Catatan dari Lapangan: Modul Dedupe Tabel Tunggal

Diterbitkan: 2021-08-18

Data CRM yang bersih dan kuat adalah hal yang indah, menawarkan bisnis satu tampilan dari setiap pelanggan, semuanya di satu tempat. Tetapi ketika catatan duplikat masuk ke database, tampilan "tunggal" itu tidak ada lagi. Duplikat membuat sakit kepala di seluruh organisasi, berdampak negatif pada perkiraan penjualan, manajemen saluran, pengeluaran pemasaran, dan pengalaman pelanggan.

“Melihat ganda” di CRM hanyalah salah satu dari banyak tantangan yang dihadapi admin Salesforce, tetapi ini adalah salah satu yang paling umum. Mungkin itu sebabnya Single Table Dedupe – hanya salah satu dari banyak modul di DemandTools – adalah salah satu yang paling umum digunakan.

Anda bisa mendapatkan uji coba DemandTools gratis selama 30 hari di sini untuk melihat semua modulnya beraksi. Namun di blog ini, kami ingin secara khusus menyoroti Dedupe Tabel Tunggal untuk membantu Anda mengenal modul yang mungkin ingin Anda coba terlebih dahulu.

Apa yang Membuat Single Table Dedupe Berbeda?

Single Table Dedupe mengambil manajemen duplikat di luar apa yang disediakan oleh fungsionalitas asli di Salesforce. Ia melakukannya dengan cara berikut:

Utilitas gabungan Salesforce hanya dapat menggabungkan tiga catatan sekaligus, tidak dapat diotomatisasi, tidak dapat menggabungkan objek kustom, dan tidak menyediakan cadangan data apa pun yang terlibat dalam penggabungan. DemandTools menyediakan pencadangan tingkat rekor. Dan deduplikator pembangkit tenaga listriknya berfungsi untuk kumpulan data kecil dan besar. Itu adalah deduplikator massal pertama yang dapat disesuaikan untuk menggabungkan objek standar dan kustom di Salesforce.
Ini memberikan lebih banyak kontrol atas duplikat dengan menawarkan aturan master kustom dan aturan bidang, pengaturan yang memungkinkan Anda menentukan rekaman duplikat mana yang dipertahankan di Salesforce dan nilai bidang mana yang disimpan dari setiap rekaman.
Dengan penambahan DupeBlocker baru-baru ini ke suite DemandTools, admin dapat mengelola duplikat secara proaktif.
Integrasi yang tersedia di Single Table Dedupe memungkinkan pengguna untuk menggabungkan duplikat secara massal yang dilaporkan oleh DupeBlocker dan melaporkan duplikat dengan tingkat kepercayaan yang lebih rendah untuk tinjauan manual.

Temukan semua yang ditawarkan DemandTools dengan uji coba gratis selama 30 hari .

Bagaimana Dedupe Tabel Tunggal Biasanya Digunakan?

Kasus penggunaan umum untuk modul populer ini meliputi:

Manajemen Duplikat

Dimulai dengan yang sudah jelas, kasus penggunaan yang paling umum untuk Dedupe Tabel Tunggal adalah deduplikasi rutin menggunakan serangkaian teknik pencocokan. Ada 20 algoritma yang cocok untuk menemukan duplikat berdasarkan semua jenis data.

Memeriksa Duplikat Setelah Impor

Meskipun ada alat lain dalam rangkaian DemandTools yang dapat membantu menghentikan duplikat agar tidak memasuki CRM, Dedupe Tabel Tunggal dapat melihat apakah impor menyebabkan rekaman duplikat. Untuk melakukan ini segera setelah pengimporan, Anda akan menyetel Dedupe Tabel Tunggal untuk hanya mengembalikan kecocokan di mana setidaknya satu rekaman duplikat dibuat hari ini.

Menetapkan Aturan Lapangan

Single Table Dedupe efektif dalam mendukung kebutuhan manajemen data di berbagai departemen, membantu memastikan keselarasan pada catatan apa yang harus berfungsi sebagai satu-satunya sumber kebenaran. Misalnya, Anda dapat mengekspor duplikat ke dalam format file untuk dibagikan dengan orang lain, termasuk seseorang yang tidak memiliki akses ke DemandTools.

