Semua organisasi nirlaba membutuhkan uang untuk beroperasi. Tanpa kerja keras untuk menentukan arus kas dan alokasi modal, misi amal hanyalah gagasan. Anggaran yang efektif dapat memastikan organisasi Anda beroperasi secara efisien.
Salah satu cara untuk melihatnya adalah anggaran nirlaba adalah dokumen perencanaan yang digunakan untuk melacak pengeluaran dan pendapatan Anda. Dengan kata lain: itu menentukan di mana Anda akan mendedikasikan sumber daya Anda berdasarkan prioritas.
Tapi tidak semua anggaran nirlaba sama. Ada berbagai jenis anggaran yang ditujukan untuk tujuan, departemen, atau periode fokus tertentu. Gunakan ini sebagai panduan untuk memastikan aktivitas keuangan Anda berkontribusi pada kesinambungan keuangan dan dampak jangka panjang organisasi Anda.
Apa Manfaat Menggunakan Anggaran Nirlaba?
Anggaran menyeluruh adalah bagian dari rencana bisnis nirlaba mana pun. Ketika Anda meluangkan waktu untuk mengatur rencana keuangan yang jelas dan konsisten yang sejalan dengan tujuan tepat waktu Anda, ada keuntungan yang jelas. Ini hanyalah beberapa alasan paling jelas untuk membuat anggaran untuk organisasi nirlaba Anda.
- Raih misi Anda: Anggaran nirlaba yang efektif membuat Anda tetap fokus pada hal yang benar. Semakin banyak sumber daya yang Anda dedikasikan untuk tujuan tertentu, semakin besar kemungkinan Anda akan mencapainya.
- Tumbuh tanpa pengeluaran berlebihan: Anggaran memungkinkan Anda tumbuh secara berkelanjutan tanpa risiko melampaui pendapatan Anda. Menjalankan amal tanpa anggaran yang jelas seperti mengemudi di malam hari tanpa lampu menyala—Anda tidak tahu ke mana Anda pergi, sehingga meningkatkan risiko kecelakaan mendadak.
- Berkomunikasi dengan lebih baik: Anggaran yang baik meningkatkan transparansi nirlaba internal dengan memfasilitasi percakapan yang sehat seputar keuangan grup Anda. Perencanaan anggaran membantu mendukung penyelarasan staf dan memastikan anggota dewan nirlaba Anda mengetahui apa yang terjadi.
- Buat para donatur senang: Seorang donatur potensial tidak ingin memberi kepada organisasi yang sia-sia. Mereka ingin memastikan Anda membelanjakan dana Anda dengan bijak dan kontribusi mereka memberikan dampak. Sederhananya, memiliki rencana keuangan yang jelas membangun kepercayaan dengan penyandang dana Anda.
Pertahankan manfaat ini di garis depan pikiran Anda saat Anda membuat anggaran berikutnya. Ini juga dapat menjadi pengingat yang berguna bagi tim Anda jika mereka membutuhkan motivasi untuk berpartisipasi dalam proses perencanaan anggaran. Semakin banyak dukungan yang Anda dapatkan dari tim Anda, semakin baik prosesnya akan terungkap.
Proses penganggaran yang jelas juga membantu meningkatkan area lain di organisasi Anda, termasuk sistem akuntansi nirlaba dan manajemen audit nirlaba Anda.
4 Jenis Anggaran untuk Organisasi Nirlaba
Semua anggaran berputar di sekitar uang, tetapi anggaran yang berbeda melayani tujuan yang berbeda. Berikut adalah empat jenis anggaran yang paling umum digunakan oleh organisasi nirlaba.
- Anggaran operasional: Ini adalah salah satu jenis anggaran nirlaba yang paling umum, dan menampilkan proyeksi pendapatan dan biaya operasional tahunan Anda. Kemungkinan besar Anda akan mulai dengan anggaran yang diusulkan, lalu melacak pengeluaran aktual selama tahun fiskal.
- Anggaran modal: Anggaran ini terdiri dari angka keuangan yang terkait langsung dengan proyek jangka panjang, seperti kampanye pembangunan.
- Anggaran program atau proyek: Laporan ini memberikan ikhtisar pendapatan dan pengeluaran untuk proyek tertentu. Anda juga dapat membuat anggaran program ini untuk masing-masing departemen, seperti penggalangan dana atau pemasaran.
- Proyeksi arus kas: Anggaran ini memiliki proyeksi yang menjawab pertanyaan berapa banyak uang yang Anda miliki di bank pada waktu tertentu. Organisasi sering bersandar pada proyeksi ini untuk meramalkan aliran uang masuk dan keluar.
Apakah Anda memilih salah satu dari anggaran ini atau menggunakan kombinasinya, memahami keunikan masing-masing anggaran adalah langkah pertama.
Pendekatan Penganggaran: 3 Jenis untuk Dipertimbangkan
Selain berbagai jenis anggaran, ada juga pendekatan mendasar untuk penganggaran strategis. Ini adalah filosofi di balik cara organisasi memandang uang. Anda dapat menerapkan masing-masing ke berbagai jenis anggaran.
- Anggaran berbasis nol: Pendekatan ini melibatkan mulai dari awal pada awal tahun fiskal untuk menentukan prioritas Anda dan bagaimana Anda harus membelanjakan uang berdasarkan tujuan tersebut.
