Layanan Penjawab Telepon Terbaik Untuk Bisnis Kecil Di AS

Menjalankan bisnis melibatkan banyak tugas, tetapi menjawab telepon tidak harus menjadi salah satunya.

Menyewa layanan penjawab telepon dapat meningkatkan layanan pelanggan, meningkatkan produktivitas, dan membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tugas utama Anda.

Dalam artikel ini, saya akan mengeksplorasi manfaat layanan penjawab telepon, membahas kesalahan umum yang harus dihindari saat menyewa, dan memperkenalkan Anda ke beberapa penyedia terbaik di AS.

Dapatkan Kursus Mini Gratis Saya Tentang Cara Memulai Toko E-niaga yang Sukses

Jika Anda tertarik untuk memulai bisnis e-niaga, saya mengumpulkan paket sumber daya komprehensif yang akan membantu Anda meluncurkan toko online Anda sendiri dari nol. Pastikan untuk mengambilnya sebelum Anda pergi!

Klik Di Sini Untuk Mengunduh

Apa itu Layanan Penjawab Telepon?

Layanan penjawab telepon adalah perusahaan yang mempekerjakan tim spesialis layanan pelanggan untuk menjawab panggilan telepon atas nama bisnis lain.

Penyedia layanan penjawab telepon menangani panggilan telepon masuk dan pertanyaan pelanggan selama jam sibuk atau di luar jam kerja reguler. Beberapa perusahaan menyewa layanan penjawab telepon alih-alih memiliki tim layanan pelanggan sendiri.

Perwakilan dapat menangani banyak tugas, termasuk menjawab pertanyaan umum, menerima pesan, menjadwalkan janji temu, dan mentransfer panggilan ke orang atau departemen yang sesuai.

Sangat mudah untuk melihat mengapa layanan penjawab telepon dapat menjadi cara yang hemat biaya dan nyaman untuk memastikan Anda tidak pernah melewatkan panggilan atau peluang penting.

Siapa yang Menggunakan Layanan Penjawab Telepon?

Layanan penjawab telepon dapat digunakan oleh setiap individu atau bisnis yang menerima banyak panggilan masuk dan ingin menawarkan pengalaman profesional dan konsisten untuk penelepon mereka.

Bisnis kecil, praktik medis, toko online, firma hukum, agen real estat, perusahaan IT, dan industri berbasis layanan lainnya yang menerima banyak panggilan dapat memanfaatkan layanan penjawab telepon.

Layanan penjawab telepon juga dapat menguntungkan pengusaha sibuk atau pekerja lepas yang ingin menjaga citra profesional.

Jika Anda mempertimbangkan untuk menyewa layanan penjawab telepon, berikut adalah tiga penyedia teratas di AS saat ini.

Layanan Penjawab Telepon Terbaik Di AS

Tiga dari layanan penjawab telepon teratas di AS adalah VoiceNation, Answer Connect, dan Abby Connect. Mari kita lihat lebih dekat paket harga, pro, dan kontra masing-masing penyedia.

VoiceNation

VoiceNation adalah penyedia layanan penjawab telepon yang menawarkan layanan penerimaan virtual seperti penjawab langsung 24/7, pemrosesan pesanan, penambalan panggilan, dan solusi komunikasi lainnya untuk bisnis.

VoiceNation memungkinkan Anda untuk mengaktifkan layanan mereka secara instan setelah mendaftar, sementara penyiapan lainnya membutuhkan waktu sekitar satu hari kerja untuk diselesaikan.

Harga

VoiceNation menawarkan delapan paket layanan yang mencakup bisnis dari semua ukuran, apakah Anda memerlukan cakupan selama 20 menit sebulan atau 1000 menit atau lebih.

Berikut ringkasan dari setiap paket harga:

Semua paket VoiceNation mencakup penjawaban 24/7, pembuatan skrip khusus, pengguna tak terbatas, operator dwibahasa, pemrosesan pesanan, dan laporan.

