5 Hal yang Ingin Dilihat oleh Peserta Langsung Anda di Acara Penggalangan Dana Anda

Setelah perpindahan luas ke pekerjaan dan pengalaman virtual, banyak orang dan organisasi ingin beralih kembali ke acara tatap muka. Pandemi menyoroti apa yang dihargai orang tentang keterlibatan langsung, tetapi juga mengubah apa yang penting dalam menciptakan pengalaman acara tatap muka.

Jika lembaga nonprofit Anda mempertimbangkan untuk mengadakan acara tatap muka, Laporan Pengalaman Acara Penggalangan Dana 2022 telah membantu Anda. Kami menunjukkan dengan tepat elemen acara tertentu yang memotivasi para donor untuk menghadiri acara secara langsung, bahkan ketika mereka memiliki pilihan untuk hadir secara virtual.

Di bawah ini, kami akan merangkum lima hal yang ingin dilihat oleh peserta secara langsung di acara penggalangan dana Anda , termasuk contoh bagaimana Classy Live membantu lembaga nonprofit menghidupkan acara ini. Kami mengumpulkan kiat-kiat teratas ini langsung dari survei terhadap 1.000 peserta acara penggalangan dana yang membagikan preferensi mereka dan apa yang mendorong mereka untuk secara pribadi menghadiri acara tatap muka.

1. Pendaftaran dan Check-In yang Mudah

Keberhasilan penggalangan dana acara Anda selalu dimulai dengan pendaftaran. Lebih dari 92% peserta acara penggalangan dana secara langsung dan virtual melaporkan bahwa mereka kemungkinan akan menyumbang selama acara selain biaya pendaftaran apa pun. Itulah mengapa bahkan lebih penting untuk memberi mereka kesan pertama yang kuat tentang pengalaman memberi Anda saat pendaftaran.

Pendaftaran dan check-in yang mulus menetapkan panggung di benak donor untuk pengalaman memberi yang mudah dengan organisasi Anda, yang dapat mereka manfaatkan lagi nanti selama acara. Salah satu cara untuk memberikan pengalaman ini adalah dengan menawarkan kepada para donor pilihan pilihan pembayaran yang mereka sukai. Selain metode yang umum digunakan seperti kartu kredit, Anda mungkin ingin mendukung donasi melalui PayPal, Venmo, transfer ACH, Apple Pay, atau Google Pay. Kami baru-baru ini menemukan data baru yang spesifik tentang bagaimana opsi pembayaran yang berbeda memengaruhi konversi pada halaman donasi dan ukuran hadiah secara keseluruhan.

Anda juga ingin mempertahankan formulir pendaftaran yang sederhana dan efisien. Anda bahkan dapat memanfaatkan kode QR saat check-in, yang telah menjadi cara umum tanpa kontak untuk terhubung dengan donor dan menyelesaikan pendaftaran.

Platform acara penggalangan dana yang kuat dapat mendukung Anda dengan pendaftaran dan check-in melalui fitur-fitur seperti:

• Berbagai variasi dan harga tiket
• Kode diskon
• Navigasi sederhana
• Pelacakan pendaftaran
• Pembayaran mandiri

2. Merasa Seperti Bagian dari Komunitas

Peserta tatap muka ingin merasa seperti mereka berada di acara Anda. Mereka lebih cenderung mengatakan bahwa pengalaman mereka sangat baik ketika mereka memahami tujuan mereka dalam gambaran besar dan melihat peluang untuk berjejaring dengan peserta lain yang berpikiran sama. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat mendorong perkenalan dan keterlibatan antar peserta, seperti mengatur pertemuan dan sapa. Peserta Anda akan merasa dilibatkan, dilibatkan, dan diperlengkapi untuk menerobos kecanggungan sosial apa pun.

Anda ingin menghindari promosi "robot". Peserta Anda akan merasa lebih memiliki komunitas Anda jika pemasaran Anda asli. Kirim undangan yang dipersonalisasi daripada posting media sosial yang disponsori. Libatkan sukarelawan, staf, dan anggota dewan Anda untuk mempromosikan acara tersebut.

Membuat peserta Anda merasa seperti bagian dari komunitas sangat penting. Kami melihat bahwa 91% dari peserta acara penggalangan dana kemungkinan akan mengambil tindakan lebih lanjut dengan lembaga nonprofit setelah pengalaman acara yang positif.

Platform acara penggalangan dana dapat membantu upaya pembangunan komunitas Anda melalui fitur-fitur seperti:

• Email dan pesan teks untuk berbagi pembaruan
• Streaming langsung asli dan tersemat
• Meja virtual, ruang kerja kelompok, dan jaringan
• Polling dan obrolan
• Manajemen meja dan tempat duduk

3. Hapus Komunikasi Pra-Acara

Pendaftaran kemungkinan akan dilakukan beberapa bulan sebelum acara Anda. Ini berarti Anda harus memiliki rencana komunikasi pra-acara agar acara Anda selalu diingat oleh para peserta. Jangkauan email dan media sosial Anda harus memastikan peserta memiliki akses mudah ke informasi yang mereka perlukan pada hari acara Anda. Hindari peserta yang perlu mencari melalui kotak masuk mereka untuk tiket mereka atau informasi penting lainnya tentang acara Anda saat mereka muncul.

Komunikasi pra-acara Anda akan sedikit berbeda tergantung pada ukuran, aktivitas, dan persyaratan acara Anda, tetapi umumnya, rencana komunikasi pra-acara tingkat tinggi harus mencakup titik kontak umum.

Titik Kontak Komunikasi Acara

• Mengumumkan acara : Menggoda acara Anda sebelum pendaftaran dibuka untuk menggairahkan pendukung. Bagikan detail tentang apa yang diharapkan dan beri tahu mereka bahwa Anda akan segera berbagi lebih banyak.
• Pendaftaran terbuka : Mengingatkan pendukung saat pendaftaran dibuka, beserta batas waktu pendaftaran, termasuk jika ada kenaikan harga menjelang acara.
• Konfirmasi pendaftaran : Setiap pendukung yang mendaftar untuk acara Anda harus mendapatkan email yang mengonfirmasi pendaftaran mereka dengan tanda terima, tiket digital, dan informasi acara dasar.
• Tindak lanjut satu minggu : Buat peserta Anda tetap bersemangat dan termotivasi untuk mengundang teman-teman mereka dengan email tindak lanjut satu minggu setelah mereka mendaftar dengan detail acara baru.
• Pembaruan acara, jika tersedia : Saat Anda mengonfirmasi pembicara, item lelang, atau aktivitas acara lainnya, buat peserta Anda tetap terlibat dengan mengirimkan pembaruan dengan informasi tersebut.
• Email minggu sebelum : Seminggu sebelum acara Anda, kirim pengingat dengan informasi terkait, seperti parkir, protokol kesehatan dan keselamatan, tiket, dan waktu check-in.
• Hari email : Pada hari acara, kirim pengingat yang mengatakan betapa senangnya Anda melihat hadirin Anda segera. Lampirkan kembali tiket mereka sehingga mereka berada di bagian atas kotak masuk mereka untuk check-in.

4. Tindakan Pencegahan Keamanan yang Bijaksana

Laporan Pengalaman Acara Penggalangan Dana 2022 menemukan bahwa dua pengemudi dengan pengalaman peserta tatap muka yang buruk terlalu banyak persyaratan terkait pandemi dan merasa bahwa organisasi tidak menangani tindakan pencegahan keselamatan pandemi dengan benar.

