Mengaudit Platform Otomasi Pemasaran Anda: Peta Jalan

Platform otomatisasi pemasaran (MAP), seperti HubSpot , seharusnya membuat hidup Anda lebih mudah dan memungkinkan Anda untuk memfokuskan waktu dan perhatian Anda pada hal-hal lain yang lebih mendesak. Namun, jika tidak ada pengawasan yang tepat pada aset yang Anda buat dalam MAP Anda, mereka dapat dengan mudah memiliki efek sebaliknya. Apa yang dulunya merupakan kontributor positif untuk proses pemasaran, penjualan, dan layanan Anda sekarang menjadi penghalang utama untuk mengelola dan melaksanakan inisiatif Anda — membutuhkan tebakan dan berjam-jam memilah-milah aset lama hanya untuk menyelesaikan tugas yang paling sederhana.

Jika hal di atas terdengar seperti kami baru saja menggambarkan hari Anda, Anda tidak sendirian. Jika Anda membiarkan MAP Anda mencapai titik ini, mungkin ini saatnya untuk mundur selangkah dan melakukan sesuatu yang tidak disukai siapa pun, tetapi diperlukan untuk kesehatan bisnis Anda dan, yang lebih penting, kewarasan Anda — audit portal.

Meskipun semua MAP tidak sama, ada beberapa pedoman umum yang selalu kami sarankan untuk diikuti saat mengerjakan proyek ini. Aspek kunci dan sering diabaikan dari memiliki MAP adalah memiliki satu atau dua pemangku kepentingan/pejuang internal yang dapat menjadi sumber kebenaran untuk protokol perusahaan atau praktik terbaik dalam MAP, terutama ketika konsultan luar datang untuk mengaudit dan mengoptimalkan platform. .

Izin

Sebelum melakukan apa pun, kami sarankan Anda melihat izin pengguna dalam MAP Anda. Ini sering menjadi sumber utama ketidakkonsistenan dalam platform karena orang yang berbeda memiliki ide yang berbeda tentang bagaimana segala sesuatunya harus bekerja dan beroperasi dari perspektif dan inisiatif peran mereka sendiri.

Untuk mengelola ini, wawancarai setiap departemen atau pengguna dan tentukan akses apa yang mereka butuhkan dan tingkat akses apa yang dibutuhkan. Atur ulang dan dokumentasikan izin tersebut sehingga semua orang di organisasi Anda tahu siapa yang memiliki akses ke apa dan mengapa. Mengambil pendekatan ini akan membantu meringankan perasaan sulit tentang mengapa pengacakan izin terjadi dan memberi semua orang pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang harus mereka tuju ketika mereka membutuhkan sesuatu yang spesifik untuk dicapai. Sebagai aturan umum, izin tingkat admin (Admin Super di HubSpot) harus dicadangkan untuk grup pengguna tertentu, jika bukan satu orang.

Konvensi Penamaan

Sekarang setelah izin dikuadratkan, saatnya untuk membuat pengguna tersebut berada di halaman yang sama dengan struktur konvensi penamaan MAP. Sebelum benar-benar menyentuh salah satu aset di portal, penting untuk memutuskan bagaimana Anda mengklasifikasikan aset yang berbeda, bagaimana mereka akan diikat bersama, dan detail apa yang harus diungkapkan pada tingkat tinggi. Apa yang ditetapkan dan diputuskan di sini akan memberikan keajaiban bagi kegunaan MAP di masa mendatang dan memungkinkan Anda untuk menavigasi dan melaporkan secara efektif aset yang Anda buat dan kelola dalam platform.

Meskipun tidak ada struktur konvensi penamaan khusus yang kami sarankan, Anda harus mempertimbangkan hal-hal seperti kampanye yang Anda jalankan, waktu kampanye tersebut, dan koneksi pihak ketiga yang mungkin Anda miliki dengan MAP Anda.

