Apa yang Harus Diperhatikan dalam Solusi Integrasi Microsoft Dynamics GP dan Magento

(Artikel ini awalnya diterbitkan pada 20 Juni 2013. Artikel ini telah diperbarui untuk akurasi dan kelengkapan.)

Dengan pertumbuhan belanja online, banyak pengecer menetapkan tujuan agresif untuk penjualan online mereka. Untuk mencapai angka tersebut, ada banyak langkah yang harus diambil pengecer untuk menarik dan mempertahankan lebih banyak pelanggan. Banyak yang akan fokus pada desain frontend dan konten situs web Magento mereka sehingga mudah ditemukan, dibeli, dan checkout.

Tapi bagaimana dengan proses backend Anda? Apakah Anda beroperasi seefisien mungkin? Berapa banyak data yang Anda pindahkan antara Magento dan sistem ERP Anda seperti Microsoft Dynamics Great Plains (GP)? Proses bisnis Anda dapat memiliki dampak positif (atau negatif) yang sama besarnya pada pengalaman pelanggan Anda dengan desain situs web Anda.

Pertumbuhan membutuhkan penskalaan dan proses lama Anda yang dulu tampak efisien mungkin perlu diubah untuk mencapai sasaran penjualan yang tinggi itu. Dalam artikel ini, kita akan melihat tanda-tanda Anda perlu mengintegrasikan toko web Magento Anda untuk efisiensi operasional dan cara memilih solusi integrasi terbaik untuk bisnis Anda.

Tanda Anda Membutuhkan Integrasi eCommerce

Apakah Anda semakin frustrasi dengan operasi Anda daripada sebelumnya? Tanpa integrasi untuk etalase Magento mereka, pedagang cenderung mengalami kesulitan yang sama.

Manakah dari masalah ini yang Anda alami setiap hari?

• Anda terus overselling.
• Anda membuang-buang waktu anggota staf untuk entri data manual.
• Anda mengirimkan pesanan terlambat atau salah.
• Pengalaman online dan offline Anda tidak konsisten.
• Informasi produk Anda tidak akurat dan berantakan.
• Anda tidak memiliki visibilitas ke data pemasok Anda.
• Anda menghabiskan lebih banyak waktu di layanan pelanggan untuk memperbaiki kesalahan Anda sendiri.

Ini adalah beberapa alasan yang mendorong pedagang untuk mengintegrasikan Magento dengan ERP mereka seperti Microsoft Dynamics GP. Karena sistem Anda “tidak dapat berbicara satu sama lain”, Anda harus mengandalkan entri data manual untuk memindahkan data antar sistem Anda. Kami memiliki laporan pelanggan yang membutuhkan 40+ jam sebulan untuk menyerahkan data penting utama seperti item dan pembaruan inventaris saja.

Memasukkan data secara manual memperlambat proses Anda dan rentan terhadap kesalahan manusia. Karakter yang salah dapat berarti pengiriman SKU yang salah atau ke alamat yang salah. Ini juga bisa berarti ketinggalan pembaruan inventaris yang dapat mengakibatkan penjualan yang terlewat atau penjualan berlebih. Apa pun yang terjadi, itu adalah pengalaman yang buruk bagi pelanggan Anda.

Kabar baiknya adalah integrasi antara Magento dan Microsoft Dynamics GP dapat membantu di semua area ini!

Cara Mengevaluasi Solusi Integrasi Microsoft Dynamics GP dan Magento

Sementara integrasi eCommerce membantu memecahkan banyak masalah ini, itu hanya terjadi ketika Anda memilih pendekatan integrasi terbaik untuk bisnis Anda. Proyek yang salah urus bisa menjadi terlalu rumit, memakan waktu, dan membuang ribuan dolar Anda tanpa pernah mengalami solusi yang berhasil.

Untuk membantu Anda mengevaluasi opsi integrasi, kami akan membandingkan risiko, manfaat, dan biaya dari dua pendekatan integrasi utama – kustom dan middleware.

Anda tidak ingin menunggu sampai Anda terus-menerus kehilangan pesanan web untuk menyadari bahwa pendekatan integrasi Anda adalah keputusan yang salah!

Integrasi eCommerce Khusus

Saat Anda pertama kali mengevaluasi opsi, insting pertama Anda mungkin beralih ke integrasi yang dibuat khusus. Kecuali Anda mampu menangani proyek di rumah, integrasi kustom cenderung ditawarkan oleh agen web Anda, konsultan perangkat lunak atau vendor lain yang mungkin atau mungkin tidak memiliki keahlian dalam integrasi. Anda akrab dengan vendornya, mereka sudah tahu bisnis Anda, dan Anda menyukai label harganya? Jadi, apa salahnya membiarkan mereka membangun integrasi khusus untuk Anda?

Berbicara dengan ratusan pedagang, kami telah mengetahui bahwa ada beberapa risiko umum yang muncul berulang kali dengan solusi integrasi yang dibuat khusus. Sebelum Anda menempuh jalan ini, pertimbangkan hal berikut:

Apakah ada satu orang yang menjalankan seluruh proyek Anda?

Apakah proyek Anda akan didelegasikan ke satu pengembang di dalam perusahaan? Jika demikian, ini berarti bahwa satu orang akan membangun, memelihara, dan mendukung seluruh solusi. Hal ini sering terjadi pada proyek integrasi karena keterbatasan sumber daya.

Apa yang terjadi ketika pengembang itu pergi berlibur, tidak dapat bekerja atau meninggalkan perusahaan vendor Anda?

Dalam satu cerita horor, kami bekerja dengan seorang pedagang yang mengira mereka memiliki "solusi otomatis". Sebenarnya, seorang pengembang tunggal memindahkan semua transaksi senilai $85 juta di malam hari sendirian! Tidak mengherankan, integrasi pedagang secara rutin rusak menyebabkan mereka kehilangan pesanan web secara konsisten. Berantakan sekali!

Seberapa baik mereka mengenal Magento DAN Microsoft Dynamics GP?

Vendor dengan keahlian integrasi terbatas atau tidak sama sekali cenderung menulis kode khusus untuk setiap proyek integrasi mereka. Mereka biasanya tidak memanfaatkan platform integrasi dengan konektor yang dibuat sebelumnya.

Ada kurva pembelajaran yang serius untuk memahami persyaratan tentang bagaimana setiap sistem Anda menerima data. Anda harus memahami bidang data apa yang harus dibaca atau ditulis. Anda harus memahami aturan dan proses bisnis apa yang harus diakomodasi. Ini bukan sesuatu yang Anda ingin seseorang pelajari di tempat kerja.

Misalnya, saat mengintegrasikan Magento ke Microsoft Dynamics GP, persyaratan umum adalah kebutuhan untuk mensindikasikan berbagai produk ke web. Ini berarti memasukkan data dari GP ke Magento. Tantangannya adalah bagaimana data item digunakan di Magento benar-benar berbeda dari GP. Dalam ERP seperti GP, data item terutama digunakan untuk manajemen inventaris dan praktik akuntansi GAAP (fokus akuntansi/operasional). Di Magento, ini digunakan sebagai konten web dan untuk menghasilkan pesanan (fokus eCommerce/pemasaran). Ada banyak langkah yang harus dilakukan integrator untuk mentransfer dan menerjemahkan data item antara kedua sistem ini.

Seberapa akrab vendor dengan nuansa masing-masing sistem titik akhir Anda?

Apakah integrasi Anda akan bertahan dari waktu ke waktu?

Ketika integrasi Anda tidak memperhitungkan semua skenario di mana data hilang atau tidak sempurna, itu bisa sangat mengacaukan operasi Anda. Sesuatu yang sederhana seperti harga pada pesanan online yang berbeda dari harga di ERP Anda dapat terus memperlambat proses Anda. Anda akan mendapatkan pesanan yang tidak valid dan harus menghubungi dan menunggu Dukungan untuk memperbaiki masalah setiap saat.

Apakah integrasi Anda memungkinkan bisnis Anda berkembang?

Solusi kustom yang di-hardcode dapat mengikat Anda ke vendor pelaksana selamanya. Saat Anda ingin mengubah perangkat lunak atau menambahkan saluran penjualan baru, penyedia Anda akan memulai integrasi Anda dari awal karena setiap sistem terikat secara langsung.

Berapa biaya ini?

Tanpa praktik yang dibangun di sekitar integrasi, vendor yang menulis kode khusus bisa mahal karena itu adalah proyek satu kali. Kami telah melihat klien dikutip dengan harga $25.000-$30.000 untuk integrasi antara Magento dan GP. Biaya awal ini juga tidak termasuk biaya berkelanjutan di jalan. Jika ada bug, pembaruan, atau perubahan yang diperlukan untuk integrasi Anda, Anda juga harus membayar lebih untuk itu. Dalam jangka panjang, proyek khusus ini dapat menghabiskan biaya lebih dari yang Anda harapkan.

Intinya

Jangan membentengi diri Anda dengan solusi yang dapat Anda kembangkan, terutama karena tujuan integrasi adalah untuk membantu Anda menskalakan proses. Pertanyaan penting untuk ditanyakan kepada vendor potensial Anda yang mengimplementasikan proyek integrasi Anda adalah siapa di balik proyek Anda dan bagaimana mereka menghubungkan sistem Anda?

Kecuali Anda memiliki kebutuhan integrasi yang benar-benar kompleks, seperti mengintegrasikan banyak aplikasi kustom di atas Magento dan Dynamics GP, Anda mungkin tidak dapat membenarkan melakukan solusi kustom.

Solusi Integrasi eCommerce Middleware

Di sisi lain integrasi kustom, pedagang juga memiliki opsi untuk menggunakan platform integrasi middleware. Jenis solusi ini memiliki "hub" yang berada di antara Magento dan Microsoft Dynamics GP untuk mengotomatiskan transaksi data di antara mereka. Hub mengelola koneksi, transformasi data, dan orkestrasi data antar sistem Anda. Idealnya, platform harus menggunakan konektor bawaan yang menghubungkan sistem Anda melalui hub.

Penyedia integrasi middleware biasanya telah membangun praktik inti seputar integrasi sistem seperti Magento dan Dynamics GP. Anda akan mendapat manfaat dari tim yang mendukung banyak pelanggan integrasi. Selain itu, dengan pengalaman ekstensif dalam integrasi, kemungkinan besar Anda akan menemukan mitra yang memahami seluk beluk integrasi Magento dan Microsoft Dynamics GP.

Tantangannya adalah ada beberapa penyedia integrasi middleware yang dapat dipilih. Ini bisa menjadi luar biasa untuk membandingkan. Berikut adalah beberapa area yang perlu dipertimbangkan yang akan membedakan platform satu sama lain.

Apakah mereka dirancang untuk eCommerce dan ritel?

Tidak semua penyedia integrasi middleware yang tersedia memiliki fokus di retail dan eCommerce. Sama seperti Anda ingin bekerja dengan agensi Magento bersertifikat, Anda pasti ingin bekerja dengan penyedia integrasi yang dapat menentukan solusi yang menciptakan pengalaman berbelanja yang kompetitif bagi pelanggan Anda – bukan hanya sinkronisasi data API ke API.

Seberapa sering mereka menyinkronkan data?
Pemrosesan data waktu nyata sangat penting untuk beberapa tugas harian Anda. Misalnya, ini memastikan pesanan tidak dilakukan karena stok barang habis atau harga promosi tidak tersedia lebih lama dari yang seharusnya. Apakah mereka menyinkronkan data secara real-time seperti yang diizinkan oleh Magento dan Microsoft Dynamics GP atau dalam batch sekali sehari atau lebih lama?

Apakah ada alat bantu diri?

Alat bantu mandiri dapat memberikan kemampuan seperti membangun atau mengubah peta data Anda sendiri (bagaimana bidang dari setiap sistem terhubung) antara Magento dan Microsoft Dynamics GP. Jika Anda memiliki sumber daya internal yang tepat, ini memungkinkan Anda untuk mengambil kendali lebih besar atas integrasi Anda. Anda tidak perlu meminta atau menunggu penyedia melakukan perubahan untuk Anda, yang juga dapat dikenakan biaya tambahan.

Berapa banyak visibilitas yang saya miliki ke dalam data saya?

Platform Anda harus memverifikasi bahwa data KEDUA dikirim dan diterima dari Magento dan Dynamics GP. Audit terperinci atas data Anda harus memberikan visibilitas ke setiap transaksi Anda sehingga tim layanan pelanggan Anda dapat melacak jalur pesanan melalui sistem Anda, misalnya. Ini juga harus menyediakan alat untuk menyoroti kegagalan atau pengecualian yang perlu ditangani, alih-alih menguburnya di antara ringkasan transaksi sukses yang jauh lebih besar.

Apa yang terjadi ketika salah satu sistem saya offline karena alasan apa pun?

Sebagian besar pengecer telah mengalami rasa sakit ketika salah satu sistem kritis mereka mogok. Tampaknya selalu terjadi pada saat-saat yang paling penting juga, seperti flash sale atau liburan. Salah satu keuntungan utama dari platform middleware adalah ia harus dapat menyimpan atau membatasi data seperti pesanan hingga sistem kembali online. Ini memastikan Anda tidak akan kehilangan pesanan atau data pelanggan selama waktu henti ini.

Siapa yang memelihara platform dan konektor?
Jika penyedia Anda adalah platform SaaS atau IPaaS, mereka harus memelihara platform dan konektornya secara teratur. Ini berarti mereka akan menangani pembaruan keamanan, bug, atau pembaruan sistem lainnya yang memengaruhi integrasi Anda antara Magento dan Dynamics GP.

Berapa biaya ini untuk saya?

Untuk solusi SaaS dan IPaaS, pelanggan membayar biaya berlangganan bulanan untuk hosting, pemeliharaan, dan dukungan solusi Anda di platform mereka. Anda mungkin juga perlu membayar biaya implementasi satu kali bagi mereka untuk menyiapkan dan menghubungkan sistem Anda. Tarif berlangganan bulanan dapat bervariasi dari $100 hingga $1.000+ dan biaya implementasi dari $0 hingga $10.000+. Anda perlu memahami kemampuan apa yang Anda terima dan apa yang Anda bayar.

Intinya

Integrasi antara Magento dan Microsoft Dynamics GP dapat menjadi langkah penting untuk bisnis Anda. Ini dapat membantu mengubah dan mengotomatisasi proses Anda sehingga Anda tidak harus bergantung pada entri data manual. Pertanyaannya adalah pendekatan apa yang akan Anda ambil untuk menghubungkan sistem Anda. Dengan visi, teknologi, dan mitra yang tepat, Anda akan dapat memilih pendekatan terbaik untuk bisnis Anda.

Jika menurut Anda platform integrasi middleware terdengar cocok, pelajari lebih lanjut tentang bagaimana nChannel mengintegrasikan Magento dan Microsoft Dynamics GP.

Baca artikel teratas lainnya tentang penjualan Magento:

• Beberapa Toko Magento: Cara Mengatasi Tantangan Umum
• Strategi Keamanan Teratas untuk Menjaga Toko Magento Anda
• 3 Cara Mengintegrasikan Magento dan NetSuite