Mengelola Karyawan Berbasis Lapangan: 8 Praktik Terbaik dan Alat untuk Meningkatkan Kinerja

"Bisakah Anda mendengar saya sekarang?"

“Penerimaan berombak!”

"Bisakah kamu melihat layarku?"

Anda pernah mendengar (atau mengatakan) hal-hal tersebut setidaknya sekali atau dua kali sebelumnya, terutama jika Anda pernah bekerja dari rumah atau di kantor non-tradisional. Itu hanya beberapa tantangan unik yang datang dengan mengelola tim berbasis lapangan dan kinerja mereka.

Berada di luar pandangan dan jauh dari lingkungan kantor tradisional dapat mempersulit manajer untuk tetap di atas tugas, memantau kemajuan, dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Dengan alat yang tepat dan praktik terbaik, manajer dapat secara efektif mengelola karyawan berbasis lapangan dan memastikan kinerja mereka memenuhi standar.

Dari komunikasi yang efektif hingga perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif, praktik dan alat terbaik ini akan memberi manajer wawasan tentang alur kerja tim lapangan mereka dan memungkinkan mereka mengidentifikasi area perbaikan. Dengan menyiapkan dan menerapkan strategi ini, manajer dapat memastikan karyawan berbasis lapangan mereka produktif, efisien, dan memenuhi tujuan mereka.

Artikel ini membahas delapan praktik terbaik dan alat untuk mengelola karyawan berbasis lapangan yang dapat membantu meningkatkan kinerja. Ayo selami!

1. Sediakan Saluran Komunikasi yang Jelas

"Kami tidak bisa mendengarmu!"

Bukan itu yang ingin kami dengar dalam rapat tim mana pun. Kami juga tidak ingin mengalami komunikasi yang buruk secara umum.

Salah satu praktik terbaik yang paling penting untuk mengelola karyawan berbasis lapangan adalah menyediakan saluran komunikasi yang jelas. Tetap di atas tugas dan memantau kemajuan saat mereka berada di lapangan bisa menjadi tantangan tanpa kontak reguler dan umpan balik.

Untuk memastikan tim lapangan Anda memiliki sumber daya dan panduan yang mereka butuhkan, pastikan Anda memiliki saluran komunikasi yang tersedia. Ini dapat mencakup check-in reguler, aplikasi obrolan grup, atau bahkan portal intranet tempat karyawan Anda dapat mengakses sumber daya dan berkolaborasi. Tapi tentu saja, pastikan Anda mengembangkan keterampilan komunikasi yang efektif atau semuanya sia-sia pada akhirnya.

Cara yang andal untuk berkomunikasi akan membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dan tugas diselesaikan dengan segera. Ini juga membantu memastikan bahwa setiap masalah atau masalah dapat diatasi tepat waktu.

2. Tetapkan Sasaran dan Standar Kinerja

“Telepon ini bisa jadi email.”

Namun tantangan lain dalam bekerja di pekerjaan berbasis lapangan.

Dengan serangkaian tujuan dan standar yang jelas, mengukur kemajuan atau memastikan pekerjaan selesai tepat waktu dapat menjadi mudah (dan Anda tidak perlu terus menelepon). Selain itu, tujuan yang jelas berarti arah yang jelas, misalnya: jika Anda berkecimpung di bidang pemasaran jarak jauh, maka belajar mengatasi keberatan penjualan akan menjadi sangat penting.

Terakhir, pastikan Anda mengatur check-in reguler dan ulasan kinerja sehingga Anda dapat memantau kemajuan dan memberikan umpan balik selama proses berlangsung. Indikator kinerja utama (KPI) dapat membantu Anda mengukur kemajuan dan mengevaluasi kinerja karyawan, jadi cobalah!

3. Pantau Kemajuan dan Sesuaikan Strategi Dengan Sesuai

“Apakah kamu bekerja hari ini? Aku tidak bisa menghubungimu.”

Ya. Kita semua memiliki banyak karyawan yang tidak merespons secara online. Tapi tetap di atas kemajuan karyawan berbasis lapangan Anda dan menyesuaikan strategi yang sesuai dapat membantu.

Dengan memantau kinerja, Anda dapat mengidentifikasi area peningkatan dan memberikan umpan balik seperlunya tanpa harus memantaunya selama delapan jam sehari. Selain itu, Anda dapat menyesuaikan sasaran dan strategi berdasarkan data untuk memastikan tim Anda berada di jalur yang benar dan memenuhi target.