Satu-satunya perbedaan antara paket adalah bahwa biaya menit tambahan bervariasi untuk masing-masing paket.

Misalnya, dalam paket 20 menit mereka, yang mencakup kira-kira 12-15 panggilan per bulan, setiap menit tambahan adalah $2,19. Namun, dalam paket 500 menit mereka, menit tambahan hanya $1,99.

Pro

• Tanpa biaya penyiapan : Tidak ada paket yang memiliki biaya penyiapan untuk akun baru.
• Operator dwibahasa : Semua paket VoiceNation mencakup operator telepon dwibahasa.
• Tanpa biaya tambahan : VoiceNation tidak membebankan biaya tambahan untuk liburan atau panggilan setelah jam kerja.
• Pemulihan bencana : VoiceNation memiliki rencana kesinambungan bisnis untuk mempertahankan kelangsungan bisnis jika terjadi bencana alam.

Kontra

• Manajer sukses : Manajer sukses yang berdedikasi terbatas pada rencana yang lebih tinggi.
• Panggilan keluar : VoiceNation mengenakan biaya 10 sen per menit untuk panggilan keluar.

AnswerConnect

AnswerConnect adalah layanan penjawab yang menyediakan bisnis dengan resepsionis virtual langsung untuk menangani panggilan dan pesan 24/7.

Tidak seperti layanan penjawab telepon lain dalam daftar kami, paket entry-level AnswerConnect mulai dari $325 per bulan selama 200 menit, membuat AnswerConnect kurang cocok untuk perusahaan kecil yang tidak memerlukan jangkauan menit sebanyak itu.

Harga

AnswerConnect memiliki tiga paket layanan utama yang berkisar antara $325 hingga $475 per bulan.

Dari sana, mereka mengiklankan 13 paket tambahan, yang mereka sebut sebagai “Paket Lebih Besar”, di situs web mereka. Paket yang lebih besar mencakup cakupan hingga 100.000 menit per bulan.

Berikut ringkasan dari setiap paket harga:

Semua paket termasuk pembuatan skrip khusus, penjawaban 24/7, dukungan obrolan langsung, penjadwalan janji temu, dan integrasi kalender & CRM.

Pro

• Integrasi : AnswerConnect terintegrasi dengan CRM populer seperti Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics, dan HubSpot.
• Panggilan video : AnswerConnect mendukung panggilan video melalui Teleport pada paket yang lebih tinggi.
• Penanaman pohon : AnswerConnect menanam satu pohon per pelanggan setiap bulan.

Kontra

• Biaya penyiapan : Tidak seperti VoiceNation, AnswerConnect membebankan biaya penyiapan satu kali sebesar $49,99 untuk semua paket kecuali paket Pertumbuhan.
• Tagihan 60 detik : Semua panggilan dibulatkan ke menit terdekat. Misalnya, jika panggilan berlangsung satu menit dua detik, Anda akan ditagih selama dua menit.
• Biaya layanan : Biaya AnswerConnect untuk dukungan dwibahasa, relai verbal langsung, dan perintah suara.

Abi Connect

Abby Connect adalah layanan penjawab telepon berbasis Las-Vegas yang menyediakan tim resepsionis virtual khusus untuk menjawab panggilan dan pesan obrolan langsung Anda.

Beberapa fitur Abby Connect termasuk pembaruan data klien, nada khusus, dan penjadwalan janji temu. Abby Connect juga memiliki fitur "transfer hangat" di mana resepsionis memberi Anda semua detail sebelum mentransfer panggilan ke pelanggan Anda.

