Bagaimana Mempertahankan Strategi Manajemen Proyek Terorganisir?

Manajemen proyek adalah proses multi-langkah penting dalam perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Untuk beberapa, ini berdasarkan per proyek. Sedangkan untuk bisnis lain, manajemen proyek sudah mendarah daging dalam budaya operasional. Di masa lalu, kami hanya mendengar tentang manajemen proyek ketika berhadapan dengan proyek TI, teknik, atau konstruksi. Tapi karena konsepnya sekarang berlaku untuk industri apa pun, prinsipnya kira-kira sama – yaitu menentukan tujuan, mengidentifikasi komponen, penetapan tugas, dan pemantauan untuk kontrol kualitas.

Setiap proyek melibatkan banyak bagian yang bergerak. Mungkin salah satu yang memiliki peran penting adalah manajer proyek. Dia dibebankan dengan pengambilan keputusan, dan kekuasaan untuk mengawasi segala sesuatu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Baginya, kesuksesan proyek bergantung pada bagaimana dia memastikan bahwa tim mengikuti langkah dan proses yang disarankan sepanjang siklus hidup yang diharapkan. Tapi skenario ideal selalu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Hal yang baik tentang manajemen proyek saat ini adalah ketersediaan alat dan sumber daya modern yang didorong oleh teknologi digital yang inovatif.

Apakah alat manajemen proyek modern membuat pekerjaan lebih mudah bagi manajer?

Anda tidak dapat berbicara tentang manajemen proyek tanpa menyentuh peran yang dimainkan oleh teknologi. Tidak ada gunanya terlibat dalam proyek jika tim Anda tidak memaksimalkan alat seperti perangkat lunak manajemen proyek. Terlepas dari ukuran proyek atau berapa banyak orang yang terlibat, menggunakan perangkat lunak membantu dalam merencanakan, mengatur, menerapkan, dan memantau tugas dengan lebih efisien. Namun, tidak semua platform atau alat memenuhi tantangan yang dihadapi oleh manajer proyek – karena persyaratan unik industri mereka atau kompleksitas proyek.

Sangat penting untuk diingat untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek terbaik. Misalnya, proyek sederhana dapat dilakukan dengan baik dengan alat yang memiliki kemampuan dasar. Dan jika Anda menginginkan fitur terbaik yang ditawarkan oleh platform manajemen proyek, sangat penting untuk membandingkan kemampuan yang tangguh dan mempertimbangkan variasi ideal yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Direkomendasikan untuk Anda: Proyek Zoho untuk Freelancer: Bagaimana Mengatur Bisnis Anda, Menyelesaikan Proyek, dan Meningkatkan Produktivitas?

Cara yang tepat untuk mendekati pemilihan alat dan teknologi

Memilih alat, terutama teknologi, bukanlah keputusan yang mudah bagi manajer proyek. Pada akhirnya, Anda ingin alat ini menjadi aset berharga dan bukan penghalang produktivitas. Tentu saja, biaya juga penting karena sebagian besar alat perusahaan tidak gratis.

Dalam hal manajemen proyek, penerapan alat dan teknologi harus menjadi keputusan yang digerakkan oleh tujuan. Tidak ada solusi atau platform yang cocok untuk semua. Apa yang ingin Anda capai dengan meminta tim Anda menggunakan alat tertentu? Apa prioritas Anda dalam memilih kemampuan perangkat lunak manajemen proyek? Setelah Anda memilikinya, penting juga untuk menyadari bahwa teknologi hanyalah salah satu faktor yang akan memengaruhi kesuksesan proyek. Manajer proyek masih perlu memanfaatkan teknik dan strategi yang memastikan efisiensi dan produktivitas.

Dengan mengingat hal itu, mari kita bahas tip bermanfaat untuk memandu manajer proyek agar tetap teratur dan mengatasi setiap masalah yang dihadapi selama proyek berlangsung.

