui semua proses dan dapat memberikan prioritas perusahaan seperti biaya dan manajemen risiko. Selain itu, berikan tim Anda materi pelatihan pengadaan dan komunikasikan setiap perubahan pada proses saat terjadi. Sumber daya pelatihan harus dipusatkan sehingga tim Anda dapat dengan mudah menemukannya.

Tim yang terlatih dengan baik berada dalam posisi yang lebih baik untuk melaksanakan proses secara efektif. Mereka dapat mengidentifikasi dan menangani hambatan dengan cepat sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Anda juga dapat mengelola karyawan dengan lebih mudah, mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.

Jangan abaikan tanggung jawab perusahaan

Perhatikan dampak ekonomi dan lingkungan dari rantai pasokan Anda dalam aktivitas pengadaan Anda. Pelanggan semakin menyadari tanggung jawab sosial perusahaan dan lebih memilih perusahaan yang membuat efek positif pada masyarakat atau lingkungan. Jika Anda tidak memenuhi harapan tersebut, Anda dapat merusak reputasi Anda dan kehilangan pelanggan karena pesaing.

Oleh karena itu, ingatlah untuk melakukan pengadaan yang bertanggung jawab secara sosial dan evaluasi apakah vendor Anda mematuhi standar Anda.

Mengontrol risiko pengadaan

Manajemen risiko pengadaan merupakan faktor penting yang tidak boleh dilewatkan oleh perusahaan. Anda harus mengidentifikasi risiko internal dan eksternal yang memengaruhi rantai pasokan Anda. Misalnya, beberapa risiko utama yang dapat Anda hadapi adalah ketidakstabilan harga, gangguan rantai pasokan, penipuan, pengeluaran berlebihan, kinerja pemasok yang buruk, perkiraan rantai pasokan yang tidak akurat, dll.

Setelah mengidentifikasi risiko pengadaan, ada 4 jenis tindakan yang dapat Anda lakukan:

• Abaikan risiko yang bukan ancaman nyata,
• Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko,
• Menghilangkan kemungkinan terjadinya risiko,
• Menyiapkan solusi untuk mengelola potensi risiko.

Di atas adalah 12 praktik terbaik untuk pembelian. Agar berhasil menerapkannya, pertimbangkan Pesanan Pembelian Magento PWA untuk merampingkan proses pengadaan Anda.

Dengan Pesanan Pembelian Magento, Anda dapat mengontrol semua aspek siklus pengadaan Anda, dan menghemat waktu dan uang sambil meningkatkan penjualan. Anda dapat memantau semua data pembelian di satu tempat dengan menyinkronkan saluran penjualan dan inventaris, serta mengelola semua data produk dan pemasok dengan mudah. Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda meminimalkan kesalahan manusia dan menyederhanakan pemrosesan PO, mulai dari pembuatan PO, persetujuan, hingga penerimaan produk, dan pelacakan pengembalian produk jika diperlukan.

Selain itu, pendekatan berbasis data perangkat lunak mengurangi titik sakit dari kehabisan stok, pembelian berlebih, dan pembelian kurang. Sekarang Anda dapat merencanakan pembelian Anda berdasarkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan melihat peluang dengan pemasok potensial. Coba Pesanan Pembelian Magento kami dan lihat bagaimana itu mempercepat proses pengadaan Anda ke tingkat berikutnya.

Menetapkan proses yang terdefinisi dengan baik dan memberdayakan aktivitas pengadaan Anda dengan teknologi adalah kunci untuk mengoptimalkan operasi dan menciptakan sistem yang efisien dan efisien. Dengan menerapkan praktik ini dengan benar, Anda dapat membuka potensi pengadaan dan mengembangkan bisnis Anda lebih cepat di dunia digital ini.

1. Apa saja 7 tahapan pengadaan tersebut?

Proses pengadaan melibatkan 7 langkah berikut:

• Perlu pengakuan,
• permintaan pembelian,
• tinjauan permintaan,
• Proses ajakan,
• Evaluasi dan kontrak,
• Manajemen pesanan,
• Persetujuan dan perselisihan faktur,
• Pencatatan.

2. Apa saja empat pilar pengadaan?

Ada 4 pilar utama pengadaan global yang harus Anda ingat ketika mengembangkan strategi pengadaan: orang, proses, teknologi, dan rantai pasokan. Ini adalah faktor kunci dari pendekatan global untuk meningkatkan operasi Anda.

3. Apa saja yang termasuk dalam kontrak pengadaan?

Kontrak pengadaan berisi syarat dan ketentuan tentang kewajiban masing-masing pihak dengan persyaratan khusus tentang produk, harga, metode pembayaran, ketentuan pengiriman, dan ketentuan hukum lainnya.