19 Peretasan dan Tip Produktivitas yang Mengubah Hidup

Kiat produktivitas untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan

Hampir semua hal di sekitar kita dirancang untuk menarik perhatian kita, baik itu ponsel cerdas, email, media sosial, dan hampir semua hal di internet.

Bahkan ketika kita memejamkan mata untuk bermeditasi (atau untuk tidur siang), pikiran kita masih memutar ulang gambaran-gambaran dari hal-hal yang sedang kita hindari. Satu-satunya cara untuk menjadi produktif di era digital ini adalah dengan mengembangkan mekanisme pertahanan “anti-gangguan” yang kuat. Waktu adalah aset kita yang paling berharga, dan kita harus menggunakannya dengan bijak. Artikel ini akan membahas lebih dari 19 peretasan produktivitas untuk membantu Anda memaksimalkan hari-hari Anda.

Terkait: Cara masuk ke kondisi aliran: 11 teknik yang kuat

19 kiat dan kiat produktivitas

1. Aturan 3 detik

Aturan 3 detik adalah cara yang bagus untuk mendorong diri Anda mengerjakan tugas yang Anda takuti. Kedengarannya cukup konyol pada prinsipnya, tetapi bekerja seperti sulap.

Setiap kali Anda menunda sesuatu, mulailah menghitung mundur dari 3, dan segera setelah Anda mencapai 1, kesampingkan yang lainnya dan segera lakukan tugas tanpa berpikir dua kali.

Misalnya, jika Anda memiliki tugas yang harus diselesaikan dalam beberapa jam, tetapi Anda tidak bisa keluar dari YouTube, ucapkan “3…2…1…Ayo pergi!” dan segera tutup browser Anda dan buka tugas.

2. Ukur berapa lama Anda bisa berkonsentrasi

Pengukuran adalah tip produktivitas yang bagus untuk melacak kemajuan. Ukur berapa lama Anda dapat mengerjakan suatu tugas sebelum mental hanyut . Setelah Anda mengetahui waktu rata-rata Anda, usahakan untuk meningkatkannya sekitar 20%. Jika Anda telah bekerja selama 2 jam dan Anda merasa lelah, lakukan tambahan 20 menit sebelum istirahat. Iklan

Anda juga dapat melacak berapa lama Anda mengerjakan satu tugas tanpa gangguan. Jika Anda menyelesaikan proyek dengan cepat, jangan mengalihkan perhatian Anda dengan sesuatu yang lain terlalu lama atau Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk memulai lagi.

Teknik Pomodoro adalah cara hebat lainnya untuk meningkatkan fokus Anda. Ini cukup banyak hanya interval waktunya dengan jeda kecil di antaranya. Idenya adalah Anda bekerja selama 25 menit, lalu istirahat lima menit. Setelah empat "pomodoro" (yang bisa berkisar antara 25 menit hingga satu jam), istirahatlah selama 15-30 menit.

Anda dapat mengatur timer untuk melacak siklus kerja Anda, tetapi jangan lupa untuk istirahat. Jika Anda bekerja selama tiga pomodoro tanpa istirahat, Anda mungkin tidak akan dapat banyak berkonsentrasi pada apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya. Dan jika Anda ingin mendapatkan hasil terbaik dari teknik ini, cobalah untuk menjaga sesi kerja Anda tetap konsisten (bekerja selama 25 menit tanpa gangguan).

3. Otomatiskan tugas yang berulang

Mengotomatiskan tugas yang berulang dapat membantu Anda membebaskan beberapa jam ekstra dalam sehari untuk digunakan pada hal-hal yang lebih penting . Tugas yang tidak memerlukan "sentuhan manusia" adalah contoh bagus dari hal-hal yang dapat diotomatisasi. Mengapa terus melakukan tugas-tugas biasa berulang-ulang ketika komputer Anda dapat melakukannya untuk Anda? Anda akan terkejut betapa banyak waktu luang yang dapat Anda peroleh kembali hanya dengan mengotomatiskan beberapa hal ini.

Anda dapat menggunakan alat seperti Hootsuite untuk mengotomatiskan posting media sosial Anda, Mailchimp untuk kampanye email Anda, HubSpot untuk aktivitas penjualan dan pemasaran Anda, Lemlist untuk penjangkauan dingin LinkedIn Anda.

