Manajemen Aset Media: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Manajemen aset media adalah kunci untuk membuat proyek dan kampanye pemasaran yang cepat dan efisien. Di dunia digital yang bergerak cepat ini, semakin penting untuk memproduksi dan merilis materi pemasaran secepat mungkin untuk mengikuti tren yang selalu berubah dan persaingan yang kuat.

Tapi itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Membuat jaminan pemasaran melibatkan penggunaan ratusan foto dan video dan menghasilkan lebih banyak grafik dan aset lainnya. Ini pada akhirnya akan menambah banyak file di sistem Anda yang harus Anda atur dan pelihara.

Dalam artikel ini, kami membahas tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mengelola semua aset media ini guna memastikan alur kerja yang paling efisien untuk semua orang di tim Anda.

Mari kita mulai.

Apa itu Manajemen Aset Media?

Manajemen aset media atau MAM mengacu pada proses menyimpan dan mengatur file multimedia dan perangkat lunak yang digunakan untuk itu. Perangkat lunak adalah instrumen yang menyediakan sistem terpusat dan andal untuk menyimpan ribuan aset.

Bisnis apa pun yang serius dalam pemasaran mengambil atau menggunakan lusinan—mungkin ratusan—foto dan video setiap hari. Artis juga membuat infografis, bagan, GIF, dan aset lain yang diperlukan untuk kampanye pemasaran di berbagai platform.

Tanpa sistem manajemen yang tepat, tidak mungkin memburu file tertentu untuk kampanye tertentu.

Perusahaan juga membutuhkan aset ini untuk penggunaan internal, untuk hal-hal seperti presentasi dan promosi internal. Mereka sangat penting untuk referensi di masa mendatang dan tidak boleh dihapus.

Ini bukan hanya masalah organisasi. Aset pemasaran terakumulasi selama bertahun-tahun, dan Anda memerlukan infrastruktur terbaik untuk penyimpanan.

Mengapa Manajemen Aset Media Diperlukan?

MAM mencapai tiga tujuan sederhana yang penting dalam membuat kampanye pemasaran dan presentasi kerja:

Kolaborasi Mudah

Setiap organisasi membutuhkan sistem terpusat untuk menyimpan dan mengakses file bersama. Bahkan mereka yang berada di divisi yang berbeda dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan untuk proyek tertentu.

Kesederhanaan sistem terpusat memupuk kolaborasi yang mudah di antara tim dan memastikan produktivitas secara keseluruhan.

Perputaran Keluaran yang Cepat

Karena semua file penting disimpan dalam satu sistem pusat, pengambilannya cepat. Akibatnya, karyawan dapat mengerjakan proyek mereka kapan pun mereka membutuhkannya. Ini menciptakan efek domino dalam organisasi.

Misalnya, perusahaan mengadakan konser penggalangan dana. Perlu membangkitkan minat dalam acara untuk sponsor dan kehadiran. Ini berarti beriklan dalam industri mereka dan audiens target mereka. Materi pemasaran harus dibuat dan dipublikasikan sesegera mungkin karena mereka akan membantu mengumpulkan sponsor sambil memeriahkan acara untuk para peserta.

Membuat kampanye pemasaran yang efektif di berbagai platform memerlukan berbagai aset: gambar, video, grafik, ilustrasi, dan lainnya. Setelah materi ini dikembangkan dan dirilis, departemen lain dapat mulai mengirimkan surat sponsor. Saat sponsor bergabung, aset promosi dapat dibuat untuk mereka.

Manajemen aset media memastikan setiap langkah dari proses yang kompleks ini tetap lancar dan efisien. Setiap orang di setiap departemen memiliki semua aset yang mereka butuhkan untuk kelancaran alur kerja. Ini sangat menghemat waktu dan tenaga. Ini akan membantu Anda memenuhi semua tenggat waktu Anda juga.

