6 cara yang digunakan pengecer sukses untuk mengoptimalkan waktu siklus pesanan

Siklus pesanan adalah waktu rata-rata antara saat Anda menerima pesanan dan saat Anda menyerahkannya ke kurir untuk dikirim ke pelanggan, tidak termasuk periode pengiriman yang sebenarnya.

Ini adalah KPI yang diperlukan untuk mengukur efisiensi operasi rantai pasokan Anda. Semua pengecer ingin mengurangi jumlah waktu ini, karena semakin lama, semakin buruk pengaruhnya terhadap kemampuan Anda untuk menarik dan mempertahankan pembeli. Studi mendalam tentang metrik ini dapat membantu Anda menentukan di mana harus meningkatkan pemrosesan pesanan dan menyusun rencana untuk meningkatkan aktivitas pemenuhan Anda.

Di sisi lain, waktu siklus pesanan inventaris mengacu pada durasi (hari) yang Anda perlukan untuk menjual semua produk setelah Anda menerimanya dari pemasok. Anda dapat mengambil kuantitas pesanan minimum (MOQ) pemasok Anda sebagai volume penjualan target dan mengukur seberapa cepat mereka terjual. Waktu siklus stok mencerminkan jumlah stok yang telah Anda gunakan dan berapa banyak yang Anda butuhkan sebelum melakukan penyetokan ulang.

Oleh karena itu, siklus pesanan inventaris memperhitungkan pesanan, pemesanan ulang, dan jumlah pesanan ekonomis sehingga Anda dapat memutuskan berapa banyak stok yang harus disimpan untuk setiap SKU dan kapan Anda harus mengisi ulang produk.

Dari perspektif pelanggan, siklus pesanan memiliki 4 langkah utama: transmisi pesanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman. Saat menghitung waktu untuk memproses pesanan, Anda menjumlahkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

• Transmisi Pesanan: Anda akan menerima pemberitahuan setelah pelanggan melakukan checkout online dan mengirimkan informasi pembayaran dan pengiriman mereka. Saat itulah siklus pesanan pelanggan dimulai. Platform eCommerce modern saat ini memungkinkan pengiriman pesanan cepat dalam beberapa detik. Mendapatkan sistem otomatis akan membantu Anda mengoptimalkan waktu siklus pesanan.
• Pengambilan: Setelah transmisi, perangkat lunak manajemen gudang Anda akan mengirimkan detail pesanan ke operasi gudang. Pemilih akan ditugaskan untuk menarik SKU yang benar untuk memenuhi pesanan.
• Pengepakan: Produk yang dipesan akan diserahkan ke pengepak setelah pengambilan selesai. Orang ini bertanggung jawab untuk mengemas, menyegel, dan melabeli pesanan secara akurat untuk mempersiapkan langkah terakhir: pengiriman.
• Pengiriman: Di stasiun pengiriman, Anda mengirim barang ke penyedia pengiriman seperti UPS atau FedEx. Biasanya, perusahaan kurang memiliki kendali atas waktu pengiriman dan terutama mengandalkan jasa kurir.

Untuk pengecer, prosesnya berbeda. Waktu siklus persediaan melibatkan pembelian dan penerimaan stok dari vendor dan berakhir ketika semua produk tersebut dijual atau diserahkan.

• Pesanan pembelian: Anda membuat pesanan pembelian dengan pemasok Anda, dengan menyebutkan spesifikasi produk, jumlah, harga, waktu pengiriman, dan syarat dan ketentuan lainnya.
• Terima stok: Anda menerima inventaris dan memasukkannya ke gudang Anda.
  Memenuhi pesanan pelanggan: Anda menggunakan produk ini untuk menangani pesanan pelanggan sebagai proses pemenuhan di atas: pick-pack-ship.

Pertimbangkan beberapa elemen dari tanggal pemesanan hingga tanggal pengiriman untuk menghitung waktu siklus pesanan Anda. Berikut adalah rumus untuk perhitungan Anda:

Waktu Siklus Pesanan = (Tanggal Pengiriman – Tanggal Pemesanan) / Total Pesanan Terkirim

Hal pertama yang perlu diingat adalah Anda mengukur waktu siklus pesanan dalam jangka waktu tertentu. Itu bisa triwulanan, bulanan, harian, atau bahkan setiap jam. Pastikan semua elemen dalam rumus konsisten dalam kerangka waktu sebelum memasukkannya ke dalam kalkulator.

