Bagaimana Pemeriksaan Online Mengubah Alur Kerja Kreatif

Ada banyak hal yang bisa diperoleh dengan mendapatkan umpan balik dan persetujuan yang lebih cepat pada konten Anda.

Berikut adalah tiga manfaat untuk membuat bola menggelinding:

1. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyempurnakan konten Anda
2. Anda benar-benar dapat mencapai tenggat waktu Anda
3. Anda bisa mengambil proyek tambahan

Bersama-sama, hal itu menambah kualitas kerja yang lebih tinggi dan penggunaan waktu dan uang yang lebih efisien. Menang, menang, dan menang!

Pertanyaannya tentu saja bagaimana caranya? Dan jawabannya adalah pemeriksaan online.

Sebelumnya, pemeriksaan biasanya melibatkan segelintir orang yang berkumpul di sekitar cetakan atau monitor untuk membahas suatu konten. Perbedaannya dengan pemeriksaan online adalah, seperti namanya, seluruh proses dilakukan secara online.

Sebelum pandemi: email, tautan transfer, dan tayangan slide

Dalam beberapa dekade menjelang pandemi, sebagian besar tim menggunakan salah satu metode berikut untuk membuktikan konten mereka secara online:

• Email: Kirim konten ke pemangku kepentingan dan diskusikan perubahan dalam rangkaian email
• Tautan transfer: Kirim tautan unduhan ke pemangku kepentingan dan diskusikan perubahan melalui email atau obrolan
• Tayangan Slide: Sajikan konten di PowerPoint atau Slide dan diskusikan umpan balik melalui telepon atau di komentar

Setelah pandemi: perangkat lunak pemeriksaan online

Pandemi COVID-19 benar-benar mengubah cara kita bekerja sama. Sebuah studi dari McKinsey & Company tentang masa depan pekerjaan melaporkan bahwa sekarang 4-5 kali lebih banyak pekerjaan dilakukan dari jarak jauh .

Saat tim semakin terdistribusi, agensi dan tim pemasaran yang paling produktif telah beralih ke perangkat lunak pemeriksaan online untuk ulasan kreatif mereka. Ini memberikan ruang terpusat dan transparan untuk berbagi file, mengumpulkan umpan balik, dan melacak versi dan persetujuan.

Dengan cara yang sama seperti Slack mengubah obrolan di tempat kerja dan Zoom (apalagi Loom) mengubah rapat, perangkat lunak pemeriksaan online membuat ulasan konten lebih jelas, lebih cepat, dan lebih kolaboratif.

Namun sebelum kita masuk ke detail tentang cara kerja pemeriksaan online, mari kita lihat empat jebakan menggunakan email untuk ulasan konten kreatif.

4 jebakan dalam memeriksa konten kreatif melalui email

Ungkapan paling berbahaya dalam bahasa Inggris adalah, "Kami selalu melakukannya dengan cara ini," kata perintis ilmuwan komputer abad ke-20, Grace Hopper. Dan menurut Forbes, itu juga ungkapan paling berbahaya dalam bisnis .

Dalam hal pekerjaan kerah putih, email telah menjadi saluran komunikasi selama sekitar tiga dekade.

• Perlu mengajukan pertanyaan kepada kolega Anda di lantai tujuh? Surel.
• Perlu memeriksa apakah ada yang suka minum setelah bekerja? Surel.
• Perlu mendapatkan umpan balik tentang beberapa video dari manajemen senior? Surel.

Namun dengan ulasan konten , khususnya, pekerjaan pemeriksaan melalui email selalu berantakan. Dan sekarang 2 dari 3 pemasar dan materi iklan memiliki pengaturan kerja hybrid , masalah dengan proses tersebut menjadi semakin jelas.

Ini dapat dipecah menjadi empat bidang utama.

1. File dan umpan balik benar-benar terputus

Salah satu masalah terbesar dengan pemeriksaan online melalui email adalah umpan balik tidak terhubung secara eksplisit ke file yang dirujuknya. Dan itu, seperti yang akan Anda ketahui, adalah resep untuk kekacauan.

Beberapa tautan transfer, lusinan lampiran, ratusan komentar—semuanya tersebar di berbagai rangkaian email. Tim Anda harus membuang waktu untuk mengkonsolidasikan semuanya di satu tempat bahkan sebelum Anda dapat berpikir untuk memulai versi berikutnya.

Kemungkinan hasilnya? Umpan balik disalahtafsirkan, dan putaran peninjauan tambahan diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, menambahkan hari ke proses persetujuan Anda.

2. Meninjau aset materi iklan melalui email adalah hal yang membosankan

Bayangkan mencoba memberi umpan balik pada dokumen tanpa bisa menyorot bagian yang ingin diubah. Anda harus menjelaskan pemikiran Anda dengan deskripsi panjang atau salin dan tempel bagian konten ke dalam email. Ini tidak hanya akan membuat Anda lebih lama, tetapi juga akan meningkatkan kemungkinan umpan balik Anda disalahartikan.

Tidak efisien, bukan?

Namun begitulah cara tim memberikan umpan balik tentang video, desain, dan jenis file lainnya setiap hari. Pemangku kepentingan membuang waktu menulis kode waktu dan menangkap tangkapan layar untuk menjelaskan maksudnya. Dan pembuat konten dibiarkan menyatukan semuanya atau mengadakan rapat untuk kejelasan ekstra.

3. Mengejar orang untuk umpan balik dan persetujuan adalah pekerjaan penuh waktu

Kami telah membahas tentang masalah yang dihadapi pemangku kepentingan saat memberikan umpan balik melalui email. Jadi wajar jika banyak dari mereka menundanya selama mungkin.

Ini menimbulkan masalah bagi manajer proyek, manajer akun, dan pemasar. Pertama, mereka harus mengawasi dengan cermat siapa yang telah memberikan persetujuan atau meminta perubahan (hello spreadsheets). Kemudian mereka harus mengirim email pengejar untuk mengingatkan orang bahwa umpan balik mereka sudah waktunya.

Jadi apa yang terjadi? Waktu kreatif dipersingkat, kualitas konten terpukul, dan tenggat waktu terlewatkan.

4. Kontrol versi keluar dari jendela

Pemeriksaan email adalah bencana untuk kontrol versi.

Berikut adalah beberapa masalah yang dapat Anda hadapi:

• Anda harus memberikan umpan balik pada file tanpa umpan balik Anda sebelumnya sebagai referensi
• Anda dapat secara tidak sengaja memberikan umpan balik pada versi lama jika Anda melewatkan beberapa email
• Konten Anda (terutama dokumen) dapat diedit dan dibagikan ulang sebagai versi baru

Dan jika Anda berada di industri yang diatur seperti keuangan, perawatan kesehatan, atau hukum, ada risiko besar untuk menerbitkan versi yang salah, membuat perusahaan Anda kerepotan.

Cara kerja perangkat lunak pemeriksaan online dan mengapa lebih baik untuk tim modern

Pemeriksaan online memulihkan kekacauan ulasan email dengan memusatkan seluruh proses peninjauan Anda.

Ini memberi Anda akses instan ke semua yang terjadi di seluruh proyek Anda, semuanya di browser Anda. Jadi, dalam hitungan detik, Anda dapat menjawab pertanyaan seperti, "Apa perbedaan antara versi ini dan yang terakhir?" atau "File mana yang siap dikerjakan tim saya hari ini?"

Mari kita lihat cara kerja pemeriksaan online dalam enam langkah.

1. Buat proyek

Langkah pertama dalam proses pemeriksaan online adalah membuat proyek. Ini secara efektif adalah ruang di cloud tempat Anda dapat mengunggah file, dan peninjau Anda dapat masuk untuk menambahkan komentar – langsung di browser mereka.

Hanya perlu satu menit untuk menyiapkan proyek Anda. Kemudian Anda dapat mengawasi setiap file, versi, komentar, dan persetujuan, semuanya di satu tempat.

2. Siapkan alur kerja peninjauan Anda

Setelah membuat proyek, Anda dapat menyiapkan alur kerja untuk memastikan setiap file disetujui oleh orang yang tepat.

Langkah peninjauan Anda mungkin terlihat seperti ini:

• Tinjauan kreatif: Direktur kreatif, direktur seni, copywriter
• Tinjauan manajemen: Manajer akun, manajer proyek, ahli strategi
• Ulasan klien: Manajer merek, manajer pemasaran, pakar hukum

Pendekatan ini membantu mencegah pekerjaan dikirim ke pemangku kepentingan penting sebelum siap. Anda memiliki kendali penuh atas siapa yang melihat apa dan kapan.