Menyimpan uang

Karena Anda dapat menyimpan semua file yang terakumulasi selama bertahun-tahun, tidak perlu membeli atau membeli kembali aset. Dan jika ada gambar atau video yang bukan milik Anda, Anda dapat dengan mudah melacak pemiliknya melalui sistem terpusat.

Kasus Penggunaan Utama untuk Manajemen Aset Media

Ada banyak kegunaan penting untuk manajemen aset media. Masing-masing penting untuk efisiensi organisasi:

Sistem Penyimpanan Terpusat

Dengan perangkat lunak manajemen aset media, Anda memelihara perpustakaan Anda sendiri yang dapat diakses oleh semua anggota tim dari mana saja. Jadi, jika Anda memiliki pekerja atau kantor jarak jauh di seluruh dunia, memiliki repositori terpusat dari semua aset adalah suatu keharusan.

Kemudahan akses juga menghilangkan duplikasi dalam hal akuisisi aset.

Dapat ditemukan

Melalui kata kunci yang relevan dan sistem yang dikategorikan, semua anggota tim dapat dengan mudah mencari dan mengakses apa yang mereka butuhkan untuk proyek mereka.

Membagikan

Beberapa organisasi masih berbagi file multimedia melalui email atau aplikasi transfer file online. Sayangnya, platform ini memiliki batasan keras yang tidak dapat menampung aset besar untuk materi pemasaran berkualitas tinggi. Mereka terpaksa mengurangi resolusi gambar, yang tidak ideal. Video perlu dipotong dan dikirim dalam potongan-potongan kecil, yang menghabiskan banyak waktu dan energi.

Manajemen aset media berbasis cloud berarti Anda dapat berbagi file besar dengan siapa pun di tim Anda, di mana pun mereka berada.

Mengedit

Akses ke hak istimewa pengeditan dapat dibatasi untuk anggota tim tertentu.

Distribusi

Manajemen aset media merampingkan distribusi keluaran untuk menghemat waktu dan tenaga. Ini memaksimalkan sumber daya dan meningkatkan produktivitas.

Keamanan

Akses terkontrol ke aset organisasi Anda sangat penting untuk menjaga keamanan. Anda dapat menerapkan sistem untuk memastikan bahwa hanya mereka yang diberi akses yang dapat mengakses file tertentu.

Manajemen atau pemimpin tim akan memiliki kendali atas siapa yang dapat mengakses file tertentu dan kapan.

Pengelolaan

Semuanya bermuara pada manajemen file untuk memastikan produktivitas dan efisiensi di semua tingkatan.

Apa Bedanya MAM dan DAM?

Manajemen aset media sering digunakan secara bergantian dengan manajemen aset digital atau DAM. Ada alasannya—perbedaan antara kedua proses manajemen ini cukup kabur.

Lebih mudah membedakan keduanya ketika MAM digunakan hanya untuk aset audio dan video. Namun, selama bertahun-tahun, foto dan infografis menjadi sangat penting untuk membuat video. Jadi, MAM kini meliput berbagai jenis media.

DAM pada dasarnya adalah proses mengelola media kaya, yang mengacu pada aset fungsional dan interaktif. Ini juga melibatkan pengorganisasian foto, video, musik, dan multimedia lainnya. Ini juga digunakan untuk menyimpan dan mengarsipkan podcast. Setiap input dalam sistem DAM mencakup metadata atau deskripsi aset yang terperinci dan dengan jelas menguraikan kepemilikan dan hak akses.

Perangkat lunak DAM sangat penting di kalangan pemasar dan pengiklan karena basis datanya juga berisi proyek lengkap. Aset pemasaran yang disimpan dalam database DAM dapat digunakan kembali untuk usaha lain.

Untuk lebih memahami perbedaannya, perlu dicatat bahwa sistem MAM adalah sistem DAM, tetapi tidak semua sistem DAM adalah sistem MAM. MAM umumnya berfokus pada audio dan video. Anda dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi untuk membuat aset audio dan video yang ideal untuk siaran.

