Daftar Periksa Orientasi Perekrutan Baru: Inilah Cara Memastikan Hubungan Berlanjut

Dengan perang yang sedang berlangsung untuk mendapatkan bakat, membuat kesan yang baik dengan daftar pekerjaan, proses wawancara, dan surat penawaran Anda saja tidak cukup. Anda memerlukan proses orientasi yang efisien dan ramah.

Orientasi adalah interaksi pertama karyawan baru dengan perusahaan dan menentukan pengalaman di masa depan. Namun, pengalaman orientasi yang positif lebih dari sekadar urusan administrasi dan pertemuan.

Idealnya, proses orientasi Anda harus memposisikan karyawan untuk sukses sejak interaksi pertama, menguraikan ekspektasi, menggambarkan budaya perusahaan, dan menciptakan komunikasi terbuka untuk umpan balik dan peningkatan.

Daftar periksa karyawan baru ini mencakup semua informasi yang perlu Anda ketahui untuk membantu hari, minggu, dan bulan pertama karyawan berjalan lancar.

Orientasi 5 C

Orientasi yang sukses melibatkan lima C:

• Kepatuhan: Beberapa diskusi pertama seputar kepatuhan harus menentukan cara karyawan memandang dan memahami peran mereka dalam perusahaan.
• Klarifikasi: Sampaikan dan komunikasikan ekspektasi seputar kinerja dengan jelas.
• Budaya: Budaya perusahaan sering kali dapat menjadi pembeda antara seorang karyawan yang menunjukkan loyalitas kepada perusahaan atau mencari peluang di tempat lain. Pastikan untuk menguraikan kebijakan tentang keselamatan, pelecehan di tempat kerja, dan penindasan.
• Koneksi: Bantu karyawan baru Anda membangun koneksi ke tempat kerja Anda untuk mendorong retensi.
• Check-in: Hubungi karyawan Anda di akhir hari pertama dan untuk periode yang dijadwalkan sepanjang periode perekrutan baru pada 30, 60, dan 90 hari.

Persiapan Sebelum Hari Pertama

Dikenal juga sebagai pre-boarding, persiapan hari pertama karyawan adalah bagian penting dalam menyambut mereka di perusahaan Anda dan memastikan semuanya berjalan lancar.

Anda harus memulai dengan surat selamat datang, yang mencakup ekspektasi seputar waktu dan manajemen waktu, apa yang dapat mereka harapkan pada hari pertama, dan informasi terkait lainnya yang mungkin mereka perlukan untuk bersiap memulai.

Aspek penting lainnya adalah mempersiapkan ruang kerja karyawan—baik fisik maupun virtual—sebelum hari pertama mereka. Misalnya, siapkan kantor atau bilik dan komputer karyawan Anda, atur akun dan login karyawan, dan pastikan semuanya berfungsi dengan baik sebelumnya.

Jika karyawan Anda bekerja dari jarak jauh, pastikan mereka memiliki peralatan yang diperlukan dengan waktu tunggu yang cukup untuk kedatangan dan pengaturan. Anda mungkin ingin memberikan gaji kerja jarak jauh untuk membantu mereka mendirikan kantor di rumah.

Dokumen Lengkap

Dokumen bisa menjadi bagian yang membosankan dalam proses orientasi, tapi itu penting. Kumpulkan semua dokumen yang diperlukan oleh karyawan baru, termasuk dokumen pajak, informasi penggajian atau login, berbagai kontrak atau perjanjian, perjanjian kerahasiaan, dan formulir karyawan lainnya yang mungkin mereka perlukan untuk membantu proses orientasi berjalan lancar.

Dokumen perekrutan baru Anda akan mencakup:

• I-9 untuk verifikasi identitas mereka dan hak atau kelayakan mereka untuk bekerja di AS
• W-4, arahan yang akan menunjukkan berapa banyak yang harus dipotong dari gaji karyawan baru untuk kepatuhan pajak federal
• Formulir pemotongan pajak negara bagian, yang diwajibkan di beberapa negara bagian
• Formulir setoran langsung untuk mengatur rincian perbankan untuk penggajian

Ini saat yang tepat untuk memberikan salinan fisik atau elektronik dari buku pegangan karyawan dan memberikan informasi tentang paket tunjangan mereka. Anda harus memiliki kontak bagi karyawan tersebut untuk mengajukan pertanyaan tentang tunjangan mereka.

Pengenalan Budaya Perusahaan

Proses orientasi membantu memperkenalkan karyawan baru pada lingkungan kerja baru dan memaparkan budaya perusahaan. Anda harus memberikan informasi tentang budaya, nilai, dan misi perusahaan. Ini bisa menjadi bagian dari paket selamat datang atau dalam dokumen digital yang mendidik tentang sejarah perusahaan, dinamika tim, dan lingkungan secara keseluruhan.

Tawarkan tur fisik ruangan tersebut dan tunjukkan kepada karyawan baru di mana letak ruang istirahat, toilet, ruang konferensi, dan tempat parkir. Penting untuk memperkenalkan karyawan baru kepada anggota tim dan rekan kerja dari departemen lain.

Jadwalkan Sesi Pelatihan

Jika Anda memiliki kursus orientasi wajib, pastikan karyawan baru memiliki akses ke kursus tersebut dan mengetahui kursus apa yang perlu diselesaikan—dan dalam jangka waktu berapa. Hal ini dapat mencakup pertemuan tatap muka dengan sumber daya manusia atau pelatihan keberagaman dan inklusi.

Jika ada pelatihan khusus untuk peran mereka, pastikan pelatihan tersebut dijadwalkan dan mencakup semua sistem dan alat yang mungkin dibutuhkan karyawan baru untuk melakukan pekerjaannya. Diskusikan alat khusus pekerjaan yang akan digunakan karyawan tersebut, dan jika perlu, tawarkan pelatihan untuk memberi mereka landasan yang kuat.

Tetapkan Harapan Kinerja

Menetapkan ekspektasi sejak awal adalah bagian penting dari kesuksesan karyawan baru Anda. Jadwalkan pertemuan tatap muka untuk menetapkan ekspektasi, membangun koneksi, dan membantu mereka bertransisi ke dalam peran mereka. Anda juga harus memberikan indikator kinerja utama (KPI) yang relevan untuk peran tersebut, seperti penjualan atau pendapatan yang dihasilkan.

Jika perusahaan Anda menggunakan pendampingan sejawat, perkenalkan karyawan baru Anda kepada “teman kerja” mereka di departemen yang dapat bertindak sebagai mentor selama beberapa minggu pertama mereka bekerja. Karyawan ini harus siap menjawab pertanyaan, kekhawatiran, dan memperkenalkan karyawan tersebut kepada orang lain di departemennya dan departemen terkait erat. Mereka bahkan mungkin membantu pelatihan.

Check-In Reguler

Karyawan baru akan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja barunya. Pastikan untuk menjadwalkan check-in rutin untuk menghubungi pangkalan dan melihat apakah mereka mendapatkan semua yang mereka butuhkan. Mereka harus merasa bebas untuk menyampaikan kekhawatiran atau masukan tentang tempat kerja, pelatihan mereka, tim manajemen atau mentor mereka, dan tantangan apa pun yang mereka alami dalam peran tersebut.

Idealnya, check-in Anda dilakukan setelah bulan pertama (30 hari), bulan kedua (60 hari), dan kuartal pertama (90 hari). Anda juga dapat menawarkan hadiah ulang tahun kerja kecil setelah pencapaian ini selesai atau setelah masa percobaan berakhir untuk menunjukkan penghargaan Anda.

Anda juga dapat mengumpulkan umpan balik dari kolega dan manajer untuk memberikan umpan balik kepada karyawan sebagai balasannya dan menyoroti kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan.

Memasukkan Mekanisme Umpan Balik

Setelah proses check-in awal, karyawan Anda akan memerlukan opsi untuk umpan balik berkelanjutan selama mereka berada di perusahaan Anda. Mekanisme umpan balik karyawan menyediakan sistem yang memungkinkan karyawan memberikan umpan balik kepada manajer mereka atau manajemen yang lebih tinggi.

Tergantung pada perusahaan Anda, mekanisme umpan balik dapat berupa survei sederhana, saluran untuk memberikan saran, pertemuan tatap muka yang berkelanjutan, atau sistem kompleks yang memungkinkan adanya umpan balik secara real-time. Bagaimanapun Anda memilih untuk menerima umpan balik karyawan, penting untuk memiliki cara bagi karyawan untuk mengomunikasikan pemikiran dan perasaan mereka.

Penghargaan Kinerja

Kebanyakan orang ingin unggul dalam posisi mereka, terutama dalam peran baru. Mengenali dan memberi penghargaan kepada karyawan Anda di awal proses orientasi dapat membantu mereka tetap termotivasi dan terlibat selama pelatihan dan saat mereka menghadapi tantangan baru.

Setelah karyawan tersebut merasa puas, umpan balik dan penghargaan harus dilanjutkan. Tinjauan kinerja secara rutin adalah cara yang baik untuk menghargai upaya karyawan dan membantu mereka meningkatkan kinerja di masa depan.

Dalam hal insentif, menawarkan hadiah dalam jumlah besar kepada karyawan dapat menunjukkan penghargaan atas dedikasi dan kerja keras karyawan Anda. Ini tidak perlu mahal. Gerakan sederhana seperti kartu hadiah ke restoran lokal, bioskop, atau pusat kebugaran dapat membuat perbedaan besar—terutama jika dilakukan secara personal.

Tawarkan Dukungan Berkelanjutan

Seperti halnya umpan balik, dukungan berkelanjutan untuk karyawan Anda tidak boleh berhenti setelah proses orientasi selesai. Anda ingin karyawan Anda tumbuh dan berhasil dalam peran baru mereka, dan memberikan masukan dan dukungan secara rutin akan memastikan bahwa mereka merasa nyaman untuk menyampaikan pertanyaan dan kekhawatiran kepada Anda, mencari peluang, dan memberikan masukan sebagai balasannya.

Idealnya, proses orientasi dapat mempersiapkan pertumbuhan jangka panjang dan berkelanjutan. Dukungan harus terus berlanjut setelah karyawan tersebut merasa nyaman dan mereka harus merasa nyaman untuk menemui manajer atau sumber daya manusia jika ada masalah.

Posisikan Karyawan Anda untuk Sukses dengan Daftar Periksa Orientasi

Orientasi dapat menjadi tantangan bagi perusahaan dan karyawan mana pun, terutama ketika tenaga kerja berpindah ke peluang kerja jarak jauh. Proses orientasi yang efisien dan konsisten dapat mempercepat pembelajaran di tempat kerja, mendapatkan talenta terbaik, dan menjalin hubungan profesional yang mendorong loyalitas dan retensi.