Menavigasi Akuntansi Nirlaba: Praktik dan Kiat Terbaik

Akuntansi mungkin bukan bagian paling glamor dari bisnis apa pun, termasuk organisasi nirlaba, tetapi akuntansi berperan penting dalam menjaga kelancaran organisasi Anda.

Dari kepatuhan hingga manajemen keuangan, akuntansi menyediakan sistem dan informasi yang diperlukan untuk menjaga agar keuangan organisasi nirlaba tetap terkendali.

Namun, memahami dan mengevaluasi data keuangan bisa terasa menakutkan saat memulai—tetapi tidak harus begitu. Panduan kami merinci bagaimana Anda dapat mengurus semua kebutuhan akuntansi Anda dan mempertahankan kesehatan keuangan nirlaba Anda untuk jangka panjang.

5 Cara Akuntansi Nirlaba Dibandingkan dengan Akuntansi Nirlaba

Bisnis nirlaba memiliki praktik akuntansi mapan yang mungkin sudah Anda ketahui. Ada banyak kesamaan antara proses ini dan pedoman yang harus diikuti organisasi nirlaba dalam akuntansi. Namun, ada juga beberapa perbedaan utama yang perlu diingat.

1. Pajak: Organisasi nirlaba yang disetujui memegang status bebas pajak dengan Internal Revenue Service (IRS), tidak seperti bisnis nirlaba yang harus membayar pajak penghasilan untuk karyawan.
2. Laporan keuangan: Alih-alih neraca yang disimpan oleh perusahaan nirlaba, organisasi nirlaba harus memelihara laporan posisi keuangan. Selain itu, organisasi nirlaba menyimpan laporan aktivitas daripada laporan laba rugi seperti bisnis nirlaba.
3. Ekuitas versus aset bersih : Ketika bisnis nirlaba memiliki surplus, uang itu masuk ke pemegang saham sebagai ekuitas. Dengan organisasi nirlaba, uang itu digunakan untuk aset bersih organisasi.
4. Tata kelola: Pemilik swasta (atau pemegang saham publik) biasanya menjalankan bisnis nirlaba. Dengan organisasi nirlaba, dewan direksi nirlaba sukarela mengawasi mereka. Hal ini berdampak pada struktur pelaporan dan akuntabilitas dalam akuntansi.
5. Pendapatan: Pendapatan untuk bisnis nirlaba berasal dari penjualan barang dan jasa. Dalam organisasi nirlaba, pendapatan ini terutama berasal dari penggalangan dana dan pengelolaan hibah.

Praktik Terbaik Akuntansi Nirlaba

Setiap nirlaba berbeda dan memerlukan pendekatan khusus untuk akuntansi. Namun, ada beberapa langkah dasar yang harus diikuti oleh semua badan amal di sektor nirlaba. Apakah seorang profesional berpengalaman atau baru memulai, berikut adalah beberapa saran untuk memanfaatkan akuntansi nirlaba secara maksimal.

1. Tetapkan Anggaran

Anggaran adalah cetak biru keuangan Anda. Di situlah Anda memasukkan pendapatan dan pengeluaran yang diantisipasi untuk tahun yang akan datang berdasarkan kinerja tahun sebelumnya. Ini membantu menginformasikan latihan perkiraan dan rencana pengeluaran tim Anda. Pastikan untuk merencanakan kontinjensi juga.

Pertahankan anggaran Anda sedekat mungkin. Luangkan waktu untuk meninjaunya setiap bulan untuk mengevaluasi kemajuan dan pivot Anda jika diperlukan. Anggaran operasional organisasi Anda harus berfungsi sebagai panduan Anda, tetapi juga penting bahwa setiap departemen memiliki anggaran operasional yang mendukung tujuan nirlaba Anda yang lebih besar.

2. Pilih Software Akuntansi

Alat digital yang tepat dapat membantu Anda melacak keuangan dengan lebih andal. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia, luangkan waktu untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan, pengalaman, dan anggaran unik Anda. Misalnya, QuickBooks dan FreshBooks adalah dua solusi akuntansi yang umum digunakan.

Sistem akuntansi nirlaba terbaik akan membantu Anda:

• Mengelola sistem penjurnalan
• Hubungkan ke rekening bank Anda
• Membuat dan mengelola anggaran
• Hitung arus kas Anda
• Menghasilkan pelaporan dan laporan keuangan

3. Membangun Tim Akuntansi

Setiap nirlaba harus memiliki seseorang yang bertanggung jawab atas keuangan organisasinya. Ini mungkin satu orang seperti chief financial officer, atau bisa jadi seluruh tim tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi Anda.

Anda tidak memerlukan akuntan publik bersertifikat (CPA) di tim Anda, tetapi itu pasti membantu. Yang paling penting adalah mempekerjakan seseorang yang memahami bahasa Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) dan mampu secara rutin membuat laporan keuangan yang akurat. Anggota dewan yang berpengalaman dalam akuntansi juga merupakan aset bagi tim Anda.

Mungkin bermanfaat untuk bermitra dengan akuntan nirlaba khusus atau kantor akuntan eksternal yang lebih besar untuk membantu rekonsiliasi dan audit. Objektivitas dan spesialisasi mereka dalam akuntansi akan menjadi bonus besar. Namun, karena ada banyak kantor akuntan, sebaiknya pilih salah satu yang memiliki nilai yang sama dengan Anda dan memiliki pengalaman dengan organisasi nirlaba.