- Anggaran berbasis pendapatan: Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk memprediksi pendapatan Anda, lalu kembali ke pengeluaran yang Anda mampu dari jumlah tersebut. Lebih mudah bila Anda memiliki gagasan yang jelas tentang pendapatan Anda yang akan datang.
- Anggaran tambahan: Pendekatan ini melibatkan pembuatan anggaran menggunakan persentase kenaikan atau penurunan berdasarkan anggaran tahun sebelumnya. Ini didasarkan pada apa yang sudah Anda ketahui berfungsi dan membutuhkan waktu jauh lebih sedikit untuk membuatnya daripada memulai dari awal.
Tidak ada pendekatan yang “tepat” untuk penganggaran organisasi—Anda harus menemukan pendekatan yang paling sesuai untuk Anda. Yang paling penting adalah tetap konsisten setelah Anda memilih satu. Jika tidak, Anda tidak akan dapat membandingkan anggaran secara akurat dari periode ke periode.
Fitur Anggaran Nirlaba: Carilah 5 Hal Ini
Kami melihat beberapa anggaran organisasi, masing-masing dengan variasi dan elemen yang berbeda. Namun, banyak dari mereka memiliki beberapa fitur serupa. Ini adalah beberapa istilah paling umum yang akan Anda lihat muncul di anggaran.
- Pendapatan: Ini adalah uang yang masuk ke organisasi Anda. Bagi sebagian besar organisasi nirlaba, sumber pendapatan ini mengacu pada upaya penggalangan dana dari donasi, sponsor, dan hibah untuk organisasi nirlaba. Ini juga bisa berarti biaya keanggotaan dan penjualan tiket acara penggalangan dana.
- Pengeluaran: Ini mengacu pada hal-hal yang Anda habiskan dengan uang, yang merupakan berbagai biaya langsung yang paling sering mencakup gaji staf, perjalanan, pemasaran nirlaba, biaya program, ruang dan persediaan kantor, dan pengembangan profesional.
- Proyeksi vs aktual: Ini menjawab pertanyaan: "Apa yang Anda harapkan dibandingkan dengan apa yang terjadi?" Proyeksi adalah bagian penting dari proses penganggaran, dan Anda pasti ingin melihat seberapa dekat perkiraan pengeluaran Anda dengan hasil yang sebenarnya.
- Periode waktu: Ini memastikan anggaran Anda menyertakan periode yang sama untuk tujuan perbandingan—apakah Anda melacak triwulan terakhir atau ikhtisar tiga atau lima tahun. Tetapi pastikan untuk setidaknya mempertahankan anggaran tahunan yang melihat tahun fiskal terbaru.
- Sasaran: Ini menjawab pertanyaan: "Berapa angka pendapatan yang ingin Anda capai?" Pertahankan tujuan organisasi Anda di garis depan untuk mengingat apa tujuan Anda dan metrik apa yang harus diukur untuk memahami cara mencapainya.
Praktik Terbaik untuk Membuat Anggaran Nirlaba
Sekarang kita telah membahas mengapa Anda memerlukan anggaran dan seperti apa anggaran itu, mari kita bongkar beberapa praktik terbaik untuk mengoptimalkan anggaran Anda sebagai pimpinan organisasi nirlaba. Anda akan belajar dari dan meningkatkan proses ini melalui waktu dan upaya, tetapi semoga tips ini menghemat waktu dan kesalahan yang berpotensi merugikan Anda.
- Libatkan orang yang tepat: Dapatkan masukan staf, sukarelawan, dan dewan direksi Anda ke dalam proses pembuatan dan peninjauan anggaran untuk memastikan penerimaan.
- Selaras dengan tujuan Anda: Pastikan anggaran Anda sepadan dengan waktu Anda dengan membuat anggaran yang membantu Anda mencapai tujuan. Anggaran lembaga nonprofit Anda harus secara langsung mendukung tujuan organisasi dan rencana strategis Anda.
- Tetap akurat dan terbarui: Buat proses berkelanjutan yang membantu Anda melacak keakuratan angka-angka ini. Anggaran yang tidak akurat atau kedaluwarsa akan memberi Anda informasi yang salah, mengurangi manajemen keuangan yang tepat.
- Jangan tenggelam dalam detail: Pertahankan sebagian besar laporan anggaran pada tingkat tinggi untuk menghindari terjebak dalam gulma. Tim keuangan Anda akan peduli dengan seluk-beluknya, tetapi dewan Anda mungkin menginginkan ikhtisar.
- Pilih alat penganggaran yang tepat: Pilih perangkat lunak penganggaran yang membantu dan tidak terlalu rumit. Mengotomatiskan beberapa proses ini dengan teknologi akan membantu organisasi Anda tumbuh secara berkelanjutan dan menjaga angka tetap akurat. Ini bisa sesederhana memulai dengan Excel atau pindah ke perangkat lunak seperti QuickBooks atau FreshBooks. Alat-alat ini sering memiliki template penganggaran nirlaba untuk membantu Anda memulai.
Bersiaplah untuk Anggaran Lebih Baik
Penganggaran adalah bagian penting untuk menjaga organisasi Anda tetap pada jalur dan pelarut. Tanpa anggaran, Anda tidak akan memenuhi tujuan atau misi Anda. Manajemen keuangan ini adalah cara untuk meningkatkan kesehatan keuangan organisasi nirlaba Anda secara keseluruhan—walaupun tidak mudah, ada baiknya memperhatikan agar organisasi Anda tetap hidup dan berkembang.
Copy Editor:Ayanna Julien
Panduan Anda untuk Akuntansi Nirlaba