Tanggal pengiriman adalah saat Anda mengirim produk ke operator, sedangkan tanggal pemesanan adalah saat pelanggan membeli produk. Total pesanan yang dikirim mengacu pada jumlah pesanan yang berhasil dikirim ke pengiriman dalam periode tertentu.

Misalnya, sebuah toko elektronik ingin menghitung waktu siklus pesanannya pada bulan Desember 2022. Bulan tersebut memiliki 31 hari dan toko tersebut menangani total 6.000 pesanan.

Waktu siklus pesanan mereka adalah (31 hari * 24 jam/hari * 60 menit/jam)/ 6.000 pesanan = 7,44 menit/pesanan.

Artinya toko ini menyelesaikan setiap pesanan dalam 7,44 menit.

Setelah Anda mendapatkan hasilnya, bandingkan dengan sasaran bisnis Anda untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Anda dapat merekam data setiap bulan dan melihat perkembangannya dari waktu ke waktu.

Berikut adalah 6 metode terbaik untuk meningkatkan waktu siklus Anda:

Hitung waktu siklus pesanan Anda

Pertama-tama, Anda harus mengukur waktu siklus pesanan Anda saat ini dan melihat posisi Anda dibandingkan dengan tujuan Anda. Metrik ini memberikan wawasan berharga tentang kinerja rantai pasokan Anda.

Periksa aspek-aspek dalam proses yang memperlambat siklus Anda. Misalnya, jika waktu pemenuhan terlalu lama, Anda harus mengevaluasi alur gudang atau logistik Anda. Jika ada kesenjangan antara saat pelanggan melakukan pemesanan dan saat gudang Anda menerima informasi, Anda harus memeriksa masalah perangkat lunak Anda. Setelah Anda mengidentifikasi hambatan, Anda dapat menemukan solusi untuk mengoptimalkan waktu siklus.

Nilai aliran gudang Anda

Hambatan dalam proses gudang Anda akan mengganggu waktu siklus Anda. Misalnya, Anda dapat mencari inefisiensi yang memperlambat aktivitas pengambilan dan pengepakan:

• Bisakah pemetik menemukan barang dengan mudah?
• Apakah cukup rak rak di posisi yang tepat untuk memindahkan produk dengan cepat?
• Apakah pusat pemenuhan Anda di dekat area pengambilan sudah cukup?

Setelah mengidentifikasi masalah ini, Anda dapat mengurangi waktu siklus pemesanan. Periksa KPI gudang Anda dan cari peluang peningkatan. Misalnya, Anda dapat menyelidiki tata letak gudang Anda untuk meminimalkan jalur pejalan kaki dan menempatkan kategori produk yang relevan di dekat satu sama lain untuk pengambilan barang yang lebih cepat. Selain itu, mendesain slot gudang untuk memanfaatkan ruang yang tersedia juga merupakan ide yang bagus.

Bernegosiasi dengan pemasok tentang pengiriman inventaris

Pengiriman inventaris yang terlambat dari vendor dapat memperlambat pemenuhan pesanan pelanggan Anda. Ukur berapa lama Anda harus menunggu sampai persediaan kembali tiba dan apakah itu memengaruhi waktu siklus Anda. Cobalah bernegosiasi dengan pemasok Anda untuk mendapatkan pengiriman pasokan tercepat.

Pikirkan tentang menangani pengiriman yang terlambat

Pertimbangkan berbagai skenario di mana pengiriman yang terlambat atau dibatalkan dapat terjadi dan bagaimana Anda akan menanganinya. Misalnya, jika staf gudang Anda sering mengambil barang yang salah, waktu siklus Anda akan terganggu. Dalam hal ini, pelanggan akan mengeluh dan mengembalikan produk, yang akan membutuhkan waktu ekstra untuk menyiapkan paket pengganti.

Oleh karena itu, Anda harus membuat daftar kesalahan paling umum dalam memilih dan mengirimkan produk yang salah. Dengan daftar ini, Anda dapat melakukan perubahan yang diperlukan.