Perangkat lunak manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk memantau kemajuan dan menyesuaikan strategi. Jenis perangkat lunak ini dapat membantu Anda melacak tugas, tenggat waktu, dan peningkatan secara real-time sehingga Anda dapat terus mengikuti perkembangan kinerja tim Anda. Selain itu, banyak dari alat ini menawarkan kemampuan analitik dan pelaporan yang memungkinkan Anda mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan atau pendekatan berbeda untuk mencapai sasaran. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan untuk memantau dan memeriksa kemajuan karyawan.

Anda juga dapat menggunakan survei, wawancara, dan grup fokus untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja tim Anda dan mengidentifikasi area peningkatan. Ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan umpan balik yang berharga tentang kinerja mereka di lapangan dan perubahan apa yang perlu dilakukan.

Terakhir, pastikan Anda melakukan check-in rutin dengan tim Anda. Ini akan membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dan bahwa masalah atau masalah apa pun dapat ditangani tepat waktu. Selain itu, ini merupakan kesempatan yang sangat baik untuk memberikan umpan balik dan menawarkan dukungan bila diperlukan. Dengan memantau kemajuan dan menyesuaikan strategi yang sesuai, Anda dapat memastikan karyawan berbasis lapangan Anda produktif, efisien, dan memenuhi tujuan mereka.

Secara keseluruhan, saluran komunikasi yang jelas, tujuan yang ditetapkan, dan standar kinerja, memantau kemajuan, dan menyesuaikan strategi adalah semua praktik terbaik yang penting untuk mengelola karyawan berbasis lapangan. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda dapat memastikan tim Anda sukses di lapangan!

4. Prioritaskan Peluang Pengembangan Profesional

Anda dapat memberikan peluang pengembangan profesional untuk karyawan berbasis lapangan Anda. Ini termasuk kursus online, webinar, atau bahkan lokakarya di tempat. Peluang pengembangan profesional membantu karyawan tetap mengikuti tren industri dan mempelajari keterampilan baru untuk digunakan dalam pekerjaan mereka. Menyediakan jenis sumber daya ini membantu memastikan bahwa tim Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk sukses di bidangnya.

Saat memprioritaskan peluang pengembangan profesional, penting untuk mempertimbangkan bidang spesifik apa yang perlu ditangani. Ini dapat mencakup hal-hal seperti teknik layanan pelanggan, taktik penjualan, atau solusi teknologi untuk mengelola tugas di lapangan. Setelah Anda mengidentifikasi bidang-bidang kebutuhan ini, Anda dapat membuat rencana untuk menyediakan sumber daya dan alat yang sesuai.

Lihatlah minat anggota tim Anda saat menentukan jenis peluang pengembangan profesional apa yang akan ditawarkan. Misalnya, jika beberapa karyawan tertarik dengan keterampilan pemasaran digital atau media sosial, Anda dapat memberikan kursus online atau webinar. Dengan menyesuaikan peluang pengembangan profesional dengan minat individu, Anda dapat memastikan tim Anda terus belajar dan berkembang di bidangnya.

5. Menerapkan Solusi Perangkat Lunak Sistem SDM yang Efektif

Agar bisnis apa pun berhasil, sistem Sumber Daya Manusia (SDM) harus mutakhir dan efisien. Namun, hal ini dapat menjadi tantangan bagi karyawan berbasis lapangan karena mereka seringkali membutuhkan lebih banyak akses ke sumber daya SDM tradisional di lingkungan kantor. Menerapkan solusi perangkat lunak SDM yang efektif dapat membantu menjembatani kesenjangan ini dengan memberi karyawan alat untuk mengelola beban kerja mereka dan berhasil dalam peran mereka.

Solusi perangkat lunak SDM dapat mencakup berbagai fungsi, seperti pelacakan waktu, penjadwalan karyawan, manajemen penggajian, tinjauan kinerja, dll. Akses ke alat ini membantu merampingkan proses dan memastikan semua anggota tim selalu mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka. Selain itu, solusi perangkat lunak SDM sering menyertakan fitur akses jarak jauh, menjadikannya lebih nyaman bagi karyawan berbasis lapangan.

Saat memilih solusi perangkat lunak sistem SDM, pertimbangkan kebutuhan khusus Anda serta kemampuan setiap opsi. Misalnya, jika Anda memerlukan sistem penggajian yang komprehensif, Anda sebaiknya memilih solusi yang menawarkan fitur ini. Selain itu, pertimbangkan biaya setiap opsi dan layanan pelatihan dan dukungan apa pun yang disediakan. Pastikan Anda tidak mengabaikan perangkat lunak pengembalian peralatan sebagai bagian dari solusi Anda. Perangkat lunak ini membantu Anda mengelola peralatan berharga yang Anda kirim ke karyawan jarak jauh, memberi mereka cara mudah untuk mengirim dan menerima peralatan milik perusahaan menggunakan SaaS yang otomatis dan nyaman.

