Cara Mengelola Tim Jarak Jauh yang Efisien

Mengelola tim kerja jarak jauh secara efisien adalah kurva pembelajaran bagi perusahaan mana pun yang beralih dari pekerjaan berbasis lokasi atau kantor.

Di Exposure Ninja, kami mengelola tim kami 100% dari jarak jauh dan telah melakukannya selama lebih dari tujuh tahun. Bukan untuk meniup terompet kami sendiri, tetapi kami suka menganggap diri kami sebagai tim virtual yang sangat efisien dan efektif. Itu tidak berarti kami tidak menabrak beberapa gundukan di jalan di sepanjang jalan.

Meskipun mengelola tim virtual mungkin tampak menakutkan pada awalnya, itu bisa menjadi berkah tersembunyi. Memindahkan perusahaan Anda ke pengaturan kerja jarak jauh mendorong Anda untuk meningkatkan proses Anda, menjadi lebih jelas dengan apa yang Anda harapkan dari anggota tim Anda dan membuat perusahaan Anda lebih ramping.

Tonton webinar kami tentang cara bertahan dan berkembang saat beralih ke pekerjaan jarak jauh dari Kepala Ninja dan veteran kerja jarak jauh kami, Tim Cameron-Kitchen.

Tantangan dalam Mengelola Tim Jarak Jauh

Anda akan menghadapi beberapa tantangan baru saat memindahkan tim Anda ke tempat kerja virtual — tetapi yang penting adalah bagaimana Anda mengelolanya. Berikut adalah beberapa tantangan paling umum yang dihadapi oleh tim kerja jarak jauh:

• Tidak memiliki alat yang tepat untuk bekerja jarak jauh
• Metode komunikasi yang tidak teratur atau tidak memadai
• Kurangnya akuntabilitas dan kejelasan tanggung jawab
• Batasan jam kerja dan menghargai waktu semua orang
• Jadwal kerja yang terputus-putus
• Kesulitan melacak pekerjaan, produktivitas, dan kinerja
• Masalah dengan mengidentifikasi ketika staf stres atau terbebani
• Perasaan terisolasi dan kurangnya ikatan tim

Kami telah mencoba dan menguji berbagai pendekatan untuk mengelola tantangan ini. Ada yang gagal, tapi ada juga yang berhasil. Dalam pelatihan Revolusi Kerja Jarak Jauh kami, kami membawa Anda melalui keberhasilan dan kegagalan kami, sehingga Anda dapat menghindari membuat kesalahan kami dan langsung menerapkan hal-hal hebat.

Dapatkan ke puncak Google gratis

Unduh salinan gratis buku terlaris kami,

" Cara Mencapai Puncak Google "

Unduh Salinan Gratis Saya

Cara Memastikan Tim Jarak Jauh Anda Dikelola Secara Efisien

Mengelola tim jarak jauh tidak harus memusingkan. Dengan proses yang tepat, Anda dapat membuat operasi online yang berjalan lancar yang akan membuat Anda bertanya-tanya mengapa Anda tidak melakukan remote sebelumnya.

1. Tetapkan Harapan dan Jam Kerja yang Jelas

Ketika Anda mengharapkan tim Anda untuk bekerja dan apa yang Anda harapkan untuk mereka kerjakan saat beralih ke kerja jarak jauh merupakan pertimbangan penting. Menyerahkan laptop kepada staf Anda dan mengirim mereka pulang tanpa penjelasan apa pun akan menghasilkan jam kerja yang tidak konsisten dan pekerjaan yang tidak merata.

Meskipun kerja jarak jauh bisa fleksibel, penting untuk mengelola seberapa fleksibel waktu yang Anda berikan. Tetapkan ekspektasi pada jam kerja dengan tim Anda melalui percakapan pribadi, kontrak yang diperbarui, atau perjanjian tertulis untuk pekerjaan rumahan. Setiap anggota tim harus jelas tentang jam kerja yang diharapkan.

Di Exposure Ninja, kami memanfaatkan jam kerja yang fleksibel dengan mengizinkan banyak staf kami bekerja secara fleksibel asalkan mereka selalu bekerja setidaknya empat jam per hari, Senin hingga Jumat, selama jam sembilan hingga lima di Inggris. Dengan peran yang berhadapan dengan klien, fleksibilitasnya berkurang, tetapi kami tetap mengizinkan tim kami untuk mengatur waktu istirahat mereka, dan menawarkan opsi untuk bekerja delapan hingga empat atau sepuluh hingga enam sebagai gantinya.

