Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Pengiriman Sebagian

(Artikel ini terakhir diterbitkan pada 29 Juni 2016. Artikel ini telah diperbarui untuk akurasi dan kelengkapan.)

Anda tidak dapat selalu mengirimkan seluruh pesanan sekaligus. Anda bahkan mungkin lebih suka mengirimkan barang secara terpisah untuk memastikan barang tiba tepat waktu. Beberapa item dapat dikirim dari layanan seperti Fulfillment by Amazon (FBA) sementara yang lain dipenuhi dari gudang Anda sendiri.

Pemenuhan satu pesanan dalam beberapa pengiriman disebut sebagai pengiriman parsial. Meskipun sering kali diperlukan, sulit untuk memantau di bagian belakang operasi Anda. Bagaimana Anda melacak pengiriman parsial di sistem Anda? Bagaimana Anda memastikan pesanan ditandai selesai hanya setelah semua item terpenuhi?

Sebelum melaksanakan pengiriman parsial, Anda harus mengetahui prosesnya, mengapa penting untuk melakukannya dengan benar, dan cara terbaik untuk melakukannya.

Apa itu Pengiriman Sebagian?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Pengiriman parsial adalah saat Anda mengirimkan satu pesanan dalam beberapa pengiriman. Pengiriman sebagian diperlukan ketika:

• Satu item atau lainnya dalam pesanan ada di backorder
• Item di gudang tertentu tertunda dalam pengiriman
• Pengiriman barang dari beberapa gudang untuk pengiriman lebih cepat

Contoh Pengiriman Sebagian

Berikut adalah contoh pengiriman parsial.

Bayangkan Anda adalah produsen pensil. Anda mendapatkan pesanan untuk 1.000 pensil kuning #2. Tetapi, ketika Anda pergi untuk memenuhi pesanan, Anda menyadari bahwa Anda hanya memiliki 600 pensil kuning #2 yang tersedia. Bagaimana Anda menangani pesanan yang tidak dapat Anda penuhi sepenuhnya?

Anda telah berbicara dengan pelanggan dan Anda setuju bahwa Anda dapat melakukan pengiriman sebagian. Anda dapat mengirimkan 600 yang Anda miliki sekarang. Kemudian, setelah Anda mendapatkan 400 kembali dalam inventaris, Anda dapat mengirimkannya dalam urutan kedua.

Mengapa Pedagang Membutuhkan Kemampuan Pengiriman Sebagian

Kemampuan pengiriman parsial membantu Anda menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Pada contoh di atas, pedagang akan kehilangan seluruh pesanan jika mereka tidak dapat melakukan pengiriman sebagian. Mereka akan menolak pelanggan saat check out karena mereka tidak dapat memenuhi seluruh pesanan sekaligus. Ini adalah kerugian bisnis, dan mungkin pelanggan seumur hidup.

Pengiriman sebagian juga dapat memastikan bahwa Anda memenuhi waktu pengiriman. Untuk satu pesanan, Anda mungkin perlu mengirimkan inventaris dari beberapa gudang berdasarkan ketersediaan dan kedekatan dengan pelanggan. Anda tidak ingin harus menunggu untuk menerima setiap item satu per satu di satu gudang sebelum mengirimkan seluruh pesanan ke pelanggan. Sebagai gantinya, Anda dapat mengirim paket terpisah dari setiap gudang yang tiba pada waktu yang sama di depan pintu pelanggan Anda.

Pengiriman barang secara terpisah juga dapat melindungi Anda jika terjadi keterlambatan pengiriman yang tidak terduga di salah satu gudang. Anda tidak ingin satu item menahan seluruh pesanan. Pelanggan Anda akan lebih memahami jika mereka menerima sebagian besar pesanan mereka, bukan tidak sama sekali.

Apa pun masalahnya, penting untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesanan yang berisi beberapa item dapat dikirim secara terpisah. Anda harus selalu transparan dan mengelola ekspektasi mereka. Pada contoh di atas, pelanggan harus dapat memilih apakah mereka masih ingin melakukan pemesanan.