Ini bisa sangat membantu saat Anda perlu berbagi atau mendokumentasikan bagaimana penggabungan ditangani, atau saat tim lain, seperti penjualan, harus memberikan masukan tentang duplikat mana yang mewakili rekaman master.

Aturan lapangan memungkinkan setiap departemen untuk mempertimbangkan bagaimana data ditangani untuk bidang yang paling mereka andalkan untuk menjalankan fungsi dan tujuan pekerjaan mereka. Dan karena mereka mendapatkan suara ini dalam penanganan data, ini membantu menjaga kualitas data di garis depan untuk setiap departemen.

Selengkapnya tentang Single Table Dedupe

Anda akan melihat lebih dekat apa yang ditawarkan oleh Single Table Dedupe selama uji coba DemandTools gratis selama 30 hari. Kami suka menganggap DemandTools sebagai "pisau Tentara Swiss" virtual dengan semua alat yang dibutuhkan admin Salesforce. Setiap alat memiliki tujuan khusus – mulai dari deduplikasi dan standarisasi, hingga kemampuan manajemen data yang canggih. Untuk membantu Anda menguji coba semuanya, kami juga akan menyediakan akses ke materi pelatihan, dokumen bantuan, dan kiat dari pengguna DemandTools lainnya.

Sementara itu, kami akan menutup blog ini dengan daftar fitur tambahan, alat pemrosesan, dukungan, dan contoh kasus penggunaan untuk Dedupe Tabel Tunggal. Tinjau daftar ini untuk fitur atau fungsi yang paling penting bagi Anda sehingga Anda tidak melewatkannya selama uji coba.

Fitur

Instal dengan 29 skenario yang dibuat sebelumnya dan aturan master
Aturan master khusus – memungkinkan pengguna untuk menentukan atribut catatan untuk dipertahankan sebagai master
Aturan bidang khusus – memungkinkan spesifikasi pengguna dari nilai yang dipertahankan untuk setiap bidang
Evaluasi semua atau sebagian catatan
Cocokkan pada bidang standar dan khusus
Cocokkan semua atau sebagian catatan
Termasuk 20 algoritma yang cocok, 6 dapat disesuaikan
Kemampuan pencocokan fuzzy / fonetik
Sesuaikan bidang yang ditampilkan saat meninjau duplikat – berguna untuk menentukan catatan master

Alat Pemrosesan

Kisi Hasil
- Tinjau duplikat yang ditemukan dan master yang dipilih untuk setiap grup sebelum diproses. Ini memungkinkan pengguna untuk memilih grup duplikat untuk digabungkan atau diabaikan dan mendukung pengeditan real-time data tingkat bidang untuk perbaikan cepat bahkan jika data tidak digabungkan.
Ekspor Duplikat
- Bagus untuk berbagi penggabungan yang diusulkan dengan pengguna non-DemandTools. Atau, gunakan saat hasil duplikat memerlukan masukan dari tim lain untuk memilih master untuk setiap grup.
Posting Penggabungan File
- 4 file pasca penggabungan dibuat untuk membantu pemulihan data dan untuk membantu mengelola perubahan kepemilikan yang dihasilkan dari penggabungan.
  - Merge Record File – Membantu menjaga sistem tetap tersinkronisasi ketika ID yang digunakan untuk mengidentifikasi record antar sistem dihapus karena penggabungan.
  - {Object} Dedupe Merge Data File – Menampilkan semua nilai tingkat bidang dari rekaman yang digabungkan untuk membantu membatalkan penggabungan.
  - File Perubahan Pemilik Non-Master – Hanya dihasilkan ketika catatan dengan pemilik yang berbeda digabungkan. Membantu memfasilitasi penambahan anggota ke Tim Akun untuk berbagi dan merekam visibilitas yang mungkin telah dihapus dari penggabungan rekaman.
  - File Perubahan Pemilik Sub-Objek – Jika opsi Tetapkan Kembali ke Pemilik Master dipilih untuk sub-objek tertentu, file perubahan pemilik sub-objek dibuat untuk membantu memulihkan kepemilikan jika diperlukan.
- File Log
  - Melaporkan kesalahan yang ditemui selama pemrosesan, tanggal dan waktu proses, dan variabel proses lainnya untuk membantu pemecahan masalah.
- Penghematan Skenario
  - Buat skenario baru atau modifikasi yang ada dan simpan pengaturan untuk pemrosesan manual atau terjadwal di masa mendatang dan penarikan cepat tentang bagaimana data digabungkan.
- Opsi Pemrosesan
  - Ukuran batch SOAP dan API Massal – Mengontrol ukuran batch untuk meningkatkan kecepatan dan mengurangi jumlah panggilan API yang digunakan.
  - Aturan penetapan Prospek/Kasus/Wilayah – Aktifkan aturan default Anda sehingga penggabungan data tidak mengganggu aturan kepemilikan rekaman Anda.
  - Ringkasan Tugas Penggabungan – Lacak berapa banyak catatan yang digabungkan selama setiap proses.