DAM tidak memiliki banyak kemampuan dalam output audio dan video. Namun, ia memiliki pendekatan yang lebih fleksibel karena menyimpan dan mengelola lebih banyak agunan, khususnya merek dan materi pemasaran.

Mana yang Tepat untuk Anda? DAM atau MAM?

Keduanya adalah sistem yang efisien dan berguna untuk manajemen aset. Anda harus memeriksa kebutuhan Anda sebagai sebuah organisasi untuk memilih mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

DAM sangat bagus untuk organisasi yang berpusat pada pemasaran. Selain mengelola jaminan pemasaran dan periklanan, Anda dapat memanfaatkan metadata khusus. Ini juga memiliki kapasitas yang sangat baik untuk pelacakan riwayat dan kontrol versi aset multimedia, yang dapat dengan mudah dimanipulasi ke dalam bentuk lain.

Untuk perusahaan dengan penggunaan audio dan video yang berat, MAM adalah proses yang ideal. Ini adalah alat yang sangat baik untuk menyimpan dan mengelola file format besar agar mudah diakses. MAM juga memiliki alur kerja yang fantastis untuk pembuatan video.

Fitur Terbaik Perangkat Lunak MAM

Jika ada permintaan tinggi untuk keluaran audio dan video format besar dari organisasi Anda, MAM adalah proses dan perangkat lunak yang tepat untuk Anda. Namun, tidak semua perangkat lunak MAM dibuat sama—beberapa di antaranya lebih baik dari yang lain.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih sistem MAM yang tepat untuk organisasi Anda:

Kustomisasi

Penyesuaian perangkat lunak sangat penting karena Anda harus memiliki semua yang Anda butuhkan untuk sistem manajemen aset yang tahan lama. Anda harus dapat memilih fitur yang paling sesuai yang akan merampingkan alur kerja organisasi Anda dari atas ke bawah.

Akses terkontrol juga penting, jadi Anda harus memiliki kemampuan untuk membuat akses internal dan eksternal untuk file melalui sistem berbagi yang disesuaikan.

Skalabilitas

Anda tidak ingin membeli perangkat lunak manajemen aset media jenis baru setiap kali organisasi berkembang. Sistem harus dapat tumbuh bersama bisnis Anda. Awasi jumlah orang yang diizinkan mengakses sistem pada waktu tertentu.

Harga

Periksa harga perangkat lunak manajemen aset media di pasaran dan pilih salah satu yang memberikan nilai terbaik untuk uang. Semua fungsi dan kemampuan harus membuat harga sepadan.

Dukungan Pelanggan

Sistem manajemen Anda harus memiliki tim dukungan pelanggan yang tersedia untuk menjawab pertanyaan atau membantu dalam proses instalasi. Meskipun dukungan pelanggan 24/7 luar biasa, bantuan setidaknya harus tersedia selama jam kerja.

Kesimpulan

Manajemen aset media dapat membuat banyak perbedaan bagi organisasi yang menggunakan ribuan file audio dan video dalam volume tinggi. Perangkat lunak ini membuat perpustakaan terpusat untuk menyimpan, mengelola, berbagi, dan mengarsipkan aset multimedia untuk digunakan semua orang. Siapa pun yang memiliki otoritas dapat mengakses dan mengedit file, merampingkan seluruh proses.

Jika perusahaan Anda ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam alur kerja Anda, menggabungkan MAM atau DAM mungkin merupakan tambahan yang bermanfaat untuk MarTech Stack Anda.

Mencari lebih banyak cara untuk menjadi efisien dengan pemasaran Anda? Ikuti tur Mediatool untuk melihat bagaimana Anda dapat merencanakan, mengukur, mengevaluasi, dan meningkatkan kampanye pemasaran Anda, semuanya dari satu platform terpadu.