3 Cara Mengintegrasikan Shopify dan NetSuite

(Posting ini terakhir diterbitkan pada 27 Oktober 2017. Kami telah memperbaruinya untuk akurasi dan kelengkapan.)

Banyak pedagang Shopify tidak menyadari bahwa beroperasi dengan sistem perangkat lunak tertutup menghambat bisnis online mereka. Meskipun memiliki ERP seperti NetSuite adalah investasi penting dalam operasi Anda, begitu juga mengintegrasikannya dengan Shopify dan Shopify Plus. Tanpa integrasi, implementasi NetSuite Anda kemungkinan akan membebani Anda lebih dari yang Anda sadari.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah Anda beroperasi seefisien mungkin?
• Apakah Anda dapat fokus pada pelanggan dan penjualan Anda alih-alih pembukuan?
• Berapa banyak data yang Anda masukkan secara manual antara Shopify/Shopify Plus dan NetSuite?

Jika Anda tidak memiliki jawaban yang memuaskan untuk ketiga pertanyaan tersebut, inilah saatnya untuk melihat integrasi Shopify dan NetSuite.

Posting ini membahas mengapa Anda perlu mengintegrasikan Shopify dan NetSuite dan bagaimana memilih pendekatan integrasi yang terbaik untuk Anda.

Mengapa Anda Harus Mengintegrasikan Shopify dan NetSuite

Integrasi antara pembayaran Shopify dan NetSuite untuk pelanggan dan operasi Anda.

Apa yang dimaksud dengan integrasi? Integrasi sistem memetakan aliran data antara Shopify dan NetSuite sehingga Anda dapat mengotomatiskan proses seperti pemenuhan pesanan, pembaruan jumlah inventaris, pembaruan harga, pelaporan keuangan, dan banyak lagi. Otomatisasi menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual antara sistem Anda, yang mengurangi waktu pemrosesan data dan kesalahan mahal seperti memasukkan alamat pengiriman yang salah.

Ketika integrasi menghemat waktu dan uang Anda, Anda dapat fokus pada apa yang benar-benar penting – pelanggan Anda.

Pelanggan Anda merasakan perbedaannya saat proses backend Anda berjalan dengan lancar. Anda akan dapat memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten secara online seperti menampilkan tingkat inventaris yang akurat untuk menghindari penjualan berlebih, memenuhi tanggal pengiriman yang dijamin, mengirimkan produk yang tepat, dan banyak lagi. Dengan melakukan hal-hal ini, Anda akan mendapatkan kepercayaan dari pelanggan Anda.

Pelanggan Anda akan menunjukkan penghargaan mereka dengan membeli dari Anda lagi dan lagi. Integrasi adalah situasi win-win untuk semua orang. Semua orang kecuali pesaing Anda yang masih mencoba (dan menderita) mengelola Netsuite dan Shopfiy/Shopify Plus sebagai sistem terpisah dalam bisnis mereka.

Cara Memilih Pendekatan Integrasi Shopify ke NetSuite

Integrasi sistem antara Shopify dan NetSuite adalah pekerjaan yang menantang. Bukanlah hal yang mudah untuk mengotomatisasi aliran data antara dua sistem yang tidak dimaksudkan untuk "berbicara" satu sama lain. Misalnya, cara NetSuite menggunakan data produk pada dasarnya berbeda dengan cara Shopify menggunakannya. Setiap sistem menyimpan data dalam bidang dan format yang berbeda. Tujuan integrasi adalah menyambungkan koneksi yang mengatasi perbedaan antar sistem – sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Anda dapat melihat di mana proyek integrasi dapat dengan cepat berubah menjadi bencana. Proyek integrasi dengan cakupan yang buruk atau perangkat lunak yang salah yang tidak berfungsi dapat menghabiskan waktu dan uang Anda tanpa pernah berubah menjadi solusi yang berhasil.

Meskipun kami membuat proyek integrasi tampak mengerikan, Anda tidak perlu takut pada mereka! Kami percaya bahwa selama Anda melakukan pekerjaan untuk memilih pendekatan integrasi yang tepat di muka, Anda akan menghindari masalah yang merusak proyek Anda.

