Manajemen pengetahuan untuk pemasar konten: Tumpukan teknologi saya

Meskipun secara teknis saya bukan pemasar konten, alur kerja yang saya kembangkan sebagai jurnalis dan peneliti dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membuat konten di lingkungan kita yang beragam dan kaya informasi. Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan filosofi saya dan membagikan elemen yang bekerja untuk saya, dengan tujuan memicu ide yang bermanfaat bagi program pemasaran konten Anda dan, lebih jauh lagi, audiens yang ingin Anda jangkau.

Pertama, izinkan saya mundur selangkah dan menjelaskan istilah yang saya gunakan dalam judul utama: Manajemen pengetahuan. Saya ingat kembali di sekolah menengah belajar tentang bagaimana ekonomi AS didorong oleh informasi. Sebagai penulis pemula, itu langsung masuk akal bagi saya — saya akan menjadi "pekerja berpengetahuan." Apa yang tidak begitu jelas saat itu adalah seberapa kompleks tugas manajemen pengetahuan ini nantinya. Alih-alih pergi ke perpustakaan dan mendokumentasikan fakta-fakta yang ada di buku di kartu catatan, hari ini, informasi ada di mana- mana .

Tindakan juggling pengetahuan

Saya menderita ADHD, jadi masalah ini mungkin lebih intens bagi saya daripada orang lain, tetapi apakah Anda pernah menemukan diri Anda berbaring di tempat tidur di malam hari melalui daftar mental hal-hal yang Anda takut lupakan? Ini seperti Anda menyulap lusinan informasi di latar depan pikiran Anda, yang mencegah Anda melakukan pekerjaan penting untuk mengisi ulang otak Anda dengan tidur malam yang nyenyak.

Menjinakkan binatang itu

Tujuan manajemen pengetahuan, menurut saya, adalah menjinakkan semua informasi penting yang datang kepada Anda — email, buletin, publikasi perdagangan, webinar, acara, dan bahkan percakapan — sehingga tersedia saat Anda membutuhkannya, dan hanya saat Anda membutuhkannya. Untuk pemasar konten, beberapa hal yang mungkin ingin Anda kelola meliputi:

• Ide artikel.
• Poin yang ingin Anda buat di artikel mendatang.
• Orang yang ingin Anda wawancarai atau ketuk kebijaksanaan mereka (seperti meminta rekan kerja untuk membuat posting blog untuk situs perusahaan Anda).
• Bahan penelitian, termasuk tulisan orang lain serta data.
• Kalender editorial Anda dan status konten dalam produksi.

Beberapa faktor membuat ini menantang. Pertama adalah fakta bahwa berbagai jenis informasi disimpan secara optimal dengan cara yang berbeda. Kalender editorial mungkin paling baik ditangkap, katakanlah, aplikasi kalender, atau sesuatu yang diatur dalam urutan temporal. Informasi tentang orang dan perusahaan cocok untuk skema organisasi tipe CRM, dengan banyak kontak per perusahaan. Status konten mungkin memerlukan daftar periksa atau aplikasi manajemen tugas lainnya. Data mungkin paling baik disimpan dan dianalisis dalam spreadsheet.

Alat yang tepat untuk pekerjaan itu: tetapi terhubung

Dan kemudian ada yang lainnya — konten web yang Anda baca yang memicu ide, kertas putih yang Anda unduh yang membuat poin penting yang ingin Anda kutip, infografis atau visualisasi data yang bagus yang strukturnya akan berlaku sempurna untuk sesuatu yang ingin Anda ekspresikan, utas Twitter yang menangkap zeitgeist lebih baik daripada yang Anda bisa sendiri. Saya yakin Anda mendapatkan idenya. Dan saya bahkan belum menyebutkan email.

Saya telah berjuang dengan ini selama bertahun-tahun dan mencoba hampir setiap alat produktivitas yang dapat Anda bayangkan, tetapi, baru-baru ini, mungkin karena kemajuan dalam pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan, hal-hal di dunia saya mulai terbentuk. Prinsip-prinsip yang membimbing manajemen pengetahuan saya hari ini meliputi:

• Gunakan alat sesedikit mungkin . Beralih konteks dan memotong dan menempel adalah waktu yang menyebalkan, ditambah lagi mereka meningkatkan risiko kesalahan. Mengingat pedoman itu…
• Dapatkan sedekat mungkin dengan solusi "terbaik" untuk kasus penggunaan Anda. Tidak masuk akal untuk menyimpan kontak di Google Document atau menggunakan spreadsheet untuk hal-hal yang tidak dapat diurutkan dan difilter. Anda harus dapat menggunakan informasi yang Anda kumpulkan. Kunci untuk membuat karya terbaik adalah…
• Semuanya harus terhubung semulus mungkin .