Mendukung

Penjadwalan Otomatisasi / Skenario
Objek: Standar dan Kustom
Bidang: Standar dan Kustom
Karakter Internasional dan Byte Ganda
Pemrosesan API SOAP
Pemrosesan API Massal

Gunakan Kasus

Gabungkan Akun duplikat dan pertahankan struktur hierarkis
Temukan dan gabungkan hanya duplikat yang dibuat oleh data yang diimpor hari ini
Identifikasi Akun yang berbagi Akun Induk dengan mencocokkan ID Akun Induk untuk semua Akun di wilayah tertentu
Tetapkan Akun Induk ke catatan yang cocok berdasarkan Nama Akun
Temukan duplikat Akun di mana satu nama akun adalah akronim dan duplikatnya adalah versi yang dieja, mis: "IBM" dan "Mesin Bisnis Internasional"
Temukan duplikat Akun dengan akhiran yang berbeda, mis: “Validity Inc.”, “Validity”, dan “Validity Incorporated”
Saat menggabungkan Akun, pertahankan catatan terlama sebagai master tetapi pertahankan nomor akun dari catatan yang memiliki jenis catatan Pelanggan dan pertahankan Pelanggan sebagai jenis catatan Akun
Saat menggabungkan Akun, simpan Akun dengan Peluang terbanyak sebagai catatan utama
Temukan duplikat di mana kata-kata dalam bidangnya sama tetapi urutan kata-katanya berbeda, mis: "Cavitch, Familo dan Durkin" dan "Durkin Cavitch dan Familo"
Identifikasi duplikat Kontak atau Prospek dengan mencocokkan pada email dan jika alamat email tidak cocok dengan nama, hapus alamat email yang salah dari catatan
Temukan kecocokan Kontak atau Prospek di mana satu catatan memiliki nama lengkap orang tersebut dan catatan lainnya mencantumkan nama panggilan mereka, mis: “Jim Hinkle” dan “James Hinkle”
Saat menggabungkan Kontak atau Prospek, simpan semua alamat email dan nomor telepon dari semua catatan di grup duplikat
Gabungkan duplikat Kontak yang tidak terkait dengan ID Akun yang sama
Saat menggabungkan Kontak, pertahankan Kontak dengan Tugas dan Acara paling banyak sebagai master
Gabungkan Aset setelah menggabungkan beberapa instans Salesforce yang digunakan oleh berbagai wilayah geografis perusahaan
Gabungkan Peluang jika dibuat tahun fiskal ini, memiliki status yang sama, dan jumlah yang sama
Gabungkan duplikat yang dilaporkan oleh DupeBlocker secara massal
Gabungkan duplikat yang dilaporkan oleh Salesforce Duplicate Management secara massal
Ekspor duplikat untuk umpan balik dari tim lain yang catatannya akan disimpan sebagai master atau tidak digabungkan sama sekali
Rekam jejak yang digabungkan oleh DemandTools di Salesforce