Setelah sistem dipilih, latih semua karyawan. Ini termasuk memasukkan waktu kerja, mengirimkan permintaan liburan, dan mengakses informasi penggajian. Penting juga untuk memastikan sistem diperbarui secara berkala dengan fitur atau perubahan baru yang mungkin muncul.

Menerapkan solusi perangkat lunak SDM yang efektif dapat memberi karyawan berbasis lapangan alat yang mereka butuhkan agar berhasil dalam peran mereka. Dengan memilih dan melatih sistem yang sesuai, Anda dapat memastikan tim Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk berhasil.

6. Tetap Terkini tentang Kebijakan & Peraturan Utama

Agar bisnis apa pun berhasil, semua karyawan harus selalu mengikuti perkembangan kebijakan dan peraturan penting yang terkait dengan bidang mereka. Ini bisa sangat sulit bagi karyawan berbasis lapangan yang terkadang hanya memiliki akses ke informasi terbaru.

Memastikan tim Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk tetap mendapat informasi penting untuk mematuhi peraturan industri. Salah satu sumber daya terbaik yang tersedia untuk karyawan berbasis lapangan adalah platform pembelajaran online, seperti webinar dan tutorial video. Peluang pelatihan ini dapat memberi tim Anda informasi penting tentang kebijakan dan peraturan baru. Anda juga dapat memberikan akses ke dokumen yang relevan, seperti manual kebijakan dan pedoman industri.

Sumber daya bermanfaat lainnya untuk karyawan berbasis lapangan adalah menghubungi badan pengawas setempat. Banyak dari organisasi ini menawarkan buletin dan komunikasi lain yang dapat memberikan berita terbaru tentang kebijakan dan peraturan.

Anda dapat mengatur pertemuan atau panggilan rutin dengan perwakilan dari organisasi ini untuk membahas perubahan atau pembaruan yang relevan. Terakhir, Anda dapat menyiapkan pustaka kebijakan dan peraturan di intranet atau situs web perusahaan Anda. Ini harus mencakup informasi penting seperti pedoman industri, peraturan lokal, materi pelatihan, dan banyak lagi. Dengan menyediakan semua informasi ini di satu tempat, anggota tim Anda dapat dengan mudah mengakses sumber daya yang mereka perlukan untuk tetap mendapat informasi.

7. Berikan Penghargaan untuk Pekerjaan Luar Biasa dan Rayakan Prestasi

Mengenali dan memberi penghargaan kepada karyawan untuk pekerjaan luar biasa penting untuk mengelola tim yang sukses. Tidak hanya membantu membangun moral dan menunjukkan penghargaan, tetapi juga dapat mendorong kerja keras dan dedikasi yang berkelanjutan.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat merayakan dan menghargai pekerjaan luar biasa untuk karyawan berbasis lapangan:

• Kenali pencapaian secara publik dalam buletin atau email perusahaan

Ketika mereka melihat diri mereka diakui secara publik, itu memberi mereka rasa bangga dan kepuasan. Anda bahkan dapat memberikan penghargaan seperti Employee of the Month atau Most Valuable Player kepada mereka yang menunjukkan kinerja luar biasa.

• Tawarkan waktu tambahan untuk menyelesaikan proyek dengan cepat dan berhasil

Menawarkan waktu istirahat tambahan adalah cara yang bagus untuk menghargai tim Anda karena telah menyelesaikan proyek dengan cepat dan berhasil. Ini bisa dalam bentuk waktu liburan berbayar atau hari libur tambahan sepanjang tahun. Anda juga dapat menawarkan jam kerja yang fleksibel, memungkinkan karyawan untuk memilih kapan mereka bekerja selama minggu atau bulan tertentu. Ini akan memungkinkan mereka untuk merencanakan komitmen mereka yang lain sambil tetap dapat mencurahkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk proyek mereka.

• Berikan kesempatan pelatihan tambahan atau sumber daya pendidikan

Pengembangan profesional adalah kunci untuk membantu karyawan tampil di level tertinggi dan mencapai tujuan karier mereka. Berinvestasi dalam pertumbuhan tim Anda akan membantu mereka meningkatkan keterampilan dan meningkatkan kepuasan kerja. Oleh karena itu, penting untuk memberikan kesempatan yang sering untuk pengembangan profesional.