Anda bahkan dapat memasang bot di situs web dan halaman media sosial Anda untuk membantu merampingkan dukungan pelanggan Anda dan secara otomatis menjawab pertanyaan. Tugas berulang apa pun yang tidak dapat Anda otomatisasi karena alasan tertentu, alihkan ke pekerja lepas. Iklan

4. Pelajari cara mengatakan tidak

Ini adalah salah satu peretasan produktivitas terbaik. Mengatakan ya terlalu sering memaksa Anda untuk menghabiskan hari Anda menjadi bagian dari rencana orang lain dan tidak punya waktu untuk Anda sendiri. Pelajari cara mengatakan tidak dengan tegas, tetapi dengan sopan. Dan jangan pernah merasa bersalah karenanya.

Mengatakan tidak membuka waktu Anda untuk melakukan hal-hal yang benar-benar ingin Anda lakukan (dan itu memberi ruang bagi orang lain untuk menikmati hari mereka tanpa Anda).

Iklan Tentu saja, terkadang tidak mudah untuk mengatakan tidak – kita tahu bagaimana itu. Mungkin sulit untuk menolak rencana ketika Anda tahu itu dibuat dengan niat baik, terutama jika itu adalah sesuatu yang kecil. Tetapi ada cara untuk mengatakan tidak pada rencana dan tuntutan orang lain atas waktu Anda, tanpa meninggalkan rasa tidak enak di mulut mereka.

Ada dua cara untuk menolak orang: lugas atau baik hati. Langsung adalah ketika Anda memberi tahu mereka mengapa mereka tidak memiliki waktu Anda. Itu adalah saat Anda mengatakan, "Saya tidak bisa keluar pada hari Selasa karena saya sibuk," atau "Saya tidak ingin keluar malam ini." Itu tidak akan membuat orang itu bahagia, tetapi setidaknya mereka tahu mengapa Anda mengatakan tidak.

Dan kemudian ada yang baik. Anda dapat mengatakan, "Saya harus bekerja," yang memang benar. Tetapi Anda juga dapat mengatakan, “Saya tidak ingin pergi keluar malam ini, tetapi beri tahu saya jika Anda ingin melakukan sesuatu minggu depan.”

Bersikap baik terbuka untuk interpretasi, yang mungkin memaksa orang tersebut untuk menjadi kreatif dengan rencana B mereka. Jadi, rencanakan dengan bijak pendekatan Anda saat mengatakan "tidak". Iklan

5. Beristirahatlah secara teratur

Ketika Anda bekerja terlalu banyak jam tanpa istirahat, tingkat produktivitas Anda pasti mulai turun. Beristirahat secara teratur membantu mengisi ulang baterai Anda sehingga Anda dapat kembali dengan pikiran yang lebih tajam .

Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu menyisihkan waktu berjam-jam untuk menuai hasil dari istirahat secara teratur. Anda dapat melihat peningkatan yang terukur dengan mengambil istirahat mental yang singkat, menurut penelitian yang dilakukan oleh University of Illinois.

Studi ini menemukan bahwa peserta yang mengambil istirahat 10 menit setelah setengah jam menguji ingatan mereka mampu membuat kesalahan yang jauh lebih sedikit ketika melanjutkan tes dibandingkan dengan mereka yang tidak beristirahat.

Hasil penelitian kecil ini juga menunjukkan bahwa saat istirahat lebih lama setelah bekerja selama satu jam dapat menjernihkan pikiran dan mengurangi kelelahan, istirahat sejenak setelah hanya setengah jam dapat memiliki dampak yang jauh lebih besar pada kinerja kognitif Anda.

Istirahat Anda bisa berupa jalan-jalan sebentar, peregangan, membuat kopi, atau bahkan hanya keluar untuk mencari udara segar. Berhati-hatilah agar tidak terjebak dalam gangguan yang akan sulit dihilangkan, seperti menggunakan media sosial. Anda selalu dapat melakukannya di penghujung hari Anda.

6. Hilangkan semua gangguan yang tidak penting

Gangguan menghalangi kemampuan kita untuk fokus. Menurut penelitian ini, rata-rata pekerja tidak dapat bekerja lebih dari 6 menit tanpa memeriksa email atau IM mereka. Hilangkan semua gangguan yang tidak penting selama jam kerja Anda.

Jika Anda tidak dapat menahan diri untuk tidak memeriksa ponsel Anda setiap beberapa menit, matikan dan jauhkan dari jarak dekat Anda. Jangan khawatir tentang kehilangan panggilan atau teks "penting", Anda selalu dapat mengembalikannya nanti.

Gangguan mendorong multitasking—tindakan juggling mental yang menurunkan kinerja kedua tugas. Semakin sedikit gangguan yang Anda miliki, semakin banyak pekerjaan yang dapat Anda selesaikan.

7. Tetapkan waktu tertentu untuk memeriksa email Anda

Alasan kami tidak dapat menahan diri untuk memeriksa email kami setiap beberapa menit adalah karena efek FOMO. Sebagian besar email yang kami terima sebenarnya tidak memerlukan tanggapan mendesak kami. Anda dapat mengatur waktu tertentu di siang hari untuk memeriksa kotak masuk dan menanggapi pesan secara berkelompok.

Anda dapat memeriksanya pada siang hari – setelah menyelesaikan tugas pagi yang paling penting, dan sekali lagi pada sore hari, tepat sebelum keluar dari pekerjaan. Keluar dari kebiasaan memeriksanya secara impulsif setiap beberapa menit.

8. Lindungi “aliran” Anda

Flow adalah keadaan pikiran di mana Anda begitu tenggelam dalam suatu aktivitas sehingga Anda menjadi tidak sadar akan lingkungan sekitar Anda . Ketika Anda dalam keadaan seperti itu, bekerja tidak lagi terasa bekerja. Jika Anda sedang membaca buku maka halamannya akan berputar sendiri. Jika Anda menulis maka kata-kata mengalir begitu saja dari Anda dengan mudah.

Kapan pun Anda berada dalam keadaan seperti itu, lindungilah seolah-olah hidup Anda bergantung padanya. Saat itulah kreativitas Anda mencapai puncaknya. Matikan ponsel Anda, matikan notifikasi email Anda, jauhkan dari media sosial dan hal lain yang akan membuat Anda kehilangan fokus. Bahkan tidak berbicara dengan orang-orang. Tidak ada hal lain yang penting selain tugas yang menjadi fokus Anda. Saat aliran Anda terganggu, mendapatkannya kembali bisa memakan waktu berjam-jam atau terkadang bahkan tidak terjadi di siang hari.

9. Tulis semuanya

Ini adalah salah satu kiat produktivitas terbaik untuk menyelesaikan sesuatu. Kita cenderung melebih-lebihkan kemampuan kita untuk mengingat sesuatu. Kembangkan kebiasaan menuliskan semuanya, mulai dari rencana harian Anda hingga nama orang baru yang Anda temui. Tidak membutuhkan banyak waktu atau usaha. Anda dapat menggunakan ponsel cerdas Anda atau membawa notebook berukuran saku kecil dan pena.

Anda akan terkejut betapa peretasan produktivitas ini membantu Anda. Semuanya ditulis dan Anda dapat mencoret item setelah selesai, memberi Anda kepuasan dan kemajuan. Ini akan membuat Anda merasa lebih mengendalikan hari Anda.

Ketika kita menulis sesuatu, kita dipaksa untuk mengatur tugas kita . Kami memikirkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan merencanakan bagaimana kami dapat memecah tujuan menjadi bagian-bagian pekerjaan yang dapat dikelola. Semuanya ada di atas kertas, di luar kepala kita di mana itu bisa dilupakan.

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada ketika Anda tidak dapat mengingat apa yang ingin Anda lakukan atau apa yang ingin Anda beli. Bahkan lebih membuat frustrasi ketika Anda menyadari bahwa itu adalah salah satu dari banyak hal yang tidak dapat Anda ingat. Mengembangkan kebiasaan menuliskan semuanya memecahkan masalah ini sekali dan untuk selamanya.

10. Rencanakan hari Anda sebelumnya

Tidak banyak peretasan produktivitas yang lebih penting dari ini. Setelah menulis daftar tugas meningkatkan peluang Anda untuk mengikuti hingga 91%. Tetapkan beberapa prioritas untuk hari Anda – sebaiknya hari sebelumnya, dan kemudian atasi hal itu di pagi hari saat pikiran Anda masih segar.

Jika Anda tidak merencanakan kegiatan Anda sebelumnya, Anda akan mendapati diri Anda bereaksi terhadap hal-hal yang muncul. Itu berarti bahwa menyelesaikan tugas-tugas kecil dapat menghabiskan seluruh hari Anda.

Alasan mengapa perencanaan sangat penting adalah karena perencanaan membuat Anda siap untuk sukses dalam jangka panjang. Anda akan menghemat waktu dengan tidak harus mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya. Pilih saja tugas dari daftar tugas Anda, dan mulailah.

Dengan tidak merencanakan daftar tugas Anda sebelumnya, Anda dapat memiliki hari yang sangat sibuk tetapi masih membuat sedikit kemajuan, karena Anda tidak akan mengerjakan hal-hal yang paling penting.

11. Mulailah hari Anda dengan menangani tugas yang paling penting

Anda lebih cenderung menyerah pada gangguan di kemudian hari ketika Anda lelah dan tekad Anda terkuras. Juga, seiring berjalannya hari, kualitas output Anda menjadi semakin berkurang.

Orang-orang cenderung menyerah pada gangguan ketika mereka menyadari bahwa kemauan mereka hampir habis. Jika Anda memulai hari Anda dengan hanya berfokus pada tugas-tugas yang paling penting, Anda tidak akan terlalu tergoda untuk menyerah pada gangguan di kemudian hari.

Anda juga akan menemukan bahwa output Anda memiliki kualitas yang lebih tinggi. Merencanakan hari Anda di muka membantu dalam memotong kekacauan dan gangguan dengan mengingatkan Anda tentang hal-hal yang membutuhkan fokus penuh Anda segera setelah Anda bangun . Cadangan jam pagi untuk tugas-tugas itu.

12. Lampirkan hadiah untuk pencapaian Anda

Melampirkan penghargaan pada pencapaian dapat memberi Anda dorongan ekstra ketika Anda merasa lelah dan terkuras secara mental. Hadiahnya bisa apa saja yang Anda nikmati.

Misalnya, Anda dapat makan camilan setelah menyelesaikan tugas. Anda dapat pergi keluar untuk minum-minum dengan teman-teman Anda setelah mencapai kuota penjualan Anda. Anda dapat merencanakan untuk berlibur setelah menyelesaikan proyek yang panjang dan mengerikan. Semakin besar pencapaiannya, semakin besar hadiahnya.

13. Rahasia produktivitas “Jerry Seinfeld”

Ini adalah salah satu peretasan produktivitas favorit saya. Dapatkan kalender dinding besar yang memiliki semua hari dan bulan di satu halaman, lalu gantung di samping tempat kerja Anda (atau dinding yang menonjol di rumah Anda). Untuk setiap hari Anda menyelesaikan semua tugas Anda, beri tanda X besar dengan spidol merah.

Setelah beberapa hari, sebuah rantai akan mulai terbentuk, dan tujuan Anda bukanlah untuk memutuskannya. Bila Anda memiliki rantai yang panjangnya beberapa minggu, Anda akan melakukan apa pun untuk menghindari putusnya sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal lagi.

14. Pecah tugas besar menjadi bagian-bagian kecil dan lebih mudah dikelola

Ketika suatu tugas terlalu besar atau sulit, reaksi pertama kita adalah ketakutan, yang kemudian mengarah pada penundaan. Memikirkannya bahkan bisa membuat kita tidak bisa tidur. Setiap kali Anda dihadapkan dengan tugas seperti itu, bagilah menjadi bagian-bagian kecil yang tidak terlalu membebani untuk dipikirkan.

Misalnya, jika Anda harus menulis laporan 10.000 kata, uraikan berdasarkan topik yang ingin Anda liput, lalu fokuskan energi Anda pada satu topik sebelum beralih ke topik berikutnya, lalu topik berikutnya. Jangan melihatnya secara keseluruhan jika tidak, Anda tidak akan pernah menemukan motivasi untuk memulai.

15. Batch tugas serupa

Melakukan tugas-tugas yang tidak terkait secara berurutan dapat melelahkan secara mental dan mencegah Anda masuk ke kondisi flow . Mengelompokkan tugas serupa membantu mempertahankan kerangka berpikir yang sama saat bekerja.

Anda dapat mengelompokkan aktivitas sosial seperti email, panggilan telepon, dan rapat; aktivitas fisik seperti memasak, membersihkan, dan berbelanja bahan makanan; kegiatan rekreasi seperti menonton TV, membaca, dan media sosial. Melakukannya secara bergantian pasti akan mengacaukan aliran Anda.

16. Berhenti multitasking

Multitasking tidak seefisien yang diyakini banyak orang. Penelitian menunjukkan bahwa itu dapat menurunkan produktivitas Anda hingga 40% karena Anda tidak memberikan perhatian penuh pada satu hal.

Ini juga dapat mengurangi efisiensi Anda, memperlambat Anda dan bahkan membuat Anda stres. Daripada mencoba melakukan lebih banyak sekaligus, cobalah untuk lebih fokus hanya pada satu tugas dalam satu waktu .

Sebuah studi oleh University of London menunjukkan bahwa multitasking tidak memungkinkan otak Anda untuk memproses informasi sedalam ketika Anda fokus pada satu tugas pada satu waktu. Ketika Anda melakukan banyak tugas sekaligus, Anda sebenarnya mengurangi kemampuan Anda untuk mengambil ingatan dan memproses informasi.

Karena itu, jika nanti Anda dihadapkan pada keharusan melakukan beberapa hal sekaligus, pilihlah satu saja. Anda akan dapat menyelesaikan tugas Anda lebih cepat, menghemat waktu, dan tetap di atas segalanya untuk sisa hari itu.

17. Buat template untuk kegiatan rutin

Ini adalah salah satu peretasan produktivitas terbaik untuk menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Jika pekerjaan Anda melibatkan melakukan tugas yang sama berulang-ulang, buat template sehingga Anda tidak harus selalu memulai dari awal . Anda dapat membuat template untuk email, laporan, proposal, dll., lalu hanya menyesuaikannya untuk penerima.

Jika Anda banyak berurusan dengan pelanggan, tuliskan daftar pertanyaan yang sering diajukan dan jawaban yang relevan. Setiap kali Anda mendapatkan email tentang pertanyaan apa pun dari daftar Anda, Anda cukup menyalin/menempelkan jawabannya (dan tentu saja, menyesuaikannya sebelum mengirim).

18. Lepaskan perfeksionisme

Ketika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencoba membuat sesuatu yang sempurna padahal itu sudah cukup baik, Anda hanya menjadi kontraproduktif.

Tidak ada yang Anda lakukan akan pernah sempurna. Manusia adalah makhluk yang cacat dan sudah menjadi sifat alami kita untuk membuat kesalahan. Kami bukan mesin. Pelajari cara melepaskan harapan yang tidak realistis tentang diri Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda.

Sementara perfeksionisme menuntut, bersikap realistis lebih mungkin menghasilkan pekerjaan Anda selesai (tanpa membuat diri Anda stres). Anda selalu dapat meningkatkan kualitas hasil Anda, tetapi mengetahui kapan harus melepaskan akan mencegah Anda membuang waktu untuk sesuatu yang sudah cukup baik. Tidak apa-apa untuk memiliki harapan yang tinggi, tetapi tahu kapan harus melepaskan. Anda tidak akan pernah mencapai kesuksesan dengan bersikap terlalu keras pada diri sendiri.

19. Banyak minum air putih

Last but not least, minum banyak air! Bawalah botol ke mana pun Anda pergi. Terkadang Anda mungkin tidak merasa haus, tetapi tubuh Anda sangat membutuhkan air untuk mencapai tingkat optimalnya . Dehidrasi dapat membuat Anda merasa lesu, mudah tersinggung, dan membuat Anda sulit untuk fokus bahkan pada tugas-tugas terkecil sekalipun.

Hal ini juga dapat mempengaruhi penampilan fisik Anda. Jika Anda mengalami dehidrasi, kulit Anda bisa menjadi kering dan mata Anda mungkin terlihat cekung.

Jika Anda benar-benar ingin tetap terhidrasi, Anda harus tahu apa warna kencing Anda. Jika warnanya kuning tua, itu biasanya berarti Anda kurang minum air. Jika warnanya bening, maka selamat! Anda mungkin minum cukup air.

Ini mungkin tampak menjijikkan, tetapi waktu terbaik untuk memeriksa kencing Anda adalah di pagi hari ketika Anda bangun. Ini adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan air Anda dari tadi malam untuk keluar sepenuhnya dari sistem Anda. Pada saat Anda memeriksa kencing Anda di pagi hari, semua air itu akan meninggalkan kandung kemih Anda. Jika warnanya kuning, cobalah minum lebih banyak air sepanjang hari.

Jika Anda harus sering buang air kecil, itu mungkin berarti Anda minum terlalu banyak air dan Anda harus melambat. Tetapi jika Anda buang air kecil lebih sedikit dari biasanya, itu mungkin berarti tubuh Anda sedang berjuang untuk mengeluarkan air karena tidak mendapatkan cukup air. Cobalah minum segelas air setiap jam sampai warna urin Anda normal.