Harga

Abby Connect menawarkan tiga paket bulanan dari $299 hingga $1199. Berikut ringkasan dari setiap rencana:

• Paket resepsionis 1 : 100 menit resepsionis seharga $299 sebulan.
• Paket resepsionis 2 : 200 menit resepsionis seharga $549 sebulan.
• Paket resepsionis 3: 300 menit resepsionis seharga $1199 sebulan.
• Paket Obrolan Langsung 1 : 10 obrolan aktif seharga $129 sebulan.
• Paket Obrolan Langsung 2 : 30 obrolan aktif seharga $299 sebulan.
• Paket Obrolan Langsung 3 : 50 obrolan aktif seharga $469 sebulan.
• Abby 10 Paket bundel 1 : Paket Resepsionis Anda + 10 obrolan langsung seharga $99. Anda menghemat $30 sebulan.
• Abby 30 Paket bundel 2 : Paket Resepsionis Anda + 30 obrolan langsung seharga $249. Anda menghemat $50 sebulan.
• Abby 50 Paket bundel 3 : Paket Resepsionis Anda + 10 obrolan langsung seharga $399. Anda menghemat $70 sebulan.

Pro

• Uji coba gratis : Abby Connect memiliki paket uji coba gratis selama 14 hari.
• Pesan suara khusus : Abby Connect menawarkan solusi pesan suara khusus bagi mereka yang lebih memilihnya daripada pesan tertulis.
• Fitur rekaman panggilan : Anda memiliki opsi untuk menambahkan rekaman panggilan ke akun Anda.
• Manajer sukses yang berdedikasi : Semua paket didukung oleh manajer akun khusus dan tim yang terdiri dari lima hingga tujuh resepsionis virtual.
• Pemblokiran panggilan : Anda dapat memblokir penelepon dan spammer yang tidak diinginkan untuk menghemat menit.

Kontra

• Biaya tambahan untuk layanan 24/7 : Abby Connect membebankan biaya tambahan untuk menggunakan layanan mereka di luar waktu kantor.
• Kenaikan 30 detik : Jika panggilan berlangsung selama satu menit dan 10 detik, Anda akan ditagih untuk satu menit dan 30 detik.
• Tidak ada tongkang panggilan : Abby Connect tidak mengizinkan Anda mendengarkan panggilan langsung antara agen layanan penjawab telepon dan pelanggan.

Apakah Layanan Penjawab Telepon Berbeda Dengan Call Center?

Fokus utama layanan penjawab telepon adalah memberikan sentuhan manusia kepada pelanggan telepon, termasuk mengarahkan panggilan dan menerima pesan. Pusat panggilan, di sisi lain, mungkin menawarkan dukungan pelanggan tambahan.

Secara umum, call center menangani kebutuhan layanan pelanggan yang lebih kompleks, seperti pemrosesan pesanan, dukungan teknis, dan penyelesaian keluhan. Mereka juga dapat menggunakan alat dan perangkat lunak canggih untuk mengelola interaksi pelanggan melalui telepon, email, dan obrolan langsung.

Berikut adalah beberapa perbedaan lain antara layanan penjawab telepon dan pusat panggilan:

• Skrip : Pusat panggilan sering mengandalkan skrip kompleks yang dapat membuat perwakilan layanan pelanggan mereka terdengar seperti skrip, sementara layanan penjawab telepon menggunakan skrip sederhana untuk memastikan percakapan yang terdengar alami dengan pelanggan.
• Durasi panggilan : Pusat panggilan berfokus pada penanganan panggilan kompleks yang membutuhkan banyak perhatian dengan durasi panggilan yang lama. Layanan penjawab telepon memprioritaskan penanganan panggilan pendek bervolume tinggi yang berdurasi satu hingga dua menit.
• Perutean panggilan : Layanan penjawab telepon merutekan panggilan ke orang yang tepat untuk menangani pertanyaan. Sebaliknya, pusat panggilan menerima panggilan dengan menjawab semua pertanyaan pelanggan dan menangani permintaan sendiri.

Bagaimana Cara Kerja Layanan Penjawab Telepon?

Layanan penjawab telepon bekerja dengan menyediakan individu atau tim operator terlatih yang menjawab panggilan menggantikan perusahaan Anda.