Menetapkan prioritas dan tujuan proyek

Sebelum tim Anda mulai mengerjakan proyek, langkah pertama adalah setidaknya memiliki cetak biru prioritas tertentu. Menyelesaikan proyek harus menjadi proses dengan fase dan langkah yang dapat Anda pecahkan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Menetapkan prioritas akan membantu Anda dan tim Anda menyesuaikan diri dengan ekspektasi proyek. Daftar prioritas juga akan menjadi dasar kriteria pemantauan dan kontrol kualitas Anda. Singkatnya, memprioritaskan tugas dalam urutan tertentu akan memberi tim pendekatan yang berorientasi pada tujuan untuk hasil harian mereka.

Tentukan tenggat waktu dan jadwal penyelesaian

Setiap tugas, sekecil apapun harus memiliki deadline. Manajer tim yang terorganisir dengan baik menjaga jadwal yang ketat untuk memotivasi setiap anggota agar tidak ketinggalan. Tentu saja, skenario yang ideal adalah memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan. Namun jika terjadi keterlambatan, pengelola juga harus tetap fleksibel dan mencari rencana kursus baru untuk mengakomodasi kemungkinan perubahan dan penyesuaian target tenggat waktu.

Meskipun mengikuti jadwal yang ketat mungkin mengintimidasi beberapa orang, itu merupakan aspek penting dari pemantauan kualitas. Jangan biarkan anggota tim memberi tahu Anda sebaliknya.

Menetapkan tonggak proyek

Apa perbedaan antara tonggak sejarah dan tujuan? Milestone mengacu pada peristiwa tertentu yang menandai selesainya tahap atau fase proyek tertentu. Tonggak sejarah sangat penting karena memberi manajer dan tim pandangan mendetail tentang peristiwa penting yang akan mendorong proyek maju ke langkah berikutnya. Untuk menghindari kebingungan tentang apa itu tugas biasa dan apa itu tonggak sejarah, pertanyaan-pertanyaan berikut harus menjadi ujian Anda.

• Apakah dengan selesainya acara tersebut akan mempengaruhi hasil akhir secara signifikan?
• Apakah acara tersebut penting dalam menentukan apakah proyek akan maju atau tidak?
• Apakah melibatkan masukan dari pemangku kepentingan?

Secara umum, jika menurut Anda acara tersebut penting, maka acara tersebut harus dianggap sebagai tonggak proyek. Melakukan hal itu akan memungkinkan Anda untuk melacak dan memetakan kemajuan tim.

Memiliki serangkaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang berbeda

Kami telah menyebutkan sebelumnya tentang pentingnya memprioritaskan tugas, yang sejalan dengan rekomendasi ini. Jika Anda dengan jelas mendefinisikan tujuan proyek jangka pendek dan jangka panjang, lebih mudah untuk mengidentifikasi tugas mana yang didahulukan. Selain itu, Anda dapat mendelegasikan dengan lebih baik saat Anda membagi hasil proyek menjadi tugas "berpusat pada tujuan" yang dapat dikelola. Sasaran-sasaran ini juga harus menjadi dasar untuk memantau kemajuan, terutama saat Anda perlu melakukan touch-base atau melatih anggota tim.

Anda mungkin tertarik: Bagaimana Cara Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agile untuk Pekerjaan Klien?

Komunikasi yang konsisten

Komunikasi yang konsisten itu sulit, bahkan untuk manajer proyek yang paling berpengalaman sekalipun. Saat Anda bertanggung jawab atas tim besar, banyak hal yang bisa gagal. Selain itu, mempercayai dan memahami individu dengan berbagai kepribadian dapat menghalangi penanganan dan pengelolaan masalah yang dialami saat mengerjakan proyek.

Komunikasi yang efektif juga merupakan sebuah proses. Dibutuhkan komitmen dari pihak manajer, untuk konsisten dalam mendorong setiap anggota tim menjadi lebih terbuka. Untungnya, ada banyak cara sederhana untuk mencapai hal ini. Selain rapat rutin dan sesi pelatihan pribadi, Anda dapat menggunakan alat seperti aplikasi perpesanan, konferensi video, dan bahkan email biasa untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Selain itu, adalah tanggung jawab manajer untuk menerima pendapat dan ide yang dapat membantu menangani masalah dan kekhawatiran umum.

