Rencana Komunikasi Internal: Apa itu & bagaimana mengembangkannya?

Rencana komunikasi internal yang kuat merupakan bagian integral dari operasi sehari-hari. Strategi komunikasi internal yang efektif adalah bagian inti dari setiap organisasi. Anda perlu memahami bagaimana berkomunikasi dengan semua orang di perusahaan untuk memenuhi tujuan bisnis.

Di sebagian besar perusahaan, klien dan karyawan terhubung melalui teknik yang direncanakan dengan cermat. Anda akan melihat peningkatan yang signifikan dalam keterlibatan karyawan jika Anda menerapkan standar perawatan yang sama dalam rencana komunikasi internal Anda. Itulah mengapa Anda memerlukan rencana komunikasi internal yang efektif.

Di blog ini, kita akan membahas:

• Definisi rencana komunikasi internal
• Keuntungan dari Rencana Komunikasi Internal
• Cara terbaik untuk mengembangkan Rencana Komunikasi Internal

Apa itu rencana komunikasi internal?

Rencana komunikasi internal adalah strategi yang membahas tujuan bisnis untuk keterlibatan dan interaksi karyawan dan menampilkan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Strategi komunikasi internal Anda berfungsi sebagai peta jalan untuk sukses dalam komunikasi internal. Berikut ini adalah komponen penting dari rencana komunikasi internal yang efisien:

• Misi, tujuan, dan nilai perusahaan
• Pesan bisnis penting
• Saluran Komunikasi
• Tanggung jawab dan proses untuk karyawan
• Strategi pemasaran dan komunikasi

Ini semua tentang bagaimana karyawan Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Inilah sebabnya mengapa mengumpulkan dan menganalisis umpan balik karyawan harus menjadi bagian penting dari strategi Anda.

Keuntungan dari Rencana Komunikasi Internal

Tempat kerja secara signifikan lebih produktif ketika terlibat dengan komunikasi aktif. Karyawan Anda akan lebih terlibat dalam pekerjaan mereka jika Anda merencanakan komunikasi internal dengan baik. Ada banyak keuntungan memiliki strategi komunikasi internal yang efektif yang berkontribusi pada kesuksesan perusahaan Anda secara keseluruhan. Ini adalah beberapa di antaranya:

• Membantu meningkatkan produktivitas: Ketika karyawan terhubung, mereka secara efektif memahami tanggung jawab dan prioritas mereka. Hal ini meningkatkan produktivitas organisasi, dan tenaga kerja menjadi lebih produktif.

• Mengurangi kesalahan dan kesalahan: Kesalahan karyawan sering kali disebabkan oleh kurangnya komunikasi. Bisnis Anda bisa merugi jika Anda melakukan kesalahan. Jika Anda mengembangkan komunikasi yang efektif dalam organisasi Anda, ini dapat mencegah kesalahan dan kesalahan tersebut.

• Membantu meningkatkan keterlibatan karyawan: Komunikasi internal adalah metode yang berhasil untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Karyawan terlibat dan termotivasi ketika organisasi memberikan pembaruan terus-menerus.

• Meningkatkan budaya tempat kerja: Interaksi karyawan meningkat ketika departemen dan tim berkomunikasi. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengakses semua informasi yang mereka butuhkan setiap saat.

• Membantu memahami tujuan bisnis: Komunikasi internal memastikan bahwa seluruh perusahaan Anda berada di halaman yang sama. Ini membantu mewujudkan tujuan, visi, dan strategi bisnis.
• Meningkatkan hasil kepemimpinan: Strategi komunikasi internal membantu manajer dan pemimpin dalam meningkatkan hasil kepemimpinan. Ini membantu untuk memahami bagaimana dan kapan mereka harus berkomunikasi dengan staf mereka.

Strategi komunikasi internal menunjukkan bagaimana setiap orang dalam suatu organisasi cocok dan berkontribusi pada strategi keseluruhan. Itu membuat mereka tetap up to date pada proyek saat ini, kegiatan, dan tujuan masa depan.

Cara terbaik untuk mengembangkan Rencana Komunikasi Internal

Rencana komunikasi internal diperlukan karena berbagai alasan. Ini menjelaskan bagaimana berkomunikasi satu sama lain untuk membantu dan mewujudkan tujuan perusahaan. Anda dapat menggunakan rencana komunikasi jika Anda perlu menyampaikan pesan kepada sekelompok orang atau seluruh perusahaan. Mari kita lihat panduan langkah demi langkah untuk mengembangkan strategi komunikasi internal yang efektif yang akan meningkatkan komunikasi karyawan.

Menganalisis keadaan komunikasi internal saat ini

Sebelum membuat rencana komunikasi internal, penting untuk mengetahui seberapa sukses komunikasi internal Anda saat ini. Analisis dan lihat di mana Anda dapat melakukan perbaikan. Ini dapat dicapai dengan menggunakan berbagai cara pelacakan, termasuk:

• Berapa banyak tujuan komunikasi internal Anda yang telah tercapai?

Catat kekuatan dan keterbatasan rencana Anda sebelumnya. Cari tahu apa yang ingin Anda capai di masa depan.