Penting juga untuk dicatat bahwa ini harus menjadi diskusi dengan pengguna yang sama dengan yang Anda kelola izinnya. Berikan titik awal berdasarkan pengetahuan tingkat ahli Anda tentang MAP, tetapi sesuaikan dengan pengguna yang membangun/bekerja dalam MAP setiap hari. Di akhir proses, Anda harus memiliki dokumen yang dapat Anda bagikan dengan tim Anda yang secara jelas menentukan konvensi penamaan untuk digunakan dalam skenario aset yang berbeda. Jangan takut untuk memperbarui seiring perkembangan bisnis Anda, dan pastikan untuk mengomunikasikan pembaruan/perubahan tersebut ke seluruh tim Anda.

Pada titik ini dalam proyek, Anda telah meletakkan dasar untuk pekerjaan sebenarnya yang akan dimulai dalam MAP. Anda tahu siapa yang dapat mengedit/membuat aset tertentu dan menentukan struktur yang ingin Anda terapkan. Pada akhirnya, MAP dimaksudkan untuk mempromosikan, menjual ke dan/atau melayani kontak di database Anda. Untuk alasan itu, kami sarankan untuk mulai dengan memahami bagaimana kontak tersebut masuk ke database Anda sehingga Anda dapat mengikuti jejak breadcrumb dari pembuatan hingga proses akhirnya mereka berakhir dan kemudian mengoptimalkannya di sepanjang jalan.

Formulir dan Halaman Arahan

Saat memeriksa formulir saat ini di MAP Anda, cari redundansi atau formulir yang tidak lagi digunakan. Bersandar pada statistik seperti kapan formulir terakhir dikirim, berapa banyak tampilan yang dimiliki formulir, dan kapan formulir dibuat/terakhir diperbarui untuk menentukan apakah formulir masih aktif.

Saat melihat-lihat formulir Anda, dokumentasikan halaman arahan mana yang dilampirkan — dapatkah halaman tersebut diarsipkan/dialihkan atau apakah halaman tersebut masih digunakan/dibutuhkan? Setelah selesai, lihat untuk mengkonsolidasikan struktur formulir Anda. Manfaatkan pola pikir corong untuk menyelaraskan konten/pengiriman ke dalam ember untuk membantu pemeliharaan portal dan proses backend.

Tujuannya bukan untuk memiliki satu formulir master, melainkan pengelompokan yang lebih mudah dikelola (misalnya jika Anda menjalankan webinar, apakah Anda membuat formulir baru setiap kali? Jika ya, pertimbangkan untuk memiliki formulir webinar master). Ingatlah untuk menggunakan konvensi penamaan yang telah Anda putuskan sebelumnya dalam proses juga.

Titik Masuk Basis Data Lainnya

Bagaimana lagi kontak masuk ke database Anda? Apakah ada integrasi (seperti Salesforce ) yang perlu diperhitungkan? Jika ya, Anda perlu mendokumentasikan dan menilai kembali integrasi dan memastikan pemetaan dan pengaturan sesuai dengan konvensi penamaan baru dan proses segmentasi basis data. Apakah sering ada impor yang dilakukan oleh pengguna? Jika ya, periksa beberapa impor dan pastikan kebersihan data yang tepat dilakukan sebelum mengimpor — apakah ada kolom yang tepat? Apakah pengguna membuat bidang ganda? Jika ya, penguncian izin lebih mungkin dilakukan, atau pertimbangkan untuk menyediakan template/dokumen proses impor kepada pengguna untuk membantu menstandardisasi tindakan pengimporan mereka.

Namun kontak masuk ke database Anda, Anda sekarang harus memiliki semua bidang, daftar, halaman, dan formulir yang diperlukan di depan Anda pada fase audit ini. Sekarang saatnya untuk mendobrak tombol hapus untuk menyingkirkan properti yang tidak perlu (pastikan untuk mengkonsolidasikan dalam situasi duplikasi), daftar, piringan hitam, dan formulir. Jika Anda ragu untuk menghapus secara langsung, gunakan struktur folder untuk mengarsipkan aset yang tidak dibutuhkan agar tidak terlihat dan hilang dari pikiran, tetapi juga memiliki kemampuan untuk merujuk kembali di kemudian hari jika diperlukan.