• Beri karyawan tanggung jawab tambahan atau proyek khusus untuk menantang mereka dan bantu mereka tumbuh secara profesional

Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menunjukkan pengakuan dan penghargaan atas kerja keras sambil mendukung tim Anda dalam mengembangkan keterampilan mereka. Ini juga dapat membantu membangun moral tim, karena karyawan akan merasa lebih berdaya dan dihargai jika mereka dapat mengambil tanggung jawab tambahan. Berhati-hatilah agar Anda tidak terlalu memaksakan mereka!

• Berikan kartu hadiah atau insentif lain untuk mencapai tujuan tertentu

Cara lain untuk menghargai dan mengenali anggota tim Anda adalah dengan memberikan kartu hadiah atau insentif lain untuk mencapai tujuan atau menyelesaikan proyek. Insentif dapat menjadi cara yang bagus untuk memotivasi karyawan dan mendorong mereka untuk bekerja lebih keras.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan hadiah, diskon, atau imbalan lain sebagai ucapan terima kasih kepada mereka yang bekerja lebih keras. Penghargaan dan insentif dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif di mana karyawan merasa dihargai dan dihargai atas kerja keras mereka.

• Berikan akses ke sumber daya yang akan membantu mereka tetap mendapat informasi

Menjaga karyawan Anda tetap up-to-date dan mendapat informasi tentang tren terbaru di industri penting untuk pengembangan profesional mereka. Menyediakan akses ke sumber daya seperti publikasi industri, webinar, atau seminar membantu tim Anda terus mendapat informasi dan memungkinkan mereka untuk terus belajar. Ini tidak hanya akan menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menghargai pertumbuhan karier mereka, tetapi juga akan memastikan mereka tetap terdepan dalam persaingan.

• Tawarkan pujian dan pengakuan selama rapat tim atau di media sosial

Menawarkan pujian dan pengakuan selama rapat tim atau di media sosial dapat meningkatkan moral dan memberi karyawan rasa pencapaian. Juga, pertimbangkan untuk menyelenggarakan upacara penghargaan untuk mengenali mereka yang melampaui dan melampaui pekerjaan mereka. Ini akan menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menghargai mereka, mendorong mereka untuk melakukan yang terbaik.

• Tawarkan kegiatan atau tamasya membangun tim

Kegiatan dan tamasya membangun tim adalah cara yang bagus untuk memberi penghargaan kepada karyawan sambil memupuk kerja tim dan kolaborasi. Atur acara seperti paintball, trivia night, pemutaran film, atau hiking untuk mengajak tim Anda keluar dari kantor dan bersenang-senang bersama. Kegiatan ini dapat memperkuat hubungan dan membangun kepercayaan karyawan, meningkatkan moral secara keseluruhan.

• Selenggarakan acara perusahaan untuk merayakan pencapaian anggota tim Anda

Cara lain untuk memberi penghargaan kepada karyawan dan mengakui kerja keras mereka adalah dengan menyelenggarakan acara perusahaan. Ini bisa termasuk pesta liburan, hari penghargaan karyawan, atau makan malam untuk merayakan kesuksesan orang.

Ini akan memungkinkan tim Anda untuk bersatu dan merayakan pencapaian satu sama lain sambil bersenang-senang dalam suasana santai. Ini juga akan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan tim Anda dan menghargai upaya mereka, yang akan membantu meningkatkan semangat dan menginspirasi karyawan untuk mencapai tingkat yang lebih tinggi.

Tidak peduli bagaimana Anda memutuskan untuk merayakan dan menghargai prestasi karyawan Anda, penting untuk memastikan Anda melakukannya secara teratur dan tulus. Meluangkan waktu untuk mengenali dan menghargai pekerjaan yang luar biasa membantu menciptakan lingkungan tim yang positif, yang pada akhirnya berkontribusi pada bisnis yang sukses.

Kesimpulan

Mengenali dan menghargai anggota tim Anda atas kerja keras mereka adalah kunci untuk menciptakan tempat kerja yang sukses dan produktif. Dengan memberikan bonus, pengakuan publik, atau penghargaan individu, Anda dapat menunjukkan penghargaan atas upaya yang dilakukan oleh karyawan Anda. Selain itu, ini juga memotivasi mereka untuk terus berjuang untuk keunggulan. Meluangkan waktu untuk menghargai pekerjaan yang luar biasa tidak hanya membantu membangun moral tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang positif secara keseluruhan.

Dengan menerapkan strategi ini secara teratur, tim Anda dapat menjadi termotivasi dan bersemangat untuk bekerja keras yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan.