Metadata: Apa itu dan mengapa penting untuk mendokumentasikan retensi

Masalah pengelolaan dan penyimpanan dokumen ada dalam agenda setiap bisnis, besar atau kecil. Fakta bahwa dokumen-dokumen ini semakin digital (asli atau akhirnya digital) telah menyebabkan perusahaan menghadapi alat dan konsep baru yang tidak selalu mudah dipahami. Di atas segalanya, tidak selalu mudah untuk memahami pentingnya dan sentralitas elemen tertentu, yang membuatnya lebih sulit untuk memahami bagaimana menggunakannya secara efektif dan produktif, atau mengapa penting untuk memperhatikannya.

Topik yang akan kita bicarakan hari ini termasuk dalam deskripsi ini: metadata . Kami memproduksi dan menggunakan metadata setiap hari, kadang-kadang bahkan tanpa disadari, dan ini sangat penting untuk mendukung aktivitas yang kami lakukan sebagai bagian dari pekerjaan kami yang melibatkan produksi, penggunaan, dan konsultasi segala jenis dokumen.

Meskipun kata "metadata" mungkin mengingatkan sesuatu yang kabur dan abstrak, itu adalah sesuatu yang sangat konkret: tanpanya, kami tidak dapat membuat atau meneliti faktur, kami juga tidak dapat mengambil kembali kontrak yang kami tandatangani beberapa tahun lalu dan sekarang perlu berkonsultasi . Tanpa metadata, kami bahkan tidak dapat mengambil catatan yang mungkin diminta oleh otoritas pajak untuk kami tunjukkan.

Jadi, mari kita coba untuk mendapatkan kejelasan untuk mempelajari lebih lanjut tentang masalah ini.

Apa itu metadata?

Untuk menjelaskan apa itu metadata, kita akan mengacu pada salah satu definisi yang paling sering digunakan dan mungkin paling efektif: metadata adalah data yang menjelaskan data lain.

Ini berarti bahwa metadata menyediakan data dan informasi. Jika kita berbicara tentang dokumen elektronik, metadata memberikan informasi tentang dokumen-dokumen ini, membantu menggambarkan dan mengontekstualisasikannya, memperjelas fungsinya dan, jika perlu, hubungannya dengan dokumen lain.

Seringkali, metadata dapat diturunkan dari konten dokumen itu sendiri, di lain waktu itu berasal dari produksi dan penggunaan dokumen itu dan dapat dikaitkan dengan dokumen di lain waktu. Di lain waktu, ini digunakan untuk memberikan indikasi tentang bagaimana dokumen harus ditangani atau diproses. Metadata memiliki beberapa fungsi dan oleh karena itu umumnya dibagi menjadi beberapa kategori seperti:

• metadata deskriptif;
• metadata struktural
• metadata administrasi dan manajemen

Beberapa metadata mudah diidentifikasi dan sudah ditemukan dalam dokumen; lainnya dapat ditemukan di dokumen komputer mana pun, sementara jenis metadata lainnya khusus untuk jenis dokumen tertentu.

Informasi yang kami temukan di setiap dokumen mencakup, misalnya, tanggal yang ditempelkan pada dokumen, atau informasi tentang siapa yang membuatnya, apakah itu orang perseorangan, perusahaan, atau institusi. Subjek dokumen, yaitu deskripsi singkat tentang isinya, adalah metadata transversal yang digunakan dalam deskripsi setiap jenis dokumen.

Di sisi lain, jika kita berbicara tentang faktur atau dokumen fiskal lainnya, jenis metadata yang mendasar adalah nomor PPN.

Sebaliknya, untuk dokumen perawatan kesehatan, seperti laporan medis, akan berguna untuk menyertakan referensi yang menunjukkan fasilitas tempat tes diagnostik dilakukan, agar lebih mudah mengambil dokumen sesuai dengan kriteria pencarian ini, di antara metadata.

Singkatnya, setiap informasi yang terkandung di dalam atau terkait dengan dokumen dapat menjadi metadata , selama ia mampu berperan dalam siklus hidup dokumen ini: dalam pembuatannya, dalam pengelolaan dan pelestariannya, dan dalam pengambilannya dan selanjutnya menggunakan.

