Apa itu kontrol inventaris toko? 4 metode pengendalian persediaan yang berbeda

Kontrol persediaan melibatkan prosedur dan sistem untuk mengelola stok barang, bahan baku, dan barang dagangan di sebuah perusahaan. Ini melacak pergerakan barang untuk menghitung tingkat stok yang harus Anda pertahankan untuk memastikan pasokan yang cukup untuk penjualan. Sistem kontrol stok yang baik sangat penting untuk menjamin produk yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan dan memaksimalkan keuntungan.

Pengendalian stok memainkan peran kunci dalam sistem manajemen inventaris. Ini mencakup proses pergudangan dan produksi berikut:

• Menerima dan menyimpan barang di lokasi yang tepat;
• Lacak barang selama transfer antar gudang atau toko;
• Rekam detail produk dan riwayat pergerakan;
• Menyimpan stok, dan mengawasi kondisi stok toko;
• Memenuhi pesanan pelanggan dengan stok yang ada;
• Menerapkan pemindai kode batang untuk mengontrol SKU;
• Menghasilkan pesanan pembelian.

Tujuan pengendalian persediaan adalah untuk meminimalkan biaya penyimpanan dan mencegah overstocking dan understocking. Ini memberi tahu Anda kapan harus mengisi kembali stok, mendorong item lama, dan membeli produk baru. Selain itu, inventaris yang dikelola dengan baik akan membebaskan ruang gudang Anda dan modal yang terikat pada stok Anda, menghindari stok usang yang dapat merusak arus kas Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki toko retail kosmetik, Anda mungkin menyimpan banyak riasan, item perawatan kulit, produk rambut, dll. Penting untuk mengontrol inventaris seperti melacak tingkat stok, dan memajang produk yang cukup di rak sehingga Anda tidak ' t terlalu banyak menimbun atau kekurangan stok. Ini juga membantu Anda merencanakan pembelian yang lebih baik dan mengurangi biaya pemeliharaan inventaris yang ekstensif.

Bahan baku

Bahan baku digunakan untuk menghasilkan komponen produk atau produk jadi. Anda bisa mendapatkan bahan baku dari pemasok atau membuatnya sendiri untuk akses yang mudah dan cepat. Bahan baku kemudian menjadi aset inventaris Anda dan akan disimpan di gudang Anda. Contoh bahan baku adalah:

• Tepung untuk menghasilkan roti untuk toko roti;
• Kain untuk membuat pakaian;
• Pengikat kertas dan cincin untuk membuat buku catatan.

Produk yang belum selesai

Produk yang belum selesai, juga disebut inventaris barang dalam proses, adalah produk yang sedang diproses dan akan sampai ke pasar setelah selesai. Itu bisa termasuk barang yang sedang dibuat atau menunggu pengemasan sebelum masuk ke rak.

Contoh produk yang belum selesai dapat berupa mobil setengah rakitan atau sepasang sepatu yang setengah jadi. Barang-barang ini harus disimpan di gudang terpisah untuk klasifikasi yang baik, memastikan barang yang belum jadi tidak tercampur dengan barang jadi.

Siklus persediaan

Siklus inventaris mengacu pada penjualan sebagian stok toko dan dengan cepat mengisinya kembali dengan yang baru. Tidak seperti safety stock yang bertujuan untuk menutupi lonjakan dan penurunan permintaan, cycle stock diterapkan untuk menutupi sebagian besar pembelian.
Usaha kecil kebanyakan menggunakan cycle stock karena terbatasnya kapasitas safety stock. Untuk perusahaan yang lebih besar, safety stock bukanlah pilihan yang disukai kecuali diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar yang meningkat. Biasanya, Anda harus mengoptimalkan persediaan siklus Anda untuk menghemat uang penyimpanan, selama Anda dapat mengisinya kembali tepat waktu untuk menghindari kehilangan peluang penjualan.

Misalnya, Anda adalah pengecer furnitur. Setelah setiap hari atau minggu, Anda memeriksa kembali inventaris Anda dan membuat pesanan untuk mengisi kembali barang yang baru saja terjual pada periode tersebut. Dengan cara ini meminimalkan biaya penyimpanan, dan memastikan Anda hanya menyimpan apa yang dicari pelanggan.

Inventaris dalam perjalanan

Stok yang sedang ditransfer dari vendor ke gudang Anda disebut inventaris transit. Item telah meninggalkan gudang vendor tetapi belum sampai ke gudang Anda. Ini juga dikenal sebagai inventaris pipa.

Meskipun Anda belum menerima stoknya, stok tersebut tetap termasuk dalam manajemen inventaris Anda dan harus dilacak untuk memastikan kelancaran transportasi. Saat inventaris mencapai lokasi Anda, transfer kepemilikan terjadi dan Anda sekarang memiliki barang tersebut.

Pengendalian inventaris bisa menjadi rumit bagi pengecer. Berikut adalah beberapa tantangan utama:

Masalah rantai pasokan

Rencana Anda untuk mengisi kembali stok mungkin tidak selalu berjalan dengan baik. Selama pandemi Covid-19, rantai pasok terganggu akibat banyaknya pembatasan transportasi. Penundaan atau pembatalan pengiriman seperti itu dapat menyebabkan situasi kehabisan stok dan merugikan keuntungan Anda.

Untuk mengatasi masalah ini, misalnya, Anda dapat sering memesan ulang produk terlaris Anda untuk menyimpan jumlah yang cukup di gudang Anda. Ini bisa menjadi penyelamat Anda jika ada kesulitan dalam pengadaan atau pengiriman produk, Anda masih memiliki stok yang cukup untuk dijual hingga stok baru tiba.

Kurangnya ruang gudang

Meskipun pengiriman yang tertunda dapat menyebabkan Anda kehilangan pendapatan, hal itu juga menimbulkan masalah lain. Semua pesanan Anda yang terlambat mungkin tiba pada waktu yang sama dan membuat masalah ruang penyimpanan. Jadi, Anda harus memiliki ruang berlebih untuk menangani stok ini. Saat merencanakan ruang gudang Anda, Anda harus merancang tata letak yang efektif dan menstandarkan tempat sampah atau palet yang akan Anda gunakan untuk menyimpan barang.

Permintaan pelanggan yang tidak dapat diprediksi

Permintaan pelanggan dapat berfluktuasi dan membuatnya sulit diprediksi. Anda mungkin mendapati diri Anda menyimpan terlalu banyak atau terlalu sedikit untuk memenuhi permintaan, dan kedua kasus tersebut dapat menyebabkan kerusakan. Jika Anda tidak memiliki cukup produk, pelanggan Anda akan membeli dari pesaing Anda. Sebaliknya, jika Anda terlalu banyak menimbun sementara pelanggan tidak membeli sebanyak itu, modal Anda akan terkubur di dalam inventaris mati. Oleh karena itu, peramalan permintaan berdasarkan data yang dapat dipercaya sangat penting untuk mencocokkan penawaran Anda dengan permintaan.

Komunikasi yang buruk

Miskomunikasi dapat menjadi masalah dalam pengendalian stok, mulai dari mendapatkan pesanan pembelian hingga melacak tingkat stok dan memindahkan produk ke beberapa toko. Terutama jika Anda melakukan penjualan omnichannel, komunikasi yang lugas dan benar sangat penting untuk kolaborasi internal dan eksternal guna mengelola inventaris yang akurat.

Ini adalah metode pena-dan-kertas tradisional untuk mencatat pergerakan stok. Cara ini hanya berfungsi untuk startup dan bisnis kecil yang inventarisnya mudah dikontrol. Namun, ketika perusahaan Anda tumbuh lebih besar dan berkembang menjadi lebih banyak SKU, pendekatan ini dapat menjadi penghalang untuk berkembang. Ini memakan waktu, rawan kesalahan, dan memiliki kapasitas terbatas untuk menganalisis data secara efisien.

Kartu stok

Menggunakan kartu stok adalah cara yang sedikit lebih rumit untuk memantau pembelian, penjualan, pertukaran produk, dan pengembalian. Ini adalah tabel yang mencatat harga pokok penjualan, harga jual, dan persediaan yang tersedia untuk setiap produk.

Dengan metode ini, Anda menggunakan kartu individual untuk setiap item untuk melacak pergerakannya di seluruh gudang dan ruang stok. Anda dapat menyertakan catatan atau komentar tambahan pada kartu, seperti masalah atau masalah apa pun yang terkait dengan item tersebut.

Sistem kartu stok hanya efektif jika Anda mencatat informasi yang konstan dan terkini segera setelah stok dipindahkan. Anda juga harus melacak penarikan inventaris yang tidak biasa untuk menghindari data yang tidak akurat. Pendekatan ini adalah cara yang baik untuk melacak produk Anda, terutama jika Anda menggunakan metode inventori first-in, first-out (FIFO).

Namun, kartu stok juga memiliki kelemahan. Proses menuliskan ribuan kartu masih panjang, belum lagi resiko kehilangan kartu stok. Selain itu, jika terjadi masalah, sulit untuk melacak kembali dan memperbaiki kartu stok yang tepat. Menggunakan kartu fisik ini tidak optimal, karena Anda tidak dapat memanfaatkan otomatisasi dengan teknologi saat ini.

Spreadsheet

Metode yang lebih baik untuk mengontrol stok adalah spreadsheet, seperti Microsoft Excel atau aplikasi serupa. Menggunakan spreadsheet memungkinkan Anda memperbarui data produk dengan mudah dan konsisten. Jika Anda menguasai Excel dengan keterampilan pengkodean, ini adalah metode yang bagus untuk otomatisasi dasar untuk memperoleh tingkat stok dan data yang diperbarui.

Excel dapat menautkan beberapa spreadsheet dan terhubung dengan sistem lain melalui makro atau pengkodean tingkat tinggi. Dengan Excel, Anda dapat mendesain spreadsheet yang disesuaikan untuk data produk, data inventaris, informasi vendor, dan kinerja penjualan dengan bidang data yang relevan untuk Anda.

Namun, menggunakan spreadsheet Excel memiliki beberapa kelemahan. Tidak semua orang kompeten dalam menggunakan Excel, sehingga membutuhkan waktu untuk melatih mereka di tempat kerja. Selain itu, semakin banyak produk yang Anda miliki, semakin berat file untuk dijalankan di komputer. Jika Anda adalah retailer besar dengan rantai pasokan dan proses penjualan yang rumit, Anda memerlukan solusi yang lebih ramping dan lebih kuat untuk menangani inventaris toko. Spreadsheet lebih cocok untuk usaha kecil dan menengah untuk menyiapkan kemampuan kontrol stok dasar.

Perangkat lunak

Di era digital ini, perangkat lunak memainkan peran penting dalam manajemen bisnis, dan kontrol inventaris toko adalah bagian darinya. Menggunakan sistem kontrol inventaris seperti sistem pelacakan inventaris Magestore dapat membantu Anda menghilangkan hambatan dari metode sebelumnya. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan Anda terima dengan mengadopsi solusi digital:

• Hemat waktu yang dihabiskan untuk tugas manual dan berulang;
• Mengurangi kesalahan karena kesalahan manusia;
• Merampingkan saluran komunikasi dan membuat tim jelas tentang alur kerja;
• Mencegah ketidakakuratan stok, kehilangan, dan pencurian;
• Minimalkan situasi deadstock dan stockouts.

Sistem manajemen inventaris Magestore dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, terlepas dari ukuran dan industri Anda. Sistem ini dilengkapi dengan fungsi POS dan fitur manajemen ritel lainnya. Itu asli Magento dan mewarisi semua kekuatan dan integrasi Magento. Dengan Magestore, kontrol stok Anda dapat mencapai tingkat efisiensi lain. Jelajahi fitur unggulan mereka di bawah ini

• Hasilkan dan edit SKU tanpa batas dengan nomor seri
• Perbarui pergerakan stok di seluruh lokasi secara otomatis dan waktu nyata dengan memindai kode batang;
• Atur gudang dengan tempat sampah dan palet standar;
• Sinkronkan semua data produk, penjualan, pemasok, dan pelanggan dalam database pusat;
• Dorong peringatan stok rendah dan buat pesanan pembelian ke vendor;
• Dukung penjualan omnichannel dan tampilkan ketersediaan produk di situs publik Anda;
• Penuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan perbarui tingkat inventaris yang sesuai;
• Evaluasi kinerja pemasok untuk memilih yang terbaik untuk rantai pasokan Anda;
• Analisis dan laporkan inventaris toko, waktu tunggu, COGS, biaya penyimpanan, produk terlaris dan terlaris;
• Mendukung audit akuntansi dan inventaris;
• Prakirakan permintaan inventaris untuk membantu Anda mengambil keputusan pembelian.

Magestore menawarkan skalabilitas dan fleksibilitas untuk toko ritel Anda. Anda dapat mengakses perangkat lunak dari browser dan perangkat apa pun berkat teknologi PWA, tidak seperti lembar Excel statis. Untuk bergerak lebih cepat dalam industri ritel yang kompetitif ini, Anda memerlukan sistem yang kuat seperti Magestore untuk mengontrol stok dan seterusnya.

Meskipun kontrol inventaris dan manajemen inventaris terdengar serupa, mereka memiliki beberapa perbedaan. Sementara kontrol inventaris berurusan dengan stok yang ada di gudang, manajemen inventaris menangani keseluruhan pergerakan stok di seluruh rantai pasokan.

Berikut adalah perbandingan antara 2 proses mengenai tujuan, ruang lingkup, perhatian utama, dan aktivitas mereka:

Pengendalian stok sangat penting untuk menjaga bisnis ritel Anda berjalan lancar. Sekarang setelah Anda mengetahui 4 metode pengendalian inventaris, berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris sumber terbuka adalah pilihan terbaik Anda. Memanfaatkan teknologi akan meningkatkan produktivitas Anda dan menyelesaikan banyak tantangan dalam operasi rantai pasokan Anda.