2. Tetapkan Etiket Komunikasi dan Jadwal Pertemuan yang Jelas

Apakah tim Anda akan berkomunikasi melalui email dan WhatsApp saja? (Saya harap tidak!) Alat apa yang harus mereka gunakan untuk komunikasi? Bagaimana pertemuan akan diadakan? Dimana dan kapan? Ini hanyalah beberapa pertanyaan awal yang dimiliki bisnis tentang komunikasi kerja jarak jauh.

Inilah yang kami sarankan:

• Gunakan Slack untuk semua komunikasi internal. Slack adalah alat perpesanan instan yang dapat diinstal di desktop dan seluler untuk memungkinkan anggota tim berkomunikasi dengan cepat dan efisien.
• Gunakan Google Kalender untuk menjadwalkan rapat. Setiap orang di tim harus menggunakan sistem kalender yang sama untuk menghindari orang memesan dua kali rapat atau menulis semuanya di buku harian pena dan kertas mereka.
• Jadwalkan rapat terlebih dahulu dan hanya jadwalkan waktu yang Anda butuhkan. Buat agenda rapat yang jelas dan tetapkan ketua rapat untuk mengarahkan diskusi dan melanjutkan rapat bila perlu.
• Gunakan Google Hangouts untuk rapat. Google Hangouts adalah alat konferensi video yang gratis untuk digunakan. Saat Anda menjadwalkan rapat di Google Kalender, tautan ke Google Hangout akan ditetapkan secara otomatis. Cukup klik tautan untuk bergabung ke rapat.
• Berikan panduan kepada tim Anda tentang cara berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja jarak jauh. Pindah ke pekerjaan jarak jauh berarti peningkatan jumlah pesan online dan interaksi tatap muka yang jauh lebih sedikit. Karena Anda tidak dapat mengandalkan bahasa tubuh dan nada suara Anda melalui pesan tertulis, penting bagi anggota tim untuk mengetahui cara menulis surat kepada rekan kerja mereka secara efektif.

3. Gunakan Alat yang Tepat

Tim jarak jauh yang efisien memiliki alat yang tepat. Meskipun alat komunikasi yang disebutkan di atas adalah langkah pertama, Anda juga perlu memiliki alat yang tepat untuk mengelola aspek lain dari operasi perusahaan Anda.

Ini adalah alat utama yang kami rekomendasikan di Exposure Ninja:

• Kerja tim* — Alat manajemen proyek dan tugas untuk melacak dan menetapkan tugas dan proyek kerja.
• Hubstaff* — Alat pelacak waktu untuk melacak jam kerja dan tingkat aktivitas.
• Xero — Perangkat lunak akuntansi untuk penggajian dan mengelola faktur pelanggan.
• Lastpass — Alat manajemen kata sandi yang aman.
• Infusionsoft/Keap — CRM Penjualan. Baca lebih lanjut tentang CRM di sini.

Semua alat yang kami rekomendasikan di sini, kami gunakan sendiri.

4. Letakkan Proses di Tempat

Setelah Anda memilah perangkat lunak dan alat yang Anda butuhkan untuk menjalankan perusahaan Anda dengan baik, inilah saatnya untuk menerapkan proses. Proses adalah tulang punggung bisnis jarak jauh yang sukses dan saya tidak dapat cukup menekankan pentingnya proses yang jelas, efisien, dan dapat direplikasi.

Di Exposure Ninja, kami menggunakan Teamwork* untuk mengelola tugas. Kerja tim memiliki fungsi yang memungkinkan Anda membuat daftar tugas (seperti daftar periksa) untuk tugas inti dalam bisnis Anda. Ini memastikan staf tidak pernah ketinggalan karena mereka selalu memeriksa ulang pekerjaan mereka. Ini juga sangat membantu bagi anggota tim baru yang mulai bekerja dari jarak jauh karena memberi mereka panduan langkah demi langkah yang jelas.

Beralih ke kerja jarak jauh? Apakah proses terdengar seperti sakit kepala? Pelatihan dan konsultasi Revolusi Kerja Jarak Jauh kami membawa Anda melalui pengaturan proses jarak jauh yang kuat selangkah demi selangkah. Mendaftar untuk semua rahasia.