3. Unggah file dan atur tanggal jatuh tempo

Sekarang untuk bagian termudah dari semuanya – berbagi file.

Cukup unggah file Anda dan pilih grup peninjau mana yang ingin Anda bagikan. Tidak diperlukan pengunduhan, dan tidak ada risiko waktu tautan transfer habis.

Kemudian tetapkan tanggal jatuh tempo agar peninjau Anda tahu kapan umpan balik mereka diperlukan. Dan jika mereka lupa memberikan umpan balik saat tenggat waktu semakin dekat, alat pemeriksaan online terbaik akan mengirimkan pengingat secara otomatis.

4. Kumpulkan umpan balik dan berkolaborasi

Anda telah membagikan file Anda, dan umpan baliknya membanjiri. Sekarang saatnya untuk terlibat dengan peninjau Anda, melontarkan ide di komentar, dan membuat semua orang selaras sebelum mengembangkan versi berikutnya.

Sebagian besar perangkat lunak pemeriksaan online menyertakan alat seperti anotasi dan lampiran. Hal ini memudahkan untuk melihat dengan tepat bagian mana dari konten Anda yang dibicarakan orang, sehingga Anda dapat memperbaiki kesalahan dengan percaya diri.

5. Dapatkan persetujuan pada langkah peninjauan pertama Anda

Setelah Anda menerapkan umpan balik semua orang ke dalam konten Anda, Anda akan siap untuk membagikan versi baru dengan langkah peninjauan pertama Anda—misalnya, tim kreatif Anda.

Jika Anda beruntung, versi kedua Anda akan disetujui. Namun tergantung pada kerumitan konten Anda, Anda mungkin memerlukan putaran lain untuk mempersiapkannya untuk langkah peninjauan berikutnya.

6. Ulangi hal di atas untuk langkah peninjauan Anda yang tersisa

Segera setelah Anda mendapat persetujuan pada langkah peninjauan pertama, Anda siap membagikan konten Anda dengan kelompok pemangku kepentingan berikutnya.

Ini bisa berupa tim pemasaran, pakar produk, atau kepatuhan Anda. Dan jika Anda ingin mempercepat, Anda dapat menjalankan beberapa langkah peninjauan tersebut secara paralel untuk membantu mencapai versi final Anda lebih cepat.

11 fitur perangkat lunak pemeriksaan online yang memecahkan masalah ulasan email

Berbagi file. Mendiskusikan umpan balik. Persetujuan pelacakan. Berikut adalah 11 fitur terpenting dari perangkat lunak pemeriksaan online:

1. Komentar, anotasi, dan lampiran

Salah satu manfaat terbesar dari pemeriksaan online adalah pengalaman pengguna untuk pengulas.

Alih-alih menulis deskripsi panjang melalui email, Anda dapat menambahkan umpan balik tepat di atas file Anda. Apakah Anda memberikan umpan balik pada video, dokumen, atau gambar, Anda dapat mengeklik poin yang tepat yang ingin Anda ubah atau bicarakan. Kemudian Anda dapat membuat komentar Anda dalam konteks.

Berikut ringkasan fitur umpan balik paling populer:

• Ketuk untuk menambahkan komentar
• Buat anotasi dengan alat pena, garis, kotak, dan panah
• Tambahkan lampiran sebagai referensi atau untuk konteks lebih lanjut
• Balas untuk membahas komentar dalam konteks
• Gunakan emoji untuk menanggapi komentar dan menghemat waktu
• @Sebutkan rekan satu tim atau pengulas

2. Kode waktu otomatis untuk file video dan audio

Video adalah salah satu format file yang paling sulit untuk ditinjau melalui email. File harus diunggah ke tautan transfer, dibagikan, dan diunduh dalam jangka waktu tertentu. Kemudian, pengulas harus mencantumkan kode waktu untuk menjelaskan bagian mana yang ingin mereka ubah.

Perangkat lunak pemeriksaan online memotong waktu peninjauan video secara dramatis dengan sedikit bantuan dari kode waktu otomatis. Cukup ketuk file video atau audio Anda saat diputar untuk menjeda dan membuat penanda. Kemudian fokus menulis komentar Anda tanpa perlu menjelaskan bagian mana dari konten yang Anda bicarakan.

Dan karena komentar terkait dengan bingkai tertentu, editor dapat mengeklik komentar apa pun untuk melompat ke bagian file video atau audio tersebut. Ini menghemat waktu yang berharga untuk menebus kesalahan dan membantu mendapatkan konten melewati garis akhir dengan lebih cepat.