Untuk memulai, inilah yang harus dipertimbangkan saat membandingkan Shopify dengan pendekatan integrasi NetSuite:

• Kustomisasi: Seberapa kompleks persyaratan integrasi Anda? Apakah Anda memiliki persyaratan kepatutan (unik bagi Anda) yang memerlukan solusi khusus?
• Volume Data: Apa perkiraan pertumbuhan bisnis Anda? Apakah Anda memerlukan solusi yang sesuai dengan volume pesanan, pelanggan, produk, dll yang terus bertambah?
• Pelanggan: Apakah Anda menjual B2C, B2B, B2G (business to government) atau ketiganya?
• Integrasi Pemasok: Apakah Anda bekerja dengan jaringan pemasok yang memerlukan pemecahan pesanan dan alur kerja pemenuhan pesanan yang rumit?
• Sumber Daya Teknis: Apakah Anda memiliki sumber daya teknis internal atau eksternal untuk membantu proyek seperti orang TI atau pelaksana NetSuite? Apakah Anda sendiri?
• Anggaran: Apa yang Anda mampu relatif terhadap apa yang akan kembali dari investasi Anda?

Tidak ada dua bisnis yang persis sama. Pertimbangkan terlebih dahulu semua kebutuhan unik yang Anda miliki. Itu selalu lebih mudah (dan lebih murah) untuk menginvestasikan waktu untuk membeli solusi yang tepat sekarang daripada memperbaiki yang salah nanti.

Bagaimana Mengintegrasikan Shopify dan Netsuite

Ada tiga opsi untuk mengintegrasikan Shopify dan NetSuite:

• Integrasi titik-ke-titik
• Integrasi yang dibuat khusus
• Platform integrasi middleware berbasis SaaS

Integrasi Titik-ke-Titik

Beberapa vendor (seperti kebanyakan yang ditemukan di Shopify App Store) menawarkan solusi point-to-point. Untuk jenis solusi ini, sistem Shopify dan NetSuite Anda "dirujuk" satu sama lain untuk menyinkronkan data seperti inventaris, pesanan, produk, dan pelanggan.

Dengan integrasi point-to-point, tidak ada hub operasional antara sistem Anda. Penjual harus memilih sistem mana yang akan "dikuasai" atau dikelola setiap jenis data. Data dikirim "sebagaimana adanya" antar sistem. Anda akan mendapatkan solusi "out of the box" sejati yang membatasi fungsionalitas ke dasar-dasar seperti hanya mengirim pesanan bolak-balik antara sistem Anda. Hati-hati solusi ini biasanya menyinkronkan data dalam batch, artinya setiap jam atau bahkan sekali atau dua kali sehari.

Solusi yang sangat terjangkau ini adalah yang terbaik untuk pengecer kecil dengan anggaran kecil seperti $100/bulan atau kurang dan tidak memiliki volume data yang besar. Mereka akan membantu Anda memulai dan mengotomatiskan beberapa proses utama untuk meringankan beberapa titik kesulitan operasional Anda.

Untuk pengecer yang sedang berkembang, solusi ini memiliki beberapa kekurangan utama. Integrasi point-to-point tidak sefleksibel saat menambahkan lebih banyak saluran penjualan atau sistem manajemen seiring perkembangan bisnis Anda. Setiap sistem tambahan mengharuskan Anda untuk menambahkan beberapa konektor baru karena integrasi titik-ke-titik hanya memungkinkan hubungan 1:1 antar sistem.

Misalnya, jika Anda mengintegrasikan dua sistem, Anda hanya perlu satu koneksi antara dua sistem Anda. Namun, begitu Anda mendapatkan hingga empat sistem, seperti ERP, 3PL, eCommerce, dan marketplace, Anda memerlukan dua belas koneksi! Solusi Anda menjadi berantakan. Jika satu koneksi gagal, seluruh sistem bisa gagal.

Dalam hal ini, mengembangkan bisnis Anda dapat berarti membangun kembali operasi Anda setiap kali Anda menambahkan sistem, yang dapat menghabiskan banyak sumber daya.

Integrasi Shopify dan NetSuite Kustom

Beberapa pedagang merasa bahwa yang terbaik adalah membangun integrasi kustom mereka sendiri antara Shopify dan NetSuite. Mereka bekerja dengan antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang tersedia untuk Shopify dan NetSuite untuk menulis kode khusus yang mengikat sistem Anda secara langsung. Integrasi khusus dapat dibuat secara internal atau ditawarkan oleh agen eCommerce Anda, konsultan perangkat lunak, atau vendor lain.