Begini cara proses biasanya bekerja:

1. Meneruskan saluran telepon : Anda meneruskan saluran telepon ke nomor telepon layanan penjawab telepon.
2. Menjawab panggilan : Ketika panggilan masuk, operator menjawab panggilan menggunakan nama Anda atau perusahaan Anda dan mengikuti serangkaian instruksi yang diberikan oleh Anda.
3. Panggilan layar : Operator menyaring panggilan untuk menentukan kepentingannya dan memastikannya diarahkan ke orang yang tepat.
4. Mentransfer panggilan : Jika panggilan tersebut mendesak atau memerlukan perhatian segera, operator mentransfer panggilan tersebut ke orang atau departemen yang tepat di perusahaan Anda.
5. Tindak lanjut : Layanan penjawab telepon menindaklanjuti penelepon untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi dan pertanyaan mereka dijawab.

Katakanlah Anda menjalankan toko online yang menjual perhiasan buatan tangan. Anda adalah operasi satu orang, jadi Anda bertanggung jawab untuk semuanya, mulai dari pembuatan perhiasan hingga pengemasan dan pengiriman pesanan. Anda juga yang menjawab pertanyaan pelanggan, termasuk panggilan telepon.

Anda menemukan bahwa menjawab panggilan telepon menghabiskan banyak waktu Anda dan mengalihkan perhatian Anda dari tugas-tugas penting lainnya. Anda juga khawatir tentang panggilan yang hilang saat Anda sedang sibuk atau sedang istirahat.

Di sinilah layanan penjawab telepon dapat membantu. Ini memungkinkan Anda untuk fokus pada pekerjaan Anda tanpa khawatir kehilangan panggilan penting atau terganggu oleh panggilan yang tidak mendesak.

Operator layanan penjawab menerima pesan, meneruskan pertanyaan mendesak kepada Anda melalui email atau teks, dan memberikan informasi bisnis dasar, seperti jam buka toko dan kebijakan pengembalian.

Ini tidak hanya menghemat waktu Anda tetapi juga membantu Anda mempertahankan citra profesional untuk bisnis Anda.

Seperti yang Anda lihat, layanan penjawab telepon memberikan cara yang efisien untuk mengelola panggilan masuk sambil menghindari biaya layanan pelanggan yang datang dengan mempekerjakan staf tambahan atau berinvestasi dalam sistem telepon yang mahal.

Alasan Menggunakan Layanan Penjawab Telepon

Layanan penjawab telepon dapat memberikan penanganan panggilan yang konsisten dan profesional, menghemat waktu dan uang, serta meningkatkan pengalaman pelanggan di luar jam kerja.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan layanan penjawab telepon:

Setiap Panggilan Dijawab

Keuntungan utama menggunakan layanan penjawab telepon adalah semua panggilan dijawab , terlepas dari waktu atau volume panggilan.

Ini membantu membangun loyalitas dan kepercayaan dengan pelanggan yang menghargai kenyamanan karena dapat berbicara dengan operator langsung kapan saja.

Layanan mereka tersedia 24/7, yang ideal untuk bisnis dengan basis pelanggan internasional, karena pelanggan dapat menelepon dari zona waktu yang berbeda.

Selain itu, memiliki orang langsung yang tersedia untuk menangani panggilan masuk juga dapat membantu mencegah peluang penjualan yang terlewatkan, karena pelanggan yang tidak dapat menghubungi toko Anda dapat menghubungi pesaing sebagai gantinya.

Menghemat Waktu Dan Uang

Saat Anda mengalihdayakan penjawab panggilan ke tim khusus, Anda dapat membebaskan staf Anda sendiri untuk fokus pada tugas penting lainnya, seperti pemenuhan pesanan dan pemasaran.

Ini sangat berharga untuk bisnis e-niaga kecil dengan sumber daya terbatas.

Beberapa layanan membebankan biaya bulanan tetap, sementara yang lain mengenakan biaya per panggilan atau menit, sehingga Anda dapat memilih paket yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan penggunaan Anda.