Pada tahap kedua audit, Anda akan melihat apa yang terjadi pada kontak setelah dibuat. Sekali lagi, karena kesehatan database dan pengalaman kontak Anda harus menjadi inti dari strategi MAP Anda, melihatnya dari perspektif perjalanan kontak membantu Anda memprioritaskan dan membuat keputusan tentang aset yang membentuk perjalanan itu.

Proses Promosi/Otomasi

Anda mungkin akan menemukan otomatisasi pesan dan pengasuhan di bagian formulir audit Anda (dan Anda bahkan mungkin ingin mempertimbangkannya pada saat itu juga) tetapi sekarang Anda ingin melihat otomatisasi yang mengirimkan pesan ke kontak Anda. Tindakan yang dapat Anda pilih untuk dilakukan dalam tahap ini mungkin:

• Memastikan kriteria awal akurat (mis. Karena Anda telah menggabungkan formulir, apakah sekarang Anda perlu merujuk nama halaman juga?)
• Memastikan email yang disertakan dalam otomatisasi selaras dengan suara dan merek Anda saat ini karena ini bisa jadi berasal dari tahun lalu
• Memastikan tujuan alur kerja selaras dengan struktur dan database baru Anda
• Menghapus atau mengarsipkan otomatisasi yang sekarang sudah usang
• Menerapkan kembali konvensi penamaan agar sesuai dengan formulir dan daftar yang mungkin mendorong pendaftaran mereka

Proses Operasional/Otomasi

Kami memisahkan operasional dari otomatisasi promosi hanya untuk menunjukkan fakta bahwa perhatian utama Anda seharusnya adalah tentang pengalaman kontak di database Anda — yang lainnya harus sekunder.

Sekarang setelah Anda mengatur perpesanan langsung di atas, saatnya untuk mengalihkan perhatian ke salah satu keuntungan terbesar dari MAP, database, dan alur operasional yang membantu Anda mengotomatiskan tugas/pemberitahuan dan menstandardisasi/membersihkan data Anda.

Di sini, Anda akan mempertimbangkan banyak hal yang Anda perhitungkan dengan alur promosi, tetapi juga memperhatikan hal-hal seperti:

• Tahapan siklus hidup dan kapan/bagaimana mereka disetel
• Skor memimpin
• Strategi kebersihan basis data
• Notifikasi internal apa yang sedang dimainkan dan apakah ada celah yang harus diisi?

Dengan proses promosi dan operasional, pendokumentasian sangat penting untuk kegunaan MAP Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan alat seperti Lucidchart untuk menyatukan seluruh perjalanan kontak Anda untuk memastikan Anda tidak membiarkan prospek yang baik mati, dipromosikan secara berlebihan atau mendapatkan pesan yang salah. Demikian juga, mendokumentasikan akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan memangkas untuk menjaga sistem Anda berjalan dengan cara yang optimal dan menekan biaya, baik dalam hal jam yang dihabiskan, serta menjaga Anda di bawah sistem atau batasan langganan yang mungkin Anda miliki.

MAP setiap perusahaan berbeda, dan itu berarti setiap audit juga akan berbeda. Praktik yang diuraikan di sini adalah peta jalan awal yang solid untuk memastikan Anda mencapai area besar, tetapi pastikan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan dan prioritas spesifik Anda. Selain itu, perlu diingat bahwa Platform Otomasi Pemasaran lebih dari sekadar area yang disebutkan di atas; audit Anda mungkin juga meluas ke area/alat lain. Bahkan, itu mungkin.

Sebagai saran terakhir, jika MAP Anda menjadi tidak dapat dikelola, pertimbangkan untuk mengontrak mitra seperti Kuno Creative untuk membantu mengurai segala kekusutan digital dan mengembalikan platform Anda ke jalurnya. Bersandar pada pengalaman yang dikumpulkan di berbagai platform dan industri adalah peningkatan level yang tak ternilai bagi pengetahuan dan keahlian tim Anda dan dapat mempercepat linimasa Anda ke platform zen!

Siap terhubung? Jadwalkan konsultasi di mana kami dapat mendiskusikan kebutuhan pemasaran Anda.