Integrasi khusus membutuhkan pengetahuan teknis yang serius dari NetSuite dan Shopify untuk memahami bagaimana setiap sistem mengirim dan membaca data. Ini bukan sesuatu yang Anda ingin seseorang pelajari di tempat kerja.

Ada beberapa contoh di mana proyek integrasi khusus adalah pendekatan terbaik. Misalnya, jika Anda menambahkan perubahan kustom atau kepemilikan ke NetSuite untuk membantu manajemen SKU atau logika pemenuhan pesanan, mungkin akan lebih baik bagi seseorang untuk menulis solusi kustom untuk memperhitungkan proses ini.

Namun, sebagian besar penjual tidak memiliki persyaratan yang benar-benar unik untuk membenarkan biaya dan pemeliharaan proyek integrasi khusus. Banyak yang menemukan bahwa pendekatan lain lebih mudah dan lebih hemat biaya dalam jangka panjang.

Platform Integrasi Middleware Berbasis SaaS

Cara ketiga untuk mengintegrasikan Shopify dan NetSuite adalah dengan menggunakan platform integrasi middleware berbasis SaaS (Software as a Service). Platform seperti ini adalah hub operasional host berbasis cloud yang berada di antara NetSuite dan Shopify atau Shopify Plus. Jenis solusi integrasi ini sering disebut sebagai model hub-spoke.

Idealnya, teknologi ini menggunakan konektor bawaan untuk Shopify, NetSuite, dan sistem lain yang ingin Anda integrasikan. Integrasi pra-bangun memanfaatkan fungsionalitas out-of-the-box untuk implementasi yang lebih cepat. Namun, tidak seperti point-to-point, konektor ini sering dapat dikonfigurasi, yang berarti mereka dapat disesuaikan atau diubah untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis Anda. Penjual dapat menentukan aturan bisnis tentang bagaimana data mereka berpindah antar sistem, yang memberi pedagang lebih banyak kontrol atas aliran data mereka.

Misalnya, pedagang dapat menentukan aturan tentang cara memenuhi satu pesanan menggunakan lokasi pemenuhan yang berbeda untuk setiap item baris pada pesanan berdasarkan biaya atau lokasi gudang. Proses seperti ini terjadi secara otomatis saat Anda memproses pesanan.

Pendekatan integrasi ini biasanya lebih fleksibel. Saat Anda ingin menghapus atau menambahkan sistem lain, Anda hanya perlu menambahkan dan mengkonfigurasi konektor lain yang terintegrasi dengan hub. Anda juga dapat memperbarui dan mengubah aliran data seiring dengan perkembangan bisnis Anda. Dengan cara ini solusi Anda tumbuh bersama Anda.

Solusi ini biasanya lebih mahal daripada solusi point-to-point satu kali karena fungsionalitas dan kemampuan tambahan. Anda dapat mengharapkan untuk membayar tarif berlangganan bulanan untuk akses ke perangkat lunak dan biaya implementasi yang mencakup konfigurasi konektor sesuai kebutuhan Anda.

Meskipun lebih mahal daripada point-to-point, platform integrasi SaaS jauh lebih murah daripada membangun dan memelihara integrasi kustom. Sebagai platform SaaS, penyedia integrasi Anda menangani penyiapan dan pemeliharaan berkelanjutan apa pun dari integrasi Anda untuk Anda.

Pendekatan Apa yang Kami Rekomendasikan

Integrasi Shopify ke NetSuite adalah roti dan mentega nChannel. Itulah mengapa kami tahu dan sangat peduli tentang perusahaan yang memilih pendekatan integrasi yang tepat. Penjual (dan pelanggan mereka) berhak mendapatkan nilai maksimal dari sistem mereka. Kami percaya integrasi harus dapat diakses dan terjangkau oleh semua pedagang sehingga Anda dapat bersaing dengan Amazon, Best Buy, dan Target.

Artinya, setiap bisnis memiliki kebutuhannya masing-masing. Memilih solusi terbaik bergantung pada anggaran Anda, kompleksitas operasi, dan rencana pertumbuhan, dan pada akhirnya, apa yang memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan Anda.

Jika Anda merasa siap untuk integrasi berbasis SaaS seperti nChannel, lihat bagaimana kami mengintegrasikan Shopify dan NetSuite dengan mengklik tombol di bawah.