Proses Orientasi Klien Media Sosial 12 Langkah untuk Freelancer dan Agen Pemasaran

Anda telah menawarkan layanan Anda, mengirim proposal Anda, dan memenangkan klien baru untuk diri Anda sendiri. Selamat!

Anda bersemangat, gugup, dan siap untuk memulai.

Apa sekarang?

Jadikan itu resmi!

Sebagian besar manajer media sosial dan agen pemasaran tahu bahwa mendapatkan klien baru hanyalah permulaan.

Fase selanjutnya adalah orientasi mereka untuk membuat hubungan kerja baru Anda resmi.

Kunci untuk proses orientasi klien yang lancar adalah merencanakan dan mengajukan banyak pertanyaan yang relevan. Tujuannya adalah untuk sepenuhnya memahami merek, kebutuhan, dan harapan klien Anda sebelum Anda meluncurkan kampanye apa pun atau mulai memposting di akun media sosial mereka.

Berikut adalah 12 langkah untuk membantu Anda memastikan proses orientasi klien yang lancar.

Apa itu orientasi klien ?

Orientasi klien hanya menyambut klien baru ke dalam bisnis Anda. Ini adalah kesan pertama klien tentang bagaimana rasanya bekerja dengan Anda. Bagaimana Anda memulai hubungan ini akan menentukan bagaimana segala sesuatunya akan berjalan dalam jangka panjang.

Proses orientasi adalah jalan bagi Anda dan klien Anda untuk saling mengenal lebih baik sebelum terjun ke pekerjaan yang sebenarnya. Ini memungkinkan Anda untuk menjawab pertanyaan dan kekhawatiran mereka dan menetapkan harapan. Ini juga membantu merampingkan alur kerja saat Anda mulai bekerja.

Mengapa Anda memerlukan proses orientasi klien ?

Orientasi klien baru dengan proses yang tepat memberi Anda kesempatan untuk lebih memahami keinginan dan kebutuhan spesifik klien Anda dan meningkatkan kemungkinan memberikan pengalaman tingkat tinggi.

Meskipun Anda mungkin telah mendiskusikan ruang lingkup layanan selama promosi Anda, Anda mungkin belum menetapkan ekspektasi yang tepat. Proses orientasi memungkinkan Anda dan klien untuk menetapkan harapan yang jelas dan memastikan Anda berdua berada di halaman yang sama sebelum pekerjaan dimulai secara resmi.

Orientasi memungkinkan Anda mendapatkan semua jawaban yang Anda butuhkan dalam satu gerakan dan menghindari bolak-balik terus-menerus dengan klien tentang hal-hal yang seharusnya Anda ketahui dan tanyakan di muka. Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengesankan klien baru Anda sejak awal dan membangun hubungan yang langgeng dengan mereka selain ini!

Template orientasi klien yang Anda perlukan

Untuk membuat proses orientasi lebih cepat dan efektif, praktik yang baik adalah memiliki beberapa template untuk setiap dokumen orientasi.

Template adalah dokumen sampel yang telah diformat sebelumnya yang berisi tata letak dan elemen desain yang paling penting. Mereka membantu setiap kali jenis dokumen tertentu diperlukan berulang kali, karena Anda tidak perlu membuat tata letak dari awal setiap saat.

Ini tidak hanya menghemat waktu Anda ketika Anda menandatangani klien baru, tetapi juga membantu klien Anda melihat Anda sebagai profesional Anda.

Berikut adalah beberapa dokumen yang akan berguna saat Anda bergabung dengan klien baru.

Template proposal klien

Template proposal media sosial menguraikan ide Anda untuk membuat akun mereka lebih sukses. Itu harus berisi ruang lingkup pekerjaan, tujuan media sosial yang ingin Anda capai, ikhtisar garis waktu proyek, dan anggaran. Template ini penting karena memungkinkan klien untuk memverifikasi apakah ide Anda sesuai dengan tujuan mereka.

Kontrak klien

Kontrak klien adalah dokumen penting yang harus Anda tandatangani sebelum memulai pekerjaan apa pun. Anda tidak ingin bekerja keras hanya agar klien keluar dari kesepakatan tanpa pemberitahuan.

Kontrak harus merinci layanan yang akan Anda berikan dan berapa biayanya, siapa yang membayar pengeluaran, siapa pemilik karya yang Anda buat, detail penghentian untuk kedua belah pihak, dan kapan pembayaran jatuh tempo.