Mengapa Pengiriman Sebagian Sulit

Dari perspektif pengalaman pelanggan, pengiriman parsial tampak seperti bagian penting dari pemenuhan. Namun, beberapa pedagang dapat kesulitan mengelola pengiriman parsial dengan benar di backend. Tidak selalu mudah bagaimana mengelolanya ketika Anda harus mempertimbangkan:

• Melacak status pengiriman masing-masing item dalam satu pesanan
• Menandai pesanan selesai SETELAH semua barang dikirim
• Memberi tahu pelanggan item individual apa yang dikirim saat yang lain masih memproses
• Memenuhi pesanan terbuka saat persediaan tersedia, sebelum pesanan masuk lainnya
• Mengirim faktur penjualan pengiriman parsial

Untuk mengelola proses ini dengan benar, Anda memerlukan visibilitas mendalam ke dalam inventaris dan proses pemenuhan Anda untuk mengoordinasikan pesanan dan data inventaris di semua sistem yang terlibat, yang dapat mencakup platform eCommerce, ERP, dan/atau sistem akuntansi Anda.

Banyak pekerjaan untuk mengawasi jenis pesanan ini secara manual. Sangat mudah untuk membuat kesalahan seperti menandai pesanan sebagai selesai sebelum waktunya atau lupa mengirimkan bagian dari pesanan yang masih belum terpenuhi. Alih-alih mengelola ini secara manual, Anda dapat beralih ke teknologi untuk membantu mengotomatiskan proses.

Cara Mengotomatiskan Pengiriman Sebagian

Dalam hal pengiriman sebagian, Anda memerlukan teknologi yang dapat menangani item individual secara terpisah dalam satu pesanan. Ini sering disebut sebagai perintah "pemisahan". Ini memungkinkan Anda untuk membagi pesanan menjadi beberapa item baris sehingga Anda dapat membuat label terpisah dan melacak pengiriman setiap item individual. Ini juga memastikan bahwa Anda tidak kehilangan hubungan induk-anak dari masing-masing item ke satu pesanan. Setelah semua item baris terpenuhi, Anda dapat menandai pesanan sebagai selesai.

Pedagang kecil dapat menggunakan perangkat lunak pengiriman seperti ShipStation untuk menumpahkan pesanan mereka dengan benar. Ini memungkinkan Anda membuat pengiriman terpisah dalam satu pesanan dengan setiap pengiriman berisi detail, tag, catatan, pemberitahuan, dan slip pengepakan sendiri. Pedagang menengah atau perusahaan Anda juga dapat menumpahkan pesanan dalam sistem ERP seperti NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage, atau lainnya.

Tantangannya adalah Anda perlu membagikan status pesanan dan info pengiriman ini dari perangkat lunak pengiriman atau ERP Anda ke platform eCommerce Anda. Saat pembaruan status pesanan setiap item baris tersedia, Anda ingin platform eCommerce Anda mencerminkan perubahan tersebut. Ini memastikan Anda dapat berkomunikasi secara akurat dengan pelanggan selama proses pemenuhan. Ini juga memberikan visibilitas tim internal Anda ke dalam status pesanan.

Untuk mengotomatiskan pembaruan pengiriman parsial antara beberapa sistem, Anda dapat menggunakan platform integrasi seperti nChannel untuk mengotomatiskan pergerakan data pesanan dan inventaris Anda. Integrasi sistem memungkinkan Anda membuat alur kerja pesanan untuk memperbarui jumlah inventaris, menyetujui, memposting, dan melacak pengiriman sebagian, dan menandai pesanan sebagai selesai dengan benar ketika semua item telah dipenuhi.

Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya?

Pengiriman sebagian adalah proses lanjutan, tetapi perlu yang dapat Anda gunakan untuk memenuhi pesanan online dengan cepat dan benar. Untuk melihat bagaimana lagi, Anda dapat meningkatkan proses pemenuhan Anda, lihat artikel bermanfaat ini:

• Manajemen Pesanan Terdistribusi sebagai Keunggulan Kompetitif – Lihat praktik dan teknologi apa yang dibutuhkan pedagang untuk memenuhi pesanan barang dagangan dengan cara yang memenuhi persyaratan bisnis yang kompleks saat ini.
• Apa itu 3PL dan Mengapa Penting bagi Pengecer?
• Mengapa Strategi Pengiriman eCommerce Anda Lebih Penting dari Sebelumnya
• Apakah Pengembalian Membunuh Profitabilitas Toko Online Anda?
• Drop Shipping 101: Panduan Pengiriman Drop Pendahuluan
• eCommerce: Cara Mengirim Produk Anda