Semarakkan Rapat Anda Dengan Perangkat Lunak Manajemen Rapat

Kita baru beberapa bulan memasuki tahun baru, dan saya sudah menyebutnya sebagai tahun otomatisasi.

Di antara ledakan ChatGPT teman terbaru kami dan perangkat lunak kecerdasan buatan yang lebih canggih, organisasi mencari cara untuk memotong biaya yang tidak perlu dan memaksimalkan waktu karyawan yang dialokasikan untuk pekerjaan mendalam. Dan masuk akal mengapa.

Kami mengoptimalkan alur kerja kami untuk mengatasi ketakutan akan resesi global dan fluktuasi permintaan pasar, terutama untuk perusahaan B2B. Tak satu pun dari kita yang buta terhadap PHK teknologi yang terjadi pada tahun 2022. Dan sekarang, kita akan melihat bagaimana bisnis dapat beradaptasi dengan sumber daya yang berkurang dan pasar yang bergeser, sambil memahami teknologi yang terus berkembang.

Singkatnya, lebih sedikit orang yang melakukan lebih banyak pekerjaan. Salah satu cara organisasi yang berpikiran maju akan beradaptasi adalah dengan bersandar pada persenjataan AI yang terus berkembang.

Dalam banyak kasus, alat otomasi tidak hanya menjadi barang mewah – tetapi juga kebutuhan. Saat terhubung dengan rekan satu tim, Anda akan melihat peralihan ke otomatisasi di semua industri, terutama dalam manajemen rapat.

Terhubung di dunia pasca-pandemi yang sebagian besar mengalihkan tenaga kerja ke pekerjaan global, jarak jauh, dan hybrid akan terus mengandalkan perangkat lunak konferensi video.

Apa yang digunakan bisnis bersama dengan alat konferensi global akan secara signifikan memengaruhi cara tenaga kerja menghemat waktu dan uang serta mengurangi stres sehari-hari. Dan salah satu area yang ingin dirampingkan organisasi lebih dari sebelumnya adalah rapat.

Rapat sudah menjadi topik yang diperdebatkan dengan hangat – apakah Anda menemukan nilai secara reguler untuk organisasi Anda atau akan bahagia tanpa pertemuan tatap muka lagi. Cintai mereka atau benci mereka, pertemuan akan tetap ada (mereka mungkin mulai terlihat sangat berbeda).

Pada tingkat dasar, rapat adalah tempat Anda terhubung, berkolaborasi, dan sering menyatukan beragam ide untuk mengembangkan solusi dan rencana inovatif. Apa yang terus diselesaikan oleh perangkat lunak manajemen rapat adalah cara membersihkan rapat yang ada – baik itu cara Anda mempersiapkan, menjalankan, atau menindaklanjuti.

Perangkat lunak manajemen rapat terus meningkat setiap tahun, dengan teknologi yang lebih cerdas, adopsi yang lebih luas, dan tenaga kerja jarak jauh global yang memerlukan persiapan dan ringkasan rapat yang lebih cepat. Tidak heran jika alat manajemen rapat digital akan menjadi tren besar yang harus diwaspadai. Mari kita periksa alasannya.

Rapat yang buruk merugikan bisnis miliaran

Biaya menjalankan rapat yang buruk sangat besar. Laporan State of Meetings tahun 2019 mengungkapkan bahwa rapat yang diselenggarakan dengan buruk merugikan organisasi sebesar $399 miliar di AS saja. Pada tahun yang sama, $73 miliar terbuang percuma di Jerman, $58 miliar di Inggris, dan $33 miliar di Swiss – semua karena pertemuan yang buruk.

Sangat mudah untuk menyebut rapat "buruk" sebagai mahal, tetapi di mana tepatnya rapat mencapai garis bawah organisasi? Terutama dalam biaya tenaga kerja – fenomena umum yang dikenal sebagai "meeting fatigue" dapat dikaitkan dengan pekerja yang membutuhkan waktu untuk pulih dari frustasi.

Dalam skenario terburuk, rapat yang berlangsung dan dijalankan dengan buruk dapat mengurangi produktivitas bisnis secara keseluruhan dan mengganggu karyawan, terutama mereka yang berada di posisi kepemimpinan yang dapat menghabiskan waktu hingga 23 jam seminggu dalam rapat, menyebabkan ketidakpuasan kerja yang dapat menyebabkan perputaran yang mahal.

Bagaimana perangkat lunak manajemen rapat memerangi rapat yang buruk

Anda tidak sendirian jika Anda pernah mengeluh tentang rapat yang sia-sia atau rapat yang berlangsung lama. Pergeseran menuju otomatisasi rapat melalui perangkat lunak rapat akan secara langsung memerangi keluhan rapat yang paling umum.

• Rapat terlalu lama dan tidak produktif. Keluhan ini adalah inti yang ingin dipecahkan oleh perangkat lunak pain meeting. Perangkat lunak manajemen rapat yang solid memantau waktu keseluruhan agenda, waktu setiap item agenda, dan waktu masing-masing pembicara.
  Mengenai produktivitas, perangkat lunak rapat dapat membantu produktivitas tim Anda dalam banyak cara. Paling tidak, alat manajemen rapat Anda memiliki cara langsung untuk merekam tugas dan keputusan dalam rapat serta menindaklanjuti item tindakan.
• Rapat tidak terorganisir dengan baik atau terencana dengan baik. Sebagian besar, jika tidak semua, perangkat lunak manajemen rapat memiliki beberapa pembuat agenda yang memungkinkan pembuatan template yang sederhana, kompleks, atau disesuaikan sehingga tim dapat menambahkan struktur dan rencana ke rapat mereka.
• Rapat tidak berorientasi pada tindakan dan tidak menghasilkan langkah selanjutnya yang jelas. Perangkat lunak rapat memangkas biaya melalui otomatisasi dengan menyimpan rekaman rapat Anda secara intuitif. Sangat mudah untuk mengakses ringkasan rapat atau menit bila diperlukan, yang membantu Anda memproses lebih lanjut informasi yang direkam.
• Rapat tidak inklusif dan tidak memungkinkan partisipasi yang setara. Inklusi di tempat kerja sangat penting, karena kurangnya keragaman dan inklusi dalam rapat dapat menyebabkan titik buta yang merugikan.

Perangkat lunak manajemen rapat menyediakan platform rapat virtual yang memastikan setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, terlepas dari lokasi fisik atau keadaan pribadi mereka. Ini mempromosikan inklusi dan meningkatkan produktivitas dengan meminimalkan waktu dan upaya yang dihabiskan untuk perjalanan dan penjadwalan.

Dengan fitur seperti papan tulis virtual, berbagi layar, dan kolaborasi waktu nyata, perangkat lunak manajemen rapat memungkinkan tim untuk bekerja bersama dengan mulus dan efisien, terlepas dari lokasi atau zona waktu mereka.

Lebih sedikit pekerjaan rapat biasa, lebih banyak waktu untuk menyusun strategi

Dari 182 manajer senior yang disurvei oleh Harvard Business Review, 64% mengatakan rapat mengorbankan pemikiran yang mendalam. Itu adalah statistik yang meresahkan bagi bisnis yang ingin terus beradaptasi melalui strategi jangka panjang yang mendalam.

Agar tetap kompetitif di pasar saat ini, perusahaan membutuhkan yang terbaik dan tercerdas yang berfokus pada item gambaran besar.

Tugas seperti menyusun agenda dari awal atau mengetik risalah rapat secara manual memakan waktu dan membuat karyawan frustrasi. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan di tempat kerja, perputaran, dan sumber daya yang terbuang percuma. Bukan hanya pekerjaan persiapan yang membosankan untuk rapat yang bisa menakutkan. Rapat yang buruk dapat menyebabkan sindrom pemulihan rapat, sehingga menyulitkan karyawan untuk pulih dari rapat dan bekerja secara efisien.

Rapat harus menghindari jebakan umum: mengotomatiskan tugas jika memungkinkan, menjaga rapat tetap pada jalurnya, dan tetap berpegang pada peserta yang relevan saja. Mengapa karyawan Anda menyusun agenda secara manual, meringkas catatan rapat, dan mengetik ulang item tindakan di lokasi digital kedua saat aplikasi manajemen rapat dapat melakukannya untuk Anda dalam hitungan detik?

Sumber: Karya seni oleh Ronnie Jensen

Perangkat lunak manajemen rapat memungkinkan rapat strategis dengan agenda tetap, jadwal tetap, topik terfokus, dan pembicara yang ditugaskan. Peserta tahu apa yang akan terjadi, sehingga mereka dapat mempersiapkan sebelumnya dan mempelajari agenda lebih dalam saat rapat berlangsung.

Rapat asinkron sudah terjadi, dan bisnis perlu beradaptasi

COVID-19 menunjukkan kepada kita bahwa pertemuan tatap muka tidak lagi diperlukan untuk kesuksesan organisasi. Bisnis yang berpikiran maju, banyak di antaranya memiliki pekerja yang mencakup zona waktu, telah beralih ke pekerjaan dan rapat yang tidak sinkron.

Namun, apa perbedaan rapat asinkron dengan obrolan Tim sederhana?

Dalam rapat asinkron, peserta menghabiskan sejumlah waktu tertentu untuk seluruh materi rapat, bukan tugas terbuka. Rapat asinkron yang dikelola dengan baik memiliki tujuan, agenda, tempat sentral bagi peserta untuk berbagi pemikiran, dan proses untuk mencatat risalah. Risalah rapat diselesaikan dan dikirim saat rapat selesai.

Menjalankan rapat seperti itu dengan bagian yang berbeda hanya dimungkinkan dengan perangkat lunak manajemen rapat untuk mendukung Anda.

Sumber: Velocity Global

Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen rapat?

Sejak dimulainya pertemuan (saya tidak yakin, saya tidak ada di sana, tapi saya pikir itu terjadi di gua prasejarah), ada tema pertemuan keluhan.

Beberapa keluhan rapat yang paling umum termasuk pembicara yang tumpang tindih, rapat yang panjang, tidak ada pembuatan agenda standar atau proses pembuatan catatan, tidak ada area terpusat untuk menyimpan catatan atau risalah rapat, dan satu orang yang memonopoli rapat. Itulah mengapa mencari solusi yang tepat untuk kecelakaan rapat umum ini sangat penting saat mempertimbangkan perangkat lunak manajemen rapat.

Saat Anda berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen rapat, Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari uang Anda. Berikut adalah fitur utama yang ada di daftar keinginan manajemen rapat Anda:

• Pembuat agenda; poin bonus jika banyak anggota tim dapat berkolaborasi dalam agenda
• Sistem otomatis untuk membuat dan mendistribusikan risalah rapat
• Pelacak waktu untuk item agenda dan pembicara
• Sistem untuk mengukur efektivitas rapat Anda dan mengumpulkan umpan balik rapat dari tim Anda
• Sebuah sistem untuk mengatur pembicara
• Sebuah sistem untuk secara otomatis merekam tugas dalam rapat
• Sebuah sistem untuk secara otomatis merekam keputusan dalam rapat
• Mekanisme pemungutan suara dalam rapat
• Integrasi dengan alat produktivitas lain yang dapat membantu pengelolaan tugas
• Penyimpanan bahan rapat terpusat
• Kemampuan untuk menyesuaikan dan menyusun agenda, risalah rapat, dan lainnya

Meskipun daftar ini tidak lengkap, ini merupakan titik awal yang baik saat berinvestasi dalam teknologi manajemen rapat.

Berapa banyak waktu dan uang yang dapat Anda hemat dengan perangkat lunak manajemen rapat?

Waktu dan uang yang dihemat menggunakan perangkat lunak manajemen rapat bergantung pada jenis rapat yang Anda jalankan, ukuran tim Anda, dan durasi rapat. Berikut adalah contoh untuk menghitung waktu dan uang yang dihabiskan untuk rapat.

Menurut kalkulator HBR, rapat selama satu jam dengan delapan karyawan yang menghasilkan 70rb setahun akan membebani organisasi Anda $392 per rapat. Bilas dan ulangi rapat itu beberapa kali dalam sebulan atau bahkan setiap minggu, dan Anda dapat melihat bagaimana rapat bertambah.

Biaya rapat adalah biaya hangus jika tidak ada struktur dan hasil nyata, dan pekerja Anda meninggalkan rapat dengan perasaan frustrasi dan lelah. Perangkat lunak manajemen rapat mengurangi masalah ini, menyelamatkan Anda dari kelelahan karyawan dan melemahkan produktivitas.

Tawaran kata perpisahan untuk pertemuan yang tidak produktif

Saat bisnis mencari otomatisasi untuk memangkas biaya dan merampingkan proses, tidak terkecuali ruang pertemuan. Dengan tren berkelanjutan menuju pekerjaan global, jarak jauh, dan hybrid, serta ketidakpastian pasar, perusahaan akan mengurangi biaya dan sumber daya sebisa mungkin.

Dengan salah satu kesalahan paling mahal yang dapat dilakukan bisnis menjadi rapat yang tidak produktif, perangkat lunak manajemen rapat yang menghasilkan hasil rapat yang lebih efisien dan dapat ditindaklanjuti akan menjadi tren yang tidak perlu dipikirkan lagi.

Bergabunglah dengan revolusi rapat yang telah teruji oleh waktu – jelajahi rahasia Skype dan caranya meningkatkan kolaborasi.