Orang-orang memiliki kebutuhan dan tingkat kenyamanan yang berbeda dalam lanskap pandemi yang berubah. Sangat penting untuk menghormati kebutuhan individu komunitas Anda, termasuk mereka yang mungkin mengalami gangguan kekebalan dan perlu terus mempraktikkan protokol yang lebih ketat untuk kesehatan dan keselamatan mereka.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menawarkan acara hibrida, di mana peserta memiliki pilihan untuk hadir secara langsung atau dari kenyamanan rumah mereka sendiri. Acara hibrida memiliki banyak manfaat, termasuk meningkatkan kehadiran Anda secara keseluruhan karena orang dapat bergabung meskipun mereka bukan orang lokal. Selain itu, misalkan Anda perlu mengubah acara Anda menjadi sepenuhnya virtual karena perubahan beban kasus COVID-19 di komunitas Anda. Dalam hal ini, ini jauh lebih mudah dilakukan jika Anda sudah merencanakan acara hybrid.

Beberapa organisasi nirlaba bahkan telah mengalami kesuksesan penggalangan dana yang lebih besar dengan menggunakan platform acara penggalangan dana untuk menyelenggarakan acara hibrida. Ini adalah kasus untuk Pendidikan Komunitas Afrika (ACE) nirlaba, yang memanfaatkan Classy Live untuk acara gala hibrida 2021 mereka. Mereka melihat pertumbuhan pendapatan 203% untuk acara hybrid 2021 mereka dibandingkan dengan acara virtual 2020 mereka. Pertumbuhan ini bahkan lebih besar ketika membandingkan acara hybrid 2021 mereka dengan acara tatap muka terakhir mereka di 2019.

5. Peristiwa Bernilai Tambah yang Berdampak

Acara tanpa tujuan yang jelas menyulitkan peserta untuk merasa terhubung dengan acara Anda. Atur acara yang memberikan nilai jelas bagi peserta Anda melalui hiburan, koneksi, atau lainnya.

Laporan Pengalaman Acara Penggalangan Dana 2022 menemukan bahwa jenis acara pilihan teratas untuk peserta tatap muka termasuk:

• Acara ketahanan (43%)
• Pertunjukan (38%)
• Lelang (36%)
• Gala (36%)
• Kompetisi (29%)

Dari contoh di atas, ACE menyertakan pertunjukan musik, peragaan busana mahasiswa, dan pembicara utama dalam acara penggalangan dana hybrid mereka untuk memberikan nilai bagi peserta mereka. Masing-masing elemen acara ini disiarkan secara langsung secara profesional, sehingga semua orang dapat memperoleh manfaat dari hiburan tersebut.

Tingginya minat pada acara ketahanan juga meningkatkan minat dan kenikmatan kegiatan di luar ruangan, yang dipicu oleh pandemi. Menyelenggarakan lari, jalan-jalan, atau bahkan pertunjukan di luar ruangan memberikan kesempatan menarik bagi pendukung Anda untuk berkumpul dan alasan yang jelas untuk melakukannya.

Saat Anda mengatur acara Anda, Anda juga ingin mempertimbangkan bagaimana Anda dapat menceritakan kisah organisasi nirlaba Anda melalui aktivitas acara untuk mengingatkan peserta tentang dampak yang mereka buat dengan muncul. Pikirkan cara Anda dapat menampilkan merek dan misi Anda selama acara Anda. Misalnya, peragaan busana dan musik ACE menampilkan budaya orang-orang yang dilayani oleh lembaga nirlaba tersebut.

Platform acara penggalangan dana dapat membantu dalam menambah nilai dan meningkatkan keterlibatan dengan acara Anda melalui fitur-fitur seperti:

• Papan peringkat langsung dan kemajuan kampanye
• Lelang, kenaikan dayung, dan penawaran seluler
• Pemberitahuan donasi
• Teks-untuk-donasi

Atur Acara Penggalangan Dana Langsung yang Akan Disukai Peserta

Lebih banyak pendukung merasa nyaman kembali ke acara tatap muka. Dengan mengikuti data tentang apa yang menurut peserta acara tatap muka mereka nikmati tentang pengalaman acara mereka, lembaga nonprofit dapat menciptakan peluang yang sangat didukung oleh para donor.

Bergabunglah dengan kami di Kolaborasi 2022 untuk melihat langsung pengalaman acara langsung yang dibuat khusus untuk organisasi nonprofit untuk mengembangkan strategi penggalangan dana mereka.