Sering mengevaluasi waktu siklus

Order cycle time dapat berfluktuasi jika terjadi perubahan atau gangguan pada supply chain. Misalnya, Anda dapat menemukan pengecualian pesanan yang menyebabkan pengiriman lebih lama dari biasanya. Sebaliknya, Anda mungkin melihat waktu siklus yang lebih pendek setelah mengadopsi sistem manajemen gudang otomatis.

Selain itu, jika Anda harus berurusan dengan pengembalian dalam jumlah besar, pencatatan dan penyortiran produk ini akan menghabiskan lebih banyak waktu, memengaruhi produktivitas tugas pemenuhan.

Ada banyak variabel yang mempengaruhi waktu siklus. Oleh karena itu, penting untuk memantau dan menilai kembali metrik ini secara teratur. Hasilnya akan memberi tahu Anda di mana harus menyelidiki lebih lanjut, dan apakah rencana tindakan Anda berdampak positif.

Siklus pesanan yang akurat dengan alat canggih

Menerapkan solusi digital dapat membantu Anda mengontrol proses pergudangan dan mempercepat waktu siklus. Magestore Retail Management PWA adalah perangkat lunak yang disesuaikan yang menyederhanakan operasi toko untuk Anda dalam inventaris, penjualan omnichannel, dan manajemen pemasok. Semua data dari situs web, POS, dan back-office Anda terpusat secara real time untuk pemantauan.

Manajemen persediaan:

• Lacak tingkat stok dan pergerakan stok Anda di seluruh gudang dan lokasi toko
• Perbarui inventaris untuk setiap SKU secara real time dalam satu tampilan dengan penghitungan inventaris yang akurat
• Kontrol lokasi penyimpanan dengan tempat sampah dan palet standar
• Hasilkan laporan stok di tangan untuk mendapatkan kuantitas dan lokasi produk saat ini
• Hitung berapa banyak stok pengaman yang harus Anda simpan dan kapan harus mengisi kembali

Manajemen pemasok:

• Kontrol daftar vendor dan proses pembelian dalam 1 hub pusat
• Ukur kinerja penjualan historis untuk menetapkan ambang stok rendah item dan mengetahui kapan harus memesan ulang
• Sarankan item mana yang perlu dipesan ulang untuk menghindari kehabisan stok dan secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian
• Prakiraan permintaan untuk menyimpan persediaan yang cukup dan mencapai jumlah pesanan ekonomis (EOQ) dengan pemasok
• Unit kontrol pengukuran yang mengkonversi antara unit pesanan pembelian dan unit stok

Manajemen pesanan eceran

• Kelola semua pesanan pelanggan dari berbagai saluran, termasuk toko online dan offline
• Satukan data stok dari semua gudang dan pilih yang paling efisien untuk pemenuhannya
• Sederhanakan pemenuhan pesanan omnichannel dengan alur kerja pick-pack-ship sederhana
• Gunakan metode pengiriman default Magento (DHL, FedEx, UPS, dan USPS) atau integrasikan penyedia 3PL Anda

Dengan Magestore, Anda dapat mengurangi tugas manual dan berulang serta memproses pesanan lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan. Sistem otomatis akan menguntungkan Anda dengan waktu siklus pesanan yang lebih rendah.

Bedakan waktu siklus vs. waktu tunggu

Lead time adalah periode antara saat pelanggan checkout keranjang mereka dan saat mereka menerima produk yang dipesan.

Di sisi lain, waktu siklus hanya merujuk pada waktu Anda melakukan pekerjaan sebenarnya untuk menyelesaikan pesanan.

Misalnya, Anda membutuhkan waktu 15 menit untuk menyiapkan pesanan (waktu siklus), tetapi dibutuhkan 2 hari untuk paket sampai ke pelanggan (waktu tunggu).

Apa waktu siklus pesanan pelanggan?

Waktu siklus pesanan pelanggan adalah jumlah waktu untuk memproses pesanan. Ini termasuk menerima, mengambil, mengemas, dan mengirim pesanan ke operator untuk pengiriman.

Waktu siklus adalah metrik penting. Ini memberi tahu Anda jika operasi toko Anda perlu ditingkatkan dan apakah Anda siap untuk ekspansi. Jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda, rantai pasokan Anda harus mampu menangani lebih banyak pelanggan. Mengoptimalkan waktu siklus Anda akan mempersiapkan Anda dengan alur kerja yang efisien dan membebaskan sumber daya manusia Anda untuk menangani pekerjaan yang lebih penting.