4. Lacak Catatan Anda

Mudah-mudahan, Anda melacak semua transaksi keuangan nirlaba Anda, termasuk pengeluaran, faktur, dan kuitansi. Ini membantu memastikan catatan internal Anda cocok dengan neraca Anda, yang akan membuat audit nirlaba tahunan Anda jauh lebih mudah.

Yang terbaik adalah menyimpan catatan ini secara digital di perangkat lunak akuntansi Anda, namun menyimpan catatan kertas untuk jangka pendek sangat membantu untuk memverifikasi bahwa semuanya sudah benar. Pencatatan yang tepat sangat penting untuk akuntansi yang sehat dan mematuhi peraturan IRS dan nirlaba.

5. Rekonsiliasi Akun Anda Secara Rutin

Rekonsiliasi akun Anda berarti membandingkan laporan bank Anda dengan catatan akuntansi internal. Rekonsiliasi bank adalah praktik membandingkan catatan Anda dengan apa yang sebenarnya ada di rekening bank organisasi Anda untuk memastikan bahwa catatan ini cocok.

Proses ini membantu menangkap kesalahan dan ketidaksesuaian atau berpotensi menangkap penipuan jika ada aktivitas mencurigakan dalam organisasi Anda. Itu juga membuat Anda tidak ketinggalan dengan upaya pembukuan Anda.

Anda dapat merekonsiliasi banyak akun, termasuk arus kas (termasuk meninjau pembayaran ke dan dari organisasi Anda), piutang, hutang dagang, dan gaji staf. Semua akun ini sangat penting untuk pelaporan keuangan yang akurat di organisasi Anda.

6. Melakukan Audit Keuangan Tahunan

Audit adalah pemeriksaan formal atas catatan keuangan Anda, yang dapat mengungkap potensi masalah dan membuat Anda tetap patuh. Anda mungkin dapat melakukan audit secara internal atau mungkin harus menyewa perusahaan eksternal untuk menjalankan audit, tergantung pada ukuran dan anggaran Anda.

Ini bukan hanya pengawasan dari IRS tetapi praktik rutin yang sehat untuk memastikan pembukuan organisasi nirlaba Anda terpelihara dengan baik. Temuan dari audit tunggal ini dapat dimasukkan ke dalam laporan tahunan nirlaba Anda dan menyederhanakan penggalangan dana Anda.

Terminologi Akuntansi Nirlaba untuk Diketahui

Akuntansi bisa menjadi proses yang sangat teknis dan penuh jargon. Jadi memahami istilah kunci yang relevan adalah langkah penting menuju akuntansi nirlaba yang lebih baik. Berikut daftar beberapa frasa paling umum yang perlu Anda ketahui:

• Piutang usaha : Uang yang terhutang kepada organisasi, atau dalam contoh nirlaba, dana sumbangan.
• Hutang usaha : Jumlah yang terutang kepada orang lain untuk layanan atau barang yang diterima oleh organisasi nirlaba.
• Bagan rekening : Daftar rekening yang mengirim atau menerima uang. Ini biasanya terdaftar sebagai aset, kewajiban, aset bersih, pendapatan, dan beban.
• Arus kas : Bagaimana uang bergerak masuk dan keluar dari suatu organisasi, terutama berapa banyak uang tunai cair yang tersedia pada waktu tertentu. Ini biasanya dilaporkan pada laporan arus kas.
• Aset: Nilai apa pun yang dimiliki nirlaba Anda, termasuk uang tunai, barang, investasi, kekayaan intelektual, atau kekayaan fisik.
• Kewajiban : Jumlah utang organisasi Anda, termasuk utang apa pun.
• Depresiasi: Hilangnya nilai dari waktu ke waktu untuk aset yang dimiliki.
• Pernyataan aktivitas : Ringkasan pendapatan dan pengeluaran nirlaba Anda selama periode pelaporan. Ini mirip dengan laporan laba rugi nirlaba.
• Akuntansi dana : Bentuk akuntansi yang direkomendasikan untuk organisasi nirlaba karena memisahkan uang ke dalam akun terpisah untuk berbagai aktivitas, seperti pemrograman, pemasaran, admin, dan penggalangan dana.
• GAAP : Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum adalah standar akuntansi di Amerika Serikat.

Pertahankan Akuntansi Nirlaba Anda untuk Mengumpulkan Lebih Banyak untuk Misi Anda

Akuntansi yang tepat sangat penting untuk setiap organisasi di sektor nirlaba, terlepas dari misi atau ukurannya. Mengikuti prosedur akuntansi yang benar tidaklah sulit tetapi membutuhkan tim yang berpendidikan dan upaya yang terfokus untuk tetap berada di jalur yang benar.

Inilah salah satu alasan utama mengapa Classy memprioritaskan pelaporan yang kuat dan jelas dalam sistemnya. Memiliki akses ke laporan ini secara langsung di dalam platform donasi Anda membuat pengelolaan proses akuntansi internal Anda jauh lebih mudah.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk memahami praktik terbaik akuntansi nirlaba saat ini agar organisasi Anda tetap patuh dan berjalan lancar.