Mengapa metadata sangat penting

Sekarang kita telah memberikan beberapa contoh dan mengidentifikasi objek yang kita minati, mari kita coba memahami mengapa metadata itu penting.

Mengesampingkan ketentuan hukum, yang akan kita kembalikan sebentar lagi, fungsi pertama metadata adalah memungkinkan kita untuk mencari dan mengambil dokumen dari arsip komputer kita saat kita membutuhkannya.

Faktanya, ketika kita perlu mengambil dokumen dari arsip kita, kita perlu menggunakan kunci pencarian , jika kita tidak ingin menghabiskan hari-hari kita dengan menggulir daftar catatan yang tak ada habisnya. Kunci pencarian ini diwakili oleh metadata yang terkait dengan dokumen ketika dimasukkan dalam sistem manajemen atau dalam sistem pelestarian. Metadata ini, seperti tanggal, subjek, nomor dokumen, nomor PPN, dan sebagainya, adalah alat yang kami gunakan untuk mengambil dokumen yang tepat pada waktu yang tepat.

Metadata untuk pengelolaan dan pelestarian dokumen

Dalam praktiknya, kumpulan metadata yang menyertai dokumen, pertama dalam sistem manajemen dokumen dan kemudian dalam sistem pelestarian, disusun menurut kriteria dan standar yang tepat dan terkait dengan dokumen itu sendiri. Ini seperti informasi di belakang folder dokumen yang memungkinkan kita untuk memahami apakah kita akan menemukan dokumen yang kita cari di dalam folder itu atau tidak.

Meskipun sekumpulan metadata berpotensi terdiri dari berbagai macam informasi, ketika tujuannya adalah untuk memastikan pengelolaan dan pelestarian yang efektif sesuai dengan peraturan saat ini , kriteria dan standar yang tepat harus dipatuhi.

Seperti yang telah kami sebutkan, metadata dapat dibagi lagi menurut fungsinya.

Metadata deskriptif

Metadata deskriptif , karena mudah ditebak, bertujuan untuk menggambarkan dokumen atau objek digital yang terkait, untuk memudahkan pencarian dan pengambilannya . Informasi yang menentukan subjek dokumen adalah metadata deskriptif.

Metadata administratif dan manajemen

Metadata ini, di sisi lain, memberikan informasi tentang perawatan yang dokumen telah atau harus dikenakan, untuk memastikan pelestarian jangka panjang , integritas , dan keaslian dari waktu ke waktu. Metadata administratif dan manajemen dapat berupa metadata yang memberikan informasi tentang hak akses ke dokumen, atau metadata yang menunjukkan berapa lama dokumen harus disimpan.

Metadata struktural

Terakhir, metadata struktural memberikan informasi yang memungkinkan untuk menemukan dokumen dalam sistem pelestarian, untuk menentukan struktur internal dokumen, atau untuk mengidentifikasi hubungan dengan dokumen lain. Misalnya, metadata struktural memungkinkan dokumen untuk dihubungkan ke file komputer yang menjadi miliknya, sehingga dapat membangun hubungan yang stabil antara dua objek.

Peran regulasi sektor

Beberapa metadata, oleh karena itu, harus selalu ada, karena kehadirannya sangat diperlukan untuk mengambil dokumen; yang lain harus hadir karena mereka berfungsi sebagai jaminan integritas dokumen, dan yang lain karena mereka mengontekstualisasikan dokumen dan membantu menempatkannya dengan benar dalam kaitannya dengan dokumen lain.

Selain itu, metadata lain diwajibkan oleh peraturan, justru karena perannya yang sangat penting.

Pedoman AgID pada pembuatan, pengelolaan, dan pelestarian dokumen elektronik mengidentifikasi satu set yang tepat dari metadata minimum wajib yang harus dikaitkan dengan dokumen elektronik, dokumen administrasi elektronik, dan agregasi dokumen elektronik (seperti file elektronik, misalnya). Metadata wajib minimum harus ada setiap saat untuk memastikan penyimpanan yang sesuai dengan hukum.

Dalam beberapa kasus, ada peraturan industri khusus selain pedoman Agency for Digital Italy.