• Rancang dan lakukan survei untuk perusahaan Anda.

Melakukan survei adalah teknik yang sederhana dan efisien untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan Anda. Sebelum melakukan penyesuaian, analisis apa yang benar-benar berfungsi dan apa yang tidak.

Dengan koleksi pertanyaan yang luas, QuestionPro mengambil pendekatan unik untuk mensurvei pengalaman karyawan. Anda akan menerima pandangan 360 derajat dari perusahaan Anda dengan cara ini. Ini adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan umpan balik mereka.

• Periksa hasilnya selama periode yang berbeda.

Kerangka waktu akan membantu Anda menganalisis situasi saat ini. Buat bagan informasi selama periode waktu yang berbeda dan periksa hasilnya.

Mendefinisikan tujuan

Langkah selanjutnya adalah memilih tujuan yang sesuai. Strategi SMART adalah salah satu metode yang paling berpengaruh dan sederhana:

• Spesifik: Tetapkan tujuan Anda secara spesifik. Misalnya, dapat berupa “Apa tujuan bisnis Anda?” atau “Siapa yang bekerja untuk mencapainya?”

• Ukur: Tujuan harus dapat diukur. Untuk mendongkrak pendapatan, produksi, dan kerja sama tim, misalnya.

• Mencapai: Tujuan harus dapat dicapai. Ini harus praktis dan didasarkan pada kemampuan Anda untuk mengembangkan bisnis Anda.

• Relevan: Akankah tujuan berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan? Anda harus menghindari tujuan yang tidak relevan yang tidak terkait dengan pengembangan rencana efektif Anda.

• Waktu: Apa jadwal untuk mencapai setiap tujuan? Tanpa skala waktu, itu tidak akan mempengaruhi rencana dengan baik.

Audiens yang ingin Anda jangkau

Mengetahui siapa yang Anda coba jangkau sangat penting. Ini memastikan bahwa hanya mereka yang perlu melihatnya yang menerima konten yang relevan.

Akan lebih baik jika Anda membahas berbagai jenis tim dan departemen perusahaan Anda untuk rencana Anda. Anda tidak dapat menggunakan bahasa yang sama saat berbicara dengan mereka semua. Saat menetapkan rencana, semua departemen, tim, supervisor, dan junior harus diperhitungkan.

Memilih Alat Komunikasi Internal yang sesuai

Sangat penting untuk memilih alat komunikasi yang tepat untuk audiens target Anda. Intranet adalah salah satu teknologi yang paling banyak digunakan untuk komunikasi internal. Intranet adalah cara ideal untuk berkomunikasi untuk menjangkau semua orang dalam bisnis di banyak lokasi. Intranet modern dapat berfungsi sebagai hub digital perusahaan Anda. Ini mengintegrasikan dan menggabungkan beberapa teknologi komunikasi seperti:

• Alat pesan instan (Slack)
• Email (Gmail, Email Outlook, dan Kalender)
• Manajemen proyek (Trello)
• Konferensi & Rapat Video (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Pengelolaan Ruang Kerja (Google Drive)

Memahami dan memanfaatkan alat komunikasi dengan sukses untuk komunikasi internal sangat penting. Sekarang mungkin saat yang tepat untuk memulai jika Anda belum memiliki intranet.

Pengukuran rencana komunikasi internal

Setelah Anda menerapkan rencana Anda, saatnya untuk mengukur hasilnya. Sangat penting untuk mengumpulkan data terukur untuk menentukan efektivitas komunikasi internal Anda. Perangkat lunak analitik akan membantu Anda mengumpulkan data yang dapat diukur.

Ada berbagai teknik untuk mengevaluasi kinerja komunikasi internal. Mari kita lihat beberapa contoh:

• Periksa produktivitas Anda. Apakah ada perbaikan?
• Apakah pendapatan meningkat?
• Apakah kesalahan dan kesalahan dibuat lebih jarang?
• Apakah retensi karyawan terus meningkat?
• Pernahkah Anda memperhatikan adanya peningkatan dalam keterlibatan karyawan?
• Apakah Anda berhasil mencapai tujuan tertentu?

Jika Anda mengamati bahwa rencana Anda tidak efektif, maka Anda harus menentukan apa yang salah dalam rencana Anda dan tindakan apa yang perlu Anda ambil untuk meningkatkan rencana komunikasi internal Anda.

Kesimpulan

Sebuah rencana komunikasi internal diperlukan untuk mencapai keberhasilan pertumbuhan perusahaan. Itu harus menjaga komunikasi teratur dengan karyawannya. Tentukan metode mana yang paling sesuai dengan tujuan Anda. Pengujian sering adalah cara terbaik untuk mencapai hal ini.

Ini membutuhkan teknologi yang tepat. Survei pengalaman karyawan akan memberikan wawasan yang akan membantu Anda mengembangkan rencana komunikasi internal dan bisnis yang lebih baik.

Pelajari lebih lanjut tentang QuestionPro Workforce dan cara mengumpulkan umpan balik karyawan yang berkelanjutan untuk menciptakan dampak yang lebih baik di organisasi Anda.

PESAN DEMO PELAJARI LEBIH LANJUT