Dapatkan pengacara untuk membantu menulis template kontrak standar. Anda kemudian dapat menyesuaikannya untuk setiap klien untuk ditinjau dan ditandatangani. Kemudian tanda tangani sendiri, dan Anda akan baik-baik saja!

Kuesioner orientasi

Anda ingin menangkap informasi sebanyak mungkin untuk mengembangkan strategi media sosial Anda. Kuesioner orientasi adalah daftar pertanyaan untuk mengetahui detail lebih lanjut tentang apa yang diharapkan klien dari Anda dan bagaimana Anda dapat menyampaikannya. Pikirkan pertanyaan terbaik untuk membantu Anda memahami sepenuhnya tujuan, target pasar, pesaing, dan upaya media sosial mereka sebelumnya.

Di bagian ini, kami akan membahas beberapa pertanyaan terbaik untuk disertakan dalam kuesioner Anda.

Detail pembayaran untuk formulir faktur

Formulir langsung ini mengumpulkan informasi penagihan klien, informasi kontak, kartu kredit, atau detail pembayaran lain yang Anda perlukan saat menagih mereka. Melakukan pekerjaan administratif ini sebelumnya mempersiapkan Anda untuk dibayar tepat waktu. Anda juga dapat menggunakan formulir ini untuk menyediakan platform pembayaran pilihan Anda kepada mereka.

Strategi media sosial templat

Strategi media sosial sangat penting untuk setiap freelancer atau agensi media sosial setelah kontrak klien. Template ini menguraikan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk diterapkan untuk klien Anda dan apa yang ingin Anda capai. Ini dengan jelas menguraikan tujuan Anda, taktik yang akan Anda gunakan untuk mencapainya, metrik yang akan Anda lacak untuk mengukur kesuksesan, dan platform spesifik yang akan Anda gunakan.

Audit media sosial

Audit media sosial menganalisis keadaan dan kinerja profil media sosial klien Anda saat ini. Ini menguraikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan untuk membuat media sosial lebih efektif untuk bisnis klien Anda.

Kalender konten templat

Templat kalender konten adalah jadwal penerbitan yang diusulkan. Ini menunjukkan kapan Anda berniat untuk mempublikasikan posting media sosial yang akan datang serta foto atau video yang diperlukan untuk setiap posting. Ini membantu Anda dan seluruh tim Anda tetap teratur.

Panduan gaya

Panduan gaya merupakan komponen integral dari setiap strategi pemasaran. Dokumen ini menawarkan panduan untuk menampilkan merek klien dari perspektif visual dan bahasa.

Beberapa klien mungkin sudah memiliki panduan gaya mereka—yang dapat Anda minta agar mereka bagikan dengan Anda—sementara yang lain mungkin memerlukan bantuan untuk membuatnya. Template Anda akan membantu Anda membuatnya untuk klien yang belum memilikinya.

Cara bergabung dengan klien baru dalam 12 langkah

Sangat penting untuk memiliki proses yang sistematis untuk bergabung dengan klien media sosial Anda. Semakin efisien proses orientasi media sosial Anda, semakin lancar pengalaman Anda dan klien selama hubungan kerja Anda.

Di bawah ini, kami telah menguraikan 12 langkah yang dapat Anda gunakan sebagai dasar untuk membuat daftar periksa orientasi unik Anda.

1. Dapatkan kontrak ditandatangani

Seperti disebutkan, kontrak Anda adalah dokumen yang paling penting. Jadi pertama-tama, kirimkan templat kontrak itu ke klien Anda atau minta kontrak pilihan klien. Kontrak harus mencakup rincian seperti:

• Informasi harga (Jika pembayaran bergantung pada kiriman atau pencapaian)
• Ketentuan pembayaran seperti uang muka di awal setiap bulan, 50% dimuka dan 50% saat pengiriman, 100% saat pengiriman, dll.
• Detail penghentian untuk Anda dan klien
• NDA tentang cara menangani informasi dan sumber daya bisnis.

Kedua belah pihak harus meninjau persyaratan kontrak dan menandatangani jika setuju.

2. Kirim kuesioner orientasi

Selanjutnya, kirimkan kuesioner orientasi klien Anda untuk mengisi kesenjangan dalam pemahaman Anda tentang klien dan membantu Anda mengembangkan strategi pemasaran media sosial yang tepat. Kami memiliki lebih banyak saran di bawah ini tentang apa yang harus disertakan dalam kuesioner Anda.

Alat gratis seperti Survey Monkey atau TypeForm adalah cara yang fantastis untuk membuat kuesioner Anda. Lebih baik lagi, gunakan CRM Anda—jika Anda sudah menggunakannya—dan minta jawaban disinkronkan langsung ke akun klien Anda di CRM.

3. Minta panduan gaya mereka  

Mintalah klien Anda untuk panduan gaya mereka. Ini akan memandu Anda tentang cara mewakili merek mereka di media sosial. Jika klien tidak memiliki panduan yang ada, membuatnya mungkin sangat berguna untuk upaya pemasaran Anda.

Panduan gaya akan membantu Anda memahami hubungan perusahaan dengan klien atau pelanggannya. Panduan harus menjelaskan gaya dan nada suara yang diinginkan perusahaan di media sosial. Misalnya, klien Anda mungkin ingin terlihat ramah tetapi profesional, atau klien lain mungkin lebih suka bahasa yang santai dan bersahaja. Panduan gaya juga harus mencakup aset merek penting seperti logo, font, warna, gambar, dll.

Mengikuti panduan gaya klien Anda akan memastikan bahwa Anda mempertahankan kehadiran yang konsisten di semua platform media sosial dan membangun kehadiran terpadu bagi siapa saja yang terlibat dengan bisnis.

4. Tetapkan anggota tim

Langkah ini untuk agensi pemasaran, jadi freelancer lewati saja!

Bergantung pada sifat layanan pemasaran media sosial yang akan Anda sediakan, Anda mungkin bekerja dengan tim produser video, spesialis analitik, ahli strategi PR, copywriter, desainer grafis, dan banyak lagi. Tetapkan anggota tim yang relevan untuk klien Anda.

Pilih manajer akun Anda dengan bijak, karena mereka akan memainkan peran paling penting, terutama dalam membawa klien melalui proses orientasi.

Beri tahu tim tentang tampilan dan nuansa merek klien. Pastikan bahwa mereka memahami tujuan mereka dan peran apa yang harus dimainkan setiap orang untuk mencapai tujuan ini. Ringkasan ini memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

5. Sambut mereka di bisnis Anda

Sekarang setelah Anda melewati sebagian besar formalitas, inilah saatnya untuk menyambut klien Anda dengan hangat ke bisnis Anda.

Langkah ini bertujuan untuk memberi tahu klien Anda bahwa Anda berdua sedang memulai sesuatu yang hebat dan untuk membangun nada dan irama hubungan kerja Anda.

Anda dapat membuat paket sambutan bermerek yang bergaya menggunakan alat gratis seperti Canva. Paket selamat datang Anda harus mencakup:

• Detail (info kontak dan peran) tim yang Anda tugaskan untuk bekerja di akun klien.
• Sebuah rekap dari tujuan klien dan target audiens.
• Ringkasan layanan yang akan Anda berikan secara berkelanjutan.
• Garis besar berbagai pencapaian dan fase pekerjaan yang akan Anda lakukan.
• Pengantar alat media sosial yang akan Anda dan tim Anda gunakan untuk mengelola pekerjaan mereka.
• Pengingat untuk item tata graha lainnya yang masih perlu ditangani.

Ambil kesempatan ini untuk menetapkan harapan dari kedua belah pihak dan sertakan daftar harapan yang akan Anda miliki dari klien untuk mencegah hambatan apa pun dari mereka. Anda juga harus memberi tahu mereka seberapa sering Anda akan bertemu dan berapa lama sehingga mereka dapat mempersiapkan diri terlebih dahulu.

6. Mulailah dengan panggilan pembuka

Setelah Anda mengirimkan paket selamat datang, Anda atau manajer akun Anda (jika ada) harus menjadwalkan panggilan awal dengan klien.

Panggilan awal adalah kesempatan Anda untuk membuat klien baru Anda merasa nyaman tentang proses orientasi.

Setelah perkenalan, bawa klien dan tim mereka melalui tujuan dan garis waktu proyek seperti yang disediakan dalam paket sambutan Anda. Inilah saatnya untuk menanggapi setiap pertanyaan klarifikasi.