Ini adalah kasus dokumen dengan relevansi fiskal dan pajak, seperti faktur, dokumen transportasi, pesanan, dan register akuntansi. Dalam hal ini, beberapa norma, seperti DPR 600/72 dan Keputusan Menteri 17 Juni 2014, memberikan indikasi yang tepat tentang metode pengawetan untuk kategori dokumen ini dan juga pada metadata. DM 17 Juni 2014, dalam pasal 3 menetapkan bahwa, di antara metadata yang terkait dengan dokumen-dokumen khusus ini, nama dan nama keluarga, kode pajak denominasi, nomor PPN, tanggal, harus dimasukkan dalam dokumen itu sendiri. Ini karena informasi ini dan hubungan di antara mereka dianggap sangat diperlukan untuk memastikan pengambilan dokumen sehingga dapat direproduksi kepada pihak berwenang.

Ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan bagaimana peraturan industri sering campur tangan, memberikan indikasi tepat yang harus diingat ketika membahas pelestarian digital .

Dampak dari Pedoman AgID yang baru

Pemberlakuan Pedoman AgID baru-baru ini pada dokumen TI telah menyoroti masalah metadata .

Pedoman baru telah memodifikasi sistem metadata wajib minimum untuk dikaitkan dengan dokumen TI, yang hingga saat ini terbatas pada 6 metadata wajib. Standar baru sebenarnya menggandakan jumlah metadata minimum, yang mengharuskan informasi baru harus ditingkatkan; ini tidak selalu mudah untuk diidentifikasi untuk semua organisasi.

Perubahan besar-besaran ini telah memaksa perusahaan dan penyedia pelestarian khusus untuk melakukan peningkatan besar pada sistem mereka agar dapat menangani struktur baru.

Di luar metadata wajib minimum

Tentu saja, selain metadata minimum yang disyaratkan oleh berbagai peraturan, selalu mungkin untuk memasukkan informasi tambahan dalam kumpulan metadata kami, yang dapat berguna dalam konteks bisnis tertentu dan untuk mendukung penelitian, manajemen, atau fungsi struktural tambahan.

Pada saat yang sama, ketika kita ingin memperkaya kumpulan metadata dengan elemen tambahan, ada baiknya untuk mengikuti setidaknya beberapa kriteria dasar untuk menghindari proliferasi bidang di luar apa yang dibutuhkan dan komplikasi yang tidak perlu.

Pertama-tama, ada baiknya untuk mengidentifikasi fungsi yang kita perlukan untuk memastikan atau, misalnya, kunci pencarian yang paling sering kita gunakan untuk mengambil jenis dokumen tertentu, dan oleh karena itu, metadata apa yang kita butuhkan. Beberapa informasi ini mungkin sudah menjadi bagian dari kumpulan metadata minimum, seperti tanggal atau subjek; informasi lain, mungkin secara khusus terkait dengan konteks tertentu atau praktik bisnis yang mapan, mungkin tidak ada dan mungkin berguna untuk memasukkannya.

Namun, aturan "kurang lebih" sering berlaku: tidak ada gunanya menambahkan banyak informasi yang tidak akan pernah atau hampir tidak pernah kita gunakan untuk mencari dokumen tertentu; lebih baik fokus pada beberapa informasi yang bermakna. Struktur yang terlalu kaya dan kompleks, dalam jangka panjang, dapat menjadi sulit untuk dikelola dan dapat terbukti kontraproduktif, memperumit pekerjaan operator dan meningkatkan risiko kesalahan.

Terakhir, adalah baik untuk menetapkan "label" ke metadata yang ingin kita tambahkan, yaitu, sebutan yang membuat materi pelajaran segera jelas dan yang mengidentifikasi informasi yang kita harapkan dari metadata tersebut. Ini penting karena beberapa alasan.

Pertama, memfasilitasi kerja operator dan mengurangi risiko kesalahan konfigurasi atau kompilasi .

Kedua, saat kita memasuki dunia pelestarian digital , kejelasan sangat penting. Jika kami perlu memindahkan arsip kami dari satu penyedia layanan pelestarian ke yang lain, mungkin setelah beberapa tahun, penggunaan metadata yang tidak jelas dapat menyebabkan sejumlah masalah dan merusak tingkat interoperabilitas dan pemahaman indeks dalam paket pelestarian, membuatnya lebih sulit. untuk melakukan tugas.