5. Membuat Orang Bertanggung Jawab dan Akuntabel

Seperti halnya bisnis apa pun, bisnis yang paling sukses adalah bisnis di mana anggota tim memiliki tanggung jawab yang jelas dan bertanggung jawab atas tugas atau proses tertentu. Siapa orang-orang itu dan seberapa mahir mereka menjalankan proses yang menjadi tanggung jawab mereka merupakan bagian integral dari kelancaran bisnis jarak jauh.

Jika bisnis Anda akan membutuhkan proses baru untuk beroperasi dari jarak jauh, buat orang tertentu dalam organisasi Anda bertanggung jawab untuk menetapkan masing-masing proses tersebut. Jika Anda memiliki individu yang sangat berpikiran operasional, ada baiknya menugaskan mereka untuk menetapkan kriteria dan meninjau proses yang diterapkan.

6. Kelola Zona Waktu yang Berbeda

Zona waktu yang berbeda dapat mendatangkan malapetaka pada tim virtual yang tidak siap untuk mereka. Meskipun mungkin lebih murah untuk mengalihdayakan tugas tertentu ke tim yang berbasis di negara lain, jika basis pelanggan inti Anda berada di Inggris atau AS, Anda juga akan membutuhkan staf yang tersedia di zona waktu tersebut. Pertimbangan lainnya adalah ketika karyawan Anda perlu berinteraksi satu sama lain dan untuk memastikan ada persilangan antara jadwal kerja mereka.

Banyak bisnis jarak jauh yang sukses, termasuk Buffer, memiliki tim yang berbasis di lokasi dan zona waktu yang berbeda, seperti halnya Exposure Ninja. Di sisi positifnya, perusahaan Anda dapat tersedia untuk merespons pelanggan Anda lebih sering. Pastikan untuk menetapkan jam kerja yang jelas dan periksa apakah jadwal tersebut selaras di antara rekan kerja.

7. Pahami Saat Karyawan Membutuhkan Dukungan dari Jarak Jauh

Seorang karyawan berjalan melewati meja Anda, biasanya terlambat 20 menit untuk bekerja dan dengan kerutan yang dalam terukir di dahi mereka. Anda bertanya kepada mereka apakah semuanya baik-baik saja, dan mereka tampaknya menahan air mata. Sangat mudah untuk mengetahui ketika seorang karyawan membutuhkan dukungan di tempat kerja fisik di mana Anda memiliki interaksi tatap muka.

Saat tim Anda bekerja dari jarak jauh, Anda tidak melihat sinyal yang sama. Tapi ada sinyal. Perhatikan perubahan perilaku, jam kerja yang aneh, tugas yang terlewatkan, dan pastikan Anda juga bertanya secara langsung.

8. Jadwalkan Catch-Up 1:1 Reguler

Pertemuan satu lawan satu yang teratur memastikan tim Anda berada di jalur yang benar dengan tugas mereka. Ini akan memberi mereka arahan yang mereka butuhkan, dan memberi Anda ketenangan pikiran mengetahui bahwa kemajuan sedang dibuat. Catch-up sangat berharga untuk menjaga ikatan antara manajer dan karyawan tetap erat dan menjalankan tim jarak jauh secara efisien.

9. Tambahkan Aktivitas Sosial

Hanya karena tim Anda virtual tidak berarti sisi sosial pekerjaan harus ditinggalkan. Ganti obrolan ruang staf dan minuman setelah bekerja, dengan saluran Slack dan grup minat. Di Exposure Ninja, kami memiliki saluran Watercooler tempat tim kami mendiskusikan semua jenis klub buku, liga sepak bola fantasi, dan lainnya.

Hindari godaan untuk mengepak staf Anda dengan laptop mereka dan menyilangkan jari Anda. Itu hanya akan mengarah pada satu hasil: bencana. Ikuti langkah-langkah kami di atas dan ikuti pelatihan Revolusi Kerja Jarak Jauh kami atau pesan konsultasi kerja jarak jauh dengan tim ahli kami untuk menjaga masa depan bisnis Anda.

*Beberapa tautan dalam artikel ini adalah tautan afiliasi yang dibayar oleh Eksposur Ninja (tautan ini tidak disponsori). Eksposur Ninja hanya mempromosikan layanan yang sudah kami gunakan dalam tumpukan pemasaran kami