3. Tanggal jatuh tempo dan pengingat otomatis

Jika Anda pernah bekerja di biro iklan atau tim pemasaran, kemungkinan besar Anda harus mengejar beberapa orang untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan. Ini tidak hanya membuat frustrasi, tetapi juga membuang-buang waktu Anda.

Pemeriksaan online memecahkan masalah ini dengan membiarkan Anda menetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tahap alur kerja persetujuan Anda. Kemudian, saat tanggal jatuh tempo semakin dekat, pengulas Anda akan diingatkan untuk memberikan umpan balik. Semuanya saat Anda sibuk berfokus pada tugas yang lebih penting.

Beberapa perangkat lunak melangkah lebih jauh di sini dengan membiarkan Anda menetapkan tanggal jatuh tempo secara otomatis berdasarkan kerangka waktu yang telah ditetapkan (misalnya, dua hari). Jadi, jika seseorang memulai peninjauan hari ini, tanggal jatuh tempo akan ditetapkan lusa secara otomatis—meminimalkan pekerjaan manual sambil menetapkan ekspektasi yang jelas dan konsisten untuk pemangku kepentingan Anda.

4. Kontrol versi bawaan dengan perbandingan berdampingan

Kontrol versi adalah bagian penting dari setiap proses peninjauan yang berhasil. Berikut cara pemeriksaan online dapat membantu Anda mengelola versi seperti seorang profesional:

• Tambahkan versi baru di atas file yang ada untuk menyimpan riwayat versi yang jelas
• Kunjungi kembali versi sebelumnya kapan saja, termasuk semua komentar
• Beri tahu pengulas atau rekan satu tim jika mereka melihat versi lama
• Bandingkan versi secara berdampingan untuk melihat apa yang berubah dan verifikasi versi baru

Dengan beberapa alat, Anda bahkan dapat membandingkan dua versi secara otomatis untuk menunjukkan apa yang berubah. Dan hanya masalah waktu sebelum AI mulai memainkan peran yang lebih besar dalam tinjauan konten dengan membantu Anda mempertahankan merek atau mendapatkan tata letak desain yang tepat.

5. Dukungan untuk semua jenis file paling populer

Beberapa alat pemeriksa online, seperti situs web atau file desain, berspesialisasi dalam jenis file tertentu. Tetapi alat yang paling berharga memungkinkan Anda menggabungkan semua file Anda di bawah satu atap.

Anda dapat berbagi file dalam format berikut:

• Dokumen: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Video: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Gambar: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio: MP3, AAC, WAV
• Situs web langsung: situs HTTPS
• Konten HTML: HTML

Dengan memiliki semua konten dan umpan balik ini di satu tempat, Anda tidak perlu beralih di antara alat yang berbeda untuk mengelola putaran ulasan Anda. Dan lebih baik lagi, begitu juga pengulas Anda, yang mungkin tidak cocok dengan alat lain.

6. Tinjau langkah-langkah dan template

Sebelum memulai proyek apa pun, Anda harus memikirkan proses peninjauan Anda dan berbagai pemangku kepentingan yang perlu dilibatkan dalam perjalanan Anda menuju garis akhir.

Jika Anda bekerja di biro iklan, mungkin terlihat seperti ini:

• Tim kreatif
• Manajemen akun
• Klien

Atau, untuk tim pemasaran, tampilannya mungkin lebih seperti ini:

• Merek dan pemasaran
• Produk
• Kepatuhan

Dengan perangkat lunak pemeriksaan online, Anda dapat menyiapkan langkah-langkah ini dan mengundang semua peninjau Anda di awal proyek. Kemudian, setiap kali Anda membagikan file, Anda dapat memastikannya dilihat dan disetujui oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Dan ceri di atasnya? Anda dapat mengubah alur kerja Anda menjadi template untuk digunakan kembali di beberapa proyek. Sempurna untuk perusahaan yang perlu meluncurkan alur kerja yang konsisten di seluruh perusahaan mereka.

7. Temukan cepat untuk mencari file, versi, dan komentar

Keindahan memiliki semua ulasan konten Anda di satu tempat adalah semuanya tertata rapi dan mudah ditemukan.

Tetapi ketika waktu sangat penting, Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan lebih cepat dengan fitur pencarian atau pencarian cepat perangkat lunak pemeriksaan online Anda.