Otomasi menyederhanakan tugas yang berulang

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa manajemen proyek modern bergantung pada teknologi. Namun ada kalanya manajer gagal memaksimalkan manfaat alat tersebut. Saat Anda memilikinya, cari cara untuk mengotomatiskan tugas yang berulang. Apakah perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan untuk menjadwalkan tugas berulang dan menugaskannya secara otomatis? Bagaimana dengan alat yang secara otomatis menghasilkan laporan untuk data tertentu? Manajer harus memahami bahwa melakukan sesuatu secara manual tidak membuat Anda lebih baik dalam pekerjaan Anda. Alat-alat ini tersedia justru karena Anda hanya memiliki sejumlah jam setiap hari untuk menyelesaikan sesuatu.

Delegasikan dan tetapkan

Manajer proyek tidak perlu melakukan semua pekerjaan berat. Anda dapat membagi tim Anda menjadi unit mini yang ditugaskan dengan tugas administratif tertentu. Tentu saja, penting juga untuk memastikan bahwa Anda memilih karyawan yang tepat yang dapat menangani tugas yang diberikan. Delegasikan berdasarkan kekuatan dan kompetensi inti mereka sehingga Anda dapat memaksimalkan bakat atau keterampilan yang belum dimanfaatkan dari setiap anggota.

Kontrol kualitas dan pemantauan kemajuan

Terakhir dalam daftar rekomendasi kami adalah pentingnya memantau kemajuan melalui kontrol kualitas. Laporan dan analitik proyek akan membantu Anda menentukan area untuk peningkatan dan peluang pembinaan khusus. Jika ada KPI, tim harus memiliki akses ke laporan yang menunjukkan bagaimana mereka menyusun tujuan.

Mengatasi tantangan umum yang dihadapi oleh manajer proyek

Sekarang setelah kita membahas tip yang akan membantu manajer menjadi lebih terorganisir dan produktif, lalu bagaimana seharusnya mereka mengatasi tantangan umum manajemen? Ini adalah kenyataan bahwa manajer yang paling berpengalaman pun akan tersandung pada penghalang jalan dari waktu ke waktu. Ini adalah contoh kejadian tak terkendali yang dapat menghambat kemajuan proyek.

1. Kendala dan masalah anggaran: Uang selalu menjadi perhatian penting bagi manajer proyek. Ketika Anda terkendala untuk memenuhi anggaran tertentu, hal itu dapat mempersulit pencapaian tugas dan tujuan. Menurut sebuah studi pada tahun 2017, 49,5% manajer manufaktur menganggap biaya proyek sebagai tantangan terbesar. Untuk mengatasi masalah ini, kami akan kembali ke rekomendasi kami sebelumnya tentang pentingnya perencanaan. Proses penetapan tujuan dan prioritas setidaknya akan meminimalkan masalah kelebihan dan kekurangan yang dihadapi.
2. Anggota tim tidak memiliki keterampilan: Tim Anda hanya akan sebaik anggota terlemah. Dan proyek tersebut sangat bergantung pada kinerja individu. Sebagai manajer proyek, Anda harus menilai kompetensi secara objektif untuk menentukan apakah Anda perlu memperkuat tim Anda dengan dukungan tambahan.

Anda mungkin juga menyukai: Permudah Perencanaan Proyek dengan 10 Alat Manajemen Ini.

Kata Akhir

Kesimpulannya, manajer proyek yang terorganisir dengan baik memainkan peran penting dalam kesuksesan tim. Bagi manajer, tugas yang dihadapi bisa sangat berat dan membosankan, tetapi Anda tidak perlu mendekati proyek tanpa bantuan alat dan tim karyawan yang kompeten. Kiat yang dibahas di sini sama sekali tidak mencakup semua praktik terbaik yang dapat diterapkan oleh manajer proyek. Meskipun mengelola tim adalah usaha yang sangat pribadi, mengikuti prinsip-prinsip yang ditetapkan untuk produktivitas dan efisiensi ini akan menjamin hasil yang menguntungkan.