Membantu Anda Menskalakan Bisnis Anda

Outsourcing penjawab panggilan Anda ke layanan penjawab telepon dapat membantu Anda meningkatkan skala toko online Anda saat Anda fokus pada pengembangan bisnis.

Menurut sebuah studi oleh Usabilla, sebagian besar pelanggan lebih suka memiliki manusia sungguhan yang menjawab panggilan mereka daripada robot atau petugas otomatis.

Tidak peduli seberapa cepat bisnis Anda tumbuh, Anda dapat menawarkan tingkat layanan pribadi yang dapat membantu membangun loyalitas dan kepercayaan pelanggan.

Kesalahan Yang Harus Dihindari Saat Menyewa Layanan Penjawab Telepon

Saat menyewa layanan penjawab telepon, Anda harus menghindari kesalahan umum seperti menyewa layanan dengan sedikit atau tanpa pengalaman industri, jam operasional terbatas, dan kurangnya agen dwibahasa.

Kurangnya Pengalaman Dalam Industri Ecommerce

Penyedia layanan penjawab telepon mungkin tidak dapat menawarkan tingkat dukungan yang Anda butuhkan, yang menyebabkan pengalaman pelanggan yang buruk.

Misalnya, jika pelanggan menelepon toko fashion online dan operator tidak memahami terminologi industri, pelanggan dapat kehilangan kepercayaan pada bisnis Anda.

Hal ini dapat menyebabkan mereka membatalkan pembelian dan alih-alih membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Itulah mengapa sangat penting untuk memilih layanan penjawab telepon yang berpengalaman dalam industri yang memahami kebutuhan spesifik Anda dan dapat memberikan dukungan pelanggan terbaik.

Kurangnya Agen Bilingual

Menyewa layanan penjawab telepon tanpa agen bilingual bisa menjadi kesalahan yang mahal jika Anda memiliki basis pelanggan yang beragam.

Di pasar global saat ini, penting untuk memiliki agen yang dapat berbicara lebih dari satu bahasa untuk melayani pelanggan yang lebih suka berkomunikasi dalam bahasa asli mereka. Kurangnya agen dwibahasa dapat menyebabkan miskomunikasi, frustrasi, dan kehilangan bisnis.

Misalnya, jika Anda menjual produk kecantikan kepada pelanggan di Kanada, hanya mempekerjakan agen berbahasa Inggris dapat menyebabkan hilangnya penjualan dari pelanggan berbahasa Prancis.

Demikian pula, toko online yang berbasis di AS harus mencari penyedia yang mahir dalam bahasa Inggris dan Spanyol.

Tidak Memiliki Harapan yang Realistis

Penting untuk memiliki harapan yang realistis tentang apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh agen layanan penjawab telepon.

Beberapa pemilik bisnis mengharapkan layanan untuk sepenuhnya menangani semua pertanyaan pelanggan, yang mungkin tidak dapat dilakukan tergantung pada kerumitan pertanyaan.

Anda harus mengomunikasikan harapan Anda dengan penyedia layanan dan bekerja sama untuk mengembangkan rencana yang akan memenuhi kebutuhan Anda.

Misalnya, Anda mungkin ingin layanan menangani pertanyaan dasar seperti waktu pengiriman, tetapi untuk pertanyaan rumit atau dukungan teknis, meneruskan panggilan ke spesialis di perusahaan Anda mungkin merupakan opsi terbaik.

Pikiran Akhir

Memilih layanan penjawab telepon yang tepat dapat secara signifikan mengurangi beban kerja Anda dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan Anda.

Ada beberapa layanan penjawab telepon yang dapat dipilih, masing-masing dengan kekuatan dan kelemahannya sendiri. Pilih penyedia layanan yang dapat memenuhi kebutuhan Anda, apakah Anda sedang mencari dukungan 24/7, agen dwibahasa, atau keahlian khusus industri.

Dengan layanan penjawab telepon yang tepat di sisi Anda, Anda dapat mengarahkan perhatian Anda untuk mengembangkan bisnis sambil memastikan pelanggan Anda dirawat dengan baik.