Inilah cara saya melakukannya

Selama banyak uji coba gratis dan bukti konsep, saya menetapkan beberapa alat yang akan saya jelaskan kepada Anda di bawah ini. Saya akan mulai dengan konektivitas di sini karena ini adalah elemen terpenting. Dengan keberadaan API di mana-mana, konektivitas harus diberikan. Namun tidak semua integrasi dibuat sama — cara API disiapkan dapat membuat perbedaan antara sinkronisasi tanpa batas dan frustrasi tanpa akhir.

• Untuk menghubungkan hal-hal: Zapier. Saya bukan pembuat kode, meskipun saya belajar sendiri cara menggunakan Webhooks dan API dengan bantuan Zapier yang sangat dibutuhkan. Namun, biasanya, pemicu dan tindakan bawaan berfungsi dengan baik untuk sebagian besar tujuan. Sejujurnya, saya tidak tahu apa yang akan saya lakukan tanpa alat seperti ini. Zapier terintegrasi dengan semua alat lain dan memungkinkan Anda mencapai bagian "aliran" dari alur kerja.
• Untuk manajemen tugas dan jadwal: ClickUp. Meskipun pada dasarnya adalah aplikasi manajemen tugas, perusahaan tampaknya bercita-cita untuk menjadi segalanya bagi semua orang (dengan hasil yang tidak merata, sejauh ini). Elemen manajemen tugas luar biasa dan saya menyukai fleksibilitas dan desain antarmuka — kegunaan kode warna tidak dapat ditaksir terlalu tinggi.
• Untuk orang dan perusahaan: Airtable dan Noloco. Karena tanggung jawab utama saya adalah membuat Laporan Intelijen MarTech perusahaan kami, saya mengumpulkan banyak data tentang vendor teknologi pemasaran, dan, tentu saja, kontak di perusahaan tersebut adalah kuncinya. Saya telah menggunakan ClickUp untuk melacak orang dan perusahaan, tetapi ini kikuk — hanya saja tidak dibuat untuk melakukan itu. Kombinasi terbaik yang saya dapatkan sejauh ini adalah menggunakan Airtable untuk menyimpan dan membuat koneksi antara tabel data yang berbeda dan Noloco untuk mengatur tampilan yang disesuaikan untuk masing-masing pengguna. Saya dapat membagikan seluruh Airtable saya dengan tim penjualan kami, tetapi kemudian mata mereka akan berkaca-kaca dan mereka tidak akan pernah menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dua pengamatan: Airtable mencoba mengembangkan tampilan yang lebih baik melalui fungsionalitas antarmuka beta, tetapi menurut saya belum cukup. Dan Noloco juga bekerja (dalam versi beta) dengan Google Spreadsheet, meskipun saat ini sangat canggung. Semua ini untuk mengatakan bahwa saya ingin membuat satu alat ini daripada dua, tetapi tidak ada yang saya temukan tampaknya melakukan semua yang saya butuhkan di area ini.
• Untuk mengumpulkan data terstruktur: JotForm. Ya, ada aplikasi formulir yang terlihat lebih baik, tetapi JotForm sangat fleksibel (menawarkan logika kondisional, integrasi langsung dengan banyak hal, pra-pengisian, dll.) serta kontrol CSS untuk tampilan dan nuansa. Saya bahkan menggunakannya secara internal ketika saya mengumpulkan data terstruktur seperti informasi yang akhirnya masuk ke Airtable atau ClickUp.
• Untuk data tidak terstruktur: Mem. Yang ini bisa menjadi artikel itu sendiri (dan mungkin akan, di masa depan), tetapi, bagi saya, Mem adalah tempat saya membuang "segala sesuatu yang lain" — email, bookmark, coretan konten web, catatan dan transkrip dari rapat dan acara virtual, dll. Menghindari struktur folder yang menjadikan Evernote sebagai non-starter bagi saya, Mem menghubungkan entri Anda melalui tagar dan, sekarang, kemampuan kecerdasan buatan Mem X yang baru-baru ini diluncurkan. Idenya adalah Anda sedang menulis atau melihat sesuatu di jendela utama alat, dan Mem secara otomatis memunculkan semua yang terkait di bilah sisi kanan, sehingga memudahkan untuk menemukan "hal yang saya lihat bulan lalu" yang terkait dengan proyek saya. sedang bekerja sekarang.

Masih banyak lagi yang bisa dikatakan, dan dalam beberapa minggu dan bulan mendatang, saya akan terus mengeksplorasi teknologi tingkat pribadi yang dapat meningkatkan produktivitas Anda sebagai pemasar. Tetap disini untuk menyelam lebih dalam ke subjek yang telah saya sentuh di sini, termasuk contoh spesifik dari alur kerja yang membuat perbedaan.