Ini memungkinkan Anda menelusuri seluruh platform Anda untuk komentar, file, versi, atau proyek tertentu. Kemudian, Anda dapat melompat ke sana dalam sekejap dan melihat dengan tepat apa yang Anda cari – sangat menghemat waktu dibandingkan menelusuri kotak masuk Anda.

8. Indikator status untuk melihat sekilas siapa yang menyetujui apa

Bayangkan Anda sedang berbicara dengan atasan Anda tentang pekerjaan yang baru-baru ini Anda bagikan dengan klien. Jika mereka bertanya berapa banyak peninjau Anda yang menyetujuinya, berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menemukan jawaban yang andal?

Dengan perangkat lunak pemeriksaan online, Anda dapat menjawab pertanyaan ini dalam hitungan detik. Dari dasbor proyek Anda, Anda dapat melihat sekilas status peninjauan setiap file dan peninjau.

Di beberapa perangkat lunak, misalnya, Anda akan melihat salah satu indikator status berikut untuk setiap peninjau:

• Dalam ulasan (abu-abu): peninjau masih perlu melihat versi ini
• Perubahan yang diminta (oranye): peninjau telah meminta perubahan pada versi ini
• Disetujui (hijau): peninjau telah menyetujui versi ini

Ini memberi Anda pandangan yang jelas tentang file mana yang siap dikerjakan sehingga Anda dapat mengelola sumber daya secara efisien. Dan itu juga menghemat waktu untuk rapat status yang tidak berguna karena semua orang sudah tahu di mana Anda sedang dalam proses.

9. File laporan tinjauan untuk mengaudit proses persetujuan Anda

Jika Anda bekerja di industri yang diatur, pemeriksaan online dapat sangat membantu dalam melacak perjalanan persetujuan konten Anda.

Dengan laporan peninjauan, Anda dapat menyimpan setiap komentar dan keputusan peninjauan di setiap versi file—termasuk stempel waktu.

Ini dapat diekspor sebagai PDF dan disimpan di sistem Anda. Jadi jika ada keluhan atau gugatan, Anda dapat melihat dengan tepat di mana kesalahan terjadi dan siapa yang bertanggung jawab.

10. Integrasi untuk tetap up to date di aplikasi favorit Anda

Alat pemeriksaan online terbaik dapat terhubung dengan semua aplikasi favorit Anda. Ini biasanya bekerja melalui integrasi asli atau penyedia otomatisasi pihak ketiga.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat menerapkan integrasi dalam alur kerja pemeriksaan online Anda:

• Kirim pengingat umpan balik peninjau Anda di Slack atau Microsoft Teams
• Tetapkan tugas peninjauan dalam perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana dan Monday
• Buat proyek secara otomatis saat permintaan pemasaran dikirimkan

11. Wawasan untuk membantu Anda melacak dan mengoptimalkan ulasan file Anda

Perangkat lunak pemeriksaan online dibangun untuk meminimalkan waktu umpan balik dan memaksimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas produktif dan berdampak tinggi.

Dengan wawasan dan analitik bawaan, perangkat lunak pemeriksaan online menunjukkan berapa banyak file, versi, dan komentar yang dibuat tim Anda setiap bulan. Dan itu mengungkapkan tren bagaimana hal-hal itu berubah seiring waktu.

Ini membantu Anda memantau kinerja dan menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas.

Tempat kerja yang terfragmentasi menuntut solusi inovatif

Email tidak dibuat untuk memeriksa konten. Dan karena pandemi membuat tempat kerja lebih terdistribusi dan terfragmentasi, tim mulai mencari alat untuk memecahkan masalah pemeriksaan mereka.

Dengan perangkat lunak pemeriksaan online, Anda dapat berbagi file, mendiskusikan perubahan, dan mendapatkan persetujuan dalam satu platform. Itu membuat umpan balik lebih cepat untuk pengulas dan membuat komentar lebih jelas dan lebih akurat untuk pembuat konten. Dengan mengotomatiskan langkah-langkah utama dalam proses peninjauan, pemeriksaan online membebaskan tim untuk fokus memberikan hasil kerja terbaik mereka.

Membuat alur kerja desain yang efisien adalah langkah besar berikutnya dalam pemeriksaan online. Lihat bagaimana kolaborasi kreatif mendorong alur kerja desain dan menjadikan konten bermerek Anda lebih autentik.