• Diskusikan layanan Anda sebagaimana diuraikan dalam paket selamat datang.
• Konfirmasikan proses persetujuan untuk pekerjaan yang dilakukan.
• Tegaskan tenggat waktu untuk mengirimkan pekerjaan.

Beri semua orang dalam rapat beberapa menit untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban atau memberikan umpan balik mengenai proyek tersebut. Terakhir, tinjau tindakan rapat dan ulangi tugas yang harus diselesaikan oleh Anda dan klien.

7. Dapatkan akses ke akun media sosial mereka

Sebagai manajer media sosial, sangat penting bagi Anda untuk memiliki akses ke akun media sosial klien Anda untuk dapat menjalankannya secara efektif. Sayangnya, seringkali, ini adalah salah satu langkah yang menghambat proyek.

Anda dapat membantu membuat proses ini lebih mudah dan lebih cepat jika Anda menawarkan panduan tentang cara melakukannya. Yang terpenting, beri tahu klien Anda bahwa Anda memiliki cara yang aman untuk mengelola dan menyimpan informasi login mereka.

Anda dapat membuat template sederhana untuk apa yang Anda butuhkan untuk setiap akun media sosial. Meminta:

• URL untuk semua profil sosial yang relevan
• Login dan kata sandi untuk semua akun
• Akses admin jika berlaku (Facebook Business Manager, Google Analytics, dll.)

8. Tambahkan ke alat Anda

Sebagian besar manajer media sosial menggunakan banyak alat untuk merampingkan pekerjaan mereka. Saatnya untuk menambahkan klien Anda ke mereka.

Jika Anda menggunakan alat CRM khusus untuk biro iklan Anda, tambahkan semua detail terkait klien ke sistem. Ini bisa termasuk membuat folder Google Drive baru dan papan di Trello atau alat manajemen proyek pilihan Anda. Tambahkan klien Anda ke alat komunikasi dan kolaborasi pilihan Anda, seperti Slack juga.

Juga, integrasikan akun media sosial klien Anda ke dalam manajemen media sosial dan alat analisis seperti Sked Social.

9. Lakukan audit media sosial

Salah satu langkah paling kritis dalam menciptakan strategi media sosial yang efektif adalah mengaudit aktivitas media sosial klien yang ada. Ini melibatkan peninjauan metrik media sosial klien Anda untuk mengakses pertumbuhan dan mengidentifikasi peluang.

Audit media sosial Anda harus memiliki daftar semua aktivitas terkini dari setiap platform sosial yang digunakan klien Anda. Ini harus mencakup:

• Seberapa sering mereka memposting di setiap platform.
• Jumlah pengikut, suka, komentar, tingkat keterlibatan, dll.
• Ulasan tentang nada suara dan gaya penulisan mereka di saluran yang berbeda.
• Bagaimana kinerja aktivitas mereka saat ini.
• Jenis konten mana yang berkinerja terbaik (video, foto, dll.)
• Apa yang dikatakan tentang klien untuk memahami bagaimana perasaan orang tentang merek mereka.

10. Lakukan riset Anda

Selain audit media sosial, penting untuk meneliti merek klien. Ini mencakup segala sesuatu yang mempengaruhi merek secara eksternal, termasuk tren industri.

Teliti industri tempat klien Anda beroperasi untuk memahami cara kerjanya. Baca tren terbaru di industri dan apa artinya bagi klien Anda. Juga, dapatkan berita terbaru dari industri itu.

Lakukan analisis kompetitif untuk mengidentifikasi setidaknya 3-4 pesaing teratas. Cari tahu seberapa sering dan jenis konten apa yang mereka posting, suara merek mereka, dan apa yang dikatakan pelanggan tentang mereka. Anda kemudian dapat menggunakan data ini dan membandingkannya dengan apa yang Anda kumpulkan dari audit klien Anda untuk membantu menciptakan strategi media sosial yang efektif untuk klien Anda.

11. Biarkan pekerjaan dimulai

Sekarang setelah klien Anda sepenuhnya bergabung, saatnya untuk mulai memikirkan bagaimana Anda akan menerapkan strategi pemasaran media sosial Anda. Mulailah dengan membuat, merencanakan konten Anda, dan menguraikan semua yang ada di kalender konten Anda.

Kemudian, mulailah dengan beberapa template untuk penerbitan dan pelaporan untuk membantu Anda mengurangi menit dari aktivitas sehari-hari Anda. Jika Anda seorang freelancer solo tanpa dukungan desain grafis di tim Anda, alat seperti Canva bisa sangat membantu.

12. Ikuti terus pembaruannya

Hubungan kerja yang solid tidak lengkap tanpa pembaruan rutin. Pastikan klien Anda selalu mengetahui apa yang Anda lakukan untuk mereka. Tetap perbarui mereka tentang kemajuan dan hasil yang Anda capai untuk mereka.

25 pertanyaan untuk ditanyakan dalam kuesioner orientasi klien Anda

Seperti yang telah kita bahas di atas, kuesioner orientasi klien sangat penting untuk mengumpulkan informasi tambahan, seperti tujuan dan visi klien untuk proyek tersebut. Ini merupakan bagian integral dari proses orientasi.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang kami sarankan untuk disertakan dalam kuesioner Anda.

Informasi klien

• Apa nama, peran, dan informasi kontak anggota tim yang akan bekerja sama dengan kita?
• Apa metode komunikasi pilihan Anda?
• Siapa kontak cadangan jika terjadi keadaan darurat?
• Apa akun media sosial Anda?
• Apa saja detail akses akun ke akun ini?

Informasi pemasaran

• Kendaraan iklan apa yang sedang dipertimbangkan?
• Apa tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan Anda?
• Apa proposisi nilai unik bisnis Anda?
• Siapa target pasar, audiens, dan persona Anda?
• Lokasi geografis apa yang Anda targetkan, dan apa preferensi bahasa dan ejaan Anda?
• Siapa 3-5 pesaing teratas Anda?
• Bagaimana produk/layanan Anda memecahkan masalah pelanggan potensial?
• Apakah Anda memiliki panduan gaya merek?
• Font apa yang Anda gunakan untuk pemasaran & branding Anda?
• Bagaimana perasaan audiens target Anda setelah melihat merek, situs web, atau iklan?
• Apa 'kepribadian' dan 'nada' merek Anda?
• Siapa 3-5 pesaing utama Anda?

Informasi Proyek

• Apakah Anda telah menetapkan tujuan untuk proyek ini?
• Metrik apa yang akan Anda lacak untuk mengukur hasil?
• Apakah Anda memiliki jangka waktu tertentu untuk berapa lama proyek ini akan berlangsung?
• Elemen apa yang Anda perlukan untuk melengkapi agensi kami vs. apa yang akan disediakan oleh tim Anda?
• Apa persyaratan hukum untuk proyek ini?
• Apakah ada yang Anda suka dan tidak suka tentang strategi Anda saat ini?

Informasi Umum

• Apa yang paling menggairahkan Anda tentang bekerja dengan kami?
• Seberapa sering Anda ingin menerima laporan pemasaran yang diperbarui?

Pilih pertanyaan yang relevan dari pertanyaan di atas atau buat lebih banyak pertanyaan Anda sendiri untuk membuat kuesioner khusus yang akan membantu membekali Anda dengan semua info yang Anda butuhkan untuk klien Anda.

Alat membuat manajer media sosial

Membuat proses orientasi yang komprehensif pada awalnya bisa terasa luar biasa; kami mengerti. Tapi, setelah Anda selesai, itu akan membantu merampingkan alur kerja Anda dan bagaimana Anda bekerja dan berhubungan dengan klien Anda. Anda akan terkejut dengan betapa mudahnya mendapatkan semua informasi penting yang Anda butuhkan untuk mulai menerapkan strategi klien Anda dalam satu klik—terutama jika Anda telah menyiapkan semua template dokumen Anda sebelumnya.

Selain proses orientasi klien yang otomatis dan efektif, setiap pengelola media sosial harus memiliki alat yang tepat. Alat yang tepat akan membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.

Misalnya, Sked Social adalah alat manajemen media sosial yang dapat membantu Anda mengelola beberapa akun media sosial secara efisien di satu tempat. Plus, Anda akan memiliki akses ke alat dan analitik penjadwalan Instagram yang canggih.

Kelola akun media sosial klien Anda seperti pahlawan super dengan